Le droit à communication du dossier médical n’est pas illimité dans le temps. L’obligation de conserver les données médicales du patient ne s’impose à l’établissement que pendant une durée déterminée, pour des raisons matérielles évidentes.
Au terme de cette période, le dossier peut être détruit.
Durée de conservation
La réglementation applicable aux archives hospitalières prévoit une durée minimale de conservation des informations médicales, qu’il s’agisse de documents « papier », informatisés ou constitués sur un autre support.
L’établissement public de santé, qui dispose de la possibilité, à compter de l’expiration du délai réglementaire de conservation des dossiers, de les détruire1 n’en est pas moins tenu de les communiquer si leur conservation s’est maintenue au-delà de ce délai : le fait que les dossiers ou informations aient été versés aux archives compte tenu de leur intérêt médical2 scientifique, statistique ou historique ne modifie en rien leur régime de communication3.
Depuis le décret du 4 janvier 20064, l’article R. 1112-7 du Code de la santé publique précise que le dossier médical est conservé pendant une durée de 20 ans à comp-ter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l’établissement ou de la dernière consultation externe en son sein5.
Lorsqu’en application de ces dispositions, la durée de conservation du dossier s’achève avant le 28ème anniversaire de son titulaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu’à cette date6. Le dossier du mineur est donc conservé au moins jusqu’à ses 28 ans, sauf en cas de décès.
Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l’établissement, le dossier doit être conservé pendant une durée de 10 ans à compter de la date du décès.
Ces délais sont suspendus par l’introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant à mettre en cause la responsabilité médicale de l’établissement de santé ou de professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l’établissement.
Les dossiers conservés pour des raisons scientifiques, statistiques ou historiques sont librement communicables à compter d’un certain délai (v. p. 33).
Les cas particuliers
Des dispositions spécifiques s’appliquent aux documents relatifs aux transfusions sanguines : la mention des actes transfusionnels pratiqués et, le cas échéant, la copie de la fiche d’incident transfusionnel devant figurer dans le dossier médical7 doivent y être conservés pendant une durée de 30 ans8.
Une instruction ministérielle9 recommande aux établissements de santé de réserver un classement particulier à ces informations s’ils souhaitent pouvoir éliminer les autres éléments du dossier médical à l’issue du délai de droit commun sans avoir à procéder à de longues opérations de tri.
D’autres documents relèvent de durées de conservation spécifiques. Ainsi :
- en assistance médicale à la procréation (AMP) : 40 ans pour le dossier médical du donneur de gamètes (v. p. 85) ;
- en recherche biomédicale : 10, 15 ou 30 ans (v. p. 145-146).
Les informations contenues dans les registres de destination des corps10 sont conservées 50 ans à compter de la date de décès.
Notes du chapitre 20
1- Art. R. 1112-7, C. santé publ. : l’élimination s’effectue selon une procédure précise et notamment l’établis-sement d’un procès-verbal de destruction, v. Arr. interministériel. du 11 mars 1968. Instruction interminis-térielle DHOS/E1/DAF/DPACI n° 2007-322 du 14 août 2007 relative à la conservation du dossier médical.
2- L’élimination des dossiers relève en effet d’une décision du directeur, après avis notamment du médecin responsable de l’information médicale (DIM) (art. R. 1112-1, C. santé publ.). Pour des raisons médicales ou autres, l’établissement peut avoir décidé de conserver les documents au-delà des dates règlemen-taires minimales. On rappellera qu’à l’issue du délai de conservation, la décision d’élimination constitue une faculté et non une obligation pour l’établissement et que les décisions d’élimination sont prises par le directeur après avis du médecin responsable de l’information médicale (DIM). Elle est en outre subordon-née au visa de l’administration des archives, « qui détermine ceux des dossiers dont elle entend assurer la conservation indéfinie pour des raisons d’intérêt scientifique, statistique ou historique » (art. R. 1112-7, C. santé publ.). Il revient donc au médecin responsable de l’information médicale (DIM) de juger de l’opportunité d’une conservation prolongée (Instruction interministérielle du 14 août 2007 préc.).
3- Art. 6 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives ; CADA, ministre de la Défense, avis n° 20022668 du 11 juillet 2002.
4- Décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif relatif à l’hébergement de données à caractère personnel et modifiant le Code de la santé publique.
5- L’Instruction interministérielle DHOS/E1/DAF/DPACI n° 2007-322 du 14 août 2007 relative à la conserva-tion du dossier médical précise que l’obligaconserva-tion de conservaconserva-tion porte sur « l’ensemble des informaconserva-tions relatives à un même patient, quelle que soit la date à laquelle elles ont été constituées ou recueillies par l’établissement de santé, tant que le dernier passage de ce patient ne remonte pas à plus de 20 ans ».
6- Cette prorogation tient compte du fait que les délais de prescription en matière de responsabilité médi-cale – fixés à 10 ans à compter de la consolidation du dommage par l’art. L. 1142-28, C. santé publ. - ne courent pas en ce qui concerne les personnes mineures. Elle est destinée à garantir aux patients un délai minimum de conservation de 10 ans à compter de leur majorité.
7- En vertu de l’article R. 1112-2 du Code de la santé publique, v. p. 9 8- Directive européenne n° 2005/61/CE du 30 septembre 2005
9- Instruction interministérielle DHOS/E1/DAF/DPACI n° 2007-322 du 14 août 2007 relative à la conservation du dossier médical.
10- Art. R. 1112-76-1, C. santé publ. ; arrêté ministériel du 5 janvier 2007