Excel Excel

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Initiation

SOMMAIRE SOMMAIRE

Qu'est-ce qu'un tableur ?...4

Document vierge...5

Document complété (exemple)...6

Document de référence (écran Excel)...7

Ouvrir et quitter Excel...8

A) Ouverture d'Excel...8

B) La fenêtre Excel...8

C) La fenêtre du document...8

D) Fermeture...8

Mise en page...9

A) Paramétrage de la mise en page...9

B) Orientation...9

C) Format du papier...9

D) Marges...9

E) Centrage sur la page...9

F) Validation de la mise en page...9

G) Limites de page...9

Saisie et modification de texte...10

A) Saisie de texte...10

B) Modification du contenu d'une cellule (faute de frappe, mise à jour…)...10

C) Annulation de commande...11

D) Enregistrement du document...11

Largeur de colonne et hauteur de ligne...12

A) Réglage de largeur de colonne...12

B) Réglage de hauteur de ligne...13

Alignement de texte dans la cellule...14

Les bordures...15

A) Avec le bouton Bordures de la barre d'outils de Mise en forme...15

B) Avec le menu Bordure...15

Formatage des textes...17

A) Bouton "Police de caractères"...17

B) Bouton "Taille de caractères"...17

C) Style de caractères (mise en gras)...17

D) Boite de dialogue Police de caractères...17

Calcul automatique...18

A) Saisie des formules de calcul...18

B) Affichage de la date courante par une fonction...19

Format de nombres...20

A) Format de catégorie monétaire...20

B) Format de catégorie date...20

Objet graphique...21

A) Affichage de la barre d'outil Dessin...21

B) Tracé d'une zone de texte...21

C) Saisie du texte dans la zone de texte...21

D) Alignement d'une zone de texte...21

E) Mise en forme d'une zone de texte...22

F) Déplacement d'une zone de texte...22

En-tête de page - pied de page...23

Impression d'une feuille de calcul...24

A) Définition de la zone d’impression...24

B) Aperçu avant impression...24

C) Impression du document (à ne pas faire en stage)...24

Quelques ajouts à faire...26

A) Ajout de colonne...26

B) Saut de ligne dans une cellule avec Alt Entrée...26

C) Faire une recopie incrémentée...26

D) Ajuster la largeur de colonne...26

E) Fusion et centrage de cellules...26

F) Aperçu avant impression...26

Déplacement à l'aide des touches clavier...27

A) vers une cellule contiguë...27

B) en début de ligne...27

C) en cellule A1...27

D) en dernière cellule remplie de la feuille...27

E) vers la "page-écran" inférieure ou supérieure...27

F) vers la "page-écran" gauche ou droite...27

G) de plage en plage dans une même ligne ou colonne...27

H) vers la feuille de calcul suivante ou précédente...27

Quelques compléments...28

A) Suppression du contenu d'une cellule...28

B) Copie du contenu d'une cellule vers une (ou plusieurs) autre(s)...28

C) Suppression de ligne ou de colonne...28

D) Déplacement de cellules...28

Applications...29

A) Frais d'essence...29

B) Valbag...29

C) Temps de présence...30

D) Emploi du temps...30

Qu'est-ce qu'un tableur ? Qu'est-ce qu'un tableur ?

Un tableur est un logiciel permettant de manipuler des données stockées dans un tableau et d'effectuer automatiquement des calculs. Il est ainsi possible d'automatiser des calculs complexes sur les nombres, mais aussi des opérations sur des textes (concaténation…) ou des dates.

Les tableurs sont souvent associés à un module grapheur qui permet de créer des représentations graphiques (histogrammes, courbes, diagrammes à secteurs…) à partir des données saisies.

Le fichier Excel est un document appelé classeur.

L'extension du nom d'un fichier Excel (version avant 2003 incluse) est xls (xlsx dans Excel 2007).

Un classeur comporte plusieurs onglets (3 par défaut).

Chaque onglet affiche une feuille de calcul.

Chaque feuille de calcul comporte :

 des colonnes (255 dans les versions d'Excel <2007 et 16 000 dans Excel 2007)

 des lignes (65 536 dans les versions d'Excel <2007 et 1 million dans Excel 2007).

La case d'intersection d'une ligne et d'une colonne s'appelle une cellule.

Il existe plusieurs systèmes de repérages des cellules : le système "A1" et le système "L1C1".

Le repérage des cellules le plus communément utilisé est le système "A1".

 Colonnes repérées en haut par des lettres de A à IV (i, v).

Après Z, on trouve AA, puis AB…

 Lignes repérées à gauche par des chiffres de 1 à 65 536.

La cellule située au coin supérieur gauche sera donc repérée par A1.

Les principaux tableurs proposés par les éditeurs de logiciels sont :

 Microsoft Excel de la suite bureautique Microsoft Office

 Sun StarOffice Calc de la suite StarOffice

 OpenCalc de la suite bureautique OpenOffice (produit gratuit)

 IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite

 Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect

 KSpread de la suite libre KOffice sous Linux

cellule

feuille de calcul accessible par un onglet

Document vierge

Document vierge

Document complété (exemple)

Document complété (exemple)

Document de référence (écran Excel)

Document de référence (écran Excel)

Ouvrir et quitter Excel Ouvrir et quitter Excel

A) A) Ouverture d'Excel Ouverture d'Excel

 Cliquez sur le bouton

 Sélectionnez Programmes puis Microsoft Excel.

Un raccourci existe parfois sur le bureau ou dans la barre des tâches.

Excel présente un document vierge avec deux fenêtres imbriquées : - celle du logiciel Excel

- celle du document ouvert dans Excel.

Vue partielle d'un écran Excel

Chaque fenêtre possède 3 boutons à droite :

B) B) La fenêtre Excel La fenêtre Excel

La fenêtre la plus grande représente celle du logiciel Excel.

En haut de l'écran, la barre de titre indique le nom du document, ici le nom provisoire avant enregistrement ClasseurN (N étant un chiffre).

En dessous, apparaît la barre de menu (Fichier Edition Affichage…)

Chaque menu propose diverses commandes correspondant à un travail possible dans Excel.

Par défaut, Excel vous propose deux barres d’outils :

 La barre standard

 La barre de mise en forme

C) C) La fenêtre du document La fenêtre du document

La fenêtre interne contient une feuille de travail vierge.

Le classeur comporte par défaut 3 onglets visibles en bas nommés Feuil1, Feuil2, Feuil3.

D) D) Fermeture Fermeture

 Pour fermer un document Excel, cliquez sur le bouton de fermeture du document (ou sélectionnez Fichier puis la commande Fermer)

 Pour fermer le logiciel Excel, cliquez sur le bouton de fermeture du logiciel (ou sélectionnez Fichier et sélectionnez la commande Quitter).

Si le document n'a pas été enregistré, Excel proposera de le faire.

Fenêtre du logiciel Excel

Fenêtre du document

Mise en page Mise en page

A) A) Paramétrage de la mise en page Paramétrage de la mise en page

 Cliquez sur le menu Fichier puis sur Mise en page...

La "boîte de dialogue" Mise en page... permet d'agir sur l'orientation, le papier, la taille des marges, le centrage du document sur la feuille de papier, le quadrillage des cellules…

B) B) Orientation Orientation

 Cliquez sur l'option Portrait si besoin.

Un point noir dans la case à cocher indique que l'option est sélectionnée.

C) C) Format du papier Format du papier

 Choisissez A4 si besoin.

Le format de papier standard en France est A4 (21cm x 29,7cm), format indiqué par défaut dans Excel en version française.

D) D) Marges Marges

 Nous allons mettre les marges : - droite et gauche à 1,5 cm - haute et basse à 3 cm.

 Cliquez sur l'onglet Marges

 Double-cliquez dans la zone de saisie de la marge du haut pour sélectionner sa valeur actuelle. Tapez à la place 1,5 comme valeur.

 Recommencez ainsi pour les autres marges (droite, gauche, bas).

Vous pouvez aussi utiliser les flèches de la liste déroulante pour sélectionner le chiffre.

E) E) Centrage sur la page Centrage sur la page

 Cliquez dans la rubrique Centrer sur la page sur les cases Horizontalement et Verticalement. La croix dans la case indique que l'option est sélectionnée.

F) F) Validation de la mise en page Validation de la mise en page

 Cliquez sur le bouton OK pour confirmer vos choix d'options.

G) G) Limites de page Limites de page

 Déplacez les ascenseurs pour observer les lignes en pointillé correspondant à l'emplacement du découpage des feuilles de papier sur la feuille de calcul.

Saisie et modification de texte Saisie et modification de texte

A) A) Saisie de texte Saisie de texte

Le document à réaliser comporte un tableau de suivi de budget que nous appellerons tableau principal. Ne vous préoccupez pas pour le moment de la largeur des colonnes.

 Faites apparaître si besoin la cellule A9 à l'écran à l'aide des ascenseurs de la barre de défilement.

 Positionnez le pointeur sur la cellule A9 puis cliquez une fois.

 La cellule A9 est maintenant entourée d'un cadre signifiant qu'elle est active. Si vous tapez un texte, il s'inscrira dans la cellule active.

 Tapez l'expression Montant initial :

Pendant que vous tapez, les caractères s'inscrivent simultanément à deux endroits différents : dans la cellule active et dans la barre de formule.

 Validez avec la touche ENTREE.

Remarquez que le pointeur de souris est dans la cellule en dessous.

Il existe plusieurs manières de valider. Essayez-les au cours des saisies demandées par la suite.

- appui sur touche Entrée : la cellule active devient maintenant celle du dessous.

- appui sur touche Tabulation : la cellule active devient celle de droite.

- clic sur le bouton à coche verte de la barre de formule : la cellule active reste la même.

 Procédez de même pour les autres textes en cliquant avec la souris dans la cellule à compléter ou en vous déplaçant avec les touches Tab ou Entrée selon le cas.

- D8 : Solde - A13 : Date

- B13 : Désignation de la dépense - C13 : Num Pièce

- D13 : Montant

- C53 : Total des dépenses

Les autres cellules seront complétées plus tard par des formules ou des fonctions.

B) B) Modification du contenu d'une cellule Modification du contenu d'une cellule

Modifiez : (ne pas tout effacer et retaper, faire juste le strict nécessaire)

- Total des dépenses -> Total

- Num. Pièce -> N° pièce

a) Modification du contenu d'une cellule en mode saisie (le point d'insertion dedans) - Pour effacer le dernier caractère : appuyer sur la touche Retour arrière .

- Pour insérer des caractères : mettre le point d'insertion dans la cellule (ou dans la formule) avec la souris ou les touches fléchées du clavier, et taper les caractères à insérer.

- Pour modifier des caractères : sélectionner la partie à modifier et retaper/effacer.

b) Modification du contenu d'une cellule sans point d'insertion dedans (après validation), Il faut préalablement placer le point d'insertion dans la cellule (pour se retrouver dans la situation précédente) par une des opérations suivantes au choix :

- double-cliquer dans la cellule à modifier

- la cellule étant active, appuyer sur la touche F2

- la cellule étant active, cliquer dans la barre de formule pour placer le curseur d'insertion.

Barre de formule Référence

de la cellule active

C) C) Annulation de commande Annulation de commande

Annulez ces modifications pour revenir à votre saisie initiale :

 Choisissez la commande Edition > Annuler (ou son raccourci Ctrl Z ou le bouton ) .

 Recommencez autant de fois que nécessaire.

Si vous annulez trop de commandes, choisissez Edition > Rétablir ou .

D) D) Enregistrement du document Enregistrement du document

Le document est présent dans la mémoire de travail de l'ordinateur. Si l'on ferme ce document ou Excel, ou si l'ordinateur tombe en panne, le document sera perdu.

Pour pouvoir le récupérer lors d'une autre session de travail, il faut le sauvegarder sur un support informatique.

 Appelez le menu Fichier et sélectionnez la commande Enregistrer sous ...

 Cliquez dans la fenêtre Enregistrer dans pour faire apparaître la liste déroulante des lieux de sauvegarde.

 Cliquez sur le lieu choisi (disque dur local, disque dur d’un serveur du réseau, disquette, clé USB...)

 Choisissez un dossier (ou répertoire) ou créez-le si nécessaire avec le bouton

Exemple de liste déroulante des lieux de sauvegarde

 Double-cliquez dans la zone Nom de fichier pour sélectionner le nom proposé

 Tapez le nom de fichier : Suivi de Budget. L'extension se met automatiquement.

La commande Enregistrer sous... ne s'utilise que lors du premier enregistrement de votre document.

Par la suite, si vous souhaitez enregistrer le document au fur et à mesure de sa construction, en utilisant la commande Fichier > Enregistrer.

Remarque : on écrit dans la documentation d'un logiciel : Fichier > Enregistrer

pour indiquer qu'il faut appeler le menu Fichier puis la commande Enregistrer.

Largeur de colonne et hauteur de ligne Largeur de colonne et hauteur de ligne

A) A) Réglage de largeur de colonne Réglage de largeur de colonne

Dans une feuille Excel, les colonnes ont initialement la même largeur (10,71 caractères en police standard !). Cette largeur, dans la plupart des cas, ne convient pas aux données saisies.

Pour mettre les colonnes à la bonne largeur, Excel propose plusieurs méthodes.

1) 1) par commande de menu par commande de menu Mettre à 15 la largeur de colonne A

 Positionnez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la colonne A.

 Appelez le menu Format puis Colonne puis Largeur

 Tapez 15 comme nouvelle valeur de largeur de colonne puis cliquez sur OK.

2) 2) par clic droit par clic droit

Mettre à 36 la largeur de colonne B

 Cliquez avec le bouton DROIT de la souris dans l'en-tête grisé de colonne B.

 Dans le menu contextuel, choisissez la commande Largeur de Colonne...

 Tapez 36 comme nouvelle valeur de largeur de colonne puis cliquez sur OK.

3) 3) par la méthode "à vue" par la méthode "à vue"

Mettre à 18 la largeur de colonne C

 Placez le pointeur juste sur le trait séparant les 2 colonnes C et D, dans la zone où se trouvent les lettres de repérage des colonnes. Constatez que le pointeur change de forme.

 Cliquez et maintenez cliqué tout en déplaçant le pointeur vers la droite pour mettre à la largeur de 18. La largeur s'affiche. Relâchez à 18.

Mettre à 22 la largeur de colonne D

 Terminez la mise à largeur de la colonne D avec une méthode au choix pour mettre à 22 la colonne D. Si la colonne D n'est pas visible à l'écran, mais cachée sur la droite, faites

"glisser" la feuille de calcul vers la gauche, en utilisant "l'ascenseur horizontal" situé en bas de l'écran.

Il se manoeuvre à l'aide des petits boutons situés à chaque extrémité.

En cliquant sur le bouton la feuille glissera d'une colonne vers la droite et vous pourrez accéder à la séparation entre les colonnes E et D.

B) B) Réglage de hauteur de ligne Réglage de hauteur de ligne

Le réglage de hauteur de ligne est similaire au réglage de largeur de colonne.

1) 1) par commande de menu par commande de menu Mettre à 20 la hauteur de ligne 9

 Positionnez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la ligne 9.

 Appelez le menu Format puis Ligne puis hauteur.

 Tapez 20 comme nouvelle valeur puis cliquez sur OK.

2) 2) par clic droit par clic droit

Mettre à 20 la hauteur de ligne 53

 Cliquez avec le bouton DROIT de la souris dans l'en-tête grisé de ligne 53.

 Choisissez Hauteur de Ligne...

 Tapez 20 comme nouvelle valeur puis cliquez sur OK.

3) 3) par la méthode "à vue" par la méthode "à vue"

Mettre à 20 la hauteur de ligne 13

 Placez le pointeur juste sur le trait après la ligne 13 (entre 13 et 14), dans la zone où se trouvent les lettres de repérage des colonnes. Constatez que le pointeur change de forme.

 Positionnez le pointeur entre la séparation des lignes 13 et 14.

 Cliquez et maintenez cliqué tout en déplaçant le pointeur vers le bas jusqu'à obtenir la hauteur de 20.

Alignement de texte dans la cellule Alignement de texte dans la cellule

Par défaut, une valeur alphabétique est alignée à gauche de la cellule alors qu'un nombre (ou une date reconnue comme telle) est aligné à droite.

Trois boutons dans la barre d'outils permettent d'aligner horizontalement le contenu d'une cellule, respectivement à gauche, à droite ou au centre.

Centrer chacun des textes Date, Désignation… par rapport à sa colonne.

 Sélectionnez l'ensemble des 4 cellules de A13 à D13 en positionnant le pointeur sur la cellule A13, puis en cliquant-glissant la souris jusqu'à D13 en maintenant le bouton appuyé.

Relâchez une fois la cellule D13 atteinte.

La première cellule de la zone sélectionnée est blanche alors que les autres sont noires.

 Cliquez sur le bouton Centré.

 L'alignement horizontal et l'alignement vertical peuvent s'effectuer par une des méthodes suivantes :

- menu Format puis Cellule puis onglet Alignement de cellules.

- clic droit dans la sélection à aligner puis Format de cellule puis Alignement de cellules.

Les bordures Les bordures

Quand vous ouvrez une feuille vierge, le quadrillage figurant à l'écran est destiné à vous montrer l'emplacement des cellules, mais il ne s'imprime pas.

Pour mettre des bordures à des cellules, il existe 2 méthodes, l'une par bouton, l'autre par menu (plus complexe mais plus complète).

A) A) Avec le bouton Bordures de la barre d'outils de Mise en forme Avec le bouton Bordures de la barre d'outils de Mise en forme Mettez une bordure épaisse autour des cellules D8 et D9 (pour le Solde …)

 Sélectionnez avec la souris les cellules D8 et D9.

 Cliquez sur la flèche à droite du bouton fléché Bordures pour le dérouler , puis glissez et choisissez le bouton représentant une bordure épaisse en encadré . Ce bouton prend l'aspect de la dernière bordure choisie.

Mettez une bordure épaisse autour des cellules A9 et B9 (pour le Montant initial…)

 Sélectionnez avec la souris les cellules A9 et B9.

 Cliquez sur le bouton fléché Bordures qui doit correspondre à la bordure épaisse en encadré, sinon déroulez pour choisir ce bouton.

Mettez une bordure fine à l'intérieur et épaisse à l'extérieur de la zone de cellules A13 et D13

 Sélectionnez avec la souris les cellules A13 jusqu'à D13.

 Cliquez sur la flèche du bouton fléché Bordures pour choisir celui qui correspond à la bordure fine intérieure et extérieure (nommée "Toutes les bordures").

 Recommencez ensuite pour choisir une bordure extérieure épaisse. Dans l'ordre inverse d'application des bordures, la bordure épaisse extérieure serait écrasée par la bordure fine extérieure.

B) B) Avec le menu Bordure Avec le menu Bordure

Mettez une bordure épaisse autour des cellules A14 et D51

 Nous pourrions utiliser la méthode précédente pour faire ce travail mais nous allons voir une nouvelle manière de faire permettant davantage de possibilités.

 Sélectionnez avec la souris la zone située entre les cellules A14 et D51

 Appelez le menu Format puis Cellule puis l'onglet Bordure.

Cette commande vous permet de choisir le type de tracé et le style du trait.

La fenêtre claire où figure le mot Texte représente la zone qui se trouve sélectionnée au moment de l’appel de la commande d’encadrement. Le mot est répété si plusieurs cellules sont sélectionnées, comme ici.

 Cliquez à droite sur le style souhaité ici un trait épais, et choisissez la couleur si besoin.

 Cliquez successivement autour de la

Mettez une bordure fine à l'intérieur des cellules A14 et D51

 Cliquez sur le style souhaité à droite : ici un trait fin.

 Cliquez successivement en bas de la fenêtre Texte, sur le bouton indiquant les lignes de séparation verticales entre les cellules, puis à gauche de la fenêtre sur les lignes de séparation horizontales entre les cellules.

 Terminez par OK.

Remarque : Tout autour de la fenêtre Texte, Excel propose des boutons programmés pour réaliser rapidement un contour ou les séparations intérieures.

Formatage des textes Formatage des textes

Les textes se mettent en forme par des boutons ou par

le menu.

A) A) Bouton "Police de caractères" Bouton "Police de caractères"

Mettez tous les textes des cellules en Times new roman

 Sélectionnez les cellules à mettre en forme, ici toute la zone de votre document de A1 à D54.

Remarque : il est souvent plus facile de sélectionner en partant du bas à droite vers le haut à gauche.

 Dans la barre des outils de Mise en forme, déroulez la zone Police et choisissez Times New Roman.

B) B) Bouton "Taille de caractères" Bouton "Taille de caractères"

Mettez tous les textes des cellules en taille 11

 Sélectionnez si besoin toute la zone de votre document de A1 à D54.

 Dans la barre des outils de Mise en forme, déroulez la zone Taille de la barre d'outils Mise en forme et choisissez 11, ou tapez directement 11 dans la zone.

C)

C) Style de caractères (mise en gras) Style de caractères (mise en gras)

Mettez tous les textes en gras des libellés et des totaux en faisant une multisélection

 Sélectionnez la cellule A9 et en maintenant la touche Ctrl enfoncée, sélectionnez les cellules D8, D9, de A13 à D13 (en glissant la souris) et de C53 à D53 (en glissant la souris) puis relâchez le bouton Ctrl.

 Dans la barre des outils de Mise en forme, cliquez sur pour mettre en gras les cellules sélectionnées.

D) D) Boite de dialogue Police de caractères Boite de dialogue Police de caractères

Mettez tous les textes des cellules en Arial 10 pts de couleur bordeaux.

 Sélectionnez toute la zone de votre document de A1 à D54.

 Appelez le menu Format puis Cellule puis cliquez sur l'onglet Police

 Sélectionnez la police, la taille, la couleur.

Ne sélectionnez pas de style puisque certaines cellules sont en gras, d'autres non.

 Terminez en cliquant sur OK.

Calcul automatique Calcul automatique

A) A) Saisie des formules de calcul Saisie des formules de calcul

Ce document comporte plusieurs zones où vont s'effectuer automatiquement des calculs.

Le montant du budget initial sera saisi en "dur" (saisie sans calcul) en B9 ainsi que les dépenses.

Pour le total en D53, on additionne les montants des dépenses de la colonne D (de D14 à D51). La formule est =somme(D14:D51) .

Pour le solde en D9, on soustrait du montant initial, le total des dépenses.

La formule est : =B9-D53

1) 1) Calcul du solde Calcul du solde

 Positionnez le pointeur souris dans la cellule D9

 Tapez le signe = (égal) au clavier.

 Positionnez le pointeur souris dans la cellule B9.

Remarquez que la référence B9 s'inscrit derrière le signe = dans la barre de formule

 Tapez le signe -(moins) au clavier.

 Positionnez le pointeur souris dans la cellule D53.

Comme précédemment la référence D53 s'inscrit dans la barre de formule.

Maintenant la barre de formule comporte l'expression =B9-D53.

C'est le résultat de ce calcul qui va s'afficher dans la cellule D9.

 Validez la formule par une des méthodes suivantes :

- Cliquez sur la coche verte de la barre de formule : la sélection reste dans cette cellule.

- Tapez sur la touche (entrée) : la sélection se place sur la cellule du dessous.

- Tapez sur la touche Tab : la sélection se place sur la cellule de droite.

La cellule comporte un 0 (zéro). C'est normal puisque aucune valeur n'est encore saisie, ni dans le montant initial, ni dans les dépenses.

2) 2) Addition des dépenses Addition des dépenses

L'addition du contenu des cellules D14 à D53 peut se faire en tapant la formule

=D14+D15+D16+D17+D18 etc. jusqu'à D51. Ce serait fastidieux d'une part et d'autre part la formule serait à modifier en cas d'ajout ou suppression de lignes.

Le tableur Excel possède des fonctions qui facilitent l'écriture des expressions longues ou complexes. La plus utilisée est la fonction SOMME qui possède son bouton de raccourci.

 Positionnez le pointeur souris dans la cellule D53

 Cliquez sur le bouton . La fonction =SOMME() s'inscrit dans la barre de formule.

 Ce bouton est programmé pour détecter et additionner les cellules à proximité de la cellule sélectionnée, mais ici les cellules à proximité d'elles sont vides, il faut donc les désigner...

Cliquez sur la cellule D51, et sans relâcher le bouton, remontez dans la colonne D jusqu'à la cellule D14, puis relâchez le bouton.

Remarquez deux choses. La zone que vous sélectionnez est entourée d'un pointillé et le contenu des parenthèses de la fonction SOMME indique les bornes de la zone entourée.

 Validez la formule avec la coche verte ou la touche Entrée ou la touche Tab.

3) 3) Vérification des formules en entrant quelques valeurs de tests Vérification des formules en entrant quelques valeurs de tests

 En B9, tapez 1000, puis validez.

 En D14, tapez 100, puis validez.

 En D15, tapez 200, puis validez.

Si les calculs sont exacts vous devez avoir en D53 la valeur 300 et en D9 la valeur 700.

Si vous n'obtenez pas ces résultats, c'est certainement qu'une erreur s'est glissée lors d'une des saisies de formule, fonction ou valeur.

 Vérifiez en cliquant dessus et en vérifiant dans la barre de formule : - que la cellule D9 contienne bien la formule =B9-D53

- que la cellule D53 contienne bien la fonction =SOMME(D14:D51).

 Effacez les valeurs de test B9, D14 et D15 en sélectionnant les cellules et en appuyant sur la touche Suppr. ou clic droit > Effacer le contenu. :

B) B) Affichage de la date courante par une fonction Affichage de la date courante par une fonction

La cellule B53 contient la date à laquelle a été actualisé le document. Pour ce document, la date sera celle du jour où la feuille de calcul est ouverte. Pour que cette date soit mise à jour à chaque ouverture, il faut utiliser une fonction nommée AUJOURDHUI().

Une fonction est toujours suivie de parenthèses.

 Positionnez le pointeur souris dans la cellule B53

 Tapez =AUJOURDHUI()

(avec signe = et parenthèses et sans apostrophe ni espace)

 Tapez sur la touche Entrée pour valider la fonction La date du jour apparaît dans la cellule sous la forme 01/01/1998.

Pour que cette date s'affiche à gauche de la cellule, cliquez sur le bouton d'alignement gauche.

Format de nombres Format de nombres

A) A) Format de catégorie monétaire Format de catégorie monétaire

Formatez les cellules à valeurs monétaires sous forme d'un format monétaire (nombre décimal, 2 chiffres après la virgule suivi du symbole €).

 Sélectionnez la plage de cellules de D14 à D51 en cliquant sur la première cellule D14 puis, sans relâcher le bouton de la souris, en glissant jusqu'à la cellule D51.

 Appelez le menu Format puis Cellule

ou faites un clic droit dans la sélection puis Format de cellule.

 Cliquez sur l'onglet Nombre, puis sur l'option Monétaire.

 Effectuez les sélections comme ci-contre et validez par OK

L'unité apparaîtra dès que vous saisirez une valeur.

- Si des valeurs figurent dans les cellules sélectionnées, elles sont suivies du symbole €.

- Si aucune valeur n'est saisie, l'unité n'apparaît pas.

 Recommencez la même opération pour les cellules B9, D9 et D53 en utilisant le bouton équivalent .

La boite de dialogue permet davantage de possibilités (autres monnaies…)

B) B) Format de catégorie date Format de catégorie date

Formatez la date.

 Si vous souhaitez que la date figurant dans la cellule B53 se présente sous une autre forme, appelez le menu Format puis Cellule, cliquez sur l'onglet Nombre, puis sur l'option Date, puis sur le format par exemple 4-sept-97.

Objet graphique Objet graphique

A) A) Affichage de la barre d'outil Dessin Affichage de la barre d'outil Dessin

Vous pouvez inclure sur une feuille de calcul des "objets graphiques". Vous pouvez ajouter un logo, un dessin ou, comme sur le document "Suivi de budget", un "Post-It".

Les différents outils de dessin sont regroupés dans une barre de boutons spécifique.

 A l'aide des ascenseurs, amenez la partie haute du document à l'écran.

 Appelez le menu Affichage puis Barres d’outils, cliquez sur l'option Dessin.

Normalement la nouvelle barre d'outils s'affiche en bas d'écran. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez la déplacer n'importe où à l'écran en cliquant dans la barre de titre (en couleur), et en la glissant vers la zone de l'écran souhaitée.

Vous pouvez aussi l'intégrer sous la barre de boutons standard. Faites-la glisser sous cette dernière et relâchez le bouton de souris. Elle se positionnera automatiquement.

B) B) Tracé d'une zone de texte Tracé d'une zone de texte

 Cliquez sur le bouton indiqué nommé Zone de texte. Ce bouton va vous permettre de définir la taille et la forme de votre "Post-It".

 Amenez le pointeur souris dans la feuille de calcul. Le pointeur se transforme en croix.

 Cliquez dans la feuille approximativement vers l'endroit désiré, et tout en maintenant cliqué, faites un mouvement oblique vers le bas à droite correspondant à la diagonale du rectangle souhaité. Un rectangle en pointillé se dessine. Quand vous avez atteint la taille et la forme désirée, relâchez le bouton.

C) C) Saisie du texte dans la zone de texte Saisie du texte dans la zone de texte

Le curseur se positionne en haut et à droite de la zone de texte.

 Tapez "SUIVI DE BUDGET".

 Tapez sur la touche (entrée) pour faire un saut de ligne

 Tapez "Dépenses".

D) D) Alignement d'une zone de texte Alignement d'une zone de texte

 Cliquez sur le pourtour de la zone de texte.

 Appelez le menu Format puis Zone de texte

ou clic droit sur le pourtour puis Format de la zone de texte ou double-clic sur le pourtour.

 Cliquez sur l'onglet Alignement.

 Sélectionnez un alignement centré vertical et horizontal.

E) E) Mise en forme d'une zone de texte Mise en forme d'une zone de texte

 Si vous souhaitez que l'objet graphique soit coloré, appelez le menu Format puis Zone de texte et cliquez sur l'onglet Couleurs et traits

 Dans la zone Remplissage, choisissez une couleur claire et terminez par OK.

F) F) Déplacement d'une zone de texte Déplacement d'une zone de texte

Si votre zone de texte n'est pas bien positionnée, vous pouvez la déplacer.

 Amenez le pointeur sur un des bords.

Quand vous êtes exactement sur un bord, le curseur prend la forme d'une flèche accompagnée d'une croix.

 Cliquez sur le bouton gauche de la souris, et tout en le maintenant cliqué, déplacez l'objet.

Quand il se trouve à l'endroit désiré, relâchez le bouton.

En-tête de page - Pied de page En-tête de page - Pied de page

Le document modèle comporte un en-tête avec le nom de l'organisme.

Cet en-tête est imprimé dans la marge haute du document.

 Appelez le menu Fichier puis Mise en page.

 Cliquez sur l'onglet En-tête / Pied-de-page,

 Cliquez sur le bouton

L'entête est divisé en 3 zones d'écriture : partie gauche, centrale et droite.

Des boutons permettent de mettre en forme ou d'insérer des champs de texte.

 Cliquez dans la partie centrale et tapez le même texte que ci-dessus.

 Cliquez sur OK. La boîte de dialogue de Mise en page réapparaît.

 Cliquez sur le bouton

 Dans la Partie gauche, tapez : Formation EXCEL

 Cliquez dans la Partie droite, puis cliquez sur le bouton pour que la date du jour d'insertion s’affiche automatiquement (elle ne sera pas modifiée automatiquement ensuite).

 Cliquez sur OK.

 Cliquez sur OK pour terminer la mise en page.

Impression d'une feuille de calcul Impression d'une feuille de calcul

A) A) Définition de la Définition de la zone d’impression zone d’impression

 Sélectionnez la plage de cellules allant de A1 jusqu'à E54.

 Appelez le menu Fichier puis Zone d’impression, puis l'option Définir.

Constatez que la zone définie est entourée par un trait pointillé.

Remarque : par défaut, sans définir de zone d'impression, toute la zone complétée s'imprime.

B) B) Aperçu avant impression Aperçu avant impression

 Appelez le menu Fichier puis Aperçu avant impression.

Avant de lancer l'impression, il est préférable de visualiser, à l'écran, l'impression telle qu'elle sera sur la feuille de papier. Si vous constatez que l'impression ne correspond pas à ce que vous souhaitez, vous pouvez intervenir sur votre feuille de calcul pour apporter des modifications ou intervenir avec la commande Mise en page... Vérifiez notamment si le tableau "tient" sur la page sans "déborder" sur une autre page…

 Si l'impression correspond à ce que vous souhaitez imprimer, cliquez sur le bouton Imprimer.

 Si elle ne correspond pas, vous pouvez cliquer :

- sur le bouton Page pour intervenir sur la mise en page du document - sur le bouton Fermer pour revenir à votre écran Excel habituel.

C) C) Impression du document (à ne pas faire en stage) Impression du document (à ne pas faire en stage)

 Appelez le menu Fichier et sélectionnez la commande Imprimer ...

 Choisissez éventuellement l'imprimante.

 Pour imprimer le document, cliquez sur OK.

Si vous ne souhaitez imprimer qu'une partie des pages d'un document, indiquer les numéros de page dans les fenêtres

Si vous souhaitez plusieurs copies, indiquez leur nombre dans

 Pendant l'impression, une boîte de dialogue peut s'afficher.

Si vous souhaitez interrompre l'impression cliquez sur le bouton Annuler.

Mais il est souvent trop tard…

Quelques ajouts à faire...

Quelques ajouts à faire...

A) A) Ajout de colonne Ajout de colonne

Ajouter une colonne avant la colonne A.

 Cliquez sur l’en-tête de la colonne suivant la future colonne (ici A).

 Appelez le menu Insertion, sélectionnez Colonne.

La nouvelle colonne s'insère avant la colonne sélectionnée. Les colonnes sont re- numérotées.

B) B) Saut de ligne dans une cellule avec Alt Entrée Saut de ligne dans une cellule avec Alt Entrée

Mettre N° dépense comme libellé de colonne A, en passant à la ligne entre N° et dépense.

 Dans la cellule, tapez N° puis appuyez sur Alt Entrée puis tapez dépense.

C) C) Faire une recopie incrémentée Faire une recopie incrémentée

Compléter la colonne A par une série de chiffres de 1 à 51

 Tapez 1 dans la cellule A14 et tapez 2 dans la cellule A15.

 Sélectionnez les cellules A14 et A15.

 Cliquez sur la poignée de recopie (en bas à droite) et glissez jusqu'à la cellule A51.

D)

D) Ajuster la largeur de colonne Ajuster la largeur de colonne Ajuster la taille de la colonne A

 Double-cliquez sur le trait de séparation entre l’en-tête de la colonne A et B pour ajuster la dimension au texte le plus large de la colonne.

E) E) Fusion et centrage de cellules Fusion et centrage de cellules

Mettre le titre dans une cellule fusionnée plutôt que dans un objet graphique 1) 1) Préparation Préparation

 Copiez le texte du titre qui est dans l'objet graphique.

 Supprimez le titre mis sous forme d'objet graphique.

 Collez le texte dans la cellule A2.

2) 2) Fusionner et centrer Fusionner et centrer

 Sélectionnez la cellule A2 jusqu'à E2

 Cliquez sur le bouton Fusionner et Centrer .

 Pour annuler la fusion de cellules, il faut au choix :

- sélectionner la cellule fusionnée et cliquez de nouveau sur le bouton

- ou choisir Format >Cellule > Alignement et décocher la case Fusionner les cellules

F) F) Aperçu avant impression Aperçu avant impression

Vérifier et rectifier la mise en page dans un aperçu avant impression

Déplacement à l'aide des touches clavier Déplacement à l'aide des touches clavier

A) A) vers une cellule contiguë vers une cellule contiguë

avec une des 4 touches de déplacement selon la direction (en bas du clavier, près du clavier numérique).

B) B) en début de ligne en début de ligne



C) C) en cellule A1 en cellule A1

Ctrl et



D) D) en dernière cellule remplie de la feuille en dernière cellule remplie de la feuille

a

et Fin

E) E) vers la "page-écran" inférieure ou supérieure vers la "page-écran" inférieure ou supérieure

F) F) vers la "page-écran" gauche ou droite vers la "page-écran" gauche ou droite

Alt et

G)

G) de plage en plage dans une même ligne ou colonne de plage en plage dans une même ligne ou colonne

à la prochaine première ou dernière cellule remplie d'une plage de cellules remplies

H) H) vers la feuille de calcul suivante ou précédente vers la feuille de calcul suivante ou précédente

Ctrl et

Quelques compléments Quelques compléments

A) A) Suppression du contenu d'une cellule Suppression du contenu d'une cellule

Le menu Edition > Effacer affiche une boîte de dialogue qui permet d'effacer plusieurs paramètres d'une cellule de manière sélective...

- Tous : format, valeur, formule, commentaire

- Formats : format (encadrement, couleur, tramage…) - Contenu : valeur numérique ou textuelle

- Commentaires : explication supplémentaire sous forme d'un post-it au survol indiqué par un triangle rouge en haut et à droite d'une cellule.

B) B) Copie du contenu d'une cellule vers une (ou plusieurs) autre(s) Copie du contenu d'une cellule vers une (ou plusieurs) autre(s)

 L'opération Copier/Coller est commune à toutes les applications Windows.

 Sélectionnez une ou plusieurs cellules

 Appelez le menu Edition puis Copier (ou clic droit dans la sélection puis Copier).

 Sélectionnez la zone où doit s'effectuer la recopie.

 Appelez le menu Edition puis Coller. (ou clic droit dans la sélection puis Copier).

Attention : si le format (présentation ou mise en forme) des cellules de départ et de destination ne sont pas identiques, le format des cellules de départ "écrasera" celui de destination. Si vous ne souhaitez pas que le format change utilisez le menu Edition, la commande Collage spécial..., et cliquez sur l'option Valeur.

C) C) Suppression de ligne ou de colonne Suppression de ligne ou de colonne

 Cliquez sur l’en-tête de ligne ou de colonne (partie grisée comprenant des lettres pour les colonnes et partie grisée contenant des chiffres pour les lignes)

 Appelez le menu Edition, sélectionnez Supprimer ...

D) D) Déplacement de cellules Déplacement de cellules

 Sélectionnez la cellule ou le bloc de cellules à déplacer.

 Pointez le bord de la sélection et faites un cliquer/glisser jusqu'à l'emplacement désiré.

 Relâchez la souris.

Remarque :

- Sans appui sur une autre touche, la manipulation équivaut à un couper/coller.

Les cellules d'origine se vident.

Les cellules de destination sont remplacées par les cellules sélectionnées.

- En appuyant simultanément sur Ctrl, on fait un copier/coller.

Les cellules d'origine restent intactes.

Les cellules de destination sont remplacées par les cellules sélectionnées.

- En appuyant simultanément sur Maj, on fait un couper/insérer.

Les cellules d'origine se vident.

Les cellules copiées décalent les cellules de destination.

- En appuyant simultanément sur Ctrl et Maj, on fait un copier/insérer.

Les cellules d'origine restent intactes.

Les cellules copiées décalent les cellules de destination.

Applications Applications

A) A) Frais d'essence Frais d'essence

 Saisissez données et formules de calcul puis mettez en forme le tableau suivant.

 Enregistrez le fichier sous le nom essence.xls

 Mettez un pied de page avec votre nom et le nom du fichier.

B) B) Valbag Valbag

 Ouvrez le fichier valbag.xls et complétez les formules.

 Mettez en forme le tableau.

 Mettez comme nom d'onglet (nom de la feuille de calcul) : Ventes de sacs.

 Mettez un pied de page indiquant le nom de l'onglet.

C) C) Temps de présence Temps de présence

 Saisissez données et formules de calcul puis mettez en forme le tableau suivant.

 Enregistrez le fichier sous le nom tempsPresence.xls

 Mettez un en-tête de page indiquant Suivi des temps de présence.

D) D) Emploi du temps Emploi du temps

 Saisissez le planning vierge suivant sur un fichier nommé planning.xls en format paysage.

 Complétez-le avec quelques matières (géographie, anglais…)

 Pour placer un texte à cheval sur plusieurs cellules (par exemple lundi de 9h à 12h), sélectionnez ces cellules et cliquez sur le bouton Fusionner et centrer , après ou avant avoir saisi le texte. Mais il peut être plus pratique de créer une zone de texte avec la barre d'outil dessin qui sera plus facilement déplaçable pour modifier l'emploi du temps.