L'Entrevue EasyStep vous pose des questions sur votre entreprise, et se sert de vos réponses pour configurer les comptes et les listes appropriés afin que vous puissiez vous mettre en route.
Général
La section Général de l'Entrevue EasyStep vous permet d'entrer des renseignements de base sur votre compagnie et de sélectionner vos préférences dans QuickBooks.
Bienvenue
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Dans la première fenêtre de l'onglet Bienvenue, cliquez sur Suivant pour commencer.2
Puisque vous configurez une nouvelle compagnie dans QuickBooks—c'est-à-dire, vous n'effectuez pas une simple mise à niveau à partir d'une version antérieure de Quick-Books — cliquez sur Suivant pour continuer.3
Lisez les renseignements qui figurent dans chaque fenêtre de l'onglet Bienvenue, puis cliquez sur Suivant. Une fois que vous aurez terminé la section de Bienvenue, Quick-Books ajoutera une coche à l'onglet Bienvenue et passera à l'onglet suivant, votre compagnie.Votre compagnie
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Lisez les renseignements qui figurent dans la première fenêtre de l'onglet votre compagnie, puis cliquez sur Suivant.2
Remplissez le champ Nom de la compagnie, puis appuyez sur la touche TAB. Quick-Books copie automatiquement le nom que vous venez d'entrer et le place dans le champ dénomination sociale.■ Dénomination sociale est le nom que votre avocat enregistre à l'égard de votre compagnie. Ce procédé implique une recherche provinciale, voire fédérale, de compagnies portant la même dénomination sociale.
■ En général, le nom de la compagnie correspond à la dénomination sociale. Avant de choisir un nom qui diffère de la dénomination sociale de votre compagnie, il vous est conseillé de consulter un avocat.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
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Inscrivez l'adresse de votre compagnie, puis cliquez sur Suivant.QuickBooks inscrira cette adresse sur les chèques, les factures et sur d'autres formulaires.
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Dans la fenêtre Autres informations sur la compagnie, sélectionnez :a le premier mois de l'année d'imposition de votre compagnie (c'est à dire, le premier mois de la période qui s'applique à votre déclaration de revenus).
b le premier mois de l'exercice financier de votre compagnie (c'est à dire, le premier mois de votre période comptable).
En général, le premier mois de l'année d'imposition d'une entreprise correspond au premier mois de l'exercice financier de celle-ci; cependant, dans certains cas spéciaux, il arrive que ces dates ne correspondent pas. Veuillez consulter votre comptable pour obtenir des précisions.
c Sélectionnez la déclaration de revenus que votre entreprise doit soumettre : -Déclaration de revenus personnelle - T1 : pour les particuliers, les
entreprises non constituées en sociétés, et les sociétés de personnes -Déclaration de revenus des sociétés - T2 : pour les entreprises
constituées en sociétés
d Choisissez la province d'exploitation de votre entreprise. En fonction de votre choix, QuickBooks déterminera les taxes à suivre sur les ventes et les achats.
e Inscrivez le numéro d'entreprise de votre compagnie, s'il y a lieu. En général, l'Agence des douanes et du revenu du Canada attribue ce numéro à votre entreprise lorsque vous inscrivez celle-ci aux fins de la taxe sur les ventes ou de la
rémunération d'employés.
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Cliquez sur Suivant. L'Entrevue EasyStep va à présent vous aider à personnaliser Quick-Books et à créer divers comptes pour votre entreprise.Plan comptable
Lorsque vous configurez votre compagnie dans QuickBooks, vous pouvez sélectionner le type d'entreprise qui correspond de plus près au vôtre. De cette façon, QuickBooks peut créer non seulement un plan comptable qui répond aux besoins de votre compagnie, mais également d'autres options, telles que les méthodes de paiement, les types de clients et de fournisseurs, et les modalités de paiements.
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Dans la fenêtre Sélectionner votre type d'entreprise, choisissez le type qui correspond de plus près à votre compagnie.Une fois que votre plan comptable sera configuré pour le type d'entreprise choisi, il vous sera impossible de changer de type. Vous pourrez cependant ajouter, modifier ou supprimer des comptes et sélectionner vos préférences.
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Lisez les renseignements sur les types d'entreprise, et cliquez sur Suivant jusqu'à ce que la fenêtre Enregistrer sous s'affiche à l'écran.3
Remplissez le champ Nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer. QuickBooks crée un fichier qui contient les renseignements que vous avez entrés.4
Vérifiez les comptes de produits et charges crées par QuickBooks afin de vous assurer qu'ils correspondent aux besoins de votre compagnie.Si ce n'est pas le cas, il vous faut apporter les modifications nécessaires.
Cliquez sur Précédent jusqu'à ce que la fenêtre Sélectionner votre type d'entreprise s'affiche à l'écran, et choisissez un autre type d'entreprise.
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Cliquez sur Oui afin d'accepter les comptes prédéfinis pour votre type d'entreprise ou Non pour créer vos propres comptes à une étape ultérieure de l'Entrevue. Cliquez ensuite sur Suivant. La fenêtre Accès à votre compagnie s'affiche à l'écran.6
Dans la fenêtre Accès à votre compagnie, entrez le nombre de personnes qui devront avoir accès au fichier de votre compagnie.■ Si ce nombre correspond à 0 (zéro), cela signifie que vous avez terminé cet onglet et que vous pouvez cliquer deux fois de suite sur Suivant pour passer à l'onglet Préférences.
■ Si vous choisissez un autre chiffre et que vous cliquez sur Suivant, QuickBooks vous fournit des renseignements sur la façon appropriée de configurer le fichier de votre compagnie. Lisez les renseignements fournis, puis cliquez sur Suivant deux fois pour passer à l'onglet Préférences.
Dans le programme QuickBooks Pro (uniquement), plusieurs utilisateurs à la fois peuvent accéder au fichier par l'entremise du réseau de votre compagnie (chapitre 4).
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QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Info sur la compagnie pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'Entrevue, et passe à l'onglet Préférences.Préférences
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Dans cet onglet, vous indiquez quelles fonctions de QuickBooks vous souhaitez utiliser.Lisez les renseignements de la fenêtre Quelles sont vos préférences, puis cliquez sur Suivant.
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Dans la fenêtre Inventaire, sélectionnez Oui si votre compagnie achète des articles à un fournisseur, les stocke, puis les revend à des clients. Dans le cas contraire, cliquez sur Non. Après avoir effectué votre choix, cliquez sur Suivant.Selon le type d'entreprise que vous avez choisi, il se peut que vous ne puissiez pas activer ici les fonctions de l'inventaire. Si vous avez besoin de l'inventaire, vous pourrez l'activer une fois que vous aurez terminé l'Entrevue. Dans le menu Edition, choisissez Préférences. Cliquez sur Achats et fournisseurs, puis sur l'onglet Préférences de la compagnie, et cochez la case Commandes d'achat et d'inventaire activées.
■ Si vous avez activé l'inventaire, sélectionnez Oui pour configurer les articles en stock maintenant ou Non pour le faire ultérieurement, puis cliquez sur Suivant.
■ Si vous sélectionnez Oui pour configurer les articles en stock, QuickBooks vous demandera si vous souhaitez effectuer le suivi de diverses unités de mesure. Sélec-tionnez Oui si vous utilisez diverses unités de mesure pour vos articles en stock.
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Dans la fenêtre Multidevise, sélectionnez Oui si vous avez des clients ou des fournis-seurs étrangers et que vous traitez en devises étrangères, ou Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant.La Multidevise est une fonction assez complexe. Une fois activée, cette fonction ne peut être désactivée.
Assurez-vous de n'activer cette fonction que si vous en avez besoin. Rappelez-vous qu'il vous sera toujours possible d'activer cette fonction à une date ultérieure. Pour obtenir des précisions sur la configuration et l'utilisation, consultez le chapitre 6.
Préférences à l'égard des taxes de vente fédérales et provinciales
L'une des fonctions les plus utiles de QuickBooks constitue à suivre la TPS (ou la TVP) et la taxe de vente imposée par votre province, s'il y a lieu. Une fois cette fonction activée, QuickBooks applique automatiquement les taxes sur les achats et les ventes et les inscrit dans les comptes appropriés.
Plusieurs options s'offrent à vous dans la fenêtre de l'onglet Préférences qui traite de la taxe de vente. Le tableau suivant vous aidera à choisir l'option appropriée.
Une fois que vous aurez terminé l'Entrevue EasyStep, consultez la section intitulée « Suivre et payer la TPS et TVP » à la page 88 pour obtenir des la section Info sur la compagnie, celui-ci s'affiche ici, tout comme les autre renseignements que vous avez fournis sur la TPS/TVP. cliquez sur Suivant pour passer à la fenêtre Taxe de vente provinciale.
Consultez la section qui se rapporte à cette taxe dans le tableau ci-contre.
■Si vous avez un numéro de TVP, entrez-le ici ainsi que le nom de l'agence, et sélectionnez la période visée.
■Si vous n'avez pas de numéro de TVP, cliquez sur Suivant pour passer à la fenêtre Suivi de la TPV. Consultez la section qui se rapporte à cette taxe dans le tableau ci-contre.
Oui/Non Oui
Les codes des taxes des clients remplacent automatiquement les codes que vous avez attribués aux articles et services que vous vendez
Dans QuickBooks, il est possible d'attribuer un code des taxes précis à un client. Ce code remplace automatiquement les codes que vous avez attribués aux articles ou services que vous vendez. Par exemple, si vous vendez des articles ou services à un département gouvernemental qui est exempt de toute taxe de ventes, vous pouvez attribuer le code des taxes E (Exempt) à ce client. Ce code remplacera celui que vous avez attribué à vos articles ou services et figurera dans toutes les factures que vous créerez pour votre client.
Vous pouvez activer les codes des taxes des clients si certains d’entre eux bénéficient d'un statut spécial à l'égard des taxes. Vous pourrez par la suite attribuer un code des taxes à chaque client lors de la configuration. Si vous avez plusieurs clients qui bénéficient du même satut spécial à l'égard des taxes, vous pouvez configurer un code des taxes implicite qui s'appliquera à tous les nouveaux clients que vous ajouterez à votre compte. À moins qu'un cas particulier de la sorte ne s'applique à vos clients, il est en général préférable de ne pas activer cette option.
Format de factures
Conseil : Il vous sera possible de personnaliser le format des factures plus tard.
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Choisissez le format qui convient le mieux à votre entreprise. Dans la fenêtre Format des factures, sélectionnez l'un des types de factures suivants :■ Produit : Pour les entreprises qui vendent des produits ou des services et dont les factures doivent rendre compte des modes d'expédition (par exemple, les magasins de détail).
■ Professionnel : Pour les entreprises qui vendent des services et qui doivent en faire la description sur les factures (par exemple, les consultants en relations publiques).
■ Service : Pour les entreprises qui fournissent surtout des services, mais qui vendent également certains produits (par exemple, les compagnies d'aménagement intérieur).
■ Personnalisé: Pour les entreprises qui désirent créer leur propre format de factures.
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Cliquez sur Suivant pour continuer.Autres préférences
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Dans la fenêtre Employés, inscrivez le nombre d'employés qui travaillent pour votre entreprise. N'incluez ni le propriétaire de l'entreprise et ses associés, ni les sous-traitants.Cliquez sur Suivant pour continuer.
■ Si votre entreprise n'a pas d'employés, l'Entrevue passera à l'étape suivante.
■ Si vous avez des employés et que vous désirez utiliser QuickBooks pour suivre le livre de paye, vous devez vous inscrire au service de livre de paye. Veuillez à présent fournir les renseignements d'inscription.
Sélectionnez Oui si vous êtes déjà inscrit à ce service ou si vous désirez vous y inscrire. Choisissez Non si vous souhaitez le faire à une date ultérieure ou si vous ne désirez pas vous inscrire à ce service. Une fois que vous aurez effectué votre choix, cliquez sur Suivant.
Oui La fenêtre « Avis important sur le service de livre de paye » s'affiche à l'écran.
Vous pouvez entrer votre numéro de membre ou appelez sans frais le numéro de téléphone affiché à l'écran pour obtenir un numéro de membre.
Non Les fonctions de livre de paye de QuickBooks ne sont pas activées. Vous pouvez soit vous inscrire à ce service à une date ultérieure, soit recourir à un service externe pour suivre le livre de paye de vos employés. Si vous utilisez un service externe, consultez la section intitulée « Si vous n'utilisez pas la fonction de livre de paye de QuickBooks » à la page 105 pour obtenir de plus amples renseignements.
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Pour les utilisateurs de QuickBooks Pro : sélectionnez Oui si votre compagnie fournit des devis aux clients ou Non si ce n'est pas le cas, puis cliquez sur Suivant.Oui Indiquez si vous désirez recourir à la facturation au prorata des travaux. La factu-ration au prorata des travaux vous permet d'émettre des factures à vos clients en fonction du pourcentage du travail accompli. Ces factures relèvent des devis que vous avez fournies à votre client.
Sélectionnez Oui si vous désirez recourir à la facturation au prorata des travaux ou Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Non Si vous n'utilisez ni les devis ni la facturation au prorata des travaux, passez à l'étape suivante.
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Dans la fenêtre Suivi des heures travaillées, sélectionnez Oui si vous voulez suivre le nombre d'heures que vos employés ou sous-traitants consacrent à chaque projet et créer des chèques de paye en fonction de ces heures. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant.Le Suivi des heures travaillées n'est disponible que dans la version QuickBooks Pro.
Oui Si vous utilisez QuickBooks, veuillez noter que la fonction de Suivi des heures travaillées n'est disponible que dans la version QuickBooks Pro.
Si vous utilisez QuickBooks Pro, passez à l'étape suivante.
Non Si vous utilisez QuickBooks, la fenêtre Suivi des dépenses remboursables s'affiche à l'écran. Sélectionnez Oui si vous voulez suivre les dépenses remboursables à titre de revenu. Choisissez Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant pour continuer.
Si vous utilisez QuickBooks Pro, passez à l'étape suivante.
Les catégories constituent une façon d'effectuer le suivi de certaines parties de votre entreprise. Vous pouvez vous en servir selon la méthode qui vous convient le mieux.
Par exemple, vous pourriez suivre diverses sources de revenus et dépenses, catégoriser vos entreprises commerciales ou organiser vos divers secteurs. Un entrepreneur pourrait catégoriser ses revenus et dépenses comme étant d'ordre commercial ou résidentiel.
Si vous désirez utiliser le Suivi des catégories, sélectionnez Oui. Choisissez Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant.
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Certains propriétaires de petites entreprises paient leurs factures dès qu'ils les reçoivent.D'autres préfèrent ne régler qu'une certaine partie de leurs factures, ce qui leur permet de disposer de fonds supplémentaires jusqu'à la date d'échéance des factures.
Si ceci s'applique à vous, QuickBooks peut vous aider à effectuer le suivi du montant de vos factures et des dates d'échéance au moyen des comptes fournisseurs.
Dans la fenêtre Deux méthodes de traitment des factures et des paiements, faites votre sélection puis cliquez sur Suivant.
■ Inscrire les chèques directement : Vous paierez vos factures dès que vous les recevrez (aucun compte fournisseur).
■ Inscrire les factures avant les paiements : Vous inscrirez vos factures dès que vous les recevrez mais vous les réglerez à une date ultérieure (au moyen des comptes fournisseurs).
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L’Aide Mémoire QuickBooks vous signale qu'il est temps de payer vos factures, d'imprimer des chèques ou d'autres formulaires, de traiter le compte en souffrance d'un client, et ainsi de suite. Tous les rappels que vous configurez se trouvent dans l’aide mémoire.Quand voulez-vous que la liste de Rappels s'affiche à l'écran? Faites votre sélection puis cliquez sur Suivant.
■ En début de session. L’aide mémoire s'affiche lorsque vous lancez QuickBooks.
■ Sur demade. L’aide mémoire est affichée à l'écran lorsque vous demandez qu'elle le soit.
■ Rarement. QuickBooks affiche l’aide mémoire de temps à autre.
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Vous avez déjà choisi une méthode de comptabilité pour votre entreprise (caisse ou exercice). Vous pouvez à présent choisir de produire les rapports de votre compagnie selon la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. La plupart des utilisateurs de QuickBooks ont recours à la même méthode pour les rapports et la comptabilité.Cette préférence n'a aucun effet sur les rapports qui rendent compte d'opérations individuelles (et qui relèvent toujours de la méthode de caisse) ou ceux qui rendent compte de tout passif relatif à la TPS/TVP (et qui relèvent toujours de la méthode d'exercice).
Dans la fenêtre Méthode de caisse ou d'exercice, sélectionnez l'une des deux options puis cliquez sur Suivant.
■ Comptabilité de caisse. Sélectionnez cette option si vous désirez que vos rapports affichent vos ventes en tant que revenu à partir de la date où vous recevez le paiement, et vos factures en tant que dépenses à partir de la date où vous les payez.
■ Comptabilité d'exercice. Sélectionnez cette option si vous désirez que vos rapports affichent vos ventes en tant que revenu à partir de la date où vous effectuez une vente, et vos factures en tant que dépenses à partir de la date où vous les recevez.
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Vous avez terminé la section Préférences.QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Préférences pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'Entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet Date de début.
Date de début
Si vous n'avez pas encore lu la section intitulée « Choisir une date de début » à la page 36, nous vous conseillons de le faire maintenant.Votre date de début est la date à laquelle vous commencez à entrer dans QuickBooks toutes les opérations que vous effectuez dans le cadre de l'exploitation de votre entreprise.