Comité des Rémunérations et des Nominations
2.3. Acteurs du contrôle interne, structure(s) spécifique(s) en charge/rôles respectifs
et interactions
Le contrôle interne mis en place par le Groupe fait partie intégrante de son organisation.
2.3.1. - Le Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration de SOCIÉTÉ BIC, représentant les actionnaires, agit en toutes circonstances dans l’intérêt de la Société. Il revoit et approuve également les objectifs stratégiques de la Société.
2.3.2. - Le Comité de Direction
Le Comité de Direction, sous la direction de Mario Guevara, Directeur Général de SOCIÉTÉ BIC est composé de 10 membres dont l’objectif principal est de mettre en place la stratégie de l’entreprise défi nie par le Conseil d’Administration. Il est également responsable de
Gouvernement d’entreprise
Rapport du Président sur les conditions de préparation et d’organisation des travaux du Conseil ainsi que les procédures de contrôle interne mises en place par la Société
la défi nition de la mise en œuvre et de la supervision des moyens pour atteindre les objectifs fi xés.
Aux côtés de François Bich, Directeur Général Délégué et responsable briquets et Marie-Aimée Bich-Dufour, Directeur Général Délégué et Directeur Juridique, les membres ou conseillers suivants composent ou interviennent auprès du Comité de Direction :
•
représentants opérationnels responsables de continents :• Billy Salha, Europe,
• Chris Mills, Amérique du Nord,
• Edgar Hernandez, Moyen-Orient, Afrique, Océanie, Amérique Latine, Asie ;
•
représentants des activités :• Ed Dougherty, Directeur Général Groupe Papeterie et Rasoirs,
• Benoit Marotte, Directeur Général Papeterie,
• Nicolas Paillot, Directeur Général Produits Promotionnels ;
•
représentants de fonctions transversales :• François Eyssette, Directeur des Ressources Humaines,
• Jim DiPietro, Directeur Financier.
Les représentants des activités sont responsables de la production, du développement de nouveaux produits, de la recherche et du contrôle qualité. Par ailleurs, ils conçoivent et proposent le plan stratégique à long terme pour leur catégorie.
Le Comité de Direction veille aussi à la qualité du contrôle interne et s’assure de la bonne couverture des risques. Il s’assure, par l’intermédiaire du Directeur Financier du Groupe, que les indicateurs sont consolidés afi n de mesurer que les performances opérationnelles sont conformes au budget. Le cas échéant, il accorde une attention toute particulière aux variations et s’assure que des mesures correctives sont mises en place.
En complément du budget, des prévisions sont préparées et révisées trois fois par an et ce, afi n de contrôler l’avancement du budget en fonction des évolutions du marché. Par ailleurs, le Groupe a développé un outil de planifi cation stratégique qui permet d’identifi er les futures opportunités de croissance.
2.3.3. - Le Comité d’Audit
Le Comité d’Audit, évoqué plus avant dans le présent rapport (cf. 1.3 Comités constitués par l’organe d’administration, de Direction ou de surveillance), eff ectue une surveillance attentive et régulière du dispositif de contrôle interne entre autres missions.
Il a la possibilité d’entendre le responsable de l’audit interne, de donner son avis sur l’organisation de son service et d’être informé de son travail. Il est destinataire d’une synthèse annuelle des recommandations de l’audit interne.
2.3.4. - Le Département Contrôle et Audit Interne (C&AI)
En janvier 2004, le Groupe a créé le Département Contrôle et Audit Interne, rattaché opérationnellement à la Direction Financière du Groupe et reportant sur demande au Comité de Direction.
Ce Département réalise des missions sur les domaines tant financiers qu’opérationnels où il émet une appréciation
indépendante du degré de conformité avec les politiques, règles et procédures du Groupe. Il porte son attention sur :
•
les revues de cycles et de processus opérationnels (dont notamment les ventes et encaissements, les achats et décaissements, les actifs immobilisés, les stocks, la paie, la gestion de la trésorerie ou la procédure d’enregistrement des écritures comptables), tant au niveau des fi liales BIC qu’au niveau du siège social ;•
la mesure de l’effi cacité des contrôles mis en place par le biais de tests ;•
la coordination de l’amélioration permanente du Manuel de politiques et procédures internes avec les responsables fonctionnels ;•
la proposition de conseils et recommandations à des fins d’amélioration des processus existants, ce qui inclut le fait de partager les meilleures pratiques au sein du Groupe.Ce Département peut aussi être amené à intervenir en assistance sur des missions ponctuelles et spécifi ques, comme notamment lors d’opérations d’acquisition externe ou de réorganisation interne.
De plus, la démarche du Département Contrôle et Audit Interne intègre la dimension des systèmes d’informations par le biais notamment de revues des accès informatiques et des procédures de continuité d’exploitation.
Une fois par an, le Département C&AI présente aux auditeurs externes le plan de revues de sites et de processus, leur communique ses mises à jour ainsi que les conclusions des rapports d’audit émis après les interventions sur site. De plus, le Département C&AI s’accorde avec le Département Finance du Groupe et les auditeurs externes pour la couverture de points spécifi ques pendant les audits.
Travaux réalisés en 2009
Depuis le début de l’année 2006, un plan pluriannuel d’audit suivant un principe de rotation a été mis en place afi n de s’assurer que tous les sites et que tous les processus majeurs soient revus en moyenne tous les trois ans.
Le plan 2009 a conduit le Département C&AI à mener les audits de :
•
23 entités de fabrication et de distribution dont pour la plupart en combinant visites initiales et visites de suivi eff ectuées dans les 6 mois ;•
9 audits d’inventaires physiques.Ces audits ont été menés conformément à la méthodologie et aux procédures d’audit mises en place par le Département. Elles intègrent notamment :
•
la transmission d’un questionnaire (près de 400 questions) au site/département faisant l’objet d’un audit permettant l’identifi cation des risques et des activités de contrôles mises en place ;•
la réalisation de tests (de cheminement et de détail) et d’entretiens avec les intervenants sur les cycles audités selon une approche basée sur les risques identifi és ;•
la rédaction d’un rapport postérieur à l’audit dans lequel sont listés sous forme de recommandations les points d’amélioration que le site/département devra considérer par le biais d’un plan d’actions précis et positionné dans le temps. Le rapport du Département C&AI est un bon vecteur de communication etGouvernement d’entreprise
Rapport du Président sur les conditions de préparation et d’organisation des travaux du Conseil ainsi que les procédures de contrôle interne mises en place par la Société
joue un rôle important dans la démarche d’amélioration continue des contrôles au travers du Groupe.
Au cours de ces revues, aucune problématique majeure n’a été identifi ée. Les recommandations émises dans les rapports d’audit ont mis en valeur des améliorations à apporter à certains contrôles pour en garantir une meilleure effi cacité. Les Directions locales ont partagé leurs réponses à ces points d’amélioration tout en proposant des plans d’action ainsi que leurs dates de mise en œuvre et les responsables de leur exécution. Ces mises en application ont ensuite pu être vérifi ées lors de visites de suivi menées par le Département C&AI. Enfi n, les meilleures pratiques en termes de contrôle interne rencontrées lors de ces revues font l’objet d’une communication et d’un partage au sein du Groupe toujours dans ce souci d’amélioration.
En complément des audits, le Département C&AI a coordonné une évaluation annuelle des risques, sur la base d’une autoévaluation demandée à chaque entité du Groupe. L’objectif est en eff et de mesurer régulièrement l’exposition aux principaux risques potentiels de ces entités, et par conséquent de pouvoir disposer d’une matrice de risques au niveau du Groupe. Cette obligation annuelle depuis décembre 2003 a confi rmé les principaux risques identifi és et développés dans la section Informations Générales – 4.
Facteurs de risque.
En complément de ces autoévaluations, tous les Directeurs de filiales et leurs Directeurs Financiers ont signé une lettre confi rmant que les contrôles internes en place sont adéquats et fonctionnent de manière à diriger les opérations. Dans cette lettre, ils attestent aussi de la fi abilité des informations fi nancières reportées et de la conformité avec les lois et règlements en vigueur.
Cet exercice est également une exigence annuelle mise en place depuis décembre 2003.
Le cas échéant, le Directeur de la fi liale fournit des informations détaillées sur les sujets présentant des faiblesses non signifi catives pour lesquelles des actions correctives seront prises en 2010. Ces actions doivent permettre de garantir un niveau raisonnable de confi ance dans l’accomplissement des objectifs opérationnels, la fi abilité des informations fi nancières reportées et la conformité avec les lois et règlements en vigueur. Toutes les informations pour 2009 ont été consolidées et aucun risque signifi catif n’a été identifi é à ce jour.
Une synthèse des travaux accomplis en 2009 par le Département C&AI est présentée au Comité de Direction, au Comité d’Audit et au Conseil d’Administration. Cette présentation comprend un résumé des lettres d’attestation du contrôle interne signées par les Directeurs Généraux de chaque pays et récapitule les diff érentes échéances à respecter pour la mise en œuvre des améliorations.
De plus, elle propose également une synthèse de l’analyse des risques, des contrôles et des plans d’action pour 2010.
Perspectives et plans d’actions pour 2010
Le Département C&AI continuera à porter son attention sur l’amélioration des processus et de leur effi cacité, sur les tests de l’effi cacité opérationnelle des contrôles clés, ainsi que sur la mise en valeur du processus général de revue.
Le plan d’audit pour 2010 préparé par le Département C&AI et validé par le Comité d’Audit et le Comité de Direction intègre la rotation pluriannuelle des revues de sites et de processus en maintenant le même niveau d’interventions qu’en 2009, tant sur leur nombre que sur la nature des sites et processus audités.
Enfi n, le Département C&AI poursuivra son rôle de coordination pour l’amélioration continue du Manuel de procédures et politiques internes, et il revisitera la cartographie des risques du Groupe selon un projet de gestion des risques.
2.3.5. - Le personnel de la Société
Chaque employé est impliqué dans le contrôle interne en cohérence avec son niveau de connaissance respectif et son accès à l’information pour établir, faire fonctionner et surveiller le dispositif de contrôle interne.
Pour renforcer l’implication du personnel dans l’organisation du contrôle interne de la Société, depuis 1998, les valeurs du Groupe sont affi chées sur tous les sites du Groupe afi n de les faire partager à tous les employés. En 2005, la vision et les valeurs du Groupe ont été mises à jour et présentées à tous les employés. Depuis 2005, une enquête d’opinion est réalisée tous les deux ans auprès des employés sur le respect des valeurs du Groupe (80 % d’opinions favorables en 2009).
Une Charte d’Éthique du Groupe est mise à la disposition de tous les employés. Le Comité de Direction a validé cette Charte d’Éthique ainsi que toute procédure et politique qui en découle pour ensuite les diff user au sein du Groupe.
† 3. PARTICIPATION DES ACTIONNAIRES À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Cf. Note 21-2 de la partie Informations Générales.
† 4. ÉLÉMENTS SUSCEPTIBLES D’AVOIR UNE INCIDENCE EN CAS D’OFFRE PUBLIQUE
Cf. Rapport de gestion (Capital social).