Descripción de la Organización X

El estudio del contexto se realiza de acuerdo con la información recopilada a través de documentos, instru-mentos, directrices y otros materiales que explican la estructura organizativa de la organización, haciendo especial énfasis en todo lo relacionado con la gestión documental. También se emplea la información obtenida de las en-trevistas realizadas al personal y de la observación directa en las visitas a las instalaciones.

El análisis del contexto se centra especialmente, por tanto, en los aspectos relacionados con la gestión de docu-mentos en la Organización X, debido a que el objetivo es llevar a cabo el proceso de gestión del riesgo aplicado a la gestión de documentos. Para realizar dicho análisis, se sigue lo indicado en el informe técnico internacional ISO/

TR 18128, en sus apartados 5.2 y 5.3. Esto implica considerar, para el contexto externo, los entornos político-social, macroeconómico, tecnológico, físico y de infraestructura, así como amenazas de seguridad externas, y para el contexto interno, los cambios en la organización o en los recursos económicos y materiales.

La Organización X es una administración pública municipal situada en la provincia de Barcelona. Cuenta con una población de más de 100.000 habitantes. Con relación al contexto político-social, las últimas elecciones municipales del año 2015 no supusieron un gran cambio en el municipio, puesto que se mantiene el mismo partido político y el mismo alcalde que en las elecciones municipales anteriores, del año 2011. Esto proporciona estabilidad a la organización.

Con relación al contexto social y económico, durante los últimos años la población vivió una crisis econó-mica, iniciada en 2007, que generó un descenso demográfico substancial, alcanzando su máximo el año 2014 con una disminución del 5 % de la población extranjera, situando los niveles en cifras inferiores a las del año 2005.

La recuperación económica de los últimos dos años ha permitido una ligera recuperación al alza. Cabe remarcar que el grupo de edad que más ha crecido durante los últimos cinco años son las personas mayores de 65 años. Este envejecimiento de la población responde a la estructura poblacional, así como al aumento de la esperanza de vida.

Desde el año 2007, el impacto de la crisis económica disparó el número de personas usuarias de los servicios sociales de la ciudad, repercutiendo esto en la actividad y el incremento de los presupuestos del ayuntamiento destinados a los servicios sociales para atender a las demandas de la ciudadanía. Cabe destacar que el análisis de la evolución del mercado que el propio ayuntamiento realiza de manera periódica es optimista y revela una tendencia a la baja en el paro, así como una recuperación del mercado de trabajo en el municipio. En el ámbito empresarial, el municipio no solo ha conseguido mantener la estabilidad durante estos últimos años, sino que se ha experimen-tado un pequeño crecimiento, según las estadísticas municipales, sobre todo de las pequeñas y medianas empresas y el sector servicios.

En el ámbito tecnológico, organizativo y legal, la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedi-miento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen

Jurídico del Sector Público⁷⁶ supone una aceleración en la transformación digital de las administraciones públicas.

Esto conlleva una mayor inversión en nuevas tecnologías y cambios en algunos procesos de trabajo, con el fin de sistematizarlos y automatizarlos, en aras de conseguir una administración electrónica real. Esta transformación afecta de manera directa a la gestión de documentos de la Organización X. De hecho, uno de los objetivos prin-cipales de estas leyes es la eliminación del papel, y basa el funcionamiento de las administraciones públicas en un entorno íntegramente electrónico. Esta transformación no puede producirse en un periodo corto de tiempo, sino que implica grandes cambios, no solamente con relación a los procesos o los nuevos dispositivos, sino con respecto al nivel cultural de los trabajadores.

La Organización X está inmersa, por tanto, en un proceso de transformación digital hacia la administración electrónica dentro de este contexto. La aprobación del Proyecto de diseño e implementación del sistema de gestión do-cumental, por parte de dicha organización en el año 2013, señala el primer paso hacia la progresiva normalización de la gestión de documentos. A este proyecto le sigue la aprobación del Plan Director del Documento Electrónico y el desarrollo del Modelo de gestión del documento y expediente electrónicos, este último actualmente en revisión y pen-diente de aprobación formal. El Plan Director pretende dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la legislación vigente y dar continuidad a los proyectos de administración electrónica que ya se habían ejecutado, fijando un criterio corporativo homogéneo para explotar al máximo las ventajas del nuevo modelo de gestión elec-trónico. En este plan se describen las acciones a realizar por la Organización X a corto, medio y largo plazo para su adaptación a la administración electrónica. Además de estos dos instrumentos, la organización cuenta con una Or-denanza reguladora de la administración electrónica del año 2010, aunque este documento ha quedado desactualizado con las nuevas leyes de procedimiento administrativo aprobadas el año 2015. Tenía como objetivo la regulación de la utilización de las herramientas de la sociedad de la información y el conocimiento en las relaciones jurídico-ad-ministrativas entre los ciudadanos y el conjunto de la administración municipal. Establecía el régimen jurídico básico de la administración electrónica en la administración municipal y, sobre esto, las disposiciones para una implantación progresiva de la administración electrónica.

Uno de los propósitos contemplados en el Plan Director es disponer de un gestor documental único, donde todas las herramientas de tramitación almacenen documentos electrónicos. Actualmente, se está trabajando en la integración de la herramienta Alfresco ⁷⁷ con eArchivo ⁷⁸ como gestor documental y gestor de expedientes, y con

76– La aprobación de las leyes 39/2015 y 40/2015 configura un escenario en el que la tramitación electrónica debe constituir la ac-tuación habitual de las administraciones en sus múltiples vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí. En la Ley 39/2015 se establecen cuestiones tales como que los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos y que los documentos administrativos se emitirán igualmente por escrito a través de medios electró-nicos; mientras que la Ley 40/2015 establece que las administraciones públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos a través de medios electrónicos.

77 – Alfresco es un sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en Java, basado en estándares abier-tos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux. Se puede consultar más información en su página web: https://www.alfresco.com/es/?sl_redir=1 (consultado el 08/08/2017).

78 – Es una solución de la empresa Tecsidel. eArchivo dispone de los elementos necesarios para dar soporte al modelo de gestión documental definido por la organización cliente. Se trata, según la empresa, de una solución corporativa para el almacenamiento y preservación de cualquier documento, tanto en electrónico como en papel. Se puede consultar más información sobre las funcio-nalidades en su página web: http://www.tecsidel.com/es/productos/eadmin/earchivo#1-funcionalidades (consultado el 08/08/2017).

iArxiu ⁷⁹ para el objetivo de preservación a largo plazo de los documentos y expedientes electrónicos. Se contempla con estas herramientas todo el ciclo de vida del documento.

Además, la Organización X trabaja, actualmente, con más de 15 aplicaciones (propias o externas) para dis-tintas funcionalidades, que mayoritariamente tienen en cuenta la gestión de documentos en soporte papel. Esto dificulta la gestión de documentos integrada en las plataformas mencionadas, tanto por la complejidad de adapta-ción del conjunto de aplicaciones a un entorno de documento electrónico como por la dispersión de metodologías.

Con respecto a las amenazas de seguridad externas, la organización trabaja de acuerdo al ENS, realizando auditorías periódicas en materia de vulnerabilidades y amenazas que se relacionen con la tecnología con la que se trabaja. También se tiene en cuenta el estándar internacional ISO 27001, de Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). La organización no está certificada con esta norma ISO, pero sigue sus lineamientos. En cualquier caso, las vulnerabilidades están identificadas y se trabaja desde el área de Informática para su control y prevención en el día a día.

Cabe mencionar que uno de los cuatro objetivos de ciudad del Plan de Actuación Municipal para el periodo 2016-2019 se centra en el gobierno abierto, con la intención de profundizar en la transparencia de la acción de gobierno y en la participación ciudadana. Este objetivo se relaciona directamente con la rendición de cuentas y el control de la actividad municipal. Se menciona, también, en este documento el impulso de la administración electrónica y la simplificación administrativa dentro de la necesidad de actualizar la relación de la administración con los ciudadanos. Estos objetivos se enmarcan dentro del cambio legislativo comentado, que hace necesaria una inversión económica en el análisis y actualización del funcionamiento administrativo de la organización, incluyen-do su gestión de incluyen-documentos y de información.

79 – iArxiu es un servicio, prestado por el Consorcio de Administración Abierta de Cataluña, de preservación y archivo electrónico que garantiza que los expedientes/documentos que genera o recibe una organización en el ejercicio de sus funciones se mantengan íntegros, fiables, auténticos y accesibles a lo largo de su ciclo de vida. Es un servicio dirigido a todas las administraciones públicas catalanas que deban preservar documentos electrónicos a largo plazo y que necesiten garantizar la autenticidad y la integridad de sus contenidos, así como la accesibilidad, la disponibilidad y su legalidad. Se puede consultar más información en su página web:

https://www.aoc.cat/serveis-aoc/i-arxiu/ (consultado el 08/08/2017).