Formules simples

(1)

Excel

2010

Les calculs (1)

Formules simples

Fichiers nécessaires

 calcul.xls

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SOMMAIRE

Les opérateurs d'Excel... 3

A) Opérateurs arithmétiques ... 3

B) Opérateurs de texte ... 3

C) Opérateurs de comparaison (renvoie Vrai ou Faux) ... 3

D) Opérateurs de référence ... 3

Formules avec opérateurs arithmétiques ... 4

A) Préparation ... 4

1) Série incrémentée avec la poignée de recopie... 4

2) Régler la largeur des colonnes ... 4

3) Saisir plusieurs lignes de texte dans une seule cellule ... 5

B) Mettre en place la formule de calcul du solde ... 5

1) Trouver la formule la plus efficace, adaptée à chaque ligne ... 5

2) Écrire la formule ... 5

3) La barre de formule ... 5

4) Recopier la formule ... 5

C) Mettre en place le report (lien entre cellules) ... 6

D) Mettre en place le calcul de conversion de monnaie ... 6

1) Copier la colonne des euros dans la future colonne ... 6

2) Modifier un texte de cellule ... 6

3) Effacer le contenu de cellules ... 7

4) Mettre en place la formule du calcul du solde en francs ... 7

5) Calcul des totaux (recettes et dépenses) ... 7

E) Mettre en forme le contenu des cellules ... 7

1) Mettre en forme police et taille d'un texte... 7

2) Aligner un titre par fusion et centrage ... 8

3) Centrer verticalement le contenu de cellule ... 8

4) Formater les dates avec un format prédéfini ... 8

5) Formater un nombre en format monétaire avec € ... 8

6) Format monétaire ou comptabilité ? ... 9

7) Recopier un format avec le pinceau Reproduire la mise en forme ... 9

8) Formater un nombre avec le symbole FF ... 9

9) Décaler le texte des opérations par rapport au bord gauche ... 9

10) Ajustez une colonne ... 9

11) Renommer une feuille de calcul... 9

12) Finir la mise en forme pour obtenir ...10

F) Imprimer ... 10

1) Faire un aperçu avant impression...10

2) Modifier la mise en page ...10

3) Définir une zone d'impression ...11

4) Imprimer et sortir de l'aperçu ...11

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Les opérateurs d'Excel

A) Opérateurs arithmétiques

Addition

+

A1 + B3 + 12

Soustraction

-

A1 - B3 - 21

Multiplication

*

A1 * B3 * 14

Division

/

^{A1 / B3}

Pourcentage

%

A1% (équivalent à A1/100)

Exposant

^

A1^3 (équivalent à A1*A1*A1)

B) Opérateurs de texte

Concaténation

&

"Florence " & " " & "PETIT"

C) Opérateurs de comparaison (renvoie Vrai ou Faux)

Comparaison

=

^A1=B3

Supérieur

>

^A1>B3

Supérieur ou égal

>=

^A1>=B3

Inférieur

<

^A1<B3

Inférieur ou égal

<=

^A1<=B3

Différent

<>

A1<>B3

D) Opérateurs de référence

Cellules contiguës ou

Plage

:

A1:B3 (soit A1;A2;A3;B1;B2;B3)

Cellules discontinues

;

A30; C5; A1:B3 ; G3 Intersection de plages (espace) B7:D7 C5:C8 Séparateur feuille!plage

!

nomFeuille!D2:C4 Séparateur

[fichier]plage

[ ]

[classeur.xls]nomFeuille1!A1

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Formules avec opérateurs arithmétiques

A) Préparation

 Ouvrez le fichier calculs.xls.

Les explications vont vous permettre d'obtenir dans un premier temps :

1) Série incrémentée avec la poignée de recopie

Exemple: Compléter la colonne N° ordre à partir de la saisie des 2 premiers nombres.

 Dans la cellule A5, tapez 1.

 Dans la cellule A6, tapez 2.

 Sélectionnez les cellules A5 et A6.

 Avec la souris, pointez la poignée de recopie ou de remplissage (petit carré noir dans l'angle inférieur droit) de la cellule A6. Le pointeur de souris prend alors la forme

d'une petite croix noire au lieu de la croix blanche.

 Cliquez-glissez cette poignée vers le bas jusqu'en cellule A15.

Autres méthodes possibles : - Méthode avec touche Ctrl :

 Sélectionner la cellule avec 1, appuyer sur Ctrl et cliquer-glisser la poignée de recopie.

- Méthode avec clic droit sur la poignée de recopie:

 Faire un clic DROIT sur la poignée de recopie de la cellule contenant 1, cliquer-glisser la poignée de recopie, relâcher et choisir Incrémenter une série.

- Méthode avec bouton de recopie :

 Sélectionner la cellule contenant 1, cliquer-glisser la poignée de recopie. Après avoir relâché, un bouton de liste d'options s'affiche. Pointez dessus pour faire apparaître la flèche, cliquez sur la flèche pour dérouler le menu et choisissez Incrémenter une

série. Ce bouton permet de choisir le type de recopie : cellules, valeurs, mise en forme…

2) Régler la largeur des colonnes

Exemple: Régler la largeur des colonnes D, E et F

 Sélectionnez les colonnes D, E et F par un cliquer-glisser dans leurs en-têtes.

 Cliquez-glissez une des bordures des en-têtes de colonnes sélectionnés jusqu'à afficher la dimension 12.

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3) Saisir plusieurs lignes de texte dans une seule cellule

Exemple: Ajoutez l'intitulé "Solde en Euros" sur 2 lignes :

 Cliquez dans la cellule F4 derrière le mot Solde.

 Appuyez sur les touches Alt et Entrée.

 Appuyez sur la touche Entrée.

ou cliquez sur le bouton de la barre de formule

ou cliquez ailleurs, dans une autre cellule pour valider la saisie du texte.

B) Mettre en place la formule de calcul du solde

1) Trouver la formule la plus efficace, adaptée à chaque ligne L'expression du calcul la plus efficace est :

Solde en Euros = Solde précédent + Recette - Dépense

Dans Excel, cela se traduit par une formule par exemple dans la cellule F6 :

=F5+D6-E6

Dans Excel, une expression de calcul commence toujours par =.

2) Écrire la formule

Pour éviter les erreurs de référence, il est préférable de sélectionner la ou les cellules à l'aide de la souris plutôt que de taper les références des cellules.

Manipulation Contenu de F6

 Cliquez dans la cellule recevant le résultat soit la cellule F6

 Tapez = =

 Cliquez sur la cellule F5 =F5

 Tapez au clavier l'opérateur + =F5+

 Cliquez sur la cellule D6 =F5+D6

 Tapez au clavier l'opérateur - =F5+D6-

 Cliquez sur la cellule E6 =F5+D6-E6

 Appuyez sur la touche Entrée ou

cliquez sur la coche verte de la barre de formule

2630,08

3) La barre de formule

La formule est remplacée par sa valeur dans la cellule mais reste visible dans la barre de formule .

Le bouton fx servira à insérer des formules plus complexes.

Lorsque la cellule est sélectionnée en mode saisie de texte, on voit dans la barre de formule : - une coche verte qui sert à valider la formule (équivalent : touche Entrée).

- une coche rouge qui sert à annuler les modifications effectuées sur la formule (équivalent : touche Echap).

4) Recopier la formule

 Cliquez sur la cellule F6.

 Cliquez-glissez la poignée de recopie vers le bas.

La formule est recopiée, les références aux cellules F5, D6, E6 sont des références dites

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relatives car elles se sont adaptées à l'emplacement du résultat. Ainsi pour le résultat présent dans la cellule F9, la formule est devenue : =F8+D9-E9.

 Remarquez l'affichage du bouton d'options de recopie. Il permet de choisir le type de recopie : copie des cellules, des valeurs, de la mise en forme…

 Contrôlez la formule en vérifiant quelques résultats.

Autre méthode (plus rapide, mais utilisable que s'il y a des cellules complétées à gauche) :

 Double-cliquez sur la poignée de recopie.

C) Mettre en place le report (lien entre cellules)

Exemple: Reporter en F21 le contenu de la cellule F15.

 Sélectionnez la cellule F21.

 Tapez au clavier le signe =.

 Cliquez sur la cellule F15 à reporter.

La formule est

= F15

 Validez avec Entrée ou la coche verte de la barre de formule.

D) Mettre en place le calcul de conversion de monnaie

Exemple à suivre : Faire une nouvelle colonne avec le solde et le report en francs

1) Copier la colonne des euros dans la future colonne

Exemple : Pour éviter de refaire les libellés et la mise en forme. recopier les cellules F4 à F21 vers G4 à G21.

 Sélectionnez les cellules F4 à F21.

 Cliquez-glissez la poignée de recopie vers la cellule G21.

Les cellules sont recopiées mais il va falloir modifier les textes et effacer les formules.

2) Modifier un texte de cellule

Exemple : Remplacer le mot euros par le mot francs en cellule G4 et G20

 Double-cliquez dans la cellule pour passer en mode saisie de texte.

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3) Effacer le contenu de cellules

Exemple : Effacer le contenu des cellules G5 à G15

 Sélectionnez les cellules.

 Appuyez sur la touche Suppr du clavier.

On peut aussi faire un clic DROIT dans la sélection puis choisir Effacer le contenu.

On peut aussi cliquer-glisser la poignée de recopie vers le haut pour effacer les cellules.

4) Mettre en place la formule du calcul du solde en francs

A faire : Mettre en place la formule en G5 et la recopier jusqu'en G15, sachant que la formule à taper en G5 est :

=F5*6,55957

5) Calcul des totaux (recettes et dépenses)

 Sélectionnez la cellule D21.

 Cliquez sur le bouton Somme.

 Vérifiez la zone en pointillé proposée et sinon sélectionnez la zone souhaitée (D5 à D15).

 Validez la formule qui doit être =SOMME(D5:D15)

 Recopiez la formule avec la poignée de recopie de D21 (recette) à E21 (dépense).

E) Mettre en forme le contenu des cellules

1) Mettre en forme police et taille d'un texte

Exemple: Mettre le texte Compte bancaire de la cellule A2 en Arial 18.

 Sélectionnez la cellule A2.

 Dans l’onglet Accueil et son groupe Police, déroulez la zone Police de la barre d'outils et choisissez Arial.

 Dans l’onglet Accueil et son groupe Police, déroulez la zone Taille de la barre d'outils et choisissez 18.

Autre méthode : Il peut être plus rapide de faire un clic droit dans la sélection puis de choisir les commandes souhaitées dans le menu contextuel.

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2) Aligner un titre par fusion et centrage

Exemple: Mettre le texte Compte bancaire centré au-dessus des autres colonnes.

 Sélectionnez la plage de cellules A2 jusqu'à G2.

 Dans l’onglet Accueil et son groupe Alignement (ou clic droit dans la sélection), cliquez sur le bouton Fusionner et centrer .

3) Centrer verticalement le contenu de cellule

Exemple: Centrer horizontalement et verticalement les intitulés de colonnes de A4 à G4

 Sélectionnez la plage de cellules A4 jusqu'à G4.

 Faites un clic DROIT dans la sélection et choisissez dans le menu contextuel Format de cellule, puis l'onglet Alignement.

 Déroulez et choisissez Centrer sur les 2 alignements.

Autre méthode : On peut aussi, dans l’onglet Accueil et son groupe Alignement, cliquer sur les 2 boutons Aligner au centre et Centrer qui font respectivement l'alignement

vertical et horizontal.

4) Formater les dates avec un format prédéfini

Exemple: Mettre les dates de B5 à B15 au format prédéfini de forme 4-oct

 Sélectionnez la plage de cellules (de B5 à B15)

 Faites un clic DROIT dans la sélection et choisissez Format de cellule.

 Dans l'onglet Nombre, cliquez sur la catégorie Date.

 Dans la partie Type, sélectionnez le type qui convient.

Remarque : 14-mars est un exemple de format et ne correspond pas à la valeur présente dans la cellule.

5) Formater un nombre en format monétaire avec €

Exemple: Mettre les montants des dépenses, recettes et solde en euros avec un format redéfini à 2 décimales, séparateur de milliers, symbole €

 Sélectionnez les cellules concernées (de D5 à F15)

 Faites un clic DROIT dans la sélection et choisissez Format de cellule.

 Dans l'onglet Nombre, cliquez sur la catégorie Monétaire.

 Mettez le Nombre de décimales à 2.

 Choisissez € comme symbole.

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6) Format monétaire ou comptabilité ?

 Observez la différence d'affichage d'un nombre négatif entre le format monétaire et comptabilité:

 Pour mettre en format Comptabilité, cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité qui est dans le groupe Nombre de l'onglet Accueil ou qui apparaît lors d'un clic droit dans la sélection.

7) Recopier un format avec le pinceau Reproduire la mise en forme

Exemple: Mettre le report du solde en francs dans le même format que le solde en euros

 Sélectionnez une cellule (ou plusieurs) ayant le format à reproduire (F5 par exemple).

 Dans l'onglet Accueil > groupe Presse-papier, cliquez sur l'outil Reproduire la mise en forme.

 Glissez le pinceau sur la plage de cellules à mettre en forme.

8) Formater un nombre avec le symbole FF

Exemple : Formater sous la forme 1 234,56 FF les montants de nombre de la colonne G

 Sélectionnez les cellules concernés:

Cliquez-glissez de G5 à G15, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur G21.

 Faites un clic DROIT dans la sélection et choisissez Format de cellule.

 Dans l'onglet Nombre, cliquez sur la catégorie Personnalisée.

 Choisissez un format approchant comme # ##0,00 et modifiez-le en mettant :

# ##0,00" FF"

Il doit y avoir un espace à l'intérieur des guillemets AVANT le premier F pour éloigner le chiffre du F, mais pas entre le 0 et " (sinon l'espace entraine une division par 1000 pour passer en milliers).

 Cliquez sur OK.

9) Décaler le texte des opérations par rapport au bord gauche

Exemple : Le texte de la colonne opération doit être décalé par rapport au bord gauche

 Sélectionnez la plage de cellules (de C5 à C15).

 Faites un clic DROIT et choisissez Format de cellule.

 Dans l'onglet Alignement, mettez le retrait à 1.

 Cliquez sur OK.

10) Ajustez une colonne

Exemple : Ajuster la colonne C à son contenu le plus long

 Double-cliquez sur le trait entre la colonne à ajuster et la suivante (entre C et D).

11) Renommer une feuille de calcul

Exemple : Nommer la feuille de calcul Feuil1 en Octobre.

 Faites un clic DROIT sur l'onglet Feuil1 et choisissez Renommer.

 Tapez Octobre et validez avec Entrée ou en cliquant ailleurs.

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12) Finir la mise en forme pour obtenir

F) Imprimer

1) Faire un aperçu avant impression

 Enregistrez le fichier.

 Cliquez sur le bouton Aperçu avant impression et imprimer dans la barre d'outil rapide ou sur l'onglet Fichier > Imprimer.

 Un aperçu de la première page s’affiche. Surveillez : - si toutes les colonnes et lignes sont bien présentes (ici, il manque des colonnes).

- en bas le nombre de pages à imprimer.

 Testez les 2 petits boutons en bas à droite qui permettent :

- d’afficher les marges - de zoomer.

2) Modifier la mise en page

La partie Paramètres permet de faire différents choix de mise en page, en déroulant les boutons fléchés à droite.

 Partie à imprimer : classeur, sélection…

Par défaut, la zone d'impression correspond à l'ensemble des cellules ayant des contenus.

 Pages à imprimer

 Assemblage des exemplaires multiples

 Orientation : Portrait ou paysage

 Format du papier : A4…

 Marges : plusieurs modèles courant de marges sont proposés comme Marges normales, Marges larges, Marges étroites mais on peut aussi affiner avec

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On peut cliquer sur l'hypertexte Mise en page situé sous les paramètres pour faire tous les réglages possibles grâce à la boîte de dialogue Mise en page.

Pour faire les différents réglages, il est aussi possible d'utiliser l'onglet Mise en page du ruban.

3) Définir une zone d'impression Pour imprimer fréquemment une partie

seulement du document (par exemple le tableau principal sans la synthèse), on peut définir la zone à imprimer.

 Sélectionnez la partie à imprimer

 Dans l’onglet Mise en page, déroulez le bouton Définir une Zone d’impression pour choisir Définir.

 Pour annuler une zone d'impression définie et imprimer de nouveau toutes les données, dans l’onglet Mise en page, dérouler le bouton Définir une Zone d’impression et choisir Annuler 4) Imprimer et sortir de l'aperçu

Inutile d'imprimer pendant ce cours.

 Le bouton Imprimer permet de lancer l'impression.

 Pour sortir de l'aperçu, cliquez sur l’onglet Accueil ou appuyez sur la touche Echap.

 Remarquez que le changement de page (ou rupture de page) s'affiche sous forme d'un trait pointillé.

 Enregistrez et fermez le fichier.