El concepto de ciclo de vida de los documentos surgió en Estados Unidos como resultado del proceso de confi-guración del sistema archivístico federal. Su finalidad era, por un lado, recoger los fondos históricos de las adminis-traciones federales, así como aquellos otros de interés nacional que pudieran rescatarse de manos de particulares; por otro lado, se trataba de poner en pie un sistema novedoso que resolviese las necesidades documentales de la Adminis-tración Federal para el desarrollo de sus actividades (Cruz Mundet 2012, p. 89).
El ciclo de vida de los documentos conlleva en su significado una progresión, una secuencia, un principio y un final (Duranti & Franks 2015, p. 343). Implica que los documentos no son algo estático, sino que desde el momento de su creación pasan por una serie de etapas que determinan algunas de sus características, hasta su disposición final
(conservación permanente o eliminación). Estas fases, por regla general, son tres: activa o de trámite, semiactiva o de vigencia, inactiva o de conservación, y se relacionan principalmente con la frecuencia de uso de los documentos y sus valores.
Este modelo implica que los documentos se conservan, en un primer momento, por motivos organizacionales y, también, que serán transferidos a la custodia del archivo cuando el paso del tiempo haya reducido su valor de negocio para la organización (Shepherd & Yeo 2003, p. 7). Los documentos deben ser producidos o agrupados para cumplir un objetivo específico y deben tener valores para otros objetivos que no sean los que los han generado o agrupado (Sche-llenberg 1996, p. 16). Se entiende por valor archivístico el conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos que justifican la conservación permanente de los documentos para la administración productora, para otras administraciones y para la investigación (López Gómez & Gallego Domínguez 2007, p. 111). Los valores de un documento dependen del fin por el cual ha sido creado (valor primario) y de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad (valor secundario). Por tanto, se entiende que los documentos pueden adquirir y perder valores con el paso del tiempo.
Este modelo de fases no implica que los profesionales de la archivística tan solo actúen en la etapa final de cambio de custodia, sino que el criterio archivístico está presente desde el momento inicial.
Las tres fases se definen de la siguiente manera (ver Figura 2):
1. Fase activa o de trámite: abarca desde el momento de la creación, incorporación o captura del documento o expediente al sistema de gestión documental, hasta su aprobación formal (cierre del expediente).
2. Fase semiactiva o de vigencia: aquella durante la cual la documentación todavía es necesaria para la gestión administrativa y como referencia legal, evidencia y testimonio de las actividades y decisiones de la organiza-ción.
3. Fase inactiva o de conservación: aquella en que se procede a la conservación y uso de los documentos con carácter informativo y que tienen un valor relevante para la investigación, convirtiéndose en patrimonio documental y memoria corporativa de la organización.
Estas fases se relacionaban, de manera general, con los espacios físicos que ocupaban los documentos en papel en cada una de ellas, y estos son los archivos de gestión, archivos intermedios y archivos históricos. En la administración electrónica esto no es así, puesto que las fases se entienden como una convención que permite distinguir las distintas etapas por las que pasan los documentos y que, en ningún caso, deben atribuirse necesariamente a los espacios físicos para una de estas fases.
Este modelo de ciclo de vida ha sido criticado en los últimos años por su división artificial en tres etapas, que no siempre se corresponden con la realidad, y aún más en la actualidad, con el auge de los documentos en formato electrónico. Una de las críticas es que no contempla que el documento pueda regresar a la fase activa desde las etapas posteriores, puesto que se le presupone una secuencialidad. Otra de las críticas se refiere al concepto de la “muerte”
o inactividad del documento, que tampoco se corresponde con la realidad, puesto que los documentos que se con-servan de manera permanente no dejan de tener actividad, aunque esta se reduzca o cambie en relación a sus valores secundarios.
Para Cruz Mundet resulta inaceptable esta denominación de las distintas fases del ciclo de vida de los docu-mentos, ya que presuponen una visión de la función de los documentos limitada a un rol meramente transaccional.
Según este autor, el documento, en efecto, atraviesa por distintas fases: desde que se elabora y durante un periodo, habitualmente corto, es objeto de un uso intensivo para la resolución de los asuntos, de las actividades, que recoge y testimonia; con el paso del tiempo cada vez se utiliza menos, pierde su valor originario y es eliminado o bien adquiere un nuevo valor de futuro, que puede añadirse al valor inicial, sin sustituirlo, y se decide su conservación permanente.
Esto quiere decir que los documentos pueden pasar de la actividad a la desaparición, pero que conservándose no que-dan inactivos, lo que cambia es la perspectiva desde la que se les da utilidad (Cruz Mundet 2012, p. 91). Finalmente, en los últimos años se añadió una tercera crítica, la de estar demasiado enfocado a los documentos como entidades físicas y en las tareas operacionales, aspectos que resultan irrelevantes desde la perspectiva de los documentos elec-trónicos (Cruz Mundet 2012, p. 92).
Como evolución de este modelo, surgió el concepto del records continuum, en el que no hay etapas separadas, sino donde la gestión documental se ve como un proceso en el que un elemento puede ir de un estado a otro de manera continua, sin interrupciones o cambios de etapa. Este modelo encaja en la corriente postcustodialista de la archivística, un paradigma en el que las estrategias de custodia17 son, como mucho, una consideración menor de la implementación (Cunningham 2011, p. 179). Este enfoque pretendía, entre otras cosas, evitar que los archiveros y gestores de documentos quedasen relegados a una función meramente de conservación y custodia (finalista), sin ninguna implicación en las decisiones sobre la creación y gestión de los documentos. El paradigma postcustodialista es una “etiqueta” para un conjunto coherente de conceptos, modelos, teorías y métodos que proporcionan un enfoque integrado (Duranti & Franks 2015, p. 85) de la gestión documental.
Figura 2 - Ciclo de vida de los documentos (elaboración propia).
17 – La custodia de los documentos se define como la salvaguarda de documentos en archivos para su cuidado. La custodia archivís-tica tiene una dimensión física, que requiere la posesión física, propiedad y control de los documentos de archivo con el fin de que sean protegidos contra su alteración, destrucción o hurto. También tiene una dimensión legal en relación a que los archivos son los legítimos y legalmente designados guardianes de los documentos de archivo (Duranti y Franks 20 1 5, p. 35).
El modelo del records continuum fue desarrollado entre los años 1980 y 1990 por Frank Upward para dar respuesta a las críticas mencionadas. Se trata de un modelo abstracto y conceptual, cuyo objetivo es entender y explorar las actividades de gestión de documentos en relación con múltiples contextos a lo largo del tiempo y del espacio. Se representa a partir de cuatro ejes que Upward denomina en inglés evidential, transactional, recordkeeping, identity y que para esta investigación se han traducido18 como probatorio, transaccional, archivístico e identitario. Estos ejes comprenden los conceptos clave en archivística, según Upward, y cada eje presenta cuatro coordenadas que pueden enlazarse dimensionalmente (Upward 1996, p. 8). Upward denomina las dimensiones del modelo en inglés como crea-te, capture, organise, pluralise, que para esta investigación se han traducido como crear, capturar, organizar y pluralizar.
Figura 3 - Records Continuum (Frank Upward).
18 – Se han detectado distintas traducciones en castellano del modelo desarrollado por Upward. Finalmente, en esta investigación se ha optado por una traducción propia que intenta ajustarse lo máximo posible al significado de cada uno de los términos del modelo.
Este gráfico (ver Figura 3) es aplicable a cualquier entorno documental (Reed 2005, p. 1). En este modelo no hay etapas, sino perspectivas de la gestión documental. Puede interpretarse el gráfico concéntrico tanto del centro hacia el exterior como viceversa, en relación a las dimensiones. Lo mismo ocurre con los ejes, que pueden leerse de manera recíproca, tanto en vertical como en horizontal o de derecha a izquierda y viceversa. Todos estos procesos pueden darse de forma simultánea, iterativa y dinámica, como sucede muy a menudo, por lo cual los documentos pueden adquirir capas de metadatos contextuales cada vez más amplios. Se trata de procesos sincrónicos, no diacrónicos. Los documentos pueden ser tanto actuales como históricos desde el momento de su creación (Cunningham 2005, p. 109).
En la Figura 3 se pueden apreciar los cuatro ejes del modelo, que se explican a continuación:
· El eje archivístico enmarca los medios de almacenamiento de la información documentada sobre las activida-des humanas. Sus coordenadas son el documento, el documento de archivo, el fondo y los archivos. El docu-mento dentro del modelo se basa en un hecho o acción y es una pseudo representación de dicho hecho. En él hay contenido, estructura y un contexto de creación. El documento de archivo es una forma de evocación del documento, normalmente relacionada con otros documentos. Debe tener unas capas adicionales de contexto en relación a las que presenta un solo documento. Es precisamente esa información adicional la que permite separar al documento de su contexto de creación y mantenerse como documento de archivo a lo largo del tiempo y el espacio (Upward 1996, p. 9). El fondo se define por la agregación de los documentos de archivo relacionados con una organización. Finalmente, el archivo está constituido por una suma plural de fondos, conteniendo documentos de archivo de un número de organizaciones mayor.
· El eje probatorio consiste en la traza o huella de las acciones, la evidencia que los documentos de archivo pueden proporcionar, y su rol en la memoria individual, corporativa y colectiva.
· El eje transaccional presenta los hechos, las actividades, las funciones y los objetivos como coordenadas. Por objetivos se refiere a la función del organismo vista desde una perspectiva social más amplia. Este eje es el reflejo de las actividades y funciones de una organización.
· El eje identitario representa al actor, la unidad de trabajo a la que este está asociado (puede ser el actor solo), la organización de la que forma parte la unidad (puede ser también el actor o la unidad) y el modo como la identidad de esos elementos se institucionaliza a través del reconocimiento social. Este eje responde por dos temas que son principales en la ciencia archivística, como son la noción de que un archivo debe estar relacionado con el productor del documento de archivo, y la de que los documentos de archivo reflejan las autoridades y responsabilidades que sustentan un acto o un hecho (Upward 1996, p. 9). La identidad se rela-ciona directamente con el productor, entendido como persona física o jurídica, que genera documentos en el ejercicio de sus funciones (eje transaccional).
En la Figura 3 también se aprecian las dimensiones del modelo, que se explican a continuación:
· Dimensión 1 – Crear: creación de los documentos como reflejo de un acto o hecho del que forman parte (Cruz Mundet 2012, p. 94). Los documentos se crean como parte de una actividad o transacción (Cunningham 2005, p. 109).
· Dimensión 2 – Capturar: captura de los documentos como evidencia, vinculándolos con las actividades, transacciones, operaciones, decisiones o comunicaciones que documentan, así como con su contexto social e inmediato. Los documentos se capturan en un sistema, con contexto, contenido y estructura documentados en metadatos (Cunningham 2005, p. 110).
· Dimensión 3 – Organizar: agregación sobre las instancias individuales de las secuencias de las acciones, otor-gando al documento los elementos explícitos que son necesarios para asegurar que este estará disponible a lo largo del tiempo. En esta dimensión el documento se une a otros documentos derivados de otras acciones con otras finalidades (Reed 2005, p. 2). Los documentos se organizan y se gestionan como memoria y pruebas empresariales o personales (Cunningham 2005, p. 110).
· Dimensión 4 – Pluralizar: pluralización de los documentos, facilitando el acceso y la conservación de la me-moria. El documento puede satisfacer demandas externas de partes no involucradas con la organización en
la que fue creado. Esta dimensión conlleva garantizar que los documentos podrán ser revisados, accesibles y analizados más allá de la organización, para los múltiples propósitos externos de rendición de cuentas, fines históricos, y otros propósitos que sean requeridos, durante todo el tiempo que sea necesario (Reed 2005, p. 3).
Sobre la base de los cuatro ejes, los documentos se crean, se reúnen, se organizan y se hacen accesibles (Cruz Mundet 2012, p. 95). Es importante recalcar que las dimensiones no son barreras, que las coordenadas no están pre-sentes de manera invariable y que pueden ocurrir distintos hechos de manera simultánea a lo largo de las dimensiones (Upward 1996, p. 10).
El concepto de continuidad del modelo es flexible e inclusivo y refleja un rango de cuestiones en relación al rol de los documentos en las organizaciones y sociedades contemporáneas. Enfatiza que los mismos principios aplican a la gestión de documentos, ya sean estos de nueva creación o heredados del pasado (Shepherd & Yeo 2003, p. 10).