Composición de los grupos

Se opta por la realización de dos Focus Groups con participantes de perfiles distintos, con la finalidad de poder comparar las respuestas e ideas surgidas durante el debate, ya que se considera que variar la composición entre am-bos grupos mejora la dinámica dentro de cada uno de ellos y, además, crea la oportunidad de comparaciones útiles entre grupos (Morgan 1998a, p. 59).

Se considera oportuno, para el primer grupo, reunir a una serie de expertos en gestión documental y archivos de diferentes sectores y tipos de archivo, que se encuentren en activo a día de la realización del Focus Group y que tengan una trayectoria considerable en el campo de la gestión documental.

Se considera oportuno, para el segundo debate, reunir a un grupo multidisciplinar de perfiles que hayan traba-jado de manera regular en equipos de diseño, implantación y mantenimiento de sistemas de gestión documental en las organizaciones, ya sea como trabajadores en las mismas o como consultores externos. La composición de ambos grupos se describe a continuación.

Grupo A

Técnicos expertos en gestión documental, que están en activo y han trabajado en distintos proyectos de diseño, implantación y mantenimiento de sistemas de gestión documental. Se trata de disponer de un grupo con partici-pantes de perfiles distintos, pero con trayectorias similares. El grupo A está formado por:

1. Un representante de la Generalitat de Catalunya, concretamente de la Dirección General de Archivos, Museos y Bibliotecas⁵⁶. Se trata de la unidad directiva que tiene como finalidad impulsar la gestión do-cumental en el conjunto del sector público catalán. Una de sus funciones más destacadas es la relaciona-da con el impulso del acceso y la valoración de la documentación, que se realiza mediante la dirección y soporte técnico a la acción de la Comisión Nacional de Acceso, Valoración y Selección Documental (CNAATD, por sus siglas en catalán).

2. Un representante de un archivo de una diputación. Las diputaciones tienen un carácter territorial limita-do a su provincia y su función principal es la de gestionar sus intereses económico-administrativos. Como órganos de la administración local, junto con los ayuntamientos, son las administraciones más próximas y más conocedoras de las realidades territoriales y de las necesidades de las personas. Las funciones básicas de un archivo de diputación son las de custodiar, conservar, organizar y seleccionar la documentación generada por dicha diputación desde el año de su creación.

3. Un representante de un archivo comarcal. Los archivos comarcales tienen las funciones de conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental desde su entorno de procedencia originaria. También tienen la obligación de ofrecer servicios complementarios y de soporte a otros archivos de su ámbito te-rritorial, especialmente servicios de asistencia en los archivos municipales de los municipios de menos de 10.000 habitantes (Parlamento de Cataluña 2001, p. 34). Este tipo de archivos, contribuyen al equilibrio territorial en el ámbito del patrimonio mediante toda la actividad cultural que se deriva, que es muy diversa. Además, al conservar los documentos de la administración de la Generalitat de Cataluña en su territorio, contribuyen a su eficacia administrativa y a su transparencia⁵⁷.

4. Un representante de un archivo judicial. Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los docu-mentos judiciales. Estos archivos ofrecen un servicio de préstamo y consulta al órgano judicial del cual custodian la documentación⁵⁸.

5. Un representante de una empresa pública. Se entiende como tal, aquella que es propiedad del Estado, sea esta estatal, municipal o de cualquier otro estrato administrativo, y ya sea de modo total o parcial. La empresa pública incluida en este estudio, dentro de su organización y estructura, está compuesta por dis-tintos órganos administrativos de carácter plurititular, formados por diferentes miembros con funciones atribuidas de gobierno y decisión, propuesta, asesoramiento, control y participación.

56– Para más información se puede consultar la página web de la Dirección General: http://cultura.gencat.cat/ca/departament/

estructura_i_adreces/organismes/dgpc/temes/arxius_i_ gestio_documental/gestiodocumental/ (consultado el 16/07/2017).

57–Para más información se puede consultar la página web de la Red de Archivos Comarcales: http://xac.gencat.cat/ca/inici/ (con-sultado el 15/07/2017).

58–Para más información se puede consultar la página web de la Red de Archivos Judiciales de Cataluña: http://administraciojusti-cia.gencat.cat/ca/seccions_tematiques/arxius/ (consultado el 16/07/2017).

6. Un representante de un archivo municipal. Estos se definen como archivos de las municipalidades o de otras autoridades de gobierno local. Son los archivos más numerosos en el territorio, puesto que ya en la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, en su artículo 31.1, se incluye la obligatoriedad de que

“los Ayuntamientos de los municipios de más de diez mil habitantes y las Diputaciones Provinciales deben tener un archivo propio” (Parlamento de Cataluña 2001, p. 35). Estos organismos definen, implantan y mantienen el sistema de gestión de la documentación administrativa en fase activa y semiactiva, y gestionan y conser-van la documentación en fase semiactiva y fase histórica.

7. Un representante de un archivo universitario. Los archivos universitarios están constituidos por el con-junto de documentos generados, reunidos o recibidos por los diferentes órganos de una universidad en el desarrollo de sus funciones y actividades. Se entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de las universidades.

Todos los participantes están trabajando en archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña (SAC)⁵⁹. Este se define, según el artículo 16 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, como el conjunto de órganos de la administración y archivos que, con normas y procedimientos, garantizan de acuerdo a sus valores, la gestión, la conservación, la protección, la difusión correctas de la documentación de Cataluña, y el acceso a esta documentación (Parlamento de Cataluña 200¹, p. 25). Los archivos que forman parte del SAC deben aplicar el sistema de gestión de la documentación que corresponda a los fondos que conservan, de acuerdo a las normas técnicas básicas fijadas por la Generalitat de Cataluña, también deben disponer de personal suficiente, disponer de las instalaciones necesarias para garantizar la presentación de los fondos documentales y tener unas instalaciones y un horario de apertura al público que permita el acceso.

En este primer grupo se cuenta con expertos, reconocidos en la profesión archivística y de gestión documental, que están trabajando en los tipos de archivos de la administración pública enumerados, con puestos de responsa-bilidad, así como con poder de decisión. Se pretende representar los distintos tipos de archivos, eso sí, sin olvidar el grado de semejanza de los perfiles para favorecer la comodidad y el debate dentro del grupo. Se cuenta con 4 hombres y 3 mujeres, de edades comprendidas entre los 37 y los 54 años. Todos los participantes cuentan con una experiencia en el ámbito de la gestión documental de entre 10 y 27 años⁶⁰. Con relación al tiempo de trabajo en el tipo de archivo concreto por el cual son convocados al debate, los años de experiencia van desde los 6 a los 11. Se aprecia, por tanto, mayor experiencia en el ámbito general de la gestión de documentos y archivos y menor en el tipo de archivos en los que están especializados por su trayectoria profesional (ver Figura 22).

59– Para más información sobre el SAC se puede consultar su página web: http://cultura.gencat.cat/ca/departament/estructura_i_

adreces/organismes/dgpc/temes/arxius_i_ gestio_documental/sistema_d_arxius_de_catalunya_sac/ (consultado el 4/11/2017).

60– El representante del archivo judicial y el representante del archivo universitario no facilitaron datos sobre sus años de expe-riencia ni sobre su formación.

Figura 23 - Formación de los participantes del Grupo A (elaboración propia).

Con relación a la formación, todos los participantes cuentan con estudios universitarios y todos ellos han rea-lizado estudios de máster y de postgrado (ver Figura 23). Destacan los participantes ¹ y 2 con dos títulos de máster y el participante 1, con dos títulos de postgrado. En el grupo A no hay ningún participante con título de Doctor.

Figura 22 - Comparativa entre años de experiencia para el Grupo A (elaboración propia).

Es importante contar con participantes con cierto poder de decisión y responsabilidad en los centros de traba-jo, ya que estos son quienes tienen una mayor visión global de la gestión documental en las organizaciones. Interesa este perfil, además, porque se cuenta con una amplia trayectoria profesional al haber desempeñado distintas fun-ciones en centros de archivo a lo largo del tiempo y, por tanto, conocer la realidad del sector profesional.

Grupo B

Expertos de diferentes ámbitos que trabajan en proyectos de gestión documental. Este grupo es menos homo-géneo a nivel técnico. Pese a ello, se cree oportuna esta selección multidisciplinar por corresponderse mayoritaria-mente con el equipo de trabajo que puede formarse en cualquier administración pública para liderar el diseño, implantación y mantenimiento de un sistema de gestión documental. De hecho, la homogeneidad de este grupo parte de la compatibilidad como equipo de trabajo. El grupo B está formado por:

1. Un consultor experto en Gestión Documental. Es importante contar con un especialista que trabaje desa-rrollando proyectos de gestión documental para la Administración Pública con una visión externa, puesto que actualmente muchas administraciones contratan consultorías para este tipo de proyectos.

2. Un experto en Prevención de Riesgos Laborales. En todas las administraciones se cuenta con una persona responsable de riesgos laborales, pero no por ello se amplía el uso de esta metodología a la prevención de otro tipo de riesgos. Interesa este perfil para contrastar metodologías y conocer las posibilidades de esta-blecer sinergias y puntos de encuentro.

3. Un experto en Derecho Administrativo y Administración Electrónica. El derecho administrativo es la base para la actuación de las administraciones, que cada vez más están viviendo la transformación digital.

4. Un experto en Tecnologías. También en línea con la transformación digital es necesario contar con un experto en nuevas tecnologías en cualquier equipo de implantación de sistemas de gestión documental, ya que los sistemas cada vez más serán electrónicos. Sea el soporte mayoritario el papel o el electrónico, en todas las administraciones se trabaja con diferentes aplicaciones informáticas que es necesario conocer y gestionar adecuadamente.

5. Un experto en el área de Procesos. Para que la gestión de las administraciones sea sistemática se incorpo-ran expertos en organización y procesos. Estos profesionales se encargan de diseñar y mejorar los flujos de información, los flujos documentales, así como los circuitos administrativos necesarios para el buen funcionamiento de organismos públicos.

6. Un experto del área de Archivo. No puede faltar un archivero en el equipo multidisciplinar, puesto que el tema central es la gestión de documentos. De este modo, se cuenta con la visión externa (del consultor) así como con la visión interna de un experto en gestión documental.

En este segundo grupo se cuenta, por tanto, con expertos de distintos ámbitos. El objetivo es disponer de un equipo multidisciplinar de expertos con los que, en una situación normal, se contaría para la implantación de siste-mas de gestión documental en cualquier administración pública.

El grupo está compuesto por 4 hombres y 2 mujeres, con edades comprendidas entre los 48 y los 57 años. Todos los participantes, excepto el experto en prevención de riesgos laborales, cuentan con más de 10 años de experiencia en el campo de la gestión de documentos y archivos. En cuanto al ámbito de especialización por el que son convoca-dos a participar en el debate, el mínimo es de 9 años, frente a un máximo de 32 años de experiencia en dichos ámbi-tos. El participante con menor experiencia es el especialista en procesos y el participante con mayor experiencia es el consultor en gestión documental. Los demás participantes cuentan con entre 15 y 20 años de especialización. Esta información contrasta con la experiencia del Grupo A, en el que los años de especialización son menores que los años dedicados a la gestión de documentos y archivos. En el Grupo B esta tendencia se invierte, y la especialización es mayor (ver Figura 24).

Figura 24 - Comparativa entre años de experiencia para el Grupo B (elaboración propia).

Con relación a la formación de los participantes, todos cuentan con educación universitaria superior (ver Fi-gura 25). Además, el participante experto en prevención de riesgos laborales es Doctor en Prevención y Seguridad Integral. A su vez, los participantes 5 y 6 han iniciado estudios de doctorado, sin haberlos finalizado. Los participan-tes 1, 5 y 6 han cursado postgrados de especialización en administración electrónica, archivística y documentación, archivos y técnicas de gestión, y gestión de documentos electrónicos. El participante 4 es Ingeniero en Informática.

Preguntas

Para la selección y diseño de las preguntas se parte de la base de que no todas tienen la misma importancia ni todas deben ser iguales. Según Krueger (Morgan et al. ¹998), se utilizan diferentes tipos de preguntas en las diferen-tes fases de un Focus Group y cada pregunta tiene un propósito diferente. Estos tipos son:

· Preguntas de apertura (A): la finalidad es que los participantes se conozcan y se sientan conectados. Ayuda a que todos puedan hablar por primera vez en el debate. No deben ocupar mucho tiempo.

· Preguntas introductorias (I): la finalidad es empezar con el tema de discusión. Se introduce el tema general de estudio y se proporciona a los participantes la oportunidad de reflejar sus experiencias y conexiones con el tema.

· Preguntas de transición (T): la finalidad es mover la conversación hacia las preguntas clave, que conducirán el estudio, pero de manera suave y no forzada.

· Preguntas clave (C): la finalidad es obtener conocimiento en las áreas centrales del tema de estudio. Estas serán las que moverán el estudio y suelen ser entre 2 y 5.

· Preguntas de finalización (F): la finalidad es ayudar al investigador a llevar el debate a su conclusión. Den-tro de esta categoría hay varios tipos: las preguntas que permiten que los participantes den su opinión

Figura 25 - Formación de los participantes del Grupo B (elaboración propia).

última sobre las áreas críticas, las preguntas que sirven para resumir los temas tratados y asegurarse de que los participantes tienen la misma visión de cómo ha ido el debate, y las preguntas finales propiamente, cuyo propósito es asegurarse de que los aspectos críticos no se han pasado por alto.

Según la fase del debate, será más útil la utilización de unas u otras, además de permitir modular el tiempo de manera que los participantes vayan introduciéndose en el debate paulatinamente. Las preguntas que se formulan se enumeran a continuación, incluyendo el tipo de pregunta, así como la previsión de tiempo para cada una de ellas, en función del tipo:

1. (Apertura) Nombre y tipo de archivo en el que trabaja, para el grupo A; nombre y campo de experiencia, para el grupo B. Esta es la única pregunta que varía ligeramente entre grupos, debido a la diferencia de perfiles seleccionados. (Hasta el minuto 7)

2. (Introductoria) ¿Habéis oído hablar alguna vez de la gestión de riesgos documentales? ¿En qué contexto?

(Del minuto 7 al minuto 20)

3. (Transición) ¿Podéis enumerar diferentes riesgos documentales (dos o tres principales) que afecten a la organización en la que trabajáis o con la que colaboráis? (Del minuto 20 al minuto 40)

4. (Clave) ¿Cómo definiríais la gestión de riesgos documentales? (Del minuto 40 al minuto 50)

5. (Transición) ¿Cuáles creéis que pueden ser los beneficios de la gestión de riesgos documentales para el correcto funcionamiento de un SGD? (Del minuto 50 al minuto 60)

6. (Clave) ¿Creéis que la gestión de riesgos documentales puede tener alguna repercusión en el proceso de rendición de cuentas de las administraciones públicas? ¿Cuál? (Del minuto 60 al minuto 75)

7. (Clave) ¿En qué momento/fase del proceso creéis que debería llevarse a cabo la identificación y análisis de riesgos documentales? (De 75 a 80 minutos)

8. (Finalización) De lo hablado anteriormente, ¿qué consideráis que es lo más importante? (Del minuto 80 al minuto 85)

9. (Finalización) ¿La sensación al finalizar el debate es positiva o negativa? (Del minuto 85 del minuto 90)

Se estima un tiempo concreto para cada una de las preguntas, en función de su tipo (de inicio del debate, de introducción, de transición, clave, o de finalización). Esto debe facilitar el ritmo de la conversación y conseguir incluir todas las preguntas en el límite de tiempo establecido de 90 minutos.

En la siguiente tabla se puede ver la correlación entre las preguntas y los objetivos planteados para el Focus Group (ver Figura 26). La pregunta 1 no se corresponde con ningún objetivo por ser el modo de introducción y pre-sentación entre los participantes. Cabe mencionar que la práctica totalidad de los participantes de ambos grupos ya se conocen a nivel profesional, con lo que la presentación debe contribuir a romper el hielo de la conversación, así como a proporcionar algo más de información sobre cada uno de ellos. Se opta por el uso de un lenguaje coloquial para facilitar el desarrollo del debate.

Cuestiones éticas

Un Focus Group inevitablemente conlleva compartir información (en ocasiones sensible) y, por tanto, la privaci-dad es uno de los puntos éticos centrales y críticos en esta técnica de investigación. Una de las cuestiones principales en esta metodología es la protección de la privacidad de todos los participantes. Para ello, se elaboró un documento de Consentimiento Informado (ver Anexo A) que todos debieron aceptar y firmar antes de iniciar el debate. En este documento se deja constancia de la importancia y el compromiso, por parte de todos, de la preservación de la privacidad propia y de los demás. También a la hora de analizar los debates y exponer los resultados se tiene en cuenta este compromiso ético, manteniendo la confidencialidad de los participantes.

4.3 Participación

Debido a las distintas procedencias de los participantes y la distancia física que los separa, para ambos debates se les permite escoger entre participación presencial o a través de videoconferencia. Esta es una de las posibilidades del Focus Group para facilitar la asistencia de todos los expertos seleccionados.

Figura 26 - Correlación entre preguntas y objetivos para el Focus Group (elaboración propia).

Para la realización de la videoconferencia se decide utilizar la herramienta Cisco WebEx Meetings ⁶¹, que permite reunir a un número amplio de personas mediante conexión a través de internet. Esta aplicación no requiere de la instalación de programas adicionales ni de la suscripción o pago para el uso, sino que cualquier persona puede unir-se a una reunión de manera gratuita, sin necesidad de registrarunir-se ni tener que aportar datos personales o de contac-to. Es un método sencillo para poder conectar a todos los participantes en una misma sala y a la misma hora, además de permitir la grabación de la sesión. Esto, además, ayuda a la hora de analizar los debates y extraer las conclusiones.

Del grupo A, tan solo uno de los participantes opta por la videoconferencia, se corresponde con el 14,3 %. Del grupo 2, el 100 % de los participantes optan por la videoconferencia, situación que confirma la importancia de haber contado con esta posibilidad para permitir la realización de los debates. Además, da una idea de las ventajas de utilizar las nuevas tecnologías en la investigación científica, ya que sin este tipo de recursos no habría resultado posible realizar ninguno de los debates previstos con la misma calidad de participación.