un ordre de virement (banque CCP Trésor) ; une quittance de versement;
une fiche de recette.
2.1.2. Les pièces comptables justificatives de dépenses Eh matière de dépenses, la pièce justificative peut être :
line ordonnance de paiement appuyée d’un acte réglementaire, d’une facture dûment liquidée, d’une lettre-commande, d’un marché, d’une convention, d’un bordereau de C livraison, d’un procès-verbal de réception définitive, d’un état de liquidation des
- salaires etc. ; un bon de caisse ;
un avis de débit (banque) ; - un bon de virement ;
-, une quittance de remboursement dûment acquittée et payée ;
un ordre de retrait de fonds émis sur un compte de dépôt domicilié à l’Agence Comptable.
2-2 Le qüittancier des recettes (annexe 12)
Chaque opération de recette par caisse, banque ou CCP fait l’objet d’ün enregistrement sur un journal spécialisé ou quittanciez Le volet unique est établi eh trois exemplaires dont l’original est remis à la partie versante, le duplicata joint à là comptabilité et la souche conservée .dans le poste comptable.
Chaque page comporte dans sa partie haute le nom de l ’Agence comptable- l’exercice, la période, la mention du feuillet. Le qüittancier dont la maquette est présentée en annexe à la contexture suivante :
l crc colonne : date, numéro de quittance pré imprimé ;
2cn tcolonne : partie versante ; ...
3cmccolonne : nature de la recette ou du versement ; 4emecotonne : montant en lettres et en chiffres ; 5emccolonne : compte débité ; L -- 6 emccolonne : compte crédité.
Chaque page est subdivisée en 05 quittances assorties de numéros pré imprimés, d’un cadre destiné à l’ arrêté en lettres et en chiffres de la quittance, la signature du teneur du qüittancier et le cachet de l’Agence Comptable. Dans certains cas, la déclaration de recettes remplace la quittance. ; ;
2-3 La fiche d'im putation comptable ou d’écriture (annexe 13)
La fiche d’écriture comptable est établie à partir des pièces justificatives de recettes et de les fiches d’écritures des opérations diverses ou d’ordre.
La maquette de la fiche d’écritures est présentée en annexe. Après passation de ces écritures, les fiches sont classées dans l’ordre chronologique et par séquence de modes de règlement (caisse, Trésor, Banque, CCP et opérations d’ordre).
2-4 LE CLASSEMENT ET LA NUMEROTATION DES FICHES D’ECRITURES,¿DES DUPLICATA DES QUITTANCES ET DES PIECES COMPTABLES JUSTIFICATIVES A LA FIN DE CHAQUE JOURNEE COMPTABLE
2-4-1 - Classement
A la fin de chaque journée comptable, les pièces justificatives des recettes recouvrées et des dépenses payées dûment oblitérées, appuyées des duplicata des quittances et des fiches d’écritures dûment arrêtées et approuvées par les responsables habilités sont classées par séquence des modes de règlement (Recettes et dépenses - Caisse, Recettes et dépenses - Trésor, Recettes et sont enregistrés respectivement au grand-livre dans l’ordre de leurs numéros.
Il est à préciser que le premier numéro d’ordre à attribuer au classement des duplicatas:des
2-4-3 - Les avantages de cette méthode de numérotation continue
A la fin de chaque journée comptable, le nombre d’écritures passées à l’Agence Comptable est connu, voire à la fin de chaque mois et en fin d’année. Le même numéro d’écriture se retrouve au niveau de chaque compte mis en mouvement au grand-livre, ce qui facilité le rapprochement de chaque compte de la fiche d’écriture et du duplicata de la quittance y relatifs.
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L’archivage des pièces comptables justificatives dans des chronos appropriés pour la confection progressive du compte de gestion se trouve classé par numéro qui se suivent dans un ordre de grandeur croissant tout au long de Tannée.
Le contrôle des audits internes et externes au cours et en fin d’exercice par le rapprochement des écritures du grand-livre des pièces justificatives se trouve aisé. Le déclassement des pièces justificatives et leur reclassement dans Tordre croissant des comptes de la balance, du grand-livre pour la confection du compte de gestion sur pièces se fait sans hiatus.
A Tissue.de cette numérotation, les duplicatas des quittances et les fiches d’écritures' peuvent obéir à la comptabilité manuelle ou informatisée pour la production respective du journal, du grand-livre, de la balance, des états de synthèse et autres documents nécessaires pour là gestion de TAgence Comptable.
2-5 L E JO U R N A L G E N ER A L (annexe 14)
Tous les mouvements affectant l’exécution des opérations budgétaires, des opérations de trésorerie et celles des comptes hors budget de l’agence comptable sont obligatoirement retracés au jour le jour et par mode de règlement au moyen des duplicata des quittances de versement et des
fiches d’écritures classés et numérotés dans Tordre ci-dessus indiqué.
Les écritures au journal général obéissent à une numérotation continue et ininterrompue jusqu’à la fin de l’exercice.
2-6 - Le Grand - Livre (annexe 15)
Ce document comptable obligatoire regroupe par ordre croissant de leurs numéros et.dans Tordre du plan comptable sectoriel des EPA, tous les comptes de l’établissement public administratif.
II est servi soit par le report des duplicata des quittances de versement et celui des fiches d’écritures dans Tordre de la numérotation, complétés par les références des écritures portées au journal, soit seulement par le report des écritures du journal classées dans le même ordre et au jour le jour. Le Grand - Livre est donc constitué par autant de sous parties qu »il existe de comptes ouverts dans la comptabilité.
La structure de chaque compte particulier ouvert dans le Grand - Livre présentée en annexe doit comprendre :
- En en-tëte
La période concernée, l’exercice, le numéro et l’intitulé du compte (classement des comptes dans Tordre de la nomenclature).
Le corps du document
11 est constitué de colonnes qui indiquent : la date de ¡’écriture;
le Numéro de récriture passée au journal ;
¿fïx - le libellé de P opération;
- un groupe «balance d’entrée» se divisant lui-même en deux colonnes débit et crédit ;
un groupe
«
opérations de la période»
se divisant lui-même en deux colonnes débit et crédit ;un groupe « mouvements cumulés » se divisant lui-même en deux colonnes débit et crédit ;
- ïm groupe « solde en fin de période » se divisant lui -m êm e en deux colonnes débit et crédit.