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Référentiel des métiers CEN Famille : Direction / Administration
DATE D’EMISSION : 18/12/2013
FICHE METIER
Assure l’accueil des visiteurs et usagers du CEN (dans un service du siège ou dans une antenne)
Assure la transmission des informations en interne, répond aux demandes des agents du pôle ou du CEN
Assure la reproduction de documents
Assure la frappe et la mise en forme de courriers et de documents
Suit les agendas et les plannings de rendez vous, prépare et organise les réunions et évènements liés au service/pôle ou CEN (réservations de salles, repas, invitations, conférences téléphoniques, etc.)
Se charge des comptes rendus des réunions de travail et réunions d’équipe
Assure le tri, le classement, la mise à jour des fichiers et bases de données, l’archivage des documents
Intervenir sur la gestion administrative :
(En lien avec le RAF, l’assistant(e) de direction ou le directeur)
Se charge du suivi administratif d’un ou de plusieurs dossiers liés à l’activité du CEN (gestion et suivi des dossiers, suivi financier)
Gère et actualise les fichiers d’administrateurs, les dossiers d’agrément et de renouvellement d’agrément (en lien avec la préfecture)
Met en page des rapports (rapports d’activités et autres)
Assure des missions d’intendance ou de logistique (commande, livraison et suivi des stocks de fournitures de bureau, gestion des publications payantes, gestion des imprimés et formulaires, suivi de l’entretien des locaux et du matériel informatique et téléphonique, etc.)
Assure l’inventaire du matériel et son suivi (cartes grises véhicules, relations assureurs, etc.)
Intervenir en assistance comptable :
Réceptionne, vérifie et classe les pièces comptables (factures, notes de frais, ordres de mission, pièces justificatives, etc.)
Vérifie la conformité des pièces comptables pour les bilans financiers
Collecte les pièces comptables et les copies de factures concernant les dossiers européens et les programmes spécifiques (Feder, Life, etc.)
Prépare des éléments de saisie ou vérifie des données comptables
Aide à la tenue et au suivi d'un tableau de bord financier sur les programmes spécifiques (suivi des conventions, des actions réalisées, des délais)
Contribuer à la vie associative du CEN : (En l’absence d’un chargé(e) de mission vie associative)
Gère les demandes et collecte les propositions de sorties adressées par les bénévoles, les salariés et les administrateurs du CEN
Met en forme des propositions pour validation
Gère les inscriptions aux sorties (tableau de bord des participants)
Assure le suivi de la base de données des adhérents, le suivi des cotisations en lien avec le comptable
Répond aux demandes des adhérents, relance l’appel à cotisations, envoi les reçus fiscaux
Assure la gestion de bulletins trimestriels aux adhérents (mise sous pli, envoi)
MISSIONS ET ACTIVITES COMPLEMENTAIRES : Peut être amené à :
Contribuer à la gestion administrative du personnel au plan de la saisie et du suivi des tableaux de bord (notes de frais, absences et congés, suivi des visites médicales)
Se charger d’actualiser les tableaux d’affichage, les plannings internes (salles de réunion, utilisation des véhicules d’entreprise)
Participer à l’organisation des assemblées générales, conseils d’administration et réunions de bureau (documents statutaires, logistique, programme, mise sous pli et envoi des convocations)
Assurer le suivi des réunions statutaires (présence des participants, diffusion des comptes rendus, suivi des délibérations)
Organiser la logistique de formations, réunions, manifestations ou évènements généraux en lien avec le CEN
Assurer ponctuellement l’accueil et la tenue de stands lors d’événements particuliers Se charger de mettre à jour la revue de presse (en l’absence d’un documentaliste)
COMPETENCES REQUISES : Connaissances :
Fonctionnement et organisation du CEN Règlement intérieur
Rouages administratifs Gestion administrative
Règles typographiques et de mise en page Procédures commande publique / achats Bureautique
Notions de droit du travail
Règles de base de la comptabilité Notions de législation fiscale Logiciels de comptabilité Savoir-faire :
Expression orale et écrite
Assemblage et mise en forme de documents Organisation et planification du travail Gestion et suivi de budget
Gestion administrative
Techniques de classement et d’archivage Techniques d’achat
Bureautique (Pack Office) Capacités :
Amabilité
Capacités relationnelles Ecoute
Rigueur, méthode
Sens de l'organisation, réactivité Logique
Disponibilité
Respect des procédures et des délais Discrétion (gestion du personnel) Aptitudes au travail en équipe
EVOLUTIONS LIEES AU METIER:
Le métier est sensible aux évolutions de l'organisation interne du travail et aux évolutions des pratiques administratives des partenaires du CEN (augmentation de la part consacrée au volet administratif des dossiers)
Il est affecté par l'évolution des matériels et logiciels de bureautique et l'évolution des règles en matière de comptabilité, de fiscalité et de commande publique. Le métier est impacté par le développement de la messagerie.
CONDITIONS ET MOYENS D’EXERCICE :
Métier sédentaire, sur poste informatique, s'exerçant en bureau au siège ou dans une antenne du CEN, soit polyvalent (secrétariat classique pour un pôle ou un service) soit spécialisé dans un domaine particulier (gestion du personnel, gestion de dossiers administratifs spécifiques, vie de l’association, comptabilité, etc.). Selon l’organisation définie, le métier peut être scindé en plusieurs fonctions (assistance administrative ou assistance comptable) ou être exercé par un ou plusieurs autres titulaires de postes (assistant(e) de direction, chargé(e) de mission…).
Maîtrise des outils de bureautique et des normes de comptabilité, logiciels de bureautique, de comptabilité et de gestion.
Rares déplacements (réunions, assemblées générales, etc.).
RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU METIER :
Fatigue oculaire et troubles musculo squelettiques (liés à une activité prolongée sur écran)
CONDITIONS D’ACCES AU METIER :
Niveau de diplôme généralement constaté :
Métier accessible aux titulaires de diplômes à partir du niveau V, IV ou III en comptabilité et secrétariat administratif mais le plus souvent BTS assistant de gestion (avec notions juridiques et comptables)
Formation, parcours professionnel :
Expérience conseillée en secrétariat, comptabilité et gestion administrative dans une association. Maîtrise de logiciels bureautiques.
Expérience en ressources humaines, en gestion administrative du personnel, en comptabilité selon l’organisation du CEN et les besoins du poste.
LIENS FONCTIONNELS ET RELATIONNELS :
Au plan hiérarchique :
Responsable administratif et financier ou comptable, responsable de pôle / d’antenne ou directeur selon la taille et le type de fonctionnement du CEN
Liens et réseaux professionnels :
En interne : RAF, comptable, responsables de pôle, chargé(e)s de mission, ensemble des agents du CEN
En externe : chargés de mission et agents administratifs (préfecture, administrations et collectivités partenaires du CEN) fournisseurs divers (assureurs, matériel de bureau, sociétés de coursiers, etc.), administrateurs et adhérents du CEN, expert comptable, tous visiteurs et usagers du CEN
METIERS CONNEXES ET MOBILITE :
Métiers connexes :
Assistant administratif et comptable dans tout organisme, institution ou association Assistant de direction
Evolution :
Responsable administratif et financier Code ROME :
M1602 Opérations administratives M1607 Secrétariat
M 1203 Comptabilité Code RIME :
FPEADM05 Assistant administratif CNFPT :
05/A/02 Agent de gestion administrative
07/A/04 Agent de gestion financière budgétaire ou comptable.
Répertoire des métiers ATEN :
Filière métier : Administration et soutien
Famille : Gestion administrative, juridique et financière
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Référentiel des métiers des CEN : Famille : Direction / Administration
DATE D’EMISSION : 18/12/2013
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