Análisis de las percepciones de los profesionales sobre la gestión de riesgos documentales a través de la
4.4 Análisis y Resultados
4.4.3 Análisis comparativo entre los grupos A y B
En la planificación de los Focus Groups se fijaron una serie de objetivos que se han alcanzado con éxito. Para demostrarlo, se finaliza el análisis de respuestas y resultados de ambos debates de manera comparada.
La visión que los participantes de ambos grupos tienen sobre la gestión de riesgos documentales es similar, aun-que con matices importantes. Todos ellos manifiestan conocer la metodología, aunaun-que los participantes del grupo A no la aplican mientras que algunos del grupo B sí han trabajado con ella. Globalmente, coinciden en los beneficios y efectos positivos que tendría en su día a día, pero cabe destacar que en el grupo B se tiene un mayor conocimiento, así como una visión más operativa de la gestión de riesgos documentales.
Se deduce de las afirmaciones de los participantes que, mayoritariamente, la gestión de riesgos documentales se relaciona, a día de hoy, con aspectos de seguridad. Prácticamente todos ellos afirman que cuando hablan de riesgos documentales no solo se refieren al control de la seguridad de los documentos, la información y los sistemas. Eso sí, al analizar las palabras más nombradas en ambos debates, se evidencia una fuerte presencia de “seguridad” por delante de cualquier otro término. Dentro de esta visión compartida sobre qué significa o qué implica esta me-todología, los participantes de ambos grupos manifiestan la importancia de tener identificados y controlados de manera especial los documentos esenciales como un método preventivo de gestión. Esta coincidencia de términos es destacable en tanto que los profesionales que han participado en los Focus Groups provienen de diferentes tipos de archivos, con trayectorias diferentes, así como también de distintas disciplinas y campos de experiencia. Se deduce, por tanto, que el control de los documentos vitales y la seguridad son dos aspectos clave, a día de hoy, en lo que los profesionales entienden por gestión de riesgos documentales.
Otro aspecto interesante es la repetición de la misma situación en el grupo A y B, o muy similar, al responder la pregunta 5. En el grupo B, los participantes no se centran en responder de un modo preciso a lo que se les pregunta, sino que amplían la identificación de beneficios, en este caso no solo a la profesión (como los participantes del grupo A) sino también incluso a la ciudadanía. Adicionalmente a las respuestas del grupo A, en el grupo B sí se explican algunos ejemplos de beneficios sobre la gestión documental, aunque de forma indirecta, como la mejora en la toma de decisiones sobre las acciones preventivas. De esto se interpreta que, pese a que el grupo B sí ha empezado a tra-bajar la gestión de riesgos documentales, todavía no se cuenta con experiencias suficientes para poder identificar beneficios directos de esta metodología.
Otro de los puntos en común entre ambos grupos es la opinión compartida sobre los grandes beneficios que esta metodología puede aportar a la profesión. Se mencionan aspectos como: la mejora del posicionamiento de la profesión, que convierte a los gestores de documentos en fiscales o auditores; la oportunidad para repensar la profesión de una manera más transversal; la apertura de un campo de trabajo para no tener presente solamente aquello relacionado con la metodología archivística, sino ir más allá y salir de la zona de confort; el aprovechar la oportunidad; la visión de la gestión de riesgos como un elemento de marketing sobre la profesión, para ayudar a
socializar la gestión documental en las organizaciones; el generar confianza y tranquilidad; e incluso, la repercusión en la ciudadanía. Se deduce de estas palabras una visión muy positiva sobre lo que implicaría incluir la gestión de riesgos documentales en los sistemas de gestión documental. Se destaca la percepción como oportunidad y como reposicionamiento profesional, siempre desde la propuesta de soluciones en las organizaciones. Además, añadiendo esta metodología se consigue disponer de mayor información objetiva sobre el funcionamiento de la gestión diaria, consiguiendo mejorar la toma de decisiones, tal y como se apunta en ambos debates.
Por tanto, los beneficios deben partir de la base de aportar soluciones funcionales desde la apreciación del riesgo.
En línea con lo apuntado en la reflexión anterior, cabe destacar que los participantes también mencionan la importancia de la formación para poder realizar este cambio de visión. Se habla de formación actualizada para el
“nuevo perfil”, para “las personas que deben acompañar este cambio en las organizaciones”. Pese a ello, quizás no sea necesario un nuevo perfil con nueva formación, sino capacitar a los profesionales de la gestión documental en esta metodología para que puedan disponer de un instrumento más con el que trabajar. También es necesario, en esta misma línea, incluir formación sobre la gestión de riesgos documentales en los cursos de formación reglada y de especialización de la profesión ya existentes, como por ejemplo el Máster universitario en Archivística y Gestión de Documentos71 y el Máster universitario en Gestión Documental, Transparencia y Acceso a la Información72 de la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos de la Universidad Autónoma de Barcelona73, o el Máster en Archivística74 de la Universidad Carlos III de Madrid. Tampoco cabe descartar el diseño y puesta en marcha de cursos monográficos sobre esta metodología para aquellos profesionales que quieran especializarse.
A la hora de identificar riesgos documentales, los participantes de ambos grupos, mayoritariamente, lo hacen refiriéndose a entornos electrónicos, pese a que los riesgos identificados pueden extrapolarse a entornos que traba-jan en papel. Esto puede corresponderse con la realidad actual de transformación digital de las administraciones públicas, que están trabajando en la implantación de modelos y sistemas de gestión de documentos electrónicos.
Una opinión discordante entre los grupos es la distinta visión sobre qué entorno puede generar más riesgos. Para el Grupo A en el entorno electrónico se dan más riesgos, con diferencia. Todos los participantes se muestran de acuerdo con este punto de vista. En cambio, en el Grupo B se afirma justo lo contrario, el entorno de trabajo es más seguro, siempre y cuando la gestión de documentos en entorno electrónico sea la adecuada.
Un punto de encuentro lo hallamos en el apunte que se hace en ambos grupos sobre la importancia de identifi-car los documentos vitales. Todos los participantes creen en la necesidad de identifiidentifi-car y controlar de manera
espe-71– Se puede consultar el Plan de estudios siguiendo el enlace a la página web del programa: http://www.uab.cat/web/estudiar/la-ofer-ta-de-masteres-oficiales/plan-de-estudios/plan-de-estudios-1096480309783.html?param1=1267601207452 (consultado el 03/03/2018).
72–Se puede consultar el Plan de estudios siguiendo el enlace a la página web del programa: http://www.uab.cat/web/estudiar/la-ofer-ta-de-masteres-oficiales/plan-de-estudios/plan-de-estudios-1096480309783.html?param1=1345679261925 (consultado el 01/08/2018).
73 – Se puede consultar su oferta formativa siguiendo el enlace a su página web: http://www.uab.cat/web/escuela-superior-de-archi-vistica-y-gestion-de-documentos-esaged- 1345737665780.html (consultado el 01/08/2018).
74 – Se puede consultar el Plan de estudios siguiendo el enlace a la página web del programa: http://www.uc3m.es/ss/Satellite/Post-grado/es/Detalle/Estudio_C/1371209380359/13712196333 69/Master_en_Archivistica#programa (consultado el 19/07/2017).
cial estos documentos para la continuidad del negocio, como una medida preventiva. Solamente uno de los partici-pantes del Grupo A añade que dar un especial tratamiento a estos documentos, o tenerlos claramente identificados, puede también implicar riesgos, al estar especialmente expuestos. En cualquier caso, se constata la importancia que dan todos los participantes a esta cuestión, sean del ámbito de especialización que sean.
Con relación a la identificación de riesgos, para el Grupo A estos se relacionan más con aspectos de contexto y gestión que propiamente con los documentos. Se menciona el trabajo en equipo, la disposición de expertos en gestión documental, la formación, los recursos para el mantenimiento del sistema de gestión, entre otros aspectos.
En cambio, el Grupo B da mayor importancia a cuestiones relacionadas con los objetivos de la administración como, por ejemplo, la rendición de cuentas, la publicación de documentación confidencial, la imposibilidad de recuperar información o la interoperabilidad, entre otros.
Es destacable la identificación como un riesgo de la inexistencia de sistemas de gestión documental, apuntado por el Grupo A. Los propios archiveros son conscientes de que, sin un sistema de trabajo centrado en los documentos y la información, la organización está expuesta a múltiples amenazas. Esto encaja perfectamente con una afirmación hecha por uno de los participantes del Grupo B, que se refiere a que, en realidad, los gestores de documentos están haciendo gestión de riesgos. También se alinea perfectamente con uno de los puntos de partida de la ISO 15489, ac-tualizada el año 2016, en el que se afirma que dicha norma se ha desarrollado partiendo de diferentes ideas, entre ellas la gestión de documentos como una estrategia de gestión de riesgos en sí misma (AENOR 2016, p. 5). Este punto de partida, incluido en una norma internacional, refuerza claramente el valor añadido que tendría la inclusión de estra-tegias de gestión de riesgos en los sistemas de gestión documental, contribuyendo a una gestión integral del riesgo en las organizaciones. La gestión de documentos pasaría, por tanto, de ser una parte meramente instrumental y relegada, en muchas ocasiones, a ser un proceso finalista, para posicionarse en un nivel estratégico. De este modo, seguramente se conseguiría reposicionar a los gestores de documentos en las organizaciones, tal como apuntan los participantes del Grupo A al hablar de los beneficios que supondría incluir esta metodología en su día a día.
Con relación a la pregunta sobre la posible afectación que la inclusión de la metodología de gestión de riesgos en la gestión documental puede tener sobre los procesos de rendición de cuentas en las administraciones públicas, un 70 % de los participantes afirma que sí puede existir afectación, ya sea esta positiva o negativa. Un 20 % se mues-tra escéptico y no ve clara la relación directa entre ambas cuestiones, a no ser que se dé un cambio en la legislación actual. El 1 0 % no se manifiesta ni a favor ni en contra, por no estar presente en el momento de la pregunta75. Cabe destacar que el 20 % escéptico proviene completamente del Grupo B, el equipo multidisciplinar, y concretamente de los perfiles de consultoría y tecnológico. El Grupo A, de archiveros, se manifiesta 100 % de acuerdo con la existencia de una relación entre la metodología aplicada de gestión del riesgo y el objetivo de rendir cuentas.
Un apunte del Grupo B es la puntualización de que la relación puede no ser directa, sino indirecta. De hecho, una de las hipótesis de esta investigación es que la gestión de riesgos documentales no modificaría por sí sola los procesos de rendición de cuentas de manera directa, sino que la finalidad principal es la de mejorar la gestión
75– Cabe recordar que el participante 1 del Grupo A tuvo que abandonar el debate pasados 40 minutos.
documental. De este modo se conseguirían procesos más eficaces y más fácilmente sistematizables, precisamente con el objetivo de facilitar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la publicación de información en portales de transparencia o con facilitar el derecho de acceso a la información pública. Un valor añadido de incluir la metodología de gestión de riesgos es el aumento de la confianza en esa información, precisamente partiendo de la base de que se ha llevado a cabo un proceso de apreciación de los riesgos que pueden afectar a las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos que contienen dicha información. Por tanto, el hecho de que los participantes indiquen que la relación es indirecta se alinea, perfectamente, con esta hipótesis planteada en la investigación.
De estos datos, se puede deducir que mayoritariamente los participantes consideran posible la influencia sobre los procesos de rendición de cuentas. Sobre qué tipo de repercusiones, se dan algunos ejemplos durante el debate en ambos grupos. Se menciona, sobre todo, el aumento de la confianza de los ciudadanos en la información propor-cionada. También, la mejora en el cumplimiento de los objetivos de la administración, dentro de los que se enmarca precisamente la rendición de cuentas o el acceso a la información.
Se concluye este análisis tal y como se concluyeron ambos debates, con la percepción de los participantes al finalizar. El 100% de ellos manifestó acabar el debate con una sensación positiva, con ganas de poner en práctica esta metodología en su día a día, y convencidos de que les aportaría beneficios así como de que es un instrumento realmente útil y funcional para las organizaciones. Es destacable esta visión positiva compartida en ambos grupos, con perfiles distintos y entornos de trabajo muy alejados en algunos casos (por ejemplo, trabajadores de archivos con documentación histórica y expertos en administración electrónica).
Un estudio de caso básico engloba el análisis intensivo y detallado de un único caso (Bryman 2012, p. 66). Su característica principal es la profundidad y el foco en el objeto de investigación, tanto si este es un individuo, un grupo, una organización, una cultura, un incidente o una situación (Ghauri 2004, p. 110), así como también que dicho objeto debe tener unos límites bien definidos (Pickard 2013, p. 101). El uso más común del término “caso”
asocia el estudio de caso con una localización, como una comunidad o una organización (Bryman 2012, p. 67).
Concretamente, este estudio de caso se centra en un organismo público municipal situado en una localidad de la provincia de Barcelona.
Esta investigación se realiza sobre un único caso y se fijan dos requisitos a la hora de seleccionar la organización objeto de estudio. En primer lugar, que tenga la obligatoriedad de rendir cuentas y, en segundo lugar, que cuente con un sistema de gestión documental implementado y funcionando.
En cuanto a la primera premisa, todas las administraciones públicas están obligadas a rendir cuentas, por lo que se optó por seleccionar un organismo público. Se propuso una administración pública municipal, concreta-mente un ayuntamiento, por ser el tipo más numeroso de administración pública existente, y por ese motivo se puede facilitar la aplicación y la extrapolación del estudio a organizaciones similares a corto y medio plazo.
En cuanto a la segunda premisa, se selecciona un ayuntamiento con un sistema de gestión documental implan-tado, tal y como se explicará más adelante en el análisis del contexto.
Una de las finalidades principales de este estudio de caso es la de aplicar la metodología de gestión del riesgo a la gestión de documentos, así como también relacionar dicha metodología con el proceso de rendición de cuentas a que está obligado cualquier organismo público, como es el caso de la administración municipal. Se parte de la hipótesis de que la metodología de gestión de riesgos puede aplicarse a la gestión de documentos, aportando be-neficios, y uno de ellos es la mejora del proceso de rendición de cuentas de las administraciones públicas. En este sentido, lo que se pretende es centrarse en la importancia de disponer de documentos auténticos, íntegros, fiables y accesibles para poder llevar a cabo, cuando sea necesario, los procesos de rendición de cuentas de manera fiable.
Se pretende, también, analizar cómo puede afectar la inclusión de la gestión del riesgo en la gestión documental a la hora de disponer de documentos con estas características a lo largo del tiempo. Para ello, se fijan dos grandes objetivos en este estudio de caso:
Objetivo 1: Aplicar el proceso de gestión del riesgo a la metodología de gestión documental de la organización.
Este objetivo tiene dos finalidades. En primer lugar, incluir un análisis para conocer si existe y si se pone en