Cette méthode permettant de créer une table est le mode Feuille de données. Il n’est ici pas nécessaire d’exécuter l’étape de création de la structure de la table. Étonnant, puisque l’on sait qu’il n’est pas possible de saisir des données dans une table dont la structure n’a pas été définie. En réalité, Access attribue des noms de champs par défaut aux colonnes de la table (Champ1, Champ2, etc.). Les types de champs sont également décidés par Access en fonction des premiè-res valeurs saisies (la saisie de la chaîne de caractèpremiè-res Durand, par exemple, déclenche automatiquement l’emploi du type Texte, alors que la valeur 832 entraîne, elle, la création d’un champ de type
Numérique). Ce mode offre l’avantage de permettre la saisie immé-diate d’informations dans une table qui n’a pas encore été créée, mais il vous faudra de toute façon renommer vos champs (à moins que vous ne souhaitiez travailler avec des noms de champs aussi peu significatifs que Champx…). De plus, ce mode incite à la saisie "tête baissée" des informations, sans grande réflexion sur la structure des tables. Or, vous savez maintenant qu’il est préférable de réfléchir posément à cette structure. Retenez que ce mode est utile lorsque des informations appartenant toutes à un même sujet (donc faisant l’objet d’une seule table) doivent être enregistrées rapidement. Le tableau ci-après montre les données du sujet qui pourra ici servir d’exemple : les informations relatives aux maisons d’éditions des disques.
Tableau 1.10 : Exemple de données du sujet des maisons d’édition de disques
noediteur nom adresse cp ville
Tableau 1.10 : Exemple de données du sujet des maisons d’édition de disques
noediteur nom adresse cp ville
2 Le papillon indomptable 137, rue des Ponts 69000 Lyon 3 La puce électrique 1 ter, rue Marguerite 34000 Bordeaux 4 Décibel’s 8, place de la Victoire 75010 Paris
La table correspondante aura donc la structure suivante :
Tableau 1.11 : Structure de la table Maisons d’édition de disques correspondant au sujet
Nom de champ Type de données Description
noediteur NuméroAuto Numéro de l’éditeur
nom Texte Nom de l’éditeur
adresse Texte Adresse de l’éditeur
cp Texte Code postal de l’éditeur
ville Texte Ville de l’éditeur
Vous allez à nouveau utiliser la base de données Gestion des
disque-s.accdb.
1 Assurez-vous que la base est ouverte.
2 Cliquez sur l’onglet Créer puis sur Table du groupe Tables, présenté dans le Ruban.
La table Table1 est affichée en mode Feuille de données, initialement composée des colonnes N° et Ajouter un nouveau champ.
3 Saisissez dans la première cellule de la colonne Ajouter un
nou-veau champ la donnée BGB. Utilisez les touches [˜] ou [Ä] pour passer à la colonne suivante.
La colonne prend le nom Champ1 après validation de la saisie de la première donnée dans la colonne.
Figure 1.67 : La nouvelle table, à sa création, en mode Feuille de données
Figure 1.68 : Access affecte un nom générique au champ
Création de la clé primaire
Vous serez peut-être surpris de constater que le descriptif du mode opé-ratoire qui suit ne commence pas par la saisie d’une première colonne (actuellement nommée N° et qui sera renommée à terme noediteur) corres-pondant au premier champ qui constitue la clé primaire utilisée dans la table. En effet, celle-ci est générée automatiquement par Access 2010 lors de la saisie des données.
Les champs manquants vont maintenant être créés, après chaque validation des données ajoutées dans la colonne Ajouter un nouveau
champ, qui est déplacée vers la droite à chaque ajout d’une nouvelle colonne.
4 Comme vous l’avez fait dans la colonne Champ1, saisissez dans la
troisième colonne la donnée 35, boulevard Charlemagne. Saisissez de même dans la colonne suivante la donnée 75019. Saisissez la donnée Paris dans la dernière colonne qui constituera la table. Les champs Champ2, Champ3 et Champ4 ont été créés automatique-ment après validation des données dans la colonne Ajouter un
nou-veau champ.
5 Vous pouvez de même ajouter quelques enregistrements
complé-mentaires (correspondant aux lignes du tableau décrivant les don-nées du sujet).
Les noms des en-têtes de colonnes (Champ1, Champ2, Champ3,
Champ4) ne sont pas significatifs. Il est préférable de les renommer.
6 Cliquez du bouton droit sur le nom de la colonne, Champ1.
Choi-sissez Renommer le champ dans le menu contextuel qui apparaît (voir Figure 1.70).
Le nom de la colonne est affiché en vidéo inversée et s’aligne à gauche dans sa zone.
7 Saisissez nom au lieu de Champ1. Renommez de la même manière
les trois autres colonnes, avec les noms respectifs adresse, cp et ville(voir Figure 1.71).
Figure 1.69 : La saisie des données de la première ligne de la table Maisons d’édition de disques en mode Feuille de données
Pour étudier la structure de la table, il est nécessaire de passer en mode Création.
8 Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Accueil, sur Affichage et sur Mode Création.
Access vous propose d’enregistrer la table au moyen de la boîte de dialogue Enregistrer sous.
9 Saisissez le nom Maisons d’édition de disques dans la zone Nom de
la tablede la boîte de dialogue.
Figure 1.70 : La colonne Champ1 va être renommée
Figure 1.71 : Les nouveaux en-têtes de colonnes de la table des maisons de disques
Access affiche maintenant la structure de la table. Les noms des
colonnes précédemment renommées apparaissent désormais
comme des noms de champs. Les types de données des champs ont été déterminés automatiquement par Access selon les données sai-sies. Remarquez la clé primaire sur la première ligne. Elle est de type
NuméroAutoet porte le nom N° (vous pouvez éventuellement renom-mer ce champ en noediteur, si vous souhaitez rester fidèle à la définition exacte du sujet).
10 Vérifiez la structure de la table générée automatiquement par
Access et corrigez éventuellement le type des champs, notam-ment le champ cp qui doit être de type Texte pour pouvoir recevoir des données telles que 05000 sans que le premier caractère, non significatif dans un champ numérique, soit supprimé. Fermez la fenêtre du mode Création en cliquant sur son bouton Fermer, situé en haut et à droite.
Figure 1.73 : La saisie du nom de la table, lors de son enregistrement