Comme sont nom l’indique, le mode Création permet de "créer", c’est-à-dire de définir un objet. Il ne s’applique pas seulement aux tables : il est employé pour la construction des formulaires, des états et des requêtes par exemple. Une fois l’objet créé, il peut être exé-cuté (le terme généralement usité sur Access est "ouvrir").
Vous allez donc maintenant créer votre première table. Elle sera modélisée sur le sujet des disques.
La création de la structure d’une table est une étape obligatoire avant la saisie des données. La table étant un "réceptacle" d’informations, vous allez définir les champs qui collecteront les renseignements de manière structurée.
Bien qu’Access dispose d’un mode permettant de créer une table en entrant des données qui permet de se dispenser de l’étape de créa-tion de la structure de la table, il est conseillé de ne pas y avoir recours, dans un premier temps du moins, pour deux raisons :
j la première est d’ordre pédagogique. Ce mode donne l’illusion que la création de la structure de la table est facultative car une grille de saisie est affichée et qu’elle s’apparente fort à une feuille de calcul Excel. Le risque d’une confusion entre les deux familles de logiciels (bases de données et tableurs) est alors important ;
j la seconde raison est que le travail qui n’a pas été réalisé au début doit l’être à la fin. Des noms de champs sont créés arbitrairement par Access (Champ1, Champ2, etc.). Il en va de même pour les types des champs (texte, numérique, etc.). Il est donc, dans ce cas, nécessaire de reprendre la définition de ces paramètres par la suite.
Le mode Création est le mode le plus fréquemment employé car il est le plus polyvalent. C’est à lui que vous aurez recours dans la majorité des cas. Il vous permet de définir l’intégralité de la structure de la table, d’ajouter, de supprimer ou de personnaliser les champs qu’elle renferme.
Le tableau ci-après montre la structure de la table à créer :
Tableau 1.8 : Structure de la table Disques
Champ Type de données Description
nodisque NuméroAuto Numéro du disque titre Texte Titre du disque datesortie Date/Heure Date de sortie du disque
theme Texte Thème musical du disque (blues, classique, jazz, métal, pop, rap, rock, rythm and blues, variété, soul)
type Texte Type du disque (CD-ROM, DVD, vinyle) prix Monétaire Prix du disque
Procédez ainsi :
1 Créez une nouvelle base de données vide, par l’onglet Fichier puis Nouveau/Base de données vide/Créer. Enregistrez-la sous le nom Gestion des disques.accdbpar Fichier/Enregistrer la base de données
sous, après avoir accepté la fermeture des objets de la base, proposée dans la boîte de dialogue Microsoft Access qui apparaît.
Avertissement de sécurité
Access peut afficher un message d’avertissement de sécurité, indiquant que du contenu actif a été désactivé, afin de prévenir d’éventuels risques potentiels liés aux virus, lorsque la base de données renferme du code VBA notamment. Si un tel message est affiché, cliquez sur le bouton Activer le contenu, proposé à droite du message de sécurité.
2 Cliquez sur l’onglet Créer puis sur le bouton Création de table du
groupe Tables, présenté dans le Ruban.
L’onglet Table1 apparaît en mode Création.
Vous allez utiliser autant de lignes que vous devez créer de champs. La définition d’un champ est effectuée par :
j la saisie de son nom dans la première colonne ; Figure 1.60 : L’avertissement de sécurité
Figure 1.61 : Le groupe Tables
j la saisie d’une description, facultative mais utile lorsque de nom-breux champs sont manipulés, dans la troisième colonne ;
j la personnalisation éventuelle de ses propriétés dans la partie inférieure de la fenêtre.
La première ligne du tableau précédent, qui décrit le numéro unique utilisé pour identifier un disque dans la table des disques, vous servira d’exemple d’illustration de la création d’un champ.
3 Saisissez le nom du premier champ dans la première cellule de la
colonne Nom du champ, par exemple nodisque.
Règles à respecter pour les noms des champs
Chaque nom doit être unique dans une table (deux champs ne peuvent porter le même nom).
Bien que les espaces et les accents soient autorisés, il est recommandé de ne pas y avoir recours. Les noms de champs seront en effet peut-être utilisés ultérieurement dans du code, écrit dans un langage de program-mation, voire avec d’autres tables de caractères, dans d’autres langues. Il sera alors beaucoup plus facile d’utiliser des noms de champs n’employant ni caractères spécifiques à la langue française, ni espaces. Si la consonance et l’orthographe des noms vous paraissent inadéquates pour une présen-tation à des utilisateurs de la base, n’ayez aucune inquiétude : les noms des champs ne seront pas vus par les utilisateurs dans vos applications car vous pouvez les remplacer par les libellés de votre choix dans les formu-laires et dans les états.
Dans cet exemple, vous devez disposer d’un identifiant unique pour chaque disque. Afin d’éviter les risques de saisies de doublons, vous utiliserez un type de données géré automatiquement par Access et dédié à cet emploi : le type NuméroAuto.
Par défaut, le type de données proposé est Texte.
4 Choisissez le type de données du champ dans la deuxième
co-lonne en déroulant la liste Type de données et en sélectionnant
NuméroAuto.
Le type de données NuméroAuto
Vous aurez recours à ce type de données très fréquemment pour générer automatiquement un numéro unique dans un champ (le numéro est incré-menté chaque fois qu’un nouvel enregistrement est ajouté dans la table). L’unicité des numéros générés et l’incrémentation automatique du numéro font du type de données NuméroAuto une solution idéale pour la création des clés primaires dans une table (l’utilisation des clés primaires est décrite plus loin dans cet ouvrage).
Les types de données
Le choix du type de données est important car Access ne réalisera pas les mêmes traitements d’un type de données à un autre. Un champ de type texte pourra, par exemple, être converti en majuscules alors qu’un champ de type numérique pourra être additionné à un autre.
La liste Type de données propose un nombre important d’éléments, correspondant à des types de données différents auxquels vous pouvez avoir recours, en fonction des données que vous souhaitez enregistrer dans le champ. Le tableau ci-après décrit ces types de données :
Tableau 1.9 : Les types de données d’un champ
Type de données Définition
Texte Ce type de champ est utilisé pour stocker des chaînes de caractères ou des combinaisons de caractères et de chiffres. Il s’agit du type de champ le plus couramment employé, pour enregistrer des informations telles que des noms ou des prénoms de personnes. Les champs de type Texte ne permettent pas les calculs (si un montant hors taxe y est saisi, il ne sera pas possible d’utiliser sa valeur pour déterminer le montant toutes taxes comprises par exemple). Ce type de champ auto-rise jusqu’à 255 caractères (cette valeur maximale peut être réduite).
Tableau 1.9 : Les types de données d’un champ
Type de données Définition
Mémo Ce type de champ, qui autorise la saisie d’un nombre de caractères allant jusqu’à 65 535, est idéal pour l’enregistrement de grandes chaî-nes de caractères. Les champs Mémo se présentent comme de peti-tes zones de texte dans lesquelles les retours à la ligne sont possibles. Ils sont parfaitement adaptés à l’enregistrement de commentaires li-bres.
Numérique Ce type de champ est utilisé pour l’enregistrement des données numé-riques, sur lesquelles des calculs peuvent être effectués (pour les cal-culs monétaires, préférez-leur le type Monétaire, dédié à cet usage). Date/Heure Ce type de champ est adapté à la saisie des dates et des heures. Monétaire Ce type de champ doit être employé pour stocker des valeurs
monétai-res. Il empêche l’arrondissement au chiffre supérieur qui peut avoir lieu lorsque des calculs sont effectués.
NuméroAuto Ce type de champ génère un numéro unique, incrémenté automatique-ment. Les champs de type NuméroAuto sont très souvent employés pour constituer des champs renfermant des clés primaires dans les tables.
Oui/Non Ce type de champ est utilisé pour stocker des valeurs booléennes comme oui/non ou encore vrai/faux.
Objet OLE Ce type de champ est utilisé pour stocker des objets OLE tels que des documents Word ou des feuilles de calcul Excel, des images, ou en-core des sons.
Lien hypertexte Ce type de champ est utilisé pour stocker des liens hypertextes poin-tant vers d’autres applications ou des pages Internet.
Pièce jointe Ce type de champ permet de stocker des fichiers tels que des photos, des fichiers Office, ainsi que tous les fichiers pouvant être enregistrés au format binaire.
Calculé Ce nouveau type de champ permet d’afficher une valeur calculée à partir d’autres données de la même table.
Assistant Liste de choix
Il ne s’agit pas à proprement parler d’un type de champ. Cette option, proposée sur la liste Type de données, lance un Assistant permettant la création facile d’une fonctionnalité qui propose une liste de valeurs ou qui récupère une valeur dans une autre table.
Fonctionnement de la numérotation automatique
Lors de la saisie, Access gère automatiquement l’incrémentation des champs de type NuméroAuto, de façon irréversible. Si vous supprimez un enregistrement dans la table ou si vous interrompez la saisie de l’enregistre-ment en cours avec la touche[Échap], le numéro qui avait été utilisé dans cet enregistrement ne le sera plus jamais.
Si une table contient dix enregistrements et que vous supprimiez le dernier, qui porte le numéro automatique 10, le nouvel enregistrement ajouté portera le numéro 11. Vous passerez donc de l’enregistrement 9 à l’enregistrement 11.
Le numéro 10 ne sera plus jamais utilisé par Access. Ce principe assure l’unicité du numéro qui vous sera fort utile lorsque vous établirez des rela-tions entre les tables.
Bien que l’utilisation de la zone Description soit facultative, il est recommandé de toujours la remplir. En effet, une table bien com-mentée est beaucoup plus facile à utiliser, et le contenu de cette zone apparaît dans la barre d’état, lors de la saisie des informations dans le champ.
5 Saisissez la description du champ dans la troisième colonne, par
exemple Numéro du disque.
La taille maximale de la zone Description
La taille de la zone Description est limitée à 255 caractères.
6 Utilisez cette même méthode pour définir chaque champ de la
table.
Figure 1.65 : La saisie de la description du champ
Les propriétés des champs peuvent être personnalisées. Les opéra-tions qui sont effectuées dans les zones contenues sous les deux onglets apparaissant en bas de l’onglet de la table seront décrites plus loin dans cet ouvrage.