Page 1 à 11
Université Abdelhamid Mehri – Constantine 2 Cellule e-learning
2017-2018. Semestre 2
Informatique – Niveau 3
Informatique avancée
– Cours 2 –
Bases de données sous MS Access 2013 (2/4)
Présentation de Access
Staff pédagogique
Nom Grade Faculté/Institut Adresse e-mail
Bouaziz Amira MCB Sciences économiques [email protected] Mahdadi Abla MAA Bibliothéconomie [email protected]
Etudiants concernés
Faculté/Institut Département Année Spécialité
Psychologie Psychologie Licence 2 Tronc commun
Sciences économiques Tous les départements Licence 2 Toutes les spécialités
Objectifs du cours 2
Présentation de l’interface graphique de MS Access Création d’une première base de données
Création d'une table simple
Page 2 à 11
1. Présentation de MS Access 2013 1.1. Définition
Microsoft Access est un logiciel permettant de créer, de gérer et d’exploiter efficacement les bases des données.
1.2. Etapes de mise en œuvre d'une base de données sous MS Access
La création et la gestion d’une base de données sous MS Access se fait en plusieurs étapes : Création d’une nouvelle base de données
Création des tables de la base de données Création des relations entre ces tables.
Création de requêtes pour interroger la base de données.
Création des formulaires.
Création d’états.
1.3. Création d’une nouvelle base de données
Pour créer une nouvelle base de donnés sous MS Access 2013 :
Lancer MS Access 2013 en Double-cliquant sur son icône sur le bureau , ou en cliquant sur le bouton Démarrer → Tous les programmes → Microsoft office → MS Access 2013.
Cliquer sur BASE DE DONNÉES DU BUREAU VIDE.
Indiquer l’emplacement, le nom de la base de données, et cliquer sur CRÉER.
La fenêtre principale de votre nouvelle base de données apparait. Celle-ci contient une table vide nommée Table1.
Remarque :
Les fichiers de bases de données créées sous MS Access 2013 portent communément l’extension .accdb.
Ce sigle est l’abréviation de « Access Data Base », c’est-à-dire « Base de données Access ».
Page 3 à 11
1.4. Présentation de l'interface de MS ACCESS 2013
Une fois votre nouvelle base de données créée, la fenêtre principale de MS Access 2013 s'ouvre :
La fenêtre Access est composée des éléments suivants :
1) Barre de titre : Indique le nom de la base de données active et les boutons Réduire, Niveau inférieur/
Agrandir et Fermer.
2) Barre d’outils "Accès rapide" : Contient les outils les plus fréquemment utilisés.
3) Ruban : Regroupe 5 onglets. Chacun composé de groupes et de commandes.
FICHIER : pour ouvrir, enregistrer, imprimer le contenu de la base de données et modifier les options Access.
ACCUEIL : pour manipuler les enregistrements, mettre en forme les caractères…
CREER : pour créer des objets (tables, requête, formulaires, états, etc.) DONNEES EXTERNES : pour importer ou exporter des données, etc.
OUTILS DE BASE DE DONNEES : pour créer des relations, des macros, déplacer les données…
4) Volet de navigation : Affiche les principaux objets de la base de données (tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules).
5) Zone de travail : La zone de travail d'une nouvelle base de données contient une table vide nommée
‘Table1’ créée automatiquement par MS Access 2013.
6) Onglets d’objet : Chaque nouvel objet ouvert s'affiche dans son propre onglet.
7) Barre d’état : Affiche des informations sur la sélection en cours, le mode d’affichage, etc.
Note :
Veillez à conserver l’extension .accdb pour votre fichier de bases de données créé sous MS Access 2013, sinon le fichier ne sera plus reconnu par l’application.
Page 4 à 11
1.5. Les objets de MS access 2013
Une base de données MS Access 2013 est composée de plusieurs types d'objets qui sont affichés dans le Volet de navigation situé à gauche de la fenêtre. Le tableau ci-dessous présente les principaux objets et leurs fonctions.
Objet Fonction
Table Permet de stocker les données relatives à un sujet donné.
Requête
Permet de poser une question sur les données stockées dans les tables.
Permet d'accomplir une action sur ces données
Formulaire
Sert à faciliter la saisie des données, à modifier le contenu d’une ou de plusieurs tables.
Permet d’afficher les données des enregistrements.
Etat Serve à imprimer les données.
Macro Ensemble d'actions qui serve à automatiser la base de données.
Module Un module est un programme écrit en VBA (Visual Basic for Applications)
2. Création d'une table simple 2.1. Définitions
2.1.1. Table
Dans MS Access, une table est un objet de base de données qui est utilisée pour stocker les données relatives à un sujet spécifique, tels que les commandes, les produits, les livres,...etc. Une table organise les données en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements).
Champ : Chaque colonne de la table s'appelle un champ qui caractérise un renseignement spécifique (dans une table ‘Livre’, par exemple, le champ TitreLivre correspond au titre du livre, le champ DateParution à sa date de parution, etc.).
Enregistrement : Chaque ligne de la table s'appelle un enregistrement qui contient les renseignements de chaque fiche (par exemple, chaque enregistrement de la table ‘Livre’ représente le contenu d'une fiche livre).
Exemple :
La table ci-dessous concerne un sujet précis : Les livres
Cette table nommée ‘Livre’ contient quatre champs : IdLivre, TitreLivre, DateParution et Prix.
Le 3ème enregistrement de la table représente le contenu d’une fiche livre [IdLivre=‘3’; TitreLivre=
‘Access 2013’; DateParution=‘08/10/2014’; Prix=‘24.00£’].
Remarque :
Les deux derniers objets (Macro et Module) ne seront pas abordés dans la suite de ce chapitre, car ils ne remplissent aucune fonction affectant la conception et la gestion d’une base de données sous MS Access.
Page 5 à 11 2.1.2. Clé primaire
Une clé primaire est un champ ou un ensemble de champs, permettant d’identifier de manière unique chaque enregistrement.
Exemple :
Vous avez une liste de livres, plusieurs d’entre eux peuvent avoir le même titre, voire le même prix et la même date de parution. Afin de s’assurer que chaque enregistrement (livre) dans la table est identifié de façon unique et d’éviter également les risques de saisies de doublons, la table à créer doit contenir un champ identifiant (IdLivre, par exemple) de type ‘NuméroAuto’ qui sera utilisé comme clé primaire. Par conséquence, deux livres ne pourront donc avoir le même numéro d’identification, car Access gère automatiquement les champs de type ‘NuméroAuto’ en numérotant les enregistrements de manière consécutive en partant de 1. Voici un exemple d’une table possèdant une clé primaire, IdLivre. Celle-ci est représentée par l’icône :
2.2. Méthodes de création de table
Deux méthodes sont proposées pour créer une nouvelle table : 2.2.1. Créer une table en Mode "Création"
Comme son nom l’indique, cette méthode vise à créer et définir précisément la structure de la table. C’est une étape obligatoire avant la saisie des données. Le mode création correspond au dictionnaire de données : liste des champs avec leur type et leur description. Cette mode de création ne s’applique pas seulement aux tables, il est employé aussi pour la construction des requêtes, des formulaires et des états.
Exemple :
La table ‘Table1’ ci-dessous est une table vide créée en Mode "Création" :
Remarque :
Chaque table ne peut posséder qu'une seule clé primaire. Celle-ci doit toujours contenir une valeur.
Les seuls types acceptés pour une clé primaire sont : NuméroAuto, Numérique et Texte.
Si la clé primaire est composée de plusieurs champs, l’icône sera placée devant chaque champ.
Clé primaire
Page 6 à 11 2.2.2. Créer une table en Mode Feuille de Données
Cette méthode permet de créer une table en entrant directement les données (les enregistrements). Par défaut, les champs sont nommés : Champ1, Champ2, etc.
Exemple :
La Table ‘Table1’ ci-dessous est une table vide créée en Mode "Feuille de Données" :
2.3. Passage du mode Création au mode Feuille de données, et inversement
On peut passer facilement du Mode Feuille de données au Mode Création, ou inversement en utilisant une de trois méthodes suivantes:
1) Avec le ruban :
Cliquer sur l’onglet ACCUEIL, puis sur le bouton Affichage.
Choisir le mode souhaité : la grille pour le Mode Feuille de données ou l’équerre pour le Mode "Création".
2) Avec les icônes de la barre d’état :
Sur la barre d’état, cliquez sur l’icône , pour passer au Mode Feuille de Données, Ou bien sur l’icône , pour passer au Mode Création.
3) Avec un clic droit sur l’onglet de la table :
Faire un clic-droit sur l’onglet de la table et choisir le mode souhaité.
Exemple :
2.4. Création d'une table en mode création
Créer une table en mode création consiste à déterminer ses différents champs, leurs type de données et à paramétrer les propriétés de chaque champs ainsi qu'à déterminer la clé primaire de cette table.
Page 7 à 11 2.4.1. Création d’une nouvelle table (vide)
Pour créer une table vide en Mode "Création", il faut suivre les étapes suivantes :
Etape Resultat
1) Lancer MS Access 2013, puis créer une nouvelle base de données vide et la nommer "Bibiothéque". L’extension .accdb sera autematiquement ajoutée par Access.
2) Fermer la table Table1 qui est automatiquement ouverte en Mode Feuille de données soit :
en cliquant directement sur le bouton situé en haut à droit de l’onglet Table1, ou
en faisant un clic-droit sur Table1, puis en choisissant Fermer.
3) Cliquer sur l’onglet CREER puis sur le bouton « Création de table » du groupe Tables, présenté dans le Ruban.
Lorsqu’on clique sur le bouton « Création de table », une fenêtre s’affiche et une nouvelle table nommée
« Table1 » s’ouvre en Mode Création. Celle-ci n’est pas encore créée (table vide), elle est simplement proposée à la création. La nouvelle fenêtre comporte deux parties qui sont consacrées à la structuration de la table: la partie supérieure et la partie inférieure.
1) Partie supérieure
Contient 3 colonnes nommées respectivement : Nom du champ, Type de données et Description (facultative).
Nom du champ : Pour saisir le nom des différents champs. Le nom du champ doit commencer par une lettre et peut compter jusqu'à 64 caractères à l’exception du point (.), du point d’exclamation (!), de l’apostrophe inverse (`) et des crochets ([ ]). Il est conseillé d'éviter tous les caractères spéciaux et l’espace.
Partie supérieure
Partie inférieure
Page 8 à 11
Type de données : Pour sélectionner un type de données pour chaque champ lors de sa création.
Il existe plusieurs types de données, dont les principaux sont résumés dans le tableau suivant :
Type de données Signification
NuméroAuto Pour un champ compteur qui s'incrémente automatiquement à chaque saisie d'un nouvel enregistrement. Il est généralement utilisé pour la clé primaire de la table.
Texte court Pour un champ destiné à de stocker des caractères alphanumérique (lettres et/ou chiffres). La longueur d’un champ ‘Texte court’ est limitée à 255 caractères.
Texte long Pour un champ destiné à contenir un grand nombre de caractères alphanumériques (jusqu'à 64000 caractères).
Numérique Pour un champ destiné à contenir des nombres avec ou sans décimales.
Date/Heure Pour un champ destiné à contenir des dates ou des heures
Monétaire Pour un champ destiné à stocker des valeurs présentées au format monétaires.
Oui/Non Champ ne pouvant contenir que deux valeurs: Oui et Non.
Objet OLE Pour un champ destiné à contenir des objets OLE issus d’autres applications de Windows.
Lien Hypertexte Pour un champ destiné à contenir une adresse d’un lien hypertexte.
Pièce jointe Pour un champ destiné à contenir des graphiques, des images,des fichiers Office, …etc.
Calculé Un champ de ce type comporte une valeur calculée à partir de valeurs d’autres champs de la même table.
Assistant liste de choix
Ce n'est pas un type de données, c’est une aide qui permet de déterminer une valeur à partir d'une liste de valeurs prédéterminées.
Description (facultative) : Pour taper éventuellement un texte décrivant le contenu du champ. Ce texte s’affiche sur la barre d’état lorsque vous sélectionnez son champ dans un formulaire.
Exemple :
La figure ci-aprés donne un aperçu du contenu de la partie superieure de la table à créér (table Livre) :
2) Partie inferieure :
Pour paramétrer et modifier les propriétés du champ en fonction du type de données sélectionné. Voici ci- dessous les principales propriétés de champs apparait dans la partie « Propriétés du champ »: Le tableau ci- dessous donne une idée générale sur les différents propriétés d’un champ sélectionné.
Page 9 à 11
Propriété Signification Exemple
Taille du champ Longueur maximale du champ.
Nouvelles valeurs
Générer de manière aléatoire ou incrémentale les valeurs des champs de type NuméroAuto lorsque de nouveaux enregistrements sont ajoutés à la table.
Format Définir l'affichage du contenu du champ.
Légende Libellé du texte qui remplace le nom de champ dans l’affichage en mode Feuille de données.
Indexé
Access indexe systématiquement les champs déclarés comme clé primaire pour accélérer les recherches et les tris sur le champ.
Aligner le texte Pour aligner le texte dans le contrôle.
2.4.2. Création d’une table avec ses champs
Créer la structure d’une table construite en mode Création revient à définir ses différents champs par : 1) L’attribution des noms des champs dans la 1ère colonne (Nom du champ),
2) La définition de leurs types de données dans la 2ème colonne (Type de données),
3) La saisie éventuelle d’une description facultative dans la 3eme colonne (Description facultative), 4) Le paramétrage éventuel de ses propriétés dans la partie « Propriétés des champs »,
5) La détermination de la clé primaire de cette table, 6) Et enfin, l’enregistrement de cette table.
Exemple :
L’objectif de cette exemple est d'arriver à construire en Mode Création la structure d'une table simple nommé
‘Livre’. Celle-ci doit centenir les differents champs suivants : IdLivre, TitreLivre, DateParution et Prix.
Voici la structure de la table à créer :
Le tableau ci-après reprend toutes les étapes à suivre pour créer cette première table ‘Livre’ :
Etape Resultat
1) Sur la table ‘Table1’ :
Cliquer dans la première cellule vide de la colonne
« Nom du champ » et tapez le nom du 1er champ ‘IdLivre’.
Pour valider la valeur de cette cellule, placer le curseur dans la colonne suivante en utilisant la touche ‘Entrée’ du clavier.
Page 10 à 11 2) Dans la colonne « Type de données » :
Ouvrir la liste déroulante en cliquant sur la flèche à gauche de ‘Texte court’ et cliquer sur le type
‘NuméroAuto’,
Pour valider, placer le curseur dans la colonne suivante en cliquant sur la touche ‘Entrée’.
3) Dans la colonne « Description (facultative) » : Tapez éventuellement un texte décrivant le contenu de ce champ (par exemple,
‘Identificateur du livre’),
Cliquer sur la touche ‘Entrée’ pour valider et passer dans la ligne suivante.
4) Une fois qu'un champ est défini, il est éventuellement possible de modifier et paramétrer ses propriétés (par exemple, sa légende), en procédant comme suit :
Cliquer sur la ligne correspondante au ce champ, Sous l’onglet GENERAL de la partie « propriétés du champ », cliquer sur la propriété ‘Légende’ et taper le texte « Identificateur du livre ». Ceci sera ainsi affiché à l’utilisateur à la place du nom interne du champ IdLivre.
De manière similaire, cliquer dans chaque ligne vide de la table ‘Table1’, et saisir les autres champs de la table
« Livre ».
5) Une fois que tous les champs ont été définis, il est impératif d'identifier la clé primaire de la table en cours de création, en suivant les étapes ci-après :
Cliquer sur la ligne correspondante au champ de type ‘NuméroAuto’,
Cliquer ensuite sur la «Clé primaire», à partir du menu contextuel apparaît après un clic droit sur la ligne selectionnée ou, à partir du groupe Outils dans l’onglet CREATION.
Une petite clé apparaît à gauche du champ
« IdLivre ».
Page 11 à 11 6) Pour enrigistrer la table ‘Table1’ :
Cliquer sur l'onglet FICHIER puis sur Enregistrer, ou cliquer directement sur l’écone de la barre d’outils ‘Accès rapide’,
Taper ensuite le nom ‘Livre’ dans la zone « Nom de la table » dela boîte de dialogue qui s’affiche, puis cliquer sur le bouton OK.
Références du cours
Les étudiants peuvent consulter ces références pour approfondir leurs connaissances dans ce cours : Marc BOUCHERY, “Access 2010 initiation”.
Fabienne ROUX, “ ACCESS 2013 : Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles”.
Microsoft Official Academic Course: “MICROSOFT ACCESS 2013”.
MOSAIQUE Informatique, SARL, “ ACCESS 2010 : Le guide complet”.
Sites Web
http://www.informatique-bureautique.com/formation-access-2013-utilisation
