(I p457)
Les combinaisons permettent les superpositions de 2 types de graphiques (histogrammes + barres d'erreurs par exemple).
Ajouter un graphique superposé
(I p457)
Ouvrir le graphique principal dans une fenêtre Menu Présentation puis Combinaisons...
Choisir le format désiré en utilisant les boutons Suivant... et Précédent...
Bouton OK
ou Cliquer sur un icône de graphique superposé dans la barre d'outils graphiques:
Exemples: Histogramme + graphique boursier (barres d'erreurs)
Histogramme + courbe
ou Menu Graphique puis Superposition, le graphique superposé standard est appliqué
Annuler la superposition
(I p461)
Ouvrir le graphique dans une fenêtre puis menu Graphique puis Supprimer la superposition
Spécifier d'autres séries pour le graphique superposé
(I p461)
Excel utilise les premières séries (exemples: séries 1,2,3 sur 5 séries existantes, séries 1,2,3,4 sur 8) pour le graphique principal et utilise les dernières séries (exemples: séries 4 et 5 sur 5, séries 5,6,7,8 sur 8) pour le graphique superposé. Les séries utilisées pour le graphique superposé commencent donc par défaut à la série N° 4 si il y a 5 séries, à la série N°5 si il y a 8 séries, etc...
Pour spécifier d'autres séries pour le graphique superposé déja créé:
Ouvrir le graphique dans une fenêtre Menu Format puis Graphique superposé
Saisir le numéro de la première série du graphique superposé VIII) 7) Enregistrer un graphique
Enregistrer un graphique incorporé dans une feuille de calcul
(I p435)
Le graphique est enregistré avec la feuille de calcul Pour enregistrer le graphique séparément:
Cliquer deux fois sur le graphique pour le mettre en fenêtre Menu Fichier puis Enregistrer sous...
Enregistrer un graphique contenu dans une fenêtre
Sélectionner le graphiqueMenu Fichier puis Enregistrer sous...
Visualiser en même temps la fenêtre graphique et la feuille de calcul
(I p436)
Menu Ecran puis Réorganiser... puis choisir une des options
VIII) 8) Modifier un graphique
Modifier un graphique incorporé
(I p448)
Choisir les outils de la barre d'outils graphique pour des modifications simples (raccourcis), toutes les modifications personnalisées seront perdues
Modifier un graphique dans une fenêtre graphique
(I p449)Choisir les outils de la barre d'outils graphique pour des modifications simples (raccourcis), toutes les modifications personnalisées seront perdues
ou Menu Présentation puis choisir parmi tous les formats disponibles ou Menu Format puis Graphique principal ou Graphique superposé
Modifier les données d'un graphique existant
(I p425)
Sélectionner le graphique Outils Assistant graphique Redéfinir la plage de cellules
ou Modifier directement les cellules contenant les données
Ajouter des données à un graphique existant
Insérer des cellules dans la zone de sélection contenant les données du graphique OU Sélectionner les données à rajouter
Touches Ctrl+C (copier) [commande+C]
Activer le graphique
Touches Ctrl+V (coller) [commande+V]
VIII) 9) Personnaliser le format d'un graphique
Définir le graphique standard
(I p451)
Ouvrir dans une fenêtre le graphique qui va servir de modèle Menu Présentation puis Définir un graphique standard
L'enregistrer soit dans un classeur (cf I p69) soit comme modèle (voir le chapitre FICHIERS p29)
Appliquer les formats et options du graphique standard à un graphique
(Ip451)Ouvrir dans une fenêtre le graphique à modifier Cliquer sur l'outils graphique standard
ou Menu Présentation puis Graphique standard
Contrôle du traçage d'un graphique
(I p452)
Excel suppose que le nombre de séries de données est inférieure au nombre d'abcisses donc si la sélection comprend plus de lignes que de colonnes alors chaque colonne est considérée comme une série distincte. Si la sélection comprend plus de colonnes que de lignes alors chaque ligne est considérée comme une série distincte.
Spécifier les lignes ou les colonnes comme série de données
(I p453)Sélectionner la plage de cellules avec les étiquettes
Outils Assistant graphique Suivre les instructions
ou Ctrl+C (copier) [commande+C]
Menu Fichier puis Nouveau document Choisir graphique
Bouton OK
Menu Edition puis Collage spécial... Ordonnées (Y)
Dans la zone Ordonnées (Y) dans , choisir colonnes ou lignes
Modifier l'ordre dans lequel les séries sont affichées dans le graphique
(I p461)
Ouvrir le graphique dans une fenêtre
Menu Graphique puis Modifier les séries...
Sélection d'éléments dans un graphique
(I p465)
Pour sélectionner un élément (flèche, commentaire, légende, série, axe, ...) il faut:
Cliquer dessus avec la souris
ou Utiliser les flèches du clavier pour passer d'un élément à un autre ou plus spécifiquement:
Menu Graphique puis Sélectionner le graphique ou Sélectionner la zone de traçage
IMPORTANT: Les carrés de sélection noirs permettent de déplacer ou redimensionner à la souris l'élément sélectionné.
Si les carrés de sélection sont blancs les modifications ne sont possibles que par les menus.
VIII) 10) Ajouter du texte dans un graphique
Insérer un titre de graphique ou d'axe dans un graphique
(I p487)
Ouvrir le graphique dans une fenêtre Menu Graphique puis Ajouter du texte...
Choisir une des options (Titre, axes X, Y ou Z) Bouton OK
Saisir le texte puis touche Entrée
Insérer une étiquette de marque de donnée
(I p490)
Sélectionner la marque de donnée avec la touche Ctrl + souris Menu Graphique puis Ajouter du texte...
Modifier éventuellement le numéro de série et le numéro de point Bouton OK
Saisir le texte puis touche Entrée
Ajouter un texte indépendant dans un graphique
(I p490)
Outils Zone de texte dans la barre d'outils graphiques Saisir le texte puis touche Entrée
Pour saisir un saut de ligne taper les touches Alt+Entrée [commande+option+Entrée]
Supprimer du texte dans un graphique
(I p490)
Sélectionner le texte Menu Edition puis Effacer ou Touche Suppr
Insérer dans un graphique un texte contenu dans une cellule
(I p491)
Sélectionner ou créer une zone de texte (cf ci-dessus) Touche = (égal)
Sélectionner à la souris la cellule contenant le texte ou saisir ces références Touche Entrée
Modifier un texte dans un graphique
(I p493)Sélectionner le texte
Cliquer dans la barre de formule Saisir les modifications
Police et style du texte dans un graphique
(I p493)
Sélectionner le texte concerné ou l'ensemble du graphique (menu Graphique puis Sélectionner le graphique)
Menu Format puis Police...
Choisir la police (Times New Roman, Arial, ...), la taille, le style (gras, italique, ...), etc...
Bouton OK
Orientation et justification du texte dans un graphique
(I p496)
Sélectionner le texte concerné ou l'ensemble du graphique (menu Graphique puis Sélectionner le graphique)
Menu Format puis Texte...
Choisir l'orientation (vertical, horizontal, ...) et la justification (à gauche, à droite, ...) etc...
Bouton OK
Format du contour et du fond d'une zone de texte dans un graphique
(I p496)
Sélectionner le texte concerné ou l'ensemble du graphique (menu Graphique puis Sélectionner le graphique) suivi du menu Format puis Motifs...
ou Cliquer deux fois sur le texte
Choisir le style du cadre (épaisseur du trait, ...) et de l'aire (pointillé, hachures, couleurs...) etc...
Bouton OK
REMARQUE
Dans chacune des 3 fenêtres des menus Motifs, Police ou Texte il est possible de passer à l'une des deux autres fenêtres en cliquant sur les boutons Motifs..., Police... ou Texte...
Ajouter une légende à un graphique
(I p497)
Ouvrir le graphique dans une fenêtre
Cliquer sur l'outils Légende de la barre d'outils graphique ou Menu Graphique puis Ajouter une légende...
Format de la légende d'un graphique
Sélectionner la case contenant la légende Menu Format puis Légende...Choisir la position (en bas, en haut, ...), les motifs du cadre et la police du texte Bouton OK
VIII) 11) Axes et quadrillage d'un graphique
Affichage des axes d'un graphique
(I p504)
Menu Graphique puis Axes...
Cocher les axes qui doivent être affichés
Modifier l'echelle des axes d'un graphique
(I p504)Sélectionner l'axe concerné Menu Format puis Echelle
Cocher les options désirées (minima, maxima, unités, échelle logarithmique, ...)
Modifier les étiquettes des axes d'un graphique
(I p503)
Par défaut, le format d'affichage des étiquettes des axes (valeurs ou texte) est celui des cellules contenant ces étiquettes.
Pour modifier le format (alignement, gras, italique, vertical, horizontal, ...) du texte ou des valeurs voir ci-dessus les points Police et style du texte dans un graphique (I p493) et Orientation et justification du texte dans un graphique (I p496)
Pour modifier le format d'affichage des nombres (2 chiffres derrière la virgule, ...) faire la modification dans les cellules contenant ces valeurs (voir le chapitre FORMATS, page 45).
Modifier le format des axes d'un graphique
(I p503)
Sélectionner l'axe
Menu Format puis Motifs
Choisir les motifs des axes (épaisseur du trait, ...)
Bouton OK
Quadrillage d'un graphique
(I p506)
Menu Graphique puis Quadrillage...
Cocher le quadrillage désiré (horizontal, vertical, d'après les unités principales, secondaires, ...)
VIII) 12) Flèches dans un graphique
Ajouter une flèche dans un graphique
(I p509)
Cliquer sur l'outils Flèche de la barre d'outils graphiques ou Menu Graphique puis Ajouter une flèche
Pour ajouter d'autres flèches il faut déselectionner celle qui vient d'être créée (touche Echap)
Supprimer une flèche dans un graphique
(I p511)
Sélectionner la flèche
Menu Graphique puis Supprimer la flèche ou Touche Suppr
Déplacer une flèche dans un graphique
(I p511)
Sélectionner la flèche
Utiliser la souris en glisser/lacher ou Menu Format puis Déplacement
Utiliser les flèches du clavier
Maintenir la touche Ctrl en même temps pour un déplacement plus fin
Redimensionner une flèche dans un graphique
(I p511)
Sélectionner la flèche
Utiliser la souris en cliquant sur les poignées de la flèche (carrés noirs) ou Menu Format puis Dimension
Utiliser les flèches du clavier
Maintenir la touche Ctrl en même temps pour un déplacement plus fin
Format du corps et de la tête d'une flèche dans un graphique
(I p511)
Sélectionner la flèche Menu Format puis Motifs...
ou Cliquer deux fois sur la flèche
Puis choisir l'épaisseur du trait, la forme de la pointe, etc...
Bouton OK
IX) IMPRESSION
Sélectionner la/les plages de cellules qui seront imprimées
(I p567)Pour imprimer une partie de feuille de calcul il faut définir la zone qui sera imprimée:
Menu Options puis Zone d'impression
ou Cliquer sur l'outils Zone d'impression (il n'est pas sur la barre d'outils standard, pour l'utiliser il faut le rajouter, voir II p113 pour personnaliser les barres d'outils).
Désélectionner la/les plages de cellules qui seront imprimées
(I p567)
Menu Options puis Supprimer la zone d'impression
Aperçu avant impression
(I p578)
Menu Fichier puis Aperçu avant impression...
ou Touche Majuscule + Outils Imprimer
Mise en page de l'impression
(I p569)
Pour définir les marges, l'orientation de la feuille, l'échelle, ... il faut choisir:
Menu Fichier puis Mise en page...
ou Aperçu avant impression (cf ci-dessus) puis bouton Page
Insérer/Supprimer un saut de page manuel
(I p570)
Menu Options puis Insérer un saut de page ou Supprimer un saut de page
Définir des en-têtes et pieds de page
(I p574)
Pour imprimer du texte, la date, les numéros de page, ... en haut ou en bas de chaque page:
Menu Fichier puis Mise en page...
Boutons En-têtes... et Pieds de page...
Saisir le texte, inclure la date les numéros de pages, ...
Imprimer les données d'une feuille de calcul
Définir les zones d'impression (cf ci-dessus) Menu Fichier puis Imprimer...ou Cliquer sur l'outils Imprimer
Imprimer les titres
(I p572)
Lorsque les feuilles de calcul sont très longues, les données sont imprimées sur plusieurs pages et les correspondances avec les titres sont perdues. On peut faire imprimer les titres de colonnes ou de lignes sur chaque page imprimée:
Sélectionner des colonnes ou des lignes adjacentes Menu Options puis Impression des titres...
Imprimer un graphique
Ouvrir le graphique dans une fenêtre Menu Fichier puis Imprimer...
ou Cliquer sur l'outils Imprimer
X) MACROCOMMANDES
Qu'est-ce qu'une macrocommande ?
Une macrocommande permet d'enregistrer une suite de commandes, de déplacement de curseur, de saisie de texte, de calculs etc... pour pouvoir répéter ces actions rapidement.
Les macrocommandes sont soit:
- Enregistrées dans la Feuille macro globale (feuille macro par défaut), elles sont alors disponibles dans toutes les feuilles de calcul Excel
- Enregistrées dans une autre feuille de macros qui devra être ouverte pour utiliser la macro.
Enregistrer une macrocommande
(II p181)
Menu Macro puis Enregistrer...
Saisir le nom que vous voulez donner à la macro
Saisir des touches de raccourci éventuelles (permet d'exécuter la macro rapidement) Choisir de stocker la macro dans
Feuille macro Globale ou Nouvelle feuille macro Bouton OK
Effectuer les opérations constituant la macro Menu Macro puis Arrêter l'enregistrement
Enregistrement relatif d'une macrocommande
(II p184)Pendant l'enregistrement de la macro il est possible de choisir si les références de cellules enregistrées sont relatives (par rapport à la cellule active) ou bien absolues (fixées dans la macro). Pour passer de l'un à l'autre choisir:
Menu Macro puis Enregistrement relatif ou Enregistrement absolu
Redémarrer un enregistrement de macrocommande
Après avoir arrêter un enregistrement (cf ci-dessus) il es possible de reprendre l'enregistrement de la dernière macro:
Menu Macro puis Démarrer l'enregistrement
Afficher la feuille macro Globale
(II p183)
C'est un document masqué (cf page chapitre FICHIERS page 29), il faut le démasquer:
Menu Ecran puis Afficher le document...
Choisir Global.xlm [macros globales sous Macintosh]
Bouton OK
Masquer une feuille de macro
Activer la feuille de macrosMenu Ecran puis Masquer le document
Exécuter une macrocommande
(II p185)
Menu Macro puis Exécuter...
Choisir le nom de la macro
Bouton OK
ou Touche de raccourci de la macro
Arrêter l'exécution d'une macrocommande
Touche Echap [commande+point]Pour arrêter complètement la macro: Bouton Arrêter ou Pour reprendre l'exécution de la macro: bouton Continuer
Suivre l'exécution d'une macrocommande pas à pas
Permet de repérer les erreurs de conception d'une macrocommande:Menu Macro puis Exécuter...
Choisir le nom de la macro Bouton Pas à pas
ou Exécuter la macro
Touche Echap [commande+point] pendant l'exécution de la macro Bouton Pas à pas
Boite de dialogue et macrocommande
Il est possible de créer une boite de dialogue (fenêtre avec des boutons, des zones pour saisir du texte, des titres et informations diverses....) associée à une macrocommande. Voir Création d'une boite de dialogue personnalisée dans le manuel II page 231.
XI) BASE DE DONNEES (voir I page 327)
XI) 1) Qu'est-ce qu'une base de données ?
Une base de données est un ensemble de données classées sous forme de fiches (exemple: une bibliographie ou un répertoire d'adresses). Chaque fiche comprend un ensemble de champs correspondant aux données (champ Auteurs, champ Année, champ nombre de pages, ou bien champ nom, champ ville, champ téléphone etc...).
Sous Excel une base de données comprend:
Une plage de base de donnée = l'ensemble des cellules contenant la base de données Des fiches = lignes de la base de données
Des champs = colonnes
Des champs calculés = champ contenant une formule
Noms de champ = OBLIGATOIRE, texte contenu dans la 1ère ligne de la base
Créer une base de données
(I p330)
OBLIGATOIREMENT saisir les noms de champs dans la 1ère ligne, Saisir les fiches sous les noms de champs
Sélectionner l'ensemble + 1 ligne supplémentaire en bas de la base pour les extensions futures (CONSEILLE)
Menu Données puis Base de données
Le nom Base_de_données est affecté à la sélection
NOTA: Il est conseillé de ne pas utiliser les cellules situées sous la base de données et de n'utiliser qu'une base de données par feuille de calcul (voir I p332).
Exemple:
Nom Prénom Age Poids Taille Téléphone <-- Noms des champs Dupont Philippe 25 75 1m78 25879874 ) Base
Tradent Hubert 35 86 1m56 14879896 ) de
Gerbert Paul 19 68 1m97 41548796 ) données
<-- Ligne vide
Ajouter une fiche à une base de données
(I p331)
Sélectionner la dernière ligne vide Menu Edition puis Insérer ligne entière (on ne voit pas l'ajout de la ligne)
ou Utiliser une grille (cf ci-dessous)
Sélectionner la base de données
On va sélectionner en recherchant le nom Base_de _données qui a été attribué par Excel Menu Sélection puis Atteindre...
ou Touche F5
Choisir la ligne Base_de_données puis bouton OK
Trier les fiches d'une base de données
(I p332)
Sélectionner la plage de données à trier Menu Données puis Trier...
Choisir l'ordre de tri (croissant, décroissant) et la 1ère clé (éventuellement une 2ème et 3ème clé) Bouton OK
Ordre de tri utilisé par Excel
Excel place dans l'ordre croissant les sigles, puis les chiffres puis l'alphabet Pour plus de détail voir I p 336
XI) 2) Utilisation d'une grille dans une base de données
(I p338)
Un grille permet de modifier et gérer la base de données beaucoup plus facilement.
Activer une grille dans une base de données
(I p340)Activer la feuille contenant la base Menu Données puis Grille
Une grille comprend:
A gauche le nom des champs, il y a des champ avec zone de texte (modifiable en cliquant dedans) ou sans zone de texte (champs calculés)
Une barre de défilement (pour aller de fiche en fiche) Un indicateur de position (fiche N°3 sur un total de 57)
Des boutons de commande Nouvelle, Critères, Fermer, ... (cf ci-dessous)
Ajouter des fiches avec une grille dans une base de données
(I p341)
Bouton Nouvelle
Excel se positionne à la première ligne vide de la base
Saisir les champs en utilisant la touche tabulation pour aller de champs en champs Touche Entrée
Saisir les autres fiches Bouton Fermer
Rechercher des fiches avec une grille dans une base de données
(I p343)
Bouton Critères
Saisir les critères par champ Soit une série de caractères
Exemples: "assoc" = fiches commencant par "assoc"
"=associés" = fiches contenant exactement le mot "associés"
Soit des valeurs à comparer Signes < > = >= <= <>
Exemples: >30 valeurs supérieurs à 30
Bouton Suivante ou Précédente pour chercher les fiches Bouton Grille pour revenir à la grille
Supprimer une fiche avec une grille dans une base de données
(I p344)
Afficher la fiche Bouton Supprimer Bouton OK
Modifier une fiche avec une grille dans une base de données
(I p240)
Afficher la fiche Modifier les champs
Bouton Rétablir pour annuler les modifications
Sortir de la grille d'une base de données
Bouton FermerPersonnaliser la grille d'une base de données
On peut modifier la présentation de la grille en utilisant le Dialog Editor (voir Création d'une boite de dialog personnalisée, manuel II page 231)
XI) 3) Analyser le contenu d'une base de données
Extraire les fiches d'une base de données
(I p352)
Permet de sélectionner des données d'après des critères et de les copier à part dans une autre zone de la feuille de calcul.
Exemple: (voir l'exemple de base de données page 60): On veut obtenir les noms et prénoms des personnes agés de plus de 20 ans. La première ligne de la zone d'extraction doit donc contenir les noms des champs "Noms" et "Prénoms".
Pour extraire les fiches il y a plusieurs étapes:
1) Créer la base de donnée (cf page 60, Qu'est-ce qu'une base de données ?) 2) Définir la zone d'extraction
La zone d'extraction doit être à droite ou en dessous de la base de données. Copier les noms des champs désirés de la base de données (Ctrl+C puis Ctrl+V, voir le chapitre Edition des données page 35). On peut saisir tous les noms de champs ou bien certains pour extraire qu'une partie des fiches (exemple: que les noms, ages et poids). Ensuite, sélectionner cette ligne contenant les noms de champs et de nombreuses lignes en-dessous puis:
Menu Données puis Zone d'extraction 3) Définir la zone de critères
La première ligne de la zone de critères doit contenir les noms de champs de la base de données, il faut donc copier la ligne des noms de champs (Ctrl+C puis Ctrl+V, voir le chapitre Edition des données page 35). En-dessous des noms de champs saisir les critères:
Critères de comparaison: < > >= <= <>
Critères calculés: champX / champY > nombre Série de caractères, ...
On peut saisir des critères sur 1 ou plusieurs champs (ex.: que sur l'age, ou bien sur l'age et le poids etc...).
Sélectionner la plage de cellules contenant les noms et les critères puis:
Menu Données puis Zone de critères
Exemple 1: Sélection des plus de 20 ans:
Nom Prénom Age Poids Taille Téléphone
>20 Exemple 2: Sélection des 20 ans ou plus et moins de 50 kg:
Nom Prénom Age Poids Taille Téléphone
>=20 <50
4) Démarrer l'extraction
Menu Données puis Extraire...
Rechercher les fiches dans une base de données
(I p362)
Menu Données puis Rechercher
XII) POUR EN FAIRE PLUS
Ce chapitre a pour but de présenter rapidement d'autres possibilités d'Excel 4, pour en savoir plus consulter les manuels Microsoft (les pages correspondantes de ces manuels sont indiquées).
XII) 1) Fichiers, macrocommandes, base de données
Choisir le répertoire par défaut
Lorsque l'on fait Fichier Ouvrir, Excel ouvre par défaut le répertoire Excel qui ne contient généralement pas vos documents. On peut imposer à Excel un répertoire (appelé nom_répertoire), il faut que l'icone de lancement du gestionnaire de programme contienne la ligne de commande:
excel.exe /p nom_répertoire
Exécuter automatiquement des macros
(II p228)
Pour qu'une macro s'éxécute automatiquement:
- à l'ouverture de la feuille de calcul, lui donner le nom: auto_ouvrir - à la fermeture de la feuille de calcul, lui donner le nom: auto_fermer
Tableaux croisés
Permettent de regrouper des informations extraitent de la base de données dans un rapport. Par exemple
Permettent de regrouper des informations extraitent de la base de données dans un rapport. Par exemple