QuickBooks Logiciel comptable
MCde base
QuickBooks Guide de mise en route
MC
QuickBooks Logiciel comptable
MCPro
Droits d’auteur
Droit d’auteur © 2001, 2003 Intuit Canada limitée Tous droits réservés.
Première impression, juin 2003.
Intuit Canada limitée Boîte postale 4182 Edmonton, Alberta T6E 5G6
Table des matières
Chapitre 1 Guide d'installation, 5
Exigences du système, 6 Comment utiliser ce guide?, 7 Installer et enregistrer QuickBooks, 8
Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks, 11
Chapitre 2 Importer et exporter, 15
Convertir les données de Quicken, 16 Importer et exporter, 26
Chapitre 3 Configurer une nouvelle compagnie, 31
Décisions à prendre avant de commencer, 32 Commencer l'Entrevue EasyStep, 41
L'Entrevue EasyStep, 43
Dernières étapes de la configuration, 62
Chapitre 4 Principes de base de QuickBooks, 69
Comment naviguer dans QuickBooks?, 70
Information supplémentaire sur l'utilisation de QuickBooks, 74 Obtenir des détails sur votre compagnie, 75
Sauvegarde des données d'entreprise , 79 Mode multi-usager, 81
Suivre et payer la TPS et TVP, 88
Rassembler des renseignements fiscaux, 96
Chapitre 5 Configurer le livre de paye et le suivi des heures de travail, 103
Livre de paye : avant de commencer..., 104 Configurer le livre de paye : un aperçu, 105
Comptes d’engagements salariaux et de charges de paye, 108 Configurer vos éléments de paye, 111
Configurer les données des employés, 116 Résumer les montants cumulatifs annuels, 120
Mettre à jour le livre de paye et l'information sur les employés, 126
Rédiger un chèque de paye, 128
Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux, 132 Remplir le feuillet T4 et le relevé 1 , 136
Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) , 140
Installer le compte-heures, 154 Aide-mémoire du compte-heures, 155
Chapitre 6 Multidevises, 157
Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement), 158
Chapitre 7 Renseignements relatifs aux mises à jour, 173
Nouveautés dans QuickBooks Logiciel comptable, 174 Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement), 175
Assembler des articles en stock, 179
Index, 181
Appendice 1 Options de soutien au client, 193
Options de soutien au client et services d'Intuit, 194 Pour parler à un représentant du soutien au client, 195 Pour communiquer avec Intuit, 198
C h a p i t r e 1
Exigences du système
6
Comment utiliser ce guide?
7
Installer et enregistrer QuickBooks
8
Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks
11
Bienvenue à QuickBooks logiciel comptable! Le présent chapitre vous explique comment installer votre nouveau logiciel sur votre ordinateur et vous
mettre en route.
CHAPTER 1Le guide de mise en route s'applique à QuickBooks et à QuickBooks Pro. Dans le guide, le terme QuickBooks désigne en général les deux programmes, à moins qu'il n'existe une différence essentielle entre les deux. Dans un tel cas, le logiciel approprié sera indiqué.
Si vous utilisez déjà Quicken pour votre comptabilité, veuillez passer à la section intitulée « Convertir les données de Quicken » à la page 16.
Guide
d'installation
C o m m e n t i n s t a l l e r
Q u i c k B o o k s ?
Exigences du système
Pour utiliser QuickBooks logiciel comptable, il vous faut ce qui suit :
■ Un ordinateur compatible IBM avec un processeur Pentium ou un autre processeur compabible. Un Pentium de 200 MHz ou mieux est requis. (Un Pentium II de 350 MHz est recommandé.)
■ Au moins 64 Mo de mémoire vive (96 Mo ou mieux recommandé).
■ Un disque dur possédant l'espace requis suivant :
■ Un lecteur CD-ROM à double vitesse (ou mieux).
■ Une carte sonore, si vous comptez utiliser les fonctions sonores.
■ Une carte vidéo et un écran pouvant accepter 256 couleurs VGA; la résolution de l'écran réglée à un minimum de 800 sur 600 pixels est recommandé (lorsque vous sélectionnez l’option Petites polices pour l’affichage dans le Panneau de configuration).
■ Windows 98, Me, 2000, NT 4.0 (mise à jour 6a) ou XP.
Remarque: Si vous exploitez Windows 2000 et que deux ou plusieurs personnes se serviront de QuickBooks, tous les utilisateurs de Windows doivent être configurés à titre de Utili- sateur standard (Groupe des utilisateurs avec pouvoirs) ou mieux. Si ce n'est pas le cas, il sera impossible d'exécuter QuickBooks de façon appropriée.
■ Une imprimante pouvant fonctionner avec votre système d'exploitation, si vous comptez imprimer à partir de votre logiciel QuickBooks.
■ Microsoft® Word 97 (ou mieux) et/ou Excel 97 (ou mieux), si vous comptez utiliser les les fonctions d'intégration QuickBooks Pro et Microsoft® Office (mémoire vive supplé- mentaire recommandée).
■ Microsoft® Outlook 97 (ou mieux) ou Symantec ACT! 3.08, 4.02 ou Interact 2000, si vous comptez synchroniser QuickBooks Pro et votre gestionnaire de contacts (mémoire vive supplémentaire recommandée).
■ Une connexion Internet et un compte auprès d'un fournisseur Internet, si vous comptez utiliser les fonctions en ligne de QuickBooks ou télécharger des mises à jour ou les tables d'impôt pour le livre de paye.
■ Un logiciel de messagerie compatible avec MAPI (tel que Microsoft Outlook mais non Microsoft Outlook Express) si vous comptez envoyer les formulaires de vente à vos clients par courriel (mémoire vive supplémentaire recommandée).
Pour installer
Dans
QuickBooks de base il vous faut
Dans
QuickBooks Pro il vous faut
QuickBooks 200 Mo 205 Mo
Le compte-heures N/A 10 Mo
Microsoft Internet Explorer 5.5 70 Mo 70 Mo
Adobe Acrobat Reader 5.0 10 Mo 10 Mo
Comment utiliser ce guide?
Utilisez-vous QuickBooks ou Quicken pour gérer
votre entreprise?
Utilisez-vous QuickBooks?
Utilisez-vous Quicken?
Lisez la section intitulée « Installer
et enregistrer QuickBooks » à la
page 8.
S'agit-il de QuickBooks pour
Windows 4.0 ou mieux?
S'agit-il de QuickBooks
pour Macintosh?
S'agit-il d'une version antérieure de
QuickBooks pour Windows
ou DOS?
Lisez la section intitulée « Mise à niveau d'une version
antérieure de QuickBooks » à la
page 11.
Appelez le soutien au client pour obtenir de l'aide
(voir page 198).
Consultez la section intitulée « Convertir les données de Quicken » à la
page 16.
Non
Non
Oui Non Non
Oui Oui Oui
Oui Oui
Non
Utilisez-vous Simple Comptable?
Installez QuickBooks, créez un nouveau fichier, puis
consultez la section intitulée « Importer et exporter » à la page 26.
Oui
Installer et enregistrer QuickBooks
Installation de QuickBooks sur votre ordinateur
Remarque: Pour pouvoir utiliser QuickBooks logiciel comptable, Microsoft® Internet Explorer 5.5 (ou supérieur) doit être installé sur votre ordinateur, même si vous n'avez pas de connexion Internet.
Si vous n'avez pas Internet Explorer 5.5, le programme d'installation QuickBooks installera ce programme pour vous.
Si vous avez une version antérieure de Internet Explorer, le programme d'installation effectuera une mise à niveau vers la version 6.0 (ou mieux). Si le navigateur qui est installé sur votre ordi- nateur n'est pas Internet Explorer, le progamme d'installation installera Internet Explorer 5.5 sans toucher à votre navigateur.
1
Fermez toutes les applications, y compris les programmes anti-virus (certains programmes de la sorte peuvent faire obstacle au processus d'installation du programme d'installation).2
Insérez le CD-ROM QuickBooks dans votre lecteur. En général, l'installation du programme commence automatiquement.■ Si ce n'est pas le cas, dans le menu Démarrer, sélectionnez Exécuter. Inscrivez la lettre correspondant à votre lecteur de CD-ROM, suivi de :\autorun.exe, puis cliquez sur OK (par exemple, d:\autorun.exe).
3
Dans la fenêtre d'installation, cliquez sur Installer QuickBooks.4
Dans la fenêtre du code d'identification pour l'installation, inscrivez votre code d'iden- tification, puis cliquez sur Suivant. Vous trouverez votre code d'identification dans l’un des emplacements suivants: au dos du guide de mise en route, sur l'enveloppe contenant votre CD-ROM QuickBooks, ou sur une carte qui a été incluse dans la boîte du CD-ROM QuickBooks.■ Si vous ne trouvez pas votre code d'identification ou si celui-ci est indéchiffrable, veuillez appeler le Service à la clientèle d'Intuit (voir page 200). Il vous faudra fournir votre preuve d'achat pour obtenir un autre code d'identification.
Conseil: Il vous est recommandé d'inscrire votre code d'identification dans le guide de mise en route au cas où vous perdriez l'étiquette où figure ce code.
Si vous effectuez une mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks, consultez d'abord les renseignements essentiels à la page 11 avant de continuer.
Si vous transférez vos données de Quicken, consultez d'abord les renseignements essentiels à la page 16 avant de continuer.
Si vous avez acheté plusieurs copies de QuickBooks Pro qui feront partie d'un même réseau, il vous faudra entrer un code d'identification distinct pour chacune de ces copies.
5
Dans la fenêtre configuration, choisissez l'une des options suivantes :■ Express: Pour installer QuickBooks dans le répertoire implicite (en général, c:\fichiers programmes\intuit\quickbooks) ou, si vous effectuez une mise à niveau, dans le répertoire de votre version antérieure de QuickBooks (par exemple, c:\qbooksw).
■ Personnalisé: Pour installer QuickBooks dans un répertoire autre que le répertoire implicite.
6
Cliquez sur Suivant. La Convention de licence s'affiche à l'écran.7
Après avoir lu celle-ci, seléctionnez J'accepte, puis cliquez sur Suivant. La fenêtre de copie des fichiers s'affiche à l'écran.8
Cliquez sur Suivant. Le programme d'installation commencera à installer QuickBooks.Une fois l'installation de base terminée, le contrat de licence d'utilisation s'affiche à l'écran.
9
Si vous ne l'avez pas déjà fait, lisez le contrat puis cliquez sur Oui.Il vous est maintenant possible d'installer d'autres composants, comme le Compte- heures (un programme distinct qui est inclus dans QuickBooks Pro et qui effectue le suivi des heures de travail des employés et des sous-traitants).
Conseil: Pour démarrer QuickBooks, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau, ou dans le menu Démarrer, choisissez le groupe de programmes QuickBooks, puis QuickBooks.
Étape suivante
Maintenant que vous avez installé QuickBooks, vous êtes prêt à configurer votre compagnie. L'Entrevue EasyStep vous guide d'une étape à l'autre du procédé de
configuration en vous posant de simples questions sur votre entreprise. Pour vérifier les renseignements dont vous aurez besoin pour procéder à l'Entrevue EasyStep, lisez la section intitulée « Configurer une nouvelle compagnie » à la page 31.
Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des fonctions importantes de QuickBooks, lisez la section intitulée « Principes de base de QuickBooks » à la page 69.
Enregistrement de QuickBooks
Vous pouvez ouvrir un maximum de 15 sessions QuickBooks avant de devoir l'enregistrer.
Suite à votre 15ième session, il vous faudra enregistrer votre logiciel pour pouvoir continuer à l'utiliser. Il vous est recommandé d'enregistrer votre produit au plus tôt. Ceci vous permettra de profiter de toute mise à jour et offre spéciale disponibles.
QuickBooks affichera un message de rappel d'enregistrement de temps à autre. Si vous choisissez de ne pas enregistrer votre logiciel à l'affichage de cette fenêtre, cliquez sur Me rappeler plus tard. Si vous choisissez d'enregistrer votre logiciel à une date ultérieure, deux options s'offrent à vous.
Vous pouvez l'enregistrer:
■ En ligne: ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer QuickBooks. Dans la fenêtre d'enregistrement du produit, cliquez sur En ligne et suivez les instructions à l'écran.
■ Par téléphone : ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer QuickBooks. Appelez ensuite sans frais le service d'enregistrement de QuickBooks.
Conseil: Inscrivez votre numéro d'enregistrement sur la page de titre du guide de mise en route. Il vous faudra fournir ce numéro si vous appelez le soutien au client ou si vous décidez de vous inscrire au service de livre de paye de QuickBooks. Pour vérifier votre numéro d'enregistrement, choisissez À propos de QuickBooks dans le menu Aide.
Si vous utilisez plusieurs copies de QuickBooks Pro dans un même réseau, vous devez enregistrer chaque copie séparément à l'aide d'un numéro d'enregistrement distinct.
S'il vous faut réinstaller QuickBooks
Il vous faudra peut-être réinstaller QuickBooks si votre ordinateur vous pose des problèmes ou si vous croyez que votre programme QuickBooks est endommagé. Comme le processus de réinstallation n'a aucun effet sur vos données, celles-ci resteront intactes.
La réinstallation s'effectue de la même façon que l'installation de QuickBooks (voir « Installation de QuickBooks sur votre ordinateur » à la page 8). Lorsque le programme d'installation vous invitera à entrer votre code d'identification, inscrivez le code que vous avez entré lors de l’installation initiale de QuickBooks. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer QuickBooks de nouveau, à moins d'avoir réinstallé le logiciel sur un autre ordinateur.
Une fois la réinstallation terminée, QuickBooks recherchera les fichiers de données dans le répertoire implicite. Si vos fichiers de données se trouvent dans un autre répertoire, il vous faudra sélectionner «Choisir une compagnie» pour indiquer à QuickBooks l'emplacement de vos fichiers.
Remarque: Si vous installez une mise à jour corrective de QuickBooks mais que vous réinstallez le logiciel ultérieurement, vous devrez également réinstaller la mise à jour.
Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks
Si vous avez utilisé une version antérieure de QuickBooks, vous pouvez transférer vos fichiers existants dans QuickBooks logiciel comptable.
QuickBooks logiciel comptable peut automatiquement mettre à jour les données qui ont été créées à l'aide de QuickBooks 2000, 6.0 ou supérieur.
Processus d'installation
Lors de l'installation de QuickBooks logiciel comptable, le programme d'installation recherche toute version antérieure du logiciel sur votre disque dur. S'il en existe une, votre nouvelle version sera installée automatiquement dans le répertoire contenant l'ancienne version du logiciel.
À moins que vous ne changiez de répertoire lors de l'installation, QuickBooks logiciel comptable remplacera automatiquement toute version antérieure du programme.
Avant d'effectuer une mise à niveau vers QuickBooks logiciel comptable, vous devriez :
1
Sauvegarder vos fichiers à l'aide de disquettes neuves (ou de tout autre moyen de sauvegarde habituel). Assurez-vous de bien marquer vos disquettes et de les placer en lieu sûr.Pour obtenir des précisions sur la façon de sauvegarder vos fichiers, consultez les instructions qui accompagnent la version antérieure de votre logiciel QuickBooks.
2
Créer et imprimer une Balance de vérification pour votre compagnie. Pour obtenir des précisions sur la façon d'imprimer une Balance de vérification, consultez les instructions qui accompagnent l'ancienne version de votre logiciel QuickBooks.Une fois que vous aurez effectué la mise à niveau, créez et imprimez la Balance de vérification une seconde fois dans QuickBooks logiciel comptable (dans le menu Rapports, sélectionnez Comptabilité et impôt, puis Balance de vérification).
Comparez les deux rapports afin de vous assurer que tous vos comptes aient bien été convertis.
3
Vérifier le fichier de votre compagnie dans la version antérieure de votre logiciel.Sélectionnez Utilitaires dans le menu Fichier, puis Vérifier. Si vous avez une version plus ancienne de QuickBooks, consultez la documentation qui l'accompagne afin d'obtenir des instructions.
Pour mettre à niveau QuickBooks :
1
Installez QuickBooks selon les directives dans ce chapitre.2
Une fois le programme d’installation terminé, vous serez incité à redémarrer votre ordi- nateur. Cliquez sur Redémarrer.3
Lors du redémarrage de votre ordinateur, cliquez deux fois sur l’icône de QuickBooks pour lancer le logiciel.4
QuickBooks cherchera le fichier d’une compagnie existante.■ Si QuickBooks ne trouve pas le fichier de votre compagnie, sélectionnez Ouvrir une compagnie existante dans la fenêtre d’accueil, puis cliquez sur OK.
■ Ensuite cherchez le fichier de votre compagnie, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.
Si QuickBooks détermine que le fichier de votre compagnie a été créé utilisant une version antérieure de QuickBooks, l’utilitaire de mise à niveau démarrera. Cet utilitaire mettra à niveau le format du fichier de votre compagnie pour qu’il puisse être ouvert dans cette version de QuickBooks.
5
Dans la fenêtre Mise à niveau du fichier de compagnie à la nouvelle version, entrez Oui et cliquez sur OK pour commencer la mise à niveau du fichier.Après la mise à niveau, il se peut que vous deviez restaurer les données de quelques fichiers de compagnie. Ce processus peut prendre plus de 30 minutes selon la taille du fichier de votre compagnie.
6
Dans la fenêtre Copie de sûreté QuickBooks, faites ce qui suit :■ Dans le champ Nom de fichier, gardez le nom implicite ou entrez un nouveau nom pour le fichier de sauvegarde.
■ Si vous ne voulez pas sauvegarder votre fichier dans l’emplacement implicite, cliquez sur Parcourir pour en chercher un autre.
■ Cliquez sur OK. Pour ouvrir ce fichier de sauvegarde ultérieurement, utilisez la fonction Restaurer.
QuickBooks commencera à mettre à niveau votre fichier de compagnie et créera un fichier de sauvegarde dans l’emplacement désigné. Si le fichier de votre compagnie est volumineux, il faudra peut-être du temps pour faire cela. Il ne faut pas interrompre QuickBooks, ni éteindre l’ordinateur, avant que le processus soit terminé.
Si la mise à niveau ne réussi pas, consultez le processus à la page 13 pour régler le problème. Vous pouvez aussi communiquez avec le soutien au client (consultez la page 198) pour plus de renseignements.
Si vous n'avez pas téléchargé la dernière mise à jour disponible pour votre ancienne version de QuickBooks, le programme d'installation installera celle- ci avant de procéder à l'installation de QuickBooks logiciel comptable.
Suite à ce procédé, votre ancienne version de QuickBooks démarrera et le dernier fich- ier sur lequel vous avez travaillé sera mis à jour. Veuillez noter que vous devrez ouvrir tout autre fichier, s'il y a lieu, et le mettre à jour. Une fois que tous vos fichiers seront à jour, quittez l'ancienne version de QuickBooks et lancez de nouveau le programme d'installation de QuickBooks logiciel comptable.
7
Une fois la conversion terminiée, cliquez sur OK. L’utilitaire de mise à niveau se fermera.8
Si vous voulez vérifier vos données :■ Dans le menu Fenêtre, sélectionnez Tout fermer.
■ Dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, puis Vérifier les données.
■ Si un problème est découvert lors de la vérification, suivez les directives affichées à l’écran ou communiquez avec le soutien au client (consultez la page 198).
9
Enregistrez cette version de QuickBooks selon les directives dans ce chapitre.Si un problème se produit lors de la mise à jour
S'il vous est impossible de mettre à jour le fichier de votre compagnie à partir d'une version plus ancienne de QuickBooks, suivez les étapes ci-dessous. Si ce processus ne fonctionne pas, communiquez avec le soutien au client (voir page 198).
1
Réinstallez votre ancienne version de QuickBooks dans un nouveau répertoire.2
Installez toute mise à jour disponible.3
Lancez l'ancienne version de QuickBooks, puis restaurez la copie de sauvegarde que vous avez créée lors de l'installation de votre nouveau logiciel. (Pour obtenir des préci- sions sur la façon de restaurer une copie de sauvegarde, consultez les instructions qui accompagnent l'ancienne version de votre logiciel QuickBooks.)4
Dans le menu Window, sélectionnez Close All.5
Sélectionnez l'utilitaire de restauration. (Pour les utilisateurs de versions plus récentes de QuickBooks, dans le menu File, sélectionnez Utilities, puis Rebuild afin de lancer l'utilitaire de restauration. Si vous avez une version plus ancienne de QuickBooks, consultez la documentation qui l'accompagne afin d'obtenir des instructions.6
Une fois la restauration terminée, sauvegardez le fichier restauré.7
Quittez l'ancienne version de QuickBooks. (Vous pouvez la désinstaller si vous le désirez).8
Réinstallez QuickBooks logiciel comptable dans le répertoire d'origine (voir la page 10 pour obtenir des instructions d'installation).9
Une fois l'installation terminée, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau afin de lancer votre nouveau logiciel.■ Si la fenêtre de bienvenue s'affiche, cliquez sur Annuler.
10
Dans le menu Fichier, choisissez Restaurer.11
Recherchez la copie de sauvegarde du fichier restauré de votre compagnie (que vous avez créé à l'étape 5), sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.12
Restaurez et mettez à jour le fichier de votre compagnie en suivant les instructions à l'écran. Si vous rencontrez des problèmes au cours de ce processus, communiquez avec le soutien au client. (voir page 198).Ce processus exige que vous créiez plusieurs copies de sauvegarde. Assurez-vous de ne pas remplacer la copie de sauvegarde que vous avez utilisée à l'étape 3!
Nous vous conseillons de recourir à des disquettes neuves pour chaque copie de sauvegarde que vous faites, ou d'utiliser un nom distinct pour chaque copie de sauvegarde si vous placez vos fichiers sur votre disque dur.
C h a p i t r e 2
Nous vous félicitons d'avoir choisi QuickBooks! À l'aide de cet outil, vous pourrez bientôt gérér votre entreprise avec plus de facilité. Pour vous mettre en route, il faudrait d'abord transférer les données de votre ancien logiciel de comptabilité. Le présent chapitre vous explique comment transférer vos
données dans QuickBooks.
CHAPTER 2Importer et exporter
C o m m e n t
i m p o r t e r v o s d o n n é e s d a n s Q u i c k B o o k s ?
Convertir les données de Quicken
16
Importer et exporter
26
Exporter des données pour un comptable (Assistant comptable)
28
Convertir les données de Quicken
Cette section explique comment convertir vos données Quicken en données QuickBooks et fournit des différences entre les programmes. Après avoir terminé le processus de
conversion, il faudra que vous apportiez quelques changements à votre nouvelle entreprise QuickBooks afin de pouvoir profiter des fonctions offertes par QuickBooks et non par Quicken.
Préparer vos données Quicken en vue de la conversion
Pour que la transition vers QuickBooks ne produise pas d'erreurs, il est possible que vous deviez modifier votre liste de comptes Quicken, votre liste d'opérations mémorisées et le nom des clients figurant dans les opérations de comptes débiteurs (comptes clients).
Remarque: Si vous voulez utiliser ces données dans Quicken (p. ex. si vous unissez vos finances d'entre- prise et vos finances personnelles dans votre fichier Quicken), faites une copie du fichier Quicken avant d'apporter des modifications.
Convertir seulement les comptes que vous voulez utiliser dans QuickBooks
Avant d'effectuer la conversion vers QuickBooks, supprimez tous les comptes Quicken dont vous n'aurez pas besoin dans QuickBooks. (La suppression des comptes contenant des opérations peut se faire dans Quicken; toutefois, cette fonction ne vous est pas disponible dans QuickBooks. Il est donc plus facile de retirer les comptes non voulus avant la conversion vers QuickBooks.) Nous vous recommandons de supprimer les comptes de votre fichier Quicken si l'une des situations suivantes s'applique à vous :
■ Vous avez des comptes personnels ainsi que des comptes d'entreprise dans votre fichier Quicken.
■ Vous avez des comptes de placements dans votre fichier Quicken.
Si vous ne supprimez pas vos comptes de placements, ils seront convertis en comptes d'actif à court terme hors catégorie. Il en est ainsi parce que QuickBooks et Quicken n'effectuent pas le suivi des placements de la même manière. Deux options s'offrent à vous :
■ Vous pouvez conserver les comptes d'actif à court terme hors catégorie de Quick- Books afin d'inclure la valeur de vos placements dans votre bilan QuickBooks. En pareil cas, il est conseillé d'effectuer le suivi de vos placements à l'aide de Quicken et de mettre à jour régulièrement le solde des comptes d'actif à court terme hors catégorie de QuickBooks.
Avant de convertir vers QuickBooks logiciel comptable, sauvegardez votre fichier de données Quicken.
Pour obtenir des instructions, consultez les documents relatif au logiciel Quicken.
■ Vous pouvez supprimer les comptes de placements du fichier Quicken de sorte qu'ils ne soient pas transférés dans QuickBooks et puis continuer à effectuer le suivi des placements dans Quicken. (Les placements demeureront dans la sauvegarde des données Quicken que vous avez créée.)
Réviser les opérations mémorisées et les opérations à venir
Si la fonction Saisie Rapide de Quicken, qui mémorise chaque opération effectuée, est inactive, QuickBooks convertira à la fois les opérations mémorisées et celles qui sont à venir.
Toutefois, si cette option est active, QuickBooks convertira seulement les opérations à venir et les groupes d'opérations. Il ne convertira pas les opérations mémorisées uniques.
S'il existe des opérations mémorisées dans Quicken que vous ne désirez pas entrer à nouveau dans QuickBooks, exécutez l'une des tâches suivantes :
■ Désactivez la fonction Saisie Rapide, qui mémorise chaque opération effectuée dans Quicken. Si votre liste d'opérations mémorisées contient une multitude d'opérations, retirez celles qu'il ne vous faudra pas dans QuickBooks; ou
■ Organisez ces opérations dans un groupe d'opérations dans Quicken. QuickBooks convertit toujours les opérations regroupées. Une fois la conversion terminée, vous pouvez retirer les opérations mémorisées de leur groupe et les utiliser comme vous le faisiez dans Quicken.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les groupes d'opérations dans Quicken, consultez les documents relatifs au logiciel Quicken.
Remarque: Étant donnée que les opérations mémorisées des comptes créditeurs Quicken se transféreront mal dans les comptes fournisseurs QuickBooks, il est recommandé de les supprimer avant de convertir vos données.
Si certaines opérations à venir dans votre fichier Quicken sont échues, enregistrez-les avant la conversion.
Par exemple, imprimez les chèques que vous avez configurés à l'avance.
Pour en savoir plus sur… Rechercher l'index d'Aide…
Les groupes d'opérations dans QuickBooks
opérations mémorisées
Classer automatiquement le nom des clients
Lorsque vous transférez les données de Quicken dans QuickBooks, les noms qui figurent dans le relevé de comptes clients deviennent les clients, alors que les opérations deviennent les factures et paiements. Si, dans Quicken, vous avez involontairement attribué des noms différents à un même client, QuickBooks ne peut pas lier les factures aux paiements des clients.
Par exemple, si l'un de vos clients s'appelle Éric Larivière et É. Larivière, modifiez l'épellation de son nom de sorte qu'il n'en ait qu'un seul. La modification doit se faire dans Quicken avant la conversion.
Convertir les données de Quicken dans QuickBooks
Au cours du processus de conversion des données de Quicken, les données ne sont aucunement modifiées. De plus, QuickBooks ne crée aucun lien entre les données de Quicken et votre nouvelle compagnie de QuickBooks. Il crée plutôt de nouveaux fichiers de données que vous pouvez utiliser.
■ Si vous utilisez Quicken 5.0 ou supérieur pour Windows, Quicken pour DOS ou Quicken pour Macintosh, communiquez avec notre département de soutien au client pour obtenir plus d'instructions (voir page 198).
Quicken 2001, 2000, 98 et 6.0 pour Windows
QuickBooks peut convertir les données des versions de Quicken ci-dessus.
1
Assurez-vous que Quicken est fermé.2
Installez QuickBooks logiciel comptable selon les instructions d'installation à la page 8.3
Dès que l'Assistant aura terminé l'installation, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau pour démarrer votre nouveau logiciel.4
Exécutez l'une des tâches suivantes :■ Dans la fenêtre « Bienvenue à QuickBooks logiciel comptable », sélectionnez Convertir un dossier Quicken en QuickBooks, puis cliquez sur OK; ou
■ Dans le menu Fichier, choisissez Utilitaires, puis Convertir les données de Quicken.
5
Recherchez votre fichier Quicken, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ouvrir.6
Suivez les instructions de conversion à l'écran.■ Si l'accès aux données de Quicken est protégé par un mot de passe, QuickBooks vous demandera de l'entrer. Il faudra ensuite retirer le mot de passe.
7
Enregistrez QuickBooks logiciel comptable. Pour obtenir des instructions d'enregis- trement, consultez la page 10.Mise au point des données après la conversion vers QuickBooks
Après la conversion des données à partir de Quicken, vous devrez peut-être y apporter des modifications supplémentaires avant d'utiliser QuickBooks.
Modifier la Liste Autres
À la fin de la conversion des données de Quicken, on vous demande de choisir vos comptes clients. Tel n'est pas le cas si vous utilisez Quicken de luxe.
Lorsque le processus de conversion prend fin, QuickBooks vous fournit une liste des noms auxquels vous avez versé des paiements mais que vous n'avez pas utilisés dans vos comptes clients. En plus de comprendre le nom des clients, des fournisseurs et des employés, cette liste peut également fournir certains détails comme « Dépôt », « Virement » et « Intérêts ».
Modifiez les noms qui figurent dans cette liste pour qu'ils représentent le type correct. (Si vous préférez ne pas modifier les noms maintenant, ils demeureront dans la Liste Autres et vous pourrez les changer ultérieurement.)
Remarque: Si vous désirez utiliser les comptes fournisseurs de QuickBooks, assurez-vous de déplacer les bénéficiaires dans Quicken (autres que les employés) de la Liste Autres vers la Liste de fournis- seurs.
Pour obtenir plus de renseignements, consultez « Convertir aux comptes fournisseurs de QuickBooks » à la page 23.
Modifier la catégorie des noms :
■ Dans la fenêtre Changer la catégorie des noms, sélectionnez la colonne correspondante vers laquelle vous désirez déplacer chaque nom. Lorsque les noms sont bien marqués, cliquez sur OK.
Toute modification apportée à la catégorie d'un nom est définitive.
Vous pouvez déplacer des noms de la Liste Autres vers la Liste de fournisseurs, la Liste de projets/clients ou la Liste d'employés. Notez qu'un déplacement quelconque est définitif. Si vous n'êtes pas certain de vouloir modifier un nom maintenant, il vaut mieux de ne pas le modifier.
Variante du même nom
S'il existe une variante du même nom (par exemple, Marie Beaulieu, Marie-Hélène Beaulieu et Marie-Hélène A. Beaulieu), QuickBooks catégorisera chaque variante du nom dans la colonne intitulée Autre.
En utilisant QuickBooks, il est impossible de supprimer un nom qui figure dans une opération. Vous pouvez cependant fusionner les noms afin d'abréger la Liste Autres.
Fournir les renseignements sur votre compagnie
Dans le menu Compagnie, choisissez Info sur la compagnie et remplissez les champs qui se rapportent à votre compagnie. Si vous voulez que QuickBooks effectue le suivi des renseignements fiscaux, dans le menu déroulant, sélectionnez le formulaire d'impôt que vous aurez à remplir.
Activer les fonctions QuickBooks dont vous vous servirez
Dans le menu Édition, choisissez Préférences et sélectionnez les options qui vous seront utiles.
■ Si vous percevez de vos clients la taxe sur les ventes (TPS, TVQ, TVP ou TVH), activez la fonction Effectuer le suivi de la TPS/TVP. Après avoir fermé la fenêtre Préférences, vous devriez confirmer que les codes des taxes implicites sont corrects. Pour ce faire, dans le menu Listes, choisissez Liste de codes des taxes. Cliquez deux fois sur les codes des taxes à modifier. Pour obtenir plus de renseignements sur le suivi de la TPS/ TVP, consultez la section intitulée « Suivre et payer la TPS et TVP » à la page 88.
■ Si vous effectuez le suivi de l'inventaire ou si vous créez des bons de commande, sélec- tionnez l'option relative aux bons de commande et à l'inventaire.
Pour rétablir toutes les coches dans la colonne Noms divers, cliquez sur Restaurer.
■ Si vous comptez utiliser QuickBooks aux fins du livre de paye, vous devez d'abord vous inscrire au Service de livre de paye de QuickBooks afin de pouvoir activer les préférences ayant trait au livre de paye. Pour en savoir plus sur la configuration du livre de paye, consultez la section intitulée « Configurer le livre de paye : un aperçu » à la page 105.
Réactiver vos comptes de télétraitement bancaire
Si vous êtes abonné à un service de télétraitement bancaire, il faudra que vous réactiviez vos comptes en ligne après les avoir importés dans QuickBooks.
Recourez à l'Assistant de configuration pour réactiver les comptes en ligne. Pour lancer l'Assistant, dans le menu Activités bancaires, choisissez Configurer les services en ligne, puis Inscription au télétraitement bancaire.
Rajuster votre solde d'ouverture du compte de capital
Dans QuickBooks, le solde d'ouverture du compte de capital sera automatiquement créé.
Lorsque vous configurez un nouveau compte et introduisez son solde d'ouverture, QuickBooks entre le montant du solde dans le compte «Solde d'ouverture du compte de capital» afin de solder vos comptes. Vous pouvez choisir de ne pas modifer le solde d'ouverture du compte de capital ou vous pouvez en virer des fonds vers d'autres comptes de capital.
Pour en savoir plus sur… Rechercher l'index d'Aide…
L'établissement des préférences préférences Le suivi de l'inventaire inventaire, suivi
Pour en savoir plus sur… Rechercher l'index d'Aide…
La répartition du capital avant la date de début
solde d'ouverture du compte de cap- ital
Le virement des fonds du compte de capital vers d'autres comptes de capital
capital, virement à partir du compte
«Solde d'ouverture du compte de capital»
Comment QuickBooks convertit-il les opérations des comptes clients?
Les opérations contenues dans vos comptes débiteurs Quicken sont converties de la manière suivante :
QuickBooks règle d'abord les factures impayées les plus récentes d'un client.
Grâce au processus de conversion, vous n'avez pas à saisir toutes les opérations des comptes débiteurs. Toutefois, vous devrez peut-être apporter des modifications aux données converties. Par exemple, si la catégorie que vous utilisiez pour effectuer des opérations de comptes débiteurs se nommait « Revenus des ventes », vous attribueriez un nom à cette même catégorie afin de représenter le produit ou service vendu, comme « Heures de consultation ». Notez que ceci est une suggestion et que vous n'avez pas besoin de renommer la catégorie « Revenus des ventes ».
Vous pouvez effectuer ces changements à une date ultérieure. À l'aide de QuickBooks, toute modification peut se faire en tout temps.
Cet élément des comptes débiteurs Quicken...
...est converti dans QuickBooks en : Chaque opération qui augmente le solde
des comptes débiteurs
une facture à émettre à un client
Chaque opération qui diminue le solde des comptes débiteurs et qui ne com- prend qu'une répartition
un paiement d'un client
Chaque opération qui diminue le solde des comptes débiteurs et qui comprend plusieurs répartitions
une note de crédit à émettre à un client
Chaque bénéficiaire un client dont le nom figure dans la liste Client:projet
Chaque catégorie un élément de la Liste d'articles et un compte de produits du plan comptable
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Les articles de QuickBooks articles, à propos des L'utilisation des comptes clients comptes clients
Convertir aux comptes fournisseurs de QuickBooks
Si vous utilisiez Quicken de luxe 2001, il se peut que vous disposiez d'un compte créditeur.
QuickBooks convertit dans votre journal les opérations du compte créditeur en opérations historiques. Ces opérations détaillent la nature de vos dettes ainsi que les personnes envers lesquelles vous les avez. Elles ne figureront pas dans vos comptes fournisseurs QuickBooks.
■ Si vous vous trouvez dans cette situation, effectuez le suivi des règlements des factures impayées tout comme vous le faisiez dans Quicken. À partir de maintenant, entrez les nouvelles factures dans la fenêtre Entrer une facture à payer (QuickBooks configure automatiquement un nouveau compte fournisseur lorsque vous entrez une facture pour la première fois).
Dans toute autre version de Quicken, les documents informatifs expliquent la configuration des comptes créditeurs selon les méthodes de la comptabilité de caisse et de la comptabilité d'exercice dans Quicken. Si vous avez opté pour la méthode de la comptabilité de caisse dans Quicken, il est recommandé d'utiliser un compte bancaire et de rédiger des chèques postdatés. Par contre, si vous avez choisi la méthode de la comptabilité d'exercice, Quicken vous recommande d'utiliser un compte de passif divers.
Peu importe la méthode de comptabilité, la transition vers les comptes fournisseurs de QuickBooks s'effectue de la même manière.
■ Si vous rédigez des chèques postdatés pour effectuer le suivi des factures, traitez les chèques que vous avez déjà entrés de la même façon que dans Quicken.
■ Dans Quicken, si vous vous servez d'un compte de passif divers en tant que compte créditeur, celui-là deviendra un compte de passif divers à court terme.
Peu importe la méthode de comptabilité que vous utilisiez dans Quicken, entrez désormais les nouvelles factures dans la fenêtre Entrer une facture à payer. Cette fenêtre utilise les comptes fournisseurs pour effectuer le suivi de vos factures. Deux choix de configuration de ce compte s'offrent à vous :
■ Vous pouvez utiliser le compte de passif divers à court terme seulement pour les factures impayées actuelles et permettre à QuickBooks de configurer un nouveau compte fournisseur pour vous; ou
La première fois que vous utiliserez la fenêtre Entrer une facture à payer, un nouveau compte qui se nomme « Comptes fournisseurs » sera ajouté à votre plan comptable.
■ Vous pouvez déplacer les opérations du compte de passif divers à court terme vers un compte fournisseur (consultez la section ci-après).
Déplacer le compte de passif divers à court terme vers le compte fournisseur :
1
Dans Quicken, créez un rapport qui fournit le total des sommes que vous devez à chaque fournisseur. Sélectionnez la période du rapport Toutes les dates. Imprimez le rapport à titre de référence.2
Exécutez QuickBooks logiciel comptable.3
Dans le menu Activités bancaires, choisissez Écriture au journal.4
Effectuez les tâches suivantes à la première ligne :■ Dans le champ Compte, choisissez Comptes fournisseurs dans la liste déroulante.
■ Dans le champ Nom, choisissez le nom du fournisseur.
■ Dans le champ Crédit, inscrivez le solde d'ouverture. Vous aurez à saisir un solde pour chaque fournisseur.
5
Effectuez les tâches suivantes à la seconde ligne :■ Dans le champ Compte, choisissez Compte de passif divers à court terme dans la liste déroulante.
■ Dans le champ Débit, inscrivez le même montant que vous avez inscrit dans le champ Crédit.
6
Cliquez sur Enregistrer et fermer.Changer les bénéficiaires en fournisseurs dans QuickBooks
Déplacez les bénéficiaires (Quicken) de la liste Autres vers la liste de fournisseurs.
Vous devez également supprimer et entrer de nouveau les opérations mémorisées qui ont été converties à partir des comptes créditeurs de Quicken. Il en est ainsi parce que les comptes créditeurs de Quicken se transfèrent mal dans les comptes fournisseurs de QuickBooks.
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Le déplacement des noms de la Liste Autres vers d'autres listes
liste Autres
La suppression d'une opération mémorisée
opérations mémorisées, suppression
Les comptes fournisseurs de QuickBooks
comptes fournisseurs
Peut-on utiliser Quicken pour effectuer d'autres opérations?
Au cours de l'importation, QuickBooks ne modifie aucunement les données qui sont contenues dans le fichier original de Quicken. Par ailleurs, QuickBooks ne crée pas de lien entre le fichier Quicken et la nouvelle compagnie de QuickBooks. Ainsi, il vous est possible de continuer à utiliser votre fichier original dans Quicken.
Lorsque vous utilisez QuickBooks pour des raisons d'entreprise, nous vous conseillons de vous servir de Quicken pour la gestion de vos finances personnelles et des comptes de placements.
Voici une liste de certaines opérations financières personnelles qui s'effectuent uniquement dans Quicken :
■ Le suivi des placements
Quicken offre des fonctions qui vous permettent d'effectuer le suivi des placements et de créer des rapports. Par exemple, il met à jour la valeur marchande des cours d'actions les plus récents et crée des rapports de rendement total annuel moyen, des rapports de gains en capital et des rapport de revenus de placements.
■ L'amortissement des prêts hypothécaires
Chaque fois que vous inscrivez un remboursement de prêt, Quicken met à jour le nombre de paiements effectués et calcule le montant imputé sur le capital et sur les intérêts.
■ La création de rapports de finances personnelles
Quicken peut créer de nombreux rapports prédéfinis pour votre usage.
Il vous est déconseillé d'utiliser les services de télétraitement bancaire pour le même compte par l'entremise des deux logiciels.
Si vous effectuez le suivi d'un même compte à l'aide de Quicken et de QuickBooks, vous ne pouvez profiter des services de télétraitement bancaire que dans un seul pro- gramme. Par exemple, si vous essayez de faire des opérations de télétraitement bancaire pour le même compte au moyen des deux logiciels, vos opérations seront mal effectuées.
Importer et exporter
Importer à partir d'autres logiciels
QuickBooks peut importer des données à partir de certains programmes de comptabilité, tel Simple comptable® (versions 5.0, 6.0 et 7.0 seulement). Pour lancer l'Assistant
d'importation, dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, Importer, puis choisissez le programme depuis lequel vous désirez importer des données. Pour obtenir de l'aide, cliquez sur le bouton Aide.
Si vous utilisez QuickBooks Pro, vous pouvez importer les contacts de Microsoft Outlook ou de Symantec ACT et ce, à l'aide de quelques simples clics de la souris! (voir page 27).
Pour tout autre logiciel, QuickBooks importe les données sous format IIF (Intuit Interchange Format). Il s'agit là d'un type de fichier texte spécial (ASCII ) dont les en-têtes indiquent à QuickBooks le genre d'information contenue dans le fichier. (Notez que ce format diffère de celui des fichiers .QIF, qui sont générés par Quicken.)
Si vous souhaitez importer des données à partir d'un autre logiciel, créez un tout nouveau fichier IIF ou reformatez vos données actuelles afin de répondre aux normes des fichiers IIF.
Remarque: La création d'un tout nouveau fichier IIF ou la conversion de données provenant d'un autre logiciel de comptabilité en fichier IIF constitue une procédure plutôt complexe. Ne tentez pas d'exécuter cette procédure si vous n'avez pas d'expérience en programmation. Vous devez tout de même vous renseigner sur le format IIF afin de pouvoir exporter des listes et les retransférer dans QuickBooks (consultez la section ci-après).
Trasférer des listes entre les compagnies de QuickBooks
Vous pouvez transférer une liste (p. ex. la liste Client:projet) d'une compagnie de
QuickBooks à une autre en l'exportant d'abord dans un fichier IIF et en important le fichier IIF vers la nouvelle compagnie.
Remarque: Lorsque vous importez une liste dans une compagnie existante, QuickBooks remplace les entrées dupliquées par celles provenant du fichier d'importation.
Si vous importez des renseignements sur les clients ou fournisseurs depuis un fichier IIF, il faudra que vous modifiiez chaque client ou fournisseur, selon le cas, afin d'ajouter de l'information, telles les modalités de paiement. D'ailleurs, s'il existe des sommes à régler (clients ou fournisseurs), créez une facture à payer ou à recevoir qui indique le montant total dû.
Exporter dans un autre logiciel
Lorsque vous exportez une liste à partir de QuickBooks, cette dernière est automatiquement formatée en tant que fichier IIF. Par la suite, vous pourrez importer le fichier IIF dans des tableurs, des logiciels de traitement de texte, des programmes de base de données ou dans d'autres compagnies de QuickBooks.
Transférer des données dans Word, Excel, Outlook ou Symantec ACT!
Si vous utilisez QuickBooks Pro, l'exportation des données dans Microsoft Word ou dans Excel est très simple et vous pouvez synchroniser les contacts clients et ceux qui se trouvent dans Microsoft Outlook ou dans Symantec ACT!
■ Si Microsoft Word est votre logiciel de traitement de texte, le nom des clients, des four- nisseurs et des employés ainsi que les noms divers peuvent être incorporés dans des lettres.
■ Si vous vous servez de Microsoft Excel, vous pouvez exporter les renseignements sur les rapports de QuickBooks dans Excel en vue de les personnaliser et les filtrer davantage.
■ Si vous utilisez Outlook ou ACT!, vous pouvez synchroniser vos contacts avec Quick- Books.
Méthode Fonction Avantages Désavantages
Impression dans un fichier
Fait une copie dans un format reconnu par d'autres logiciels
Le fichier est reconnu par des tableurs ou des pro- grammes de traitement de texte.
Seules les listes et les rapports peuvent être imprimés dans un fichier.
QuickBooks ne recon- naît pas les fichiers imprimés dans un fichier.
Exportation Convertit les listes en fichier IIF - une entrée par ligne, une col- onne pour chaque champ
Il est possible de déplacer les listes vers d'autres compagnies de QuickBooks ou vers des bases de don- nées, des logiciels de traite- ment de texte ou des tableurs. De plus, vous pou- vez mettre à jour une liste et la retransférer dans Quick- Books.
QuickBooks n'exporte que les listes et non les opérations ou les rap- ports.
Exporter des données pour un comptable (Assistant comptable)
La fonction Assistant comptableMC permet à un comptable d'apporter des modifications à un fichier distinct de votre compagnie. Lorsque votre comptable utilise ce fichier, continuez à entrer vos opérations quotidiennes dans le fichier-maître. Une fois les modifications terminées, transférez-les dans le fichier-maître.
Quelles données peuvent être modifiées?
Il est vrai que la fonction Assistant comptable ne convient pas à tout le monde. Le comptable peut effectuer certains changements mais non pas tous.
Grâce à la fonction Assistant comptable, vous pouvez continuer à utiliser le fichier-maître de votre compagnie, c'est-à-dire le fichier principal de votre compagnie avec lequel vous créez la copie du comptable. Une fois les modifications terminées, transférez-les dans le fichier-maître.
Le tableau suivant dresse une liste des rajustements qu'un comptable peut et ne peut pas effectuer en utilisant l'Assistant comptable. La liste fournit également les restrictions qui s'appliquent à vous.
Vous
Votre comptable
À l'aide de l'Assistant comptable, créez une copie des données
pour votre comptable.
Utilisez votre fichier de compagnie pour l'enregistrement des
opérations quotidiennes.
Transférez les rajustements de votre comptable dans votre fichier de
compagnie.
Ouvre la copie du comptable.
Révise les données et les rajuste.
Enregistre les rajustements sur
disquette(s).
Votre comptable peut... Votre comptable ne
peut pas... Vous ne pouvez pas...
■ Afficher toutes les opérations existantes et les listes
■ Ajouter de nouveaux élé- ments au plan comptable, à la liste d'articles, aux rapports d'activités à venir et à la liste d'opérations mémorisées (les opérations écrites au journal général seulement)
■ Modifier le nom et le numéro des comptes
■ Modifier l'info fiscale ou l'information sur un compte dans une liste d'articles
■ Faire une écriture au journal général
■ Concilier les nouvelles opéra- tions
■ Rajuster la valeur ou la quan- tité des articles en stock
■ Créer des rapports
■ Modifier temporairement les préférences
■ Créer, ajuster et imprimer les formulaires PD7A, T4 et le relevé 1
■ Imprimer les formulaires T4A
■ Entrer une opération autre qu'une écriture au journal général
■ Mémoriser une opération autre qu'une écriture au jour- nal général
■ Modifier ou supprimer une opération existante, y compris un chèque de paye
■ Réorganiser les listes (déplacer les éléments, faire d'un élément un sous-élé- ment)
■ Renommer un compte ou un article
■ Rendre un article inactif
■ Modifier le nom des articles dans une liste d'articles
■ Rajuster un engagement sala- rial
■ Modifier les opérations de livre de paye des employés
■ Exporter une modification dans les préférences
■ Mémoriser un rapport
■ Rendre un article habituelle- ment non stocké en article d'inventaire.
■ Fusionner un nouvel article d'inventaire et les articles d'inventaire existants.
■ Ajouter des éléments à la liste des éléments de paye
■ Entrer ou modifier des opéra- tions de configuration des cumuls annuels du livre de paye
■ Supprimer un article de la liste d'articles
■ Réorganiser les listes (déplacer les éléments, faire d'un élément un sous-élé- ment)
Comptables seulement :
l'utilisation de la copie du comptable
Le fichier créé à partir du fichier-maître constitue une version compressée d'un fichier de compagnie spécial. Avant d'utiliser le fichier pour la première fois, décompressez-le.
Remarque: Si votre client a configuré des utilisateurs et mots de passe, vous devez connaître le nom d'utili- sateur et mot de passe qu'il vous a attribués.
Si vous tentez d'enregistrer une modification interdite, QuickBooks vous signale que le changement ne peut pas être enregistré dans la copie du comptable.
Si la date et l'heure de votre ordinateur sont antérieures à la date et à l'heure où votre client a créé la copie du comptable, celle-ci ne s'ouvrira pas.
Pour corriger cette erreur, vous aurez d'abord à déterminer lequel des deux ordinateurs affiche la date et l'heure inexactes. Ensuite, modifiez les renseignements et rouvrez la copie. Il serait peut-être nécessaire que le client annule la copie originale du comptable et en crée une nouvelle.
C h a p i t r e 3
Le présent chapitre vous informe des renseignements qu'il faudra rassembler avant de passer à l'Entrevue EasyStep. Suite à ce chapitre, vous serez en mesure de configurer votre compagnie dans QuickBooks.
CHAPITRE 3Configurer une
nouvelle compagnie
C o m m e n t
c o n f i g u r e r m o n e n t r e p r i s e d a n s Q u i c k B o o k s ?
Décisions à prendre avant de commencer
32
Commencer l'Entrevue EasyStep
41
Choisir une date de début
36
Renseignements à rassembler
38
L'Entrevue EasyStep
43
Dernières étapes de la
configuration
62
Points à
examiner suite à la configuration
67
Décisions à prendre avant de commencer
Dans QuickBooks, le «fichier de la compagnie» contient tous les dossiers financiers d'une entreprise. Avant de pouvoir utiliser QuickBooks, vous devrez fournir les renseignements essentiels à la configuration du fichier de votre compagnie.
Trouver un conseiller QuickBooks
Conseil : Les comptables et conseillers professionnels peuvent vous aider à configurer le fichier de votre compagnie. Pour mieux vous servir, Intuit Canada vous donne accès à une base de données par l’entreprise du Programme de conseillers Intuit. Si vous voulez devenir conseiller Intuit ou si vous en cherchez un, consultez le site Web de QuickBooks
(http://www.intuit.com/canada/quickbooks/fr/).
Dois-je configurer chacune de mes entreprises de façon distincte?
L'Agence des douanes et du revenu du Canada (anciennement Revenu Canada) exige que vous déclariez tous les revenus et dépenses de chaque entreprise que vous exploitez. Aux fins de l'impôt sur le revenu, il vaut mieux configurer une compagnie distincte dans QuickBooks pour chaque entreprise qui doit soumettre une déclaration de revenus.
Par exemple, si vous possédez deux boutiques et que vous soumettez une déclaration de revenus distincte pour chacune de ces entreprises, vous devrez configurer deux fichiers de compagnie dans QuickBooks. Cependant, si vous exploitez une entreprise agricole dont les activités principales sont la culture du blé et l'élevage de porcs, et que vous ne soumettez qu'une seule déclaration de revenus à l'égard de ces activités, il vous suffit de configurer un seul fichier de compagnie dans QuickBooks.
Si vous exploitez une seule entreprise mais que vous devez effectuer le suivi de plusieurs secteurs, configurez un seul fichier de compagnie dans QuickBooks et utilisez les catégories.
Les catégories constituent un moyen de classer les revenus et dépenses à l'intérieur même d'un compte de produits ou de charges. Par exemple :
Utilisez les catégories pour effectuer le suivi des éléments ci-dessous
Exemples d'entreprises
Chefs de publicité Publicité, services de consulta-
tion
Associés Cabinets d'avocats, services de
consultation Construction (chantier, ciment, maçonnerie, et ainsi de
suite)
Entrepreneurs en construction
Départements Entreprises budgétisant selon
les départements; détaillants
Configurez des sous-catégories pour les catégories existantes s'il vous est nécessaire de rassembler les données d'une catégorie au moyen de sous-catégories dans vos rapports.
Dois-je m'y connaître en comptabilité?
Avec QuickBooks, vous n'avez pas besoin de vous y connaître en comptabilité. Veuillez noter cependant que le programme a souvent recours à des expressions financières courantes.
Votre plan comptable
Lorsque vous vous occupez des livres comptables d'une compagnie, vous effectuez le suivi des profits et pertes et de la façon dont vous placez vos revenus et acquittez vos dépenses.
Vous suivez ce flux financier au moyen de comptes. Une liste de tous ces comptes constitue votre plan comptable.
Actif
L'actif tient compte des biens que vous possédez et des montants que l'on vous doit. Ces montants représentent vos comptes clients. QuickBooks crée des comptes clients pour effectuer le suivi des l'argent que l'on vous doit.
L'actif de votre compagnie peut également inclure les comptes de chèques, les comptes d'épargne, la petite caisse, l'actif à long terme (par exemple, l'équipement ou les camions), l'inventaire, les comptes de réserve (qui contiennent les fonds provenant de clients mais que vous n'avez pas encore déposés).
En créant le fichier de votre compagnie dans QuickBooks, bien que les comptes de chèques, d'épargne et de petite caisse constituent l'actif de votre compagnie, vous devez les
configurer à titre de compte bancaire.
Fonds
Vous pouvez commencer avec deux catégories princi- pales (fonds affectés et non affectés). Ces fonds devien- dront par la suite des sous-catégories d'une catégorie principale.
Organismes à but non lucratif, groupes religieux
Emplacements de l'entreprise Restaurants, détaillants, entreprises offrant des services Fabricants ou lignes de produits Distributeurs, représentants en
fabrication, agents de vente
Pour en savoir plus sur ... Rechercher l'index d'Aide ...
L’ajout de catégories et sous- catégories
catégories, ajout de Utilisez les catégories pour effectuer le suivi des éléments ci-dessous
Exemples d'entreprises
Passif
Le passif représente les sommes que votre compagnie doit aux autres. Le suivi de ces montants s'effectue dans les comptes de passif. Par exemple, le passif peut inclure
■ un prêt bancaire,
■ la taxe de vente que vous percevez de vos clients mais que vous devez au gouvernement, ou
■ les sommes que vous retenez sur le salaire des employés et que vous devez à l'ADRC.
QuickBooks crée un compte fournisseurs pour effectuer le suivi de l'argent que vous devez aux autres sous forme de factures à payer. En créant le fichier de votre compagnie dans QuickBooks, bien que les factures à payer constituent un passif, vous devez les configurer à titre de comptes créditeurs (comptes fournisseurs).
Capital
Le capital représente la différence entre ce que vous possédez (votre actif) et ce que vous devez (votre passif). Si vous disposiez de votre actif entier aujourd'hui et que vous acquittiez vos dettes au moyen du produit de la disposition des biens, le montant qu'il vous resterait constituerait votre capital :
Capital = Actif – Passif
Vu que le capital représente le montant qu'il vous reste suite à l'acquittement de vos dettes, il reflète l'état financier de votre entreprise. Le capital provient de trois sources :
■ L'argent que les propriétaires investissent dans leur compagnie
■ Le profit net résultant de l'exploitation de l'entreprise au cours de la période comptable courante
■ Les bénéfices non répartis, ou les bénéfices nets d'une période comptable antérieure, qui n'ont pas été répartis entre les propriétaires.
En tant que propriétaire, vous pouvez également retirer des fonds de l'entreprise. De tels retraits réduisent bien sûr le capital de l'entreprise.
Si vous exploitez une entreprise à propriétaire unique (si l'entreprise n'existe et ne produit un rendement que grâce à vos efforts), vous pouvez vérifier la valeur de votre capital en créant un rapport de bilan.
Rapports qui mesurent le rendement d'une entreprise
Les rapports dont les comptables et les agents financiers tiennent compte en général lorsqu'ils souhaitent vérifier le rendement d'une entreprise sont les suivants : le bilan, l'état des résultats et l'état de la trésorerie.
Le bilan
Le bilan vous donne un aperçu financier de votre compagnie à une date précise. Il indique :
■ Votre actif (ce que vous détenez).
■ Vos comptes clients (ce que l'on vous doit).
■ Votre passif et vos comptes fournisseurs (les sommes que votre entreprise doit).
■ La valeur nette de votre entreprise (votre capital).
L'état des résultats
L'état des résultats indique vos revenus, vos dépenses, ainsi que les profits ou pertes nets (c'est-à-dire, les revenus moins les dépenses). Il résume les résultats de votre entreprise par catégories (les revenus d'abord, puis les dépenses).
L'état de la trésorerie
L'état de la trésorerie indique les montants qui vous ont été versés ou les paiements que vous avez effectués au cours d'une période comptable précise.
Quelle méthode de comptabilité dois-je utiliser?
Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice
Il existe deux méthodes courantes de comptabilité : de caisse ou d'exercice. La méthode que vous choisirez d'utiliser pour gérer la comptabilité de votre entreprise déterminera la façon dont vous aurez à déclarer vos résultats dans votre déclaration de revenus.
Une fois que vous aurez effectué votre choix, il est généralement déconseillé de passer d'une méthode à l'autre. Il vous est cependant possible de créer des rapports selon l'une ou l'autre méthode, sans que ceci touche la méthode de comptabilité que vous avez choisie.
QuickBooks crée par défaut des rapports selon la méthode de comptabilité d'exercice. Si vous voulez que vos rapports soient créés selon la méthode de comptabilité de caisse (à l'exception des rapports d'opérations), recherchez les mots suivants dans l'index de l'Aide : Rapports, comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice.
L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) exige que les entreprises qui perçoivent la TPS (à l'exception des agriculteurs, des
pêcheurs, et de certaines autres entreprises) déclarent leurs revenus selon la méthode de comptabilité d'exercice.
Veuillez consulter votre comptable ou vérifier auprès de l'ADRC avant d'effectuer votre choix.
