Encore désigné par l’appellation de "tri complexe", un tri avancé permet de réaliser un tri sur plusieurs colonnes non contiguës sans tenir compte de l’ordre des colonnes dans la feuille de données.
1 Affichez la table en mode Feuille de données.
2 Cliquez sur le bouton Options de filtre avancé du groupe Trier et
filtrerde l’onglet Accueil puis sur Filtre/tri avancé.
Figure 2.58 : L’application d’un tri avancé, depuis le groupe Trier et filtrer
Un nouvel onglet, portant le nom de la table suivi de la mention
Filtre1, apparaît à droite de l’onglet affichant le nom de la table (le nouvel onglet porte ainsi le nom ContactsFiltre1, par exemple).
La fenêtre Filtre
Comme vous pourrez le constater lorsque vous aurez découvert les requê-tes, plus loin dans cet ouvrage, cette fenêtre montre que le fonctionnement d’un filtre est très proche de celui d’une requête appliquée sur une table unique.
L’interface peut vous paraître un peu déroutante si c’est la première fois que vous la rencontrez.
Les champs de la table à trier sont affichés dans la partie supérieure de la fenêtre. Dans la partie inférieure, la ligne Champ permet de désigner les champs sur lesquels vous voulez travailler. Il est bien entendu possible de modifier le champ en utilisant la liste dérou-lante.
Les lignes suivantes vous permettent de choisir l’action à effectuer :
j la ligne Tri définit l’ordre du tri sur le champ (croissant, décroissant ou non trié) ;
j la ligne Critères indique, quant à elle, le filtre éventuel qui sera appliqué, si vous souhaitez, par exemple, afficher uniquement les clients dont le code postal est 54000 et si vous travaillez sur le champ CodePostal ;
j la ligne Ou vous permet d’ajouter des critères sur ce champ, par exemple si vous souhaitez afficher les clients dont le code postal est 54000, ainsi que ceux dont le code postal est 75000.
Les opérateurs logiques ET et OU
Les ordinateurs n’accordent pas la même signification aux opérateurs logiques que les êtres humains, lorsqu’ils dialoguent en langage courant. Ainsi, en langage usuel, si vous parlez des habitants de Nancy et de Paris, vous pouvez dire à votre interlocuteur : "Affiche les personnes de Nancy et de Paris." Si vous dites la même chose à un ordinateur, vous serez peut-être surpris de constater qu’il affiche une liste vide. Un système informatique (ou électronique) n’accorde en effet pas la même signification aux mots. Pour lui, le mot "et" prend la signification définie en algèbre de Boole (célèbre mathé-maticien). L’ordinateur interprète donc votre phrase ainsi : "Affiche les per-sonnes dont la ville est à la fois Nancy et Paris." Une personne ne pouvant habiter à la fois les deux villes, aucun enregistrement ne répond à la condi-tion, et le résultat est une liste vide.
Les opérateurs logiques permettent de lier des propositions qui sont des affir-mations vérifiables : la proposition6 = 3 + 3implique la valeurVrai, alors que la proposition14 < 7implique une valeur faux(en algèbre de Boole,
vraietfauxsont les deux seules valeurs que peut prendre une proposition). Dans l’exemple précédent, vous devez traduire la phrase par "Affiche les personnes dont la ville est Nancy ou celles dont la ville est Paris."
Il vous reste à définir les paramètres du tri avancé dans l’onglet du tri avancé.
3 Cliquez dans la ligne Champ de la première colonne, puis
choisis-sez sur la liste qui apparaît le champ sur lequel le premier tri sera effectué. De même, choisissez Croissant ou Décroissant sur la liste
Tri.
4 Répétez l’opération dans les colonnes suivantes, autant de fois
qu’il est nécessaire pour définir l’ordre de priorité des colonnes dans le tri (la priorité est définie par l’ordre de lecture des colon-nes, de gauche à droite) (voir Figure 2.60).
5 Cliquez sur le bouton Appliquer le filtre du groupe
Trier et filtrerde l’onglet Accueil ou cliquez du bouton droit dans l’onglet du tri avancé puis choisissez Appliquer le filtre/tri dans le menu qui apparaît pour visualiser le résultat dans la feuille de données.
Le résultat est obtenu dans l’onglet de la table affichée en mode Feuille de données.
6 Si vous désirez modifier le tri avancé, cliquez sur l’onglet du tri
avancé ou cliquez à nouveau sur le bouton Options de filtre avancé du groupe Trier et filtrer de l’onglet Accueil puis sur Filtre/tri avancé.
Supprimer un tri défini dans l’onglet filtre
Pour effacer tous les paramètres définis dans l’onglet du tri avancé, cliquez sur le bouton Options de filtre avancé du groupe Trier et filtrer de l’onglet Accueil puis sur Effacer la grille.
Vous pouvez également cliquer du bouton droit dans l’onglet du tri avancé puis choisir Effacer la grille dans le menu qui apparaît.
Une troisième méthode consiste à utiliser le bouton Effacer tous les tris du groupe Trier et filtrer, proposé dans l’onglet Accueil du Ruban en mode Feuille de données.
7 Pour fermer l’onglet de définition du tri avancé, cliquez sur son
bouton Fermer, symbolisé par une croix en haut et à droite de l’onglet (ou cliquez du bouton droit dans l’onglet de définition du tri et choisissez Fermer dans le menu contextuel qui apparaît).
Figure 2.60 : Ce tri avancé utilise deux colonnes
Enregistrement des tris avancés
Lorsque la feuille de données est fermée, Access vous propose d’enregis-trer les modifications effectuées. Si vous répondez par l’affirmative, le filtre définissant le tri est enregistré et il vous est possible de le retrouver à la prochaine ouverture de la table en mode Feuille de données, en cliquant sur le bouton Options de filtre avancé puis Filtre/tri avancé du groupe Trier et filtrer de l’onglet Accueil.
Les limites du tri s’arrêtent là ou celles du filtre commencent. En effet, l’onglet du filtre, utilisé dans cette section, autorise la saisie de critères, qui sont des paramètres restrictifs limitant le nombre d’en-registrements affichés.
La différence entre tris et filtres apparaît nettement : les premiers changent l’ordre d’affichage des enregistrements de la table alors que les seconds limitent le nombre de lignes de la table affichées, selon des critères de sélection.
Vous trouverez plus loin un descriptif du mode opératoire à utiliser dans un filtre avancé (paramétré dans l’onglet du filtre) dans lequel les actions des tris et des filtres sont combinées afin d’extraire certaines données d’une table, en leur appliquant un ordonnance-ment spécifique.