Il existe deux façons de clôturer un questionnaire :
Désactivation
→ Cliquez sur "Désactiver ce questionnaire" dans le panneau d'administration.
Tous les résultats sont "perdus" (tout du moins, vous ne pourrez plus y accèder depuis Online Survey)
Toutes les informations sur les participants sont perdues
Toutes les questions, les groupes et les paramètres redeviennent éditables
Un questionnaire désactivé est accessible (vous verrez toutes ses questions mais ne pourrez pas sauver de données)
Date limite de réponse
→ Editez les propriétés du questionnaire et choisissez une "Date limite de réponse".
Les résultats ne sont pas perdus
Aucune information sur les participants n'est perdue
Les changements dans les questions, les groupes et les paramètres sont limités
Un questionnaire expiré n'est plus accessible (vous voyez simplement un message comme quoi le questionnaire est expiré)
36 Online Survey - Guide de l’utilisateur (FR v.1)
Par conséquent, il est recommandé d'utiliser une date limite de réponse (=date d'expiration).
V. Gérer les invitations
Dans plusieurs cas, vous pouvez souhaiter inviter un groupe de personnes à participer à votre questionnaire, pouvoir suivre ceux qui ont déjà répondu et vous assurez que chaque participant invité ne répondra qu'une seule fois. Les invitations peuvent être gérées une fois le questionnaire activé. L'utilisation d'invitations vous permet de :
Importer une liste de noms et d'adresses électroniques des participants (depuis un fichier CSV) et d'en ajouter ou d'en supprimer individuellement.
Générer un identifiant unique d'invitation pour chaque participant.
Envoyer un mail d'invitation à chaque personne de la liste, de manière globale (à tous les participants en une fois) ou de manière individuelle.
Envoyer un mail de rappel aux participants de la liste qui n'ont toujours pas répondu, de manière globale ou individuelle.
Suivre les invitations déjà utilisées pour répondre.
Restreindre l'accès à la participation à votre questionnaire aux seules personnes disposant d'une invitation et qui n'ont toujours pas répondu.
Editer/changer n'importe quelle information de votre liste d'invitations.
Une fois que vous avez activé des invitations pour votre questionnaire, seules les personnes disposant d'un code d'invitation pourront y participer. L'accès au remplissage du questionnaire ne sera possible que si le participant fourni un code d'invitation.
Les invitations peuvent être associées aux questionnaires qui ne sont pas anonymes. Cela est à préciser lors de la réalisation du questionnaire. Si un questionnaire n'est pas anonyme, les invitations permettent de retrouver les réponses faites par un participant en particulier. Si le questionnaire est anonyme, il n'y aucun moyen de faire un lien entre la table des invitations et celle des réponses faites.
Ce qui suit est une brève description des options disponibles dans l'écran de gestion des invitations :
- Retourner à l'écran d'administration des questionnaires : Permet de sortir de l'écran de gestion des invitations pour revenir à celui de l'administration des questionnaires.
- Afficher un résumé : Affiche un résumé sommaire sur les invitations de la table (nombre d'invitations, combien d'invitations envoyées par mail, nombre d'invitations déjà utilisées). Permet aussi d'accéder à des outils d'administration de la table des invitations (voir ci-dessous). C'est l'écran par défaut.
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- Afficher les invitations : Affiche la liste complète de tous les participants de la table des invitations.
Depuis cette liste, il sera possible de d'éditer ou d'effacer certaines invitations de cette liste ainsi que d'effectuer d'autres opérations utiles (voir ci-dessous)
- Ajouter une nouvelle invitation : Permet de créer une nouvelle invitation qui viendra s'ajouter à celles déjà existantes dans la table des invitations.
- Importer les invitations depuis un fichier CSV : Permet d'importer les informations qi serviront à créer des invitations à partir d'un fichier au format CSV :
o ces fichiers doivent être des fichiers CSV standards (données séparées par des virgules) avec des guillemets autour des différentes valeurs (valeur par défaut lors de la création de tels fichiers depuis Excel ou OpenOffice.org). La première ligne doit contenir des entêtes et sera donc ignorée. Les données doivent être organisées de cette façon :
"firstname","lastname","email","Token","Code de la langue","Attribut_1","Attribut_2","TID"
Seuls les trois premiers champs sont obligatoires.
o les doublons sont identifiés par le trio nom, prénom et adresse électronique. Si un doublon est détecté lors de l'importation, la ligne en question sera ignorée.
- Importer les invitations depuis une requête LDAP : Permet de créer des invitations en important les informations depuis un annuaire LDAP (testé avec OpenLDAP mais cela devrait fonctionner avec n'importe quel annuaire compatible LDAP dont ActiveDirectory)
- Générer les codes des invitations : Permet de créer des codes d'invitation uniques pour les entrées de la table des invitations qui n'en possèdent toujours pas.
- Envoyer les invitations par mail : Permet d'envoyer en bloc des invitations à tous les participants de la table des invitations qui n'en ont pas encore reçues.
- Envoyer les rappels par mail : Permet d'envoyer en bloc des mails de rappels à tous les participants de la table des invitations qui ont reçu une invitation mais n'ont toujours pas répondu.
Les noms des champs suivants peuvent être utilisés dans les modèles de mail d'invitation et de mail de rappel qui sont définis dans les propriétés du questionnaire. Quand vous pré visualisez les mails contenant ces champs, ils seront déjà remplacés par les valeurs correspondantes. Ils le seront aussi lors de l'envoi définitif des mails :
{ADMINEMAIL} Mail de l'administrateur du questionnaire {ADMINNAME} Nom de l'administrateur du questionnaire {SURVEYNAME} Titre du questionnaire
{SURVEYDESCRIPTION} Description du questionnaire
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Les champs suivants sont utilisables dans les messages d'invitation ou de rappel (Sujet et corps du message). Ils seront automatiquement remplacés lors de l'envoi de ces messages :
{EMAIL} Mail du destinataire
{FIRSTNAME} Prénom du destinataire {LASTNAME} Nom du destinataire
{SURVEYURL} L'adresse URL pour accéder au questionnaire {TOKEN} Invitation à utiliser pour participer au questionnaire {ATTRIBUTE_1} Attribut 1
Supprimer tous les codes des invitations : Supprime tous les codes uniques d'invitation de la table.
Supprimer toutes les invitations : Supprime l'ensemble des invitations créées sans effacer la table des invitations rattachée au questionnaire.
Effacer la table des invitations : Permet de supprimer l'obligation d'avoir une invitation pour participer au questionnaire. Cela supprime toutes les invitations ainsi que la table des invitations rattachée au questionnaire.
Ainsi, n'importe qui connaissant l'URL du questionnaire pourra maintenant y participer.
Navigation dans les données
L'écran de navigation dans les données vous affiche la liste de toutes les entrées de la table des invitations et vous offre la possibilité de réaliser certaines actions sur chacune d'entre-elles.
La partie droite de la ligne supérieure vous permet de spécifier un nombre d'invitations à afficher ainsi qu'un éventuel numéro à partir duquel vous souhaitez afficher les invitations.
La partie gauche de cette ligne supérieure présente des boutons de navigation pour se déplacer dans la liste affichée (en fonction des choix faits dans la partie droite) ainsi que la possibilité de rechercher une chaine de caractères parmi les invitations.
La seconde ligne représente le nom des champs et la petite flèche verte présente dans chaque cellule vous permet de réorganiser les données suivant ce champ en cliquant sur la flèche correspondante.
La colonne "Actions" comprend différents boutons afin d'effectuer des opérations sur chacune des invitations :
E (Edit) : Editer cette invitation.
D (Delete) : Détruire cette invitation.
S (Start) : Remplir le questionnaire en utilisant cette invitation.
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R (Remind): Envoyer un mail de Rappel pour cette invitation (uniquement si l'invitation a déjà été envoyée).
I (Invite): Envoyer un mail d'Invitation (uniquement si elle n'a pas déjà été envoyée).
V (View): Si le questionnaire n'est pas anonyme, il permet de Voir les réponses faites par le participant qui a utilisé cette invitation.
Autoriser l'enregistrement public
Vous pouvez souhaiter rendre public l'accès à votre questionnaire mais aimeriez cependant disposer des possibilités offertes par l'utilisation d'invitations. Ceci est possible : si vous avez défini que votre questionnaire permet l'enregistrement public et que vous avez initialisé sa table des invitations, les personnes ne disposant pas d'une invitation mais qui connaissent l'URL de votre questionnaire se verront offerte la possibilité de s'enregistrer afin de pouvoir participer. Si elles fournissent une adresse électronique qui n'est pas déjà dans la table des invitations, une invitation sera alors créée et un message de confirmation sera envoyé avec le code de l'invitation fraichement créée. Toutes les invitations créées par enregistrement public sont reconnaissable à leur code qui commence par "R".
Protection de l'enregistrement public
Afin de protéger votre questionnaire contre les enregistrements automatisés via des robots, un système de protection CAPTCHA a été mis en place sur toutes les pages d'enregistrement, de sauvegarde et de chargement. Il s'agit de confirmer dans un champ texte, une information qui apparaîtra sous forme d'image dans de telles pages avant de pouvoir valider.