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Université Abdelhamid Mehri – Constantine 2 Cellule e-learning
2017-2018. Semestre 2
Informatique – Niveau 3
Informatique avancée
– Cours 3 –
Bases de données sous MS Access 2013 (1/4)
Formulaires et états
Staff pédagogique
Nom Grade Faculté/Institut Adresse e-mail
Bouaziz Amira Mahdadi Abla
MCB MAA
Sciences économiques Bibliothéconomie
[email protected] [email protected]
Etudiants concernés
Faculté/Institut Département Année Spécialité
Psychologie Psychologie Licence 2 Tronc commun
Sciences économiques Tous les départements Licence 2 Toutes les spécialités
Objectifs du cours 3
Créer son premier formulaire Créer son premier état
Page 2 à 8 Après avoir construit le schéma approprié de la base de données de son application, l’utilisateur crée la base de données équivalente avec l’ensemble des tables, relations et objets pour y enregistrer les données nécessaires.
Comme nous avons appris dans le cours précédent, nous pouvons saisir les données dans une table à partir du mode de feuilles de données mais cela n’est ni professionnel ni évident comme l’agent de saisie ne pourrait pas être toujours un connaisseur et l’utilisateur dans ce cas doit protéger la création d’objets et ne permet que l’interaction simple avec la base de données et l’ensemble des agents de saisie.
Parmi les objets qu’Access offre pour la facilitation de la saisie, la consultation et la modification des données au sein d’une BD, nous trouvons les formulaires. En outre, pour répondre aux exigences d’intégration des calculs et regroupement d’enregistrements selon des critères déterminés, Access offre le concept des états. Ceux-ci permettent d’éditer les données enregistrées sous forme de rapports imprimables ou sauvegardés au format désiré.
A l’issue de ce cours, l’étudiant apprend à transformer sa première BD simple en une BD relativement consistante en y intégrant des formulaires et des états.
1. Formulaires 1.1. Définition
Le formulaire est un objet de base de données qui sert d’interface entre l’utilisateur et la BD application. Il permet la saisie, la consultation, et la modification des données, ou certains champs ou lignes de données, de manière conviviale et facile. Ils permettent également d’afficher les enregistrements des champs désirés ; un par un depuis le mode Formulaire, ou sous forme de tableau comme le mode Feuilles de données.
1.2. Types
En prenant en considération les sources de données sur les quelles dépendent les formulaires, nous distinguons deux types de formulaires :
Les formulaires liés : sont des formulaires dépendant sur des sources de données existantes sous forme de tables ou de requêtes. D’un côté, ces formulaires représentent convivialement des cases de saisie normalisées afin d’éviter la saisie de données inutiles et incorrectes, et d’un côté permettent efficacement la modification et la consultation de celles-ci et donc offrent d’avantage une utilisation optimale de la BD.
Les formulaires indépendants : ne sont pas connectés à une source de données directe et se sont utilisés pour contenir des boutons de commandes et de contrôles que la BD application en a besoin pour fonctionner.
Dans ce cours, nous nous intéressons à la création des formulaires liés.
1.3. Modes d’affichage
Le schéma suivant résume les fonctionalités des modes d’affichages des formulaires :
Le formulaire est affiché prêt à être utilisé, en présentant les données d'un seul enregistrement et dans sa propre fenêtre.
C'est le mode de finalisation du formulaire créé dans lequel nous pouvons modifier la structure et la présentation avec nos données.
C'est le mode de création et/ou de modification de la structure du formulaire.
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1.4. Outils de création
Nous pouvons créer un formulaire en utilisant plusieurs méthodes sous MS Access 2013. Dans ce qui suit, nous détaillerons trois méthodes différentes servant à la création d’un formulaire lié. Nous rappelons qu’un formulaire lié dépend soit sur une table ou une requête déjà existante.
Pour ces fins, nous allons tout d’abord créer une simple table Produit (ID_Produit, Désignation, Prix, Quantité, Pays d’origine, Date de production, Date de péremption) et nous dépendons sur cette table pour la création de l’ensemble des objets à venir.
1.4.1. Création de formulaires à l’aide de l’outil formulaire
Etape Equivalent/Résultat
Dans le volet de navigation, sélectionner la table ou la requête sur laquelle le formulaire dépend.
(La table Produit)
Cliquer sur la commande Formulaire du groupe Formulaire sous l’onglet Créer.
Un formulaire lié à la table Produit sélectionnée se crée et s’affiche en mode Page, celui-ci comprend tous les champs que la table Produit contient.
Page 4 à 8 Sauvegarder le formulaire en
cliquant sur la commande Enregistrer dans le menu contextuel apparent depuis le nom du formulaire à la zone du travail ou bien l’icône de la disquette de sauvegarde directement.
Basculer en mode
Formulaire pour entamer les fonctionnalités basiques du formulaire : saisie, recherche, et modification à partir des groupes Enregistrements et Rechercher de l’onglet Accueil ou des raccourcis clavier
1.4.2. Création de formulaires à l’aide de l’Assistant formulaire
Cette méthode est efficacement utilisée au cas où l’utilisateur ne souhaite inclure que certains champs dans le formulaire qu’il crée.
1) Dans le groupe Formulaires de l’onglet Créer, cliquer sur Plus de formulaires, puis sur Assistant Formulaire.
2) Dans la fenêtre de l’assistant qui s’ouvre, alimenter les rubriques du choix de la table ou la requête sur laquelle le formulaire à créer va dépendre et des champs désirés à l’affichage du formulaire final.
3) Dans les pages de l’Assistant Formulaire, suivre les instructions de disposition du formulaire.
4) Enregistrer le formulaire en cliquant sur Terminer dans la dernière page de l’Assistant après avoir l’affecté un nom convenable.
1.4.3. Création de formulaires double affichage
Cette méthode fournit l’ensemble des avantages de recherche, de consultation, et de modification des deux affichages proposés en un seul clic.
1) Dans le volet de navigation, sélectionner la table ou la requête contenant les champs de données à recueillir, modifier, ou/ et consulter.
2) Dans le groupe Formulaires de l’onglet Créer, cliquer sur Formulaire double affichage.
3) Ce concept de formulaire double affichage offre un formulaire en mode Page à deux affichages simultanés et synchronisés des données ; l’un est un formulaire et l’autre est un affichage Feuille de données d’enregistrements des champs de données concernés.
4) Sauvegarder le formulaire qui s’affiche.
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2. Etats 2.1. Définition
L’état est un objet de la base de données qui sert étant une représentation des enregistrements (données) de la BD à l’impression sur papier libre ou pré-imprimé ou dans d’autres formats. Il permet de ressortir une synthèse de la masse de données enregistrées en terme de tri et de regroupement de celles-ci soit sur la totalité ou de certains champs pertinents de sorte qu’il facilite l’analyse à partir de cette synthèse. Tout simplement les états figent la BD ou certains de ses champs à un moment donné pour des raisons synthétiques ou de lisibilité.
2.2. Types
En considérant la dépendance par rapport aux sources de données, nous distinguons deux types des états.
Les états dépendants : Ces états sont attachés à une source directe telle qu’une table ou une requête.
Les états indépendants : Ces états ne sont pas attachés directement à une source de données déterminée. Ils peuvent être orientés pour une analyse plus approfondie des données d’une BD.
Dans ce cours, nous nous intéressons à la création de simples états dépendants.
2.3. Modes d’affichage
Le schéma suivant résume les fonctionalités des modes d’affichages des états :
L’état est affiché à l’écran avec les valeurs réelles.
C'est le mode de finalisation de l’état créé dans lequel on peut modifier la disposition et la présentation avec les données affichées.
C'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l’état avec tous les outils associés.
L’état est affiché tel qu’il sera imprimé.
2.4. Outils de création
Après avoir choisi et décidé la source de données, MS Access 2013 propose la création facile d’un état dépendant en utilisant les trois méthodes que nous détaillerons par la suite. Nous rappelons que nous utilisons la même table Produit déjà définie dans la section précédente pour les fins de création de notre premier état dépendant. Nous alimentons la table en question par quelques enregistrements afin de mieux comprendre quelques points.
Notes
L’ensemble des outils et de méthodes de création de formulaires couverts dans la section précédente créent des formulaires basiques. Cependant, il est possible d’améliorer et de raffiner la disposition et la structure de cet objet par des commandes appropriées depuis les onglets contextuels des Outils de création de formulaire : Création, Organiser, Format pour offrir plus de convivialité et efficacité.
Il existe d’autres façons de créer des formulaires (liés ou indépendants) à partir des commandes telles que Création de formulaire et Formulaire vierge. Ces méthodes sont utilisées si la source de données est indirecte ou complexe ou le formulaire contient des commandes, des étiquettes et d’autres contrôles dont la BD application en a besoin pour fonctionner.
Seul le mode Formulaire permet la saisie et la modification des données au sein de la BD, les modes Page et Création sont utilisés pour construire la structure du formulaire et améliorer sa disposition.
Page 6 à 8 2.4.1. Création d’états à l’aide de l’Assistant État
Cette méthode assistée facilite la spécification des champs, les niveaux de regroupement/ tri et des options de disposition de l’état créé.
Etape Equivalent/Résultat
Dans le groupe États de l’onglet Créer, cliquer sur Assistant État.
Sur la première page de l’assistant qui s’ouvre, alimenter les rubriques du choix de la table ou la requête n sur laquelle l’état à créer va dépendre et les champs désirés à l’affichage de l’état final.
Dans les pages de l’Assistant État, suivre les instructions de :
Niveau de regroupement sur un champ particulier,
Ordre du tri sur un ou plusieurs champs,
Disposition de l’état à créer.
Remarque : Pour bien comprendre la fonctionnalité de l’état, nous abordons dans cet exemple un regroupement d’enregistrements de données par pays d’origine et un tri ascendant de l’ensemble de produits par prix dans l’état résultat.
Page 7 à 8 2.4.2. Création d’états à l’aide de l’outils État
Cette méthode de création d’états en un clic est considérée la méthode la plus rapide de représentation de tous les champs et les enregistrements de la source de données souhaitée.
1) Dans le volet de navigation, sélectionner la table ou la requête sur laquelle l’état à créer va dépendre.
2) Cliquer sur la commande État du groupe États sous l’onglet Créer.
3) A ce moment l’état est généré et est affiché en mode Page.
4) Enregistrer l’état par un nom significatif, et basculer en mode État pour un meilleur affichage de données. (L’état résultat est basique et ne contient aucun filtre, regroupement, ou tri : les données sont affichées telles qu’elles apparaissent dans la table Produit).
2.4.3. Création d’états à l’aide de l’assistant Étiquettes
L’outil Étiquettes est la solution qui permet une création facile des étiquettes pour le publipostage.
1) Dans le volet de navigation, sélectionner ou ouvrir la table ou la requête source de données de l’état à créer.
2) Cliquer sur Étiquettes du groupe États sous l’onglet Créer.
3) L’Assistant Étiquettes démmare. Sur les pages de l’assistant, suivre les instructions désignant l’ensemble de :
Taille et type d’étiquettes Police
Prototype d’étiquettes
Choix de champs de tri d’étiquettes Enregistrer l’état en affectant un nom
significatif et en cliquant sur Terminer dans la dernière page de l’Assistant.
L’état créé s’affiche en mode Aperçu avant impression, basculer au mode État pour une meilleure vue.
Page 8 à 8 Dans cet exemple, nous avons vu d’aborder des étiquettes de présentation de l’ensemble de produits enregistrés à la table Produit.
1) Sauvegarder les étiquettes en affectant un nom significatif et en cliquant sur Terminer dans la dernière page de l’assistant Étiquettes.
2) Comme les montre les figures suivantes, les étiquettes sont affichées en mode Aperçu avant impression. Passer en mode État pour une visualisation des données classifiée et tiée.
Références du cours
Les étudiants peuvent consulter ces références pour approfondir leurs connaissances dans ce cours : Ulrich Fuller, L., and Cook, K. (2014), Access 2013 pour les nuls, Paris: Wiley Publishing.
Sites Web
https://support.office.com/fr-fr/article/Cr%C3%A9er-un-formulaire-dans-Access-5d550a3d-92e1- 4f38-9772-7e7e21e80c6b
https://support.office.com/fr-fr/article/Cr%C3%A9er-un-%C3%A9tat-simple-408e92a8-11a4-418d- a378-7f1d99c25304
https://www.informatique-bureautique.com/formation-access-2013-utilisation
Notes
MS Access 2013 offre plusieurs outils de création d’états dépendants ou indépendants parmi ceux couverts dans la section précédente, nous citons encore: Création d’état, État vide. Le choix d’une méthode appropriée dépend sur le besoin contextuel de création et la source d’enregistrements de données.
En outre, il est possible d’améliorer et de raffiner la disposition et la présentation de ces objets par les commandes appropriées depuis les onglets contextuels des Outils de création d’état : Création, Organiser, Format, et Mise en page pour offrir une meilleure visualisation synthètique des données.
Seuls les modes Page et Création qui permettent de modifier l’état car au niveau des autres modes d’affichage, l’état est final et terminé.
