Appel d’offres

L’appel d’offres est un processus qui permet à une organisation de mettre en concurrence plusieurs entreprises afin d’obtenir un produit ou un service. Pour une flotte de véhicules, ceci permet d’obtenir les véhicules avec les meilleurs avantages par rapport aux coûts. Le processus d’appel d’offres peut être utilisé autant par les organisations privées que publiques. Dans le cas des organismes publics au Québec, ils sont régis par la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, chapitre C-65.1) et un appel d’offres public est nécessaire, en règle générale, pour un contrat dont le montant est supérieur ou égal à 25 000$. Pour l’achat d’un ou de plusieurs véhicules, ce montant est généralement dépassé et nécessite alors un appel d’offres public. En ce qui a trait aux approvisionnements publics, le prix de la soumission est souvent l’unique critère de sélection, tant que le produit ou le service rencontre les critères et besoins minimaux. La loi propose toutefois d’autres modes d’adjudication de contrat tels que la qualité minimale et un prix, le prix ajusté le plus bas et finalement, basé seulement sur la qualité. Ces modes d’adjudication permettent une plus grande flexibilité quant au choix d’une soumission offrant un meilleur rapport qualité-prix ou un meilleur rapport avantages-coûts. Les gestionnaires pourront s’adresser aux juristes de leur organisation afin de faire valider le contenu de l’appel d’offres.

Pour les entreprises privées, le processus d’appel d’offres est fortement recommandé afin de favoriser la concurrence et obtenir le meilleur rapport

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qualité-prix. Dans les cas plus simples, le gestionnaire peut également demander une soumission directement auprès d’un ou de plusieurs fournisseurs, tels un concessionnaire ou un distributeur d’équipements. Dans le domaine privé, les entreprises peuvent également faire appel à la négociation pour obtenir des produits et service et, dans certains cas, elles peuvent adopter des processus collaboratifs avec d’autres organisations. Les deux sections suivantes couvriront la rédaction et le lancement de l’appel d’offres.

3.1.1 Rédaction de l’appel d’offres

Comme pour le cahier des charges, il n’existe pas de format prédéfini pour l’appel d’offres. Certaines informations telles que le cahier des charges, la définition du besoin et des spécifications doivent y être inclus. Basés sur plusieurs appels d’offres du gouvernement fédéral pour l’acquisition de biens (TPSGC, 2017), les sept paragraphes suivants présentent différentes sections qui se retrouvent généralement dans un appel d’offres.

3.1.1.1 Renseignements généraux

Cette section contient certains renseignements en lien avec le contexte, la sécurité, l’interprétation et d’autres informations pertinentes pour le soumissionnaire. C’est dans cette section que le besoin sera établi. Une description détaillée des besoins pourra être directement inscrite, mais sera généralement incluse en annexe sous forme de cahier des charges ou, pour les cas plus simples, sous forme de spécifications.

3.1.1.2 Instructions à l’intention des soumissionnaires

Cette section contient les instructions, les clauses, les conditions et les lois applicables dans le cadre de l’appel d’offres et du processus de soumissions. Pour les cas plus complexes, il est possible de préciser une date pour la tenue d’une réunion avec tous les fournisseurs intéressés. Cette réunion pourra servir à expliquer plus en détail les besoins et à répondre aux questions des fournisseurs sous forme de table ronde.

29 3.1.1.3 Instructions pour la préparation des soumissions

Cette section permet au soumissionnaire de connaître la documentation qui doit être fournie au moment de soumissionner. Il est souvent préférable de prévoir un gabarit qui sera utilisé par les soumissionnaires afin de faciliter la comparaison des soumissions. Les soumissions pourront être évaluées sur une même base et le processus d’évaluation sera plus objectif. Dans le cas de l’acquisition des véhicules, la soumission pourra, par exemple, contenir une partie technique, une partie financière ainsi qu’une partie pour les attestations et les renseignements supplémentaires.

3.1.1.4 Procédures d’évaluation et méthode de sélection

Les procédures d’évaluation des soumissions et la méthode de sélection sont expliquées. Tous les critères de sélection qui seront utilisés, ainsi que leur pondération, doivent être indiqués et sont généralement insérés en annexe). Ils se séparent en deux types de critères, soit les critères obligatoires et les critères cotés. En ce qui concerne les critères obligatoires, le non-respect d’un ou de plusieurs critères amènera le rejet d’une soumission. Les critères cotés permettront de choisir la meilleure des soumissions qui satisfait à tous les critères obligatoires. Par exemple, un coût plus bas et un pourcentage plus haut de matières recyclées, utilisée pour la fabrication, pourraient constituer des critères cotés. La pondération de chaque facteur devra être incluse à l’appel d’offres et pourra être déterminée en utilisant différentes méthodes qui ont pour but de sélectionner le produit et fournisseur qui propose le meilleur rapport qualité-prix ou le meilleur rapport avantages-coûts. Une de ces méthodes, celle de l’analyse hiérarchique multicritère, sera présentée à la section 3.2.5 du présent rapport.

3.1.1.5 Attestations

Il est possible de demander et d’exiger certaines attestations aux soumissionnaires. Par exemple, un fournisseur pourrait avoir à fournir des attestations pour le Code de conduite ou une preuve de la mise en œuvre d’un programme d’équité en matière d’emploi au sein de l’entreprise.

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3.1.1.6 Clauses du contrat subséquent

Cette section contient les clauses qui seront incluses au contrat d’acquisition qui sera ultérieurement signé. Lorsque le contrat est déjà rédigé, il est également possible de l’inclure à l’appel d’offres. Même si le contrat est inclus à l’appel d’offres, un processus de négociation pour certaines clauses et modalités pourrait être possible avant la signature du contrat.

3.1.1.7 Annexes

Dans les annexes, il est important d’ajouter tous les documents pertinents pour l’appel d’offres, en particulier le cahier des charges, les critères d’évaluations obligatoires et cotés, leur pondération et méthodes de calcul.

3.1.2 Lancement de l’appel d’offres

Une fois l’appel d’offres rédigé, l’organisation doit le publier afin de rejoindre un maximum de soumissionnaires potentiels. Au Québec et au Canada, il existe différentes plateformes électroniques qui sont utilisées par les acheteurs et les vendeurs, tant au privé qu’au public.

Pour le marché québécois et canadien, les plateformes en ligne les plus connues sont :

 Le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec1 _:

cette plateforme en ligne permet aux entreprises d’avoir accès aux appels d’offres du gouvernement du Québec et du monde municipal québécois (Secrétariat du Conseil du trésor du Québec, 2016) ;

 Achatsetventes.gc.ca (TPSGC, 2017) : cette plateforme web facilite l’approvisionnement du gouvernement du Canada en fournissant de l’information sur l’approvisionnement et les contrats publics et en donnant accès à différents appels d’offres en vigueur et archivés ;

31  MERX2 _{: ce site web est un outil pour la publication et la consultation}

d’appels d’offres publics et privés au Canada. Les organisations peuvent également avoir accès à différents documents de référence utiles en lien avec les appels d’offres. Le MERX (2017) comprend quatre catégories de services, dont deux qui s’appliquent aux gestionnaires d’une flotte de véhicules en processus d’acquisition, soit :

o Le service Marchés publics canadiens ;

o Le service MERX pour les agences, les sociétés de la Couronne et les marchés privés.