Page 1 à 12
Université Abdelhamid Mehri – Constantine 2 Cellule e-learning
2017-2018. Semestre 2
Informatique – Niveau 3
Informatique avancée
– Cours 4 –
Bases de données sous MS Access 2013 (4/4)
Tri, filtres et requêtes des données
Staff pédagogique
Nom Grade Faculté/Institut Adresse e-mail
Bouaziz Amira Mahdadi Abla
MCB MAA
Sciences économiques Bibliothéconomie
amira.bouaziz@univ-constantine2.dz abla.mahdadi@univ-constantine2.dz
Etudiants concernés
Faculté/Institut Département Année Spécialité
Psychologie Psychologie Licence 2 Tronc commun
Sciences économiques Tous les départements Licence 2 Toutes les spécialités
Objectifs du cours 4
Trier et filtrer les données
Lancer des requêtes paramétrées sur les données
Page 2 à 12
1. Saisie, tri et filtrage des données
Afin de saisir des données dans une table, il faut d’abord ouvrir la table crée en mode ‘Feuille de données’. Ce mode d’affichage permet de voir le contenu de la table et de le modifier en ajoutant, enlevant supprimant ou modifiant des enregistrements, ainsi qu’en effectuant des tris et des filtrages sur ces enregistrements, etc.
1.1. Ouvrir une table en mode feuille de données
Pour ouvrir une table en mode Feuille de données, utiliser la méthode suivante :
1) Dans le volet de navigation, faire un double-clic sur le nom de la table à ouvrir (Ici, table Livre), ou cliquer-droit sur le nom de la table (Ici, table Livre), puis sélectionner la commande Ouvrir à partir du menu contextuel qui apparaît.
2) Access affiche la table Livre sous forme d’une ‘Feuille de données’ qui est composée de :
En-têtes de colonnes : Représentent les noms des champs ou leurs légendes si celles-ci ont été définies antérieurement lors la création de ces champs en mode Création.
Lignes : Représentent des enregistrements. La dernière ligne de la table (Ici, Livre), a toujours une étoile (*) à sa gauche. Ce signe indique que l’on peut créer un nouvel enregistrement.
Zone de défilement en bas de la feuille de données : Permet de rechercher, de filtrer et de naviguer entre les enregistrements.
Remarque :
Pour basculer au mode "Feuille de données", vous pouvez aussi utiliser une des trois méthodes vues précédemment (voir le 2ème cours).
1.2. Saisie des enregistrements dans la feuille de données
Avant de commencer à saisir des données dans une table ouverte en mode feuille de données, il est important de connaitre les règles et les conseils suivants :
Si le 1èr champ de la 1ère colonne est de type de données NuméroAuto, commencez la saisie à partir du 2ème champ.
La valeur d’un champ de type NuméroAuto est incrémenté automatiquement lors de l’ajout d’un enregistrement. Cette valeur n’est pas modifiable.
Page 3 à 12 La touche (Entrée) ou (Maj.) sont souvent utilisées pour passer au champ ou à l’enregistrement suivant.
Lors la saisie, l’enregistrement en cours est indiqué par une case contenant un crayon située à gauche de la ligne concernée.
Eviter la saisie des valeurs négatives dans les champs de type Monétaire (par exemple, le champ Prix).
La sauvegarde des données d’un enregistrement se fait automatiquement lors du passage à l’enregistrement suivant.
Exemple :
Voici ci-dessous les enregistrements qu’on vous propose de saisir dans la feuille de données de la table Livre :
Pour effectuer facilement la saisie de ces enregistrements, procéder de la façon suivante :
Etape Résultat
1) À l’ouverture de la feuille de données de la table Livre, le pointeur est placé par défaut dans le 1èr champ (1ère cellule vide) du 1èr enregistrement (1ère ligne vide).
2) Pour saisir le 1ère enregistrement dans cette table, cliquer sur le 2ère champ vide de la 1ère ligne vide puis saisissez-y le titre ‘Word 2013’.
3) Passer ensuite au 3ème champ en utilisant la touche et taper la date ‘09/07/2014’ à l’aide du calendrier apparait à droite de ce champ.
4) Cliquer sur la touche Entrée, et taper la valeur ‘24,00’
dans le 4ème champ, puis passer à l’enregistrement suivant, en utilisant également la touche Entrée.
5) De manière similaire, compléter la saisie des autres enregistrements de la table Livre.
Page 4 à 12
1.3. Tri et filtre dans la feuille de données
Dès que des données ont été introduites dans la feuille de données d’une table, on peut trier ou filtrer ces données.
1.3.1. Tri des données
Le tri est un moyen pratique pour trier les enregistrements par ordre alphabétique ou numérique sur un ou plusieurs champs d’une table. Cette technique peut s’effectuer sur les données d’un ou plusieurs champs (colonnes).
Exemple :
Pour trier les enregistrements de la table Livre par ordre croissant des valeurs du champ TitreLivre, procéder de la façon suivante :
Etape Résultat
6) Sélectionner la colonne correspondante au champ TitreLivre à trier.
7) Cliquer sur le bouton (croissant) via la liste déroulante de cette colonne, ou le groupe trier/filtrer de l’onglet ACCUEIL.
8) Les enregistrements sont donc classés par ordre alphabétique croissant en fonction des valeurs du champ TitreLivre.
Page 5 à 12
Remarque
Pour supprimer un tri effectué, activer le bouton qui se trouve sous l’onglet ACCUEIL, dans le groupe
« Trier et Filtrer ».
1.3.2. Filtrage des données
Le filtrage est un moyen pratique pour afficher uniquement des enregistrements spécifiques dans une feuille de données, en fonction de critères définis. Il existe 3 méthodes principales de filtrage qui sont : filtre courant, filtre par sélection et filtre par formulaire.
1.3.2.1. Filtres courants
Les filtres courants permettent de sélectionner (ou, cocher) les valeurs à afficher à partir des données d’un champ. Elles fournissent également des expressions de comparaison (Est égal à, Plus petit que, Entre, etc.) dépendant du type de données d’un champ à filtrer.
Exemple :
Pour n’afficher, dans la table Livre, que les livres coûtant moins de 20 £, l’opération de filtrage doit s’effectuer sur les valeurs du champ Prix en appliquant les filtres courants comme suit :
Etape Résultat
1) Sélectionner la colonne correspondante au champ Prix à filtrer.
2) Cliquer sur le bouton Filtre via la liste déroulante
de cette colonne, ou le groupe trier/filtrer de l’onglet ACCUEIL.
Remarque
Pour effectuer un tri selon le contenu du plusieurs colonnes adjacentes, Access donne la priorité à la colonne la plus à gauche c.-à-d., il trie les valeurs de la colonne situé la plus à gauche (TitreLivre), puis lorsque les valeurs sont identiques, le tri se fait sur la colonne voisine (DateParution), etc
Page 6 à 12 3) Dans le menu qui s’affiche :
Garder cochées les cases, correspondant aux valeurs inférieure ou égal à 20, puis décocher les autres et cliquer ensuite sur OK, ou
Cliquer sur ‘Filtre de chiffres’ puis sur l’expression
« Plus petit que », et taper la valeur 20 dans la boite de dialogue qui s’apparait. Cliquer sur OK.
4) Seuls les enregistrements satisfaisant l’expression définie sur le champ Prix sont apparus dans la table résultat.
1.3.2.2. Filtre par sélection
Cette méthode consiste à filtrer en fonction d’une valeur de votre choix d’un champ. Les options de filtre proposées varient selon le type de données de cette valeur.
Exemple :
Pour n’afficher, dans la table Livre, que les livres coûtant moins de 20 £, l’opération de filtrage par sélection sera appliquée sur l’une des valeurs du champ Prix comme suit :
Etape Résultat
1) Dans le champ Prix, sélectionner l’une de ses valeurs à utiliser comme filtre (la valeur 20,00£)
2) Dans le groupe Trier/Filtrer de l’onglet ACCUEIL, cliquer sur le bouton Sélection.
Page 7 à 12 3) Dans le menu qui s’affiche, cliquer
sur l’option « inférieure ou égal à 20,00£ ».
4) Seuls les enregistrements ayant des valeurs inférieure ou égal à 20 sur le champ Prix sont apparus dans la table résultat.
1.3.2.3. Filtre par formulaire
Le filtrage par formulaire est utile lorsqu’on on veut rechercher des enregistrements spécifique. Il consiste à filtrer en fonctions des valeurs exactes d’un ou plusieurs champs.
Exemple :
Pour n’afficher, dans la table Livre, que les livres coûtant exactement 20 £ ou 18£, l’opération de filtrage par formulaire sera appliquée sur la valeur 20 et la valeur 18 du champ Prix, comme suit :
Etape Résultat
1) Dans le groupe Trier/Filtrer de l’onglet ACCUEIL, cliquer sur le bouton ‘Avancé’, puis sur ‘Filtrer par formulaire’.
2) Lorsque on clique sur ‘Filtrer par formulaire’, Access crée une feuille de données vierge nommé
« Livre : Filtrer par formulaire » qui est similaire à la feuille de données d’origine, mais elle contient des listes déroulantes sur chaque champ (cellule) de sa 1ère ligne.
3) Cliquer sur la liste déroulante correspondant au champ Prix et choisir 20.
Page 8 à 12 4) Cliquer dans la partie inférieure de la feuille de
données sur le Ou, puis sélectionner la valeur 18.
5) Pour afficher les enregistrements correspondant, cliquer sur le bouton du groupe trier/ filtrer.
Remarque :
Lorsqu’on effectue un filtre à un champ qui est déjà filtré, le filtre précédent est automatiquement supprimé.
Pour supprimer un filtre effectué, cliquer sur le bouton « Activer/désactiver le filtre » sous l’onglet ACCUEIL, dans le groupe « Trier et Filtrer ».
Dans une feuille de données, l’application d’un tri permet d’afficher tous les enregistrements, tant que l’application d’un filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements.
2. Requêtes 2.1. Définition
Une requête permet de poser une question sur les données stockées dans une ou plusieurs tables ou d'accomplir une action sur ces donnéespour présenter ensuite les réponses (les données choisies) dans une seule feuille de données.
2.2. Type de requêtes
Il existe plusieurs types de requêtes, dont les principaux sont les suivants: Requêtes Sélection, Action, Analyse croisée et requêtes SQL.
2.2.1. Requêtes Sélection
Une requête sélection permet de sélectionner, de trier, d’afficher un sous-ensemble de champs et d’enregistrements. Elle permet également de créer des calculs sur les données. Il existe différents type de requêtes de sélection qui sont : requête de sélection à critère, à paramètre, à champs calculés, regroupement.
2.2.2. Requêtes Action
Ce type de requête permet d'effectuer des modifications sur les données d’une table. Il existe différents type de requêtes d’action qui sont : requête Ajout, Suppression, Mise à jour et requête Création de table.
Page 9 à 12 2.2.3. Requêtes SQL
Une requête SQL est un ensemble d’instructions SQL (‘Structured Query Language’, en français ‘langage de requête structurée’).
Remarque :
Dans la suite de ce cours, seuls les 2 premiers types de requêtes de sélection (à critère, à paramètre) seront étudiés plus en détail.
2.3. Modes de création des requêtes
Access propose 2 façons pour créer une requête : Mode ‘Assistant Requête’ et mode ‘Création d’une requête’
2.3.1. Mode ‘Assistant Requête’
C'est un mode pratique et simple pour construire une requête étape par étape. Avec ce mode, on ne peut que créer une nouvelle requête de type ‘Simple’, ‘Analyse croisée’, ‘Trouver les doublons’, et requête de ‘non- correspondance’.
2.3.2. Mode ‘Création d’une requête’
Ce mode de création permet d’identifier de nouvelles requêtes à partir de zéro, de définir un ordre de tri ou encore d’ajouter un critère pour limiter le nombre d’enregistrements affichés la table résultante. La fenêtre d’une requête en mode création comporte 2 zones :
1) Zone supérieure : pour afficher les tables nécessaires à la requête.
2) Zone inférieure (grille de création) : pour afficher dans une grille les noms des champs, les ordres de tri et les critères qui définissent la requête.
2.4. Création d’une requête de selection avec critere
Les requêtes de sélection avec critère permettent d’extraire les données d’une ou plusieurs tables et affichent les résultats dans une feuille de données. Un critère de sélection est le ‘filtre’ qu’on ajoute à une requête pour spécifier les enregistrements renvoyés quand la requête est exécutée.
La création de ce type des requêtes en mode ‘Création d’une requête’ se fait en plusieurs étapes : Création d’une nouvelle requête vide.
Attribution de ses champs.
Spécification des éventuels critères de la requête sur la ligne Critères et la ligne Ou.
Spécification des éventuels tris de la requête sur la ligne Tri.
Exécution de la requête.
Zone inferieure Zone supérieure
Page 10 à 12 Enregistrement de la requête.
Exemple 1 :
Le tableau ci-après reprend toutes les étapes à suivre pour créer en mode ‘création’ la requête
‘Premiere_Requête’ qui affiche une feuille de donnée contenant « Tous les livres qui coûtent plus de 35£ ».
Etape Résultat
1) Dans le groupe Requêtes de l’onglet CREER, cliquer sur le bouton ‘Création d’une requête’.
2) Dans la boite de dialogue qui s’affiche :
Sélectionner la ou les tables nécessaires à la requête (ici, Livre),
Cliquer sur le bouton Ajouter, puis sur Fermer.
3) Lorsqu’on clique sur le bouton Fermer, une nouvelle requête nommée ‘Requête1’ s’affiche en Mode Création. Celle-ci comporte une table et une grille de création vide.
4) Pour attribuer les champs nécessaires à la requête dans la grille de création, procéder comme suit :
Cliquer sur la table Livre, puis
Faire un double-clic sur le 1èr champ IdLivre, Faire un double-clic sur le 2ère champ TitreLivre,
Répéter la même opération pour insérer les autres champs dans la grille.
Page 11 à 12 5) Sur la ligne Critères de la grille de requête, taper
le critère ‘>35’ dans le champ Prix.
6) Vous pouvez trier le résultat de la requête par ordre croissant des valeurs du champ IdLivre, en choisissant ‘Croissant’ à partir de sa liste déroulante sur la ligne Tri.
7) Pour exécuter la requête :
Cliquer sur l'onglet CREER puis sur le bouton Exécuter du groupe Résultats.
Le résultat d’une requête s’affiche toujours en mode ‘Feuille de données’.
8) Pour enregistrer la requête :
Cliquer sur l'onglet FICHIER puis sur Enregistrer.
Taper ensuite le nom ‘Première_requête’ dans la zone « Nom de la requête » de la boîte de dialogue qui s’affiche, puis cliquer sur le bouton OK.
Exemple 2:
Voici ci-dessous un exemple d’une requête de sélection avec un critère (Entre… Et …) sur le champ Prix:
Requête Mode création Résultat
« La liste des livres pour lesquels le prix est compris entre 10€ et 20€ ».
2.5. Création d’une requête de sélection avec paramètre
Les requêtes paramétrées (ou, avec paramètre) permettent d’afficher une boîte de dialogue à chaque ouverture de la requête, pour demander à l’utilisateur de saisir des critères (paramètres) nécessaires à la sélection des données désirées. Un paramètre est un élément d’information fourni à une requête pour qu’elle s’exécute.
Page 12 à 12 Exemple :
Pour définir un paramètre dans une requête de selection deja existante, proceder comme suit :
Etape Résultat
1) Ouvrir en mode création la requête
‘Première_requête’.
2) Dans la ligne Critères du champ Prix :
Remplacer la valeur ‘35’ par le texte ‘entrer le prix’.
Mettre ce texte entre crochets et lancer la requête en cliquant sur le bouton Exécuter.
3) Une fois la requête est lancée, Access affiche une boite de dialogue invitant l’utilisateur à entrer la valeur de paramètre.
4) Dans la zone du paramètre de la boite de dialogue affichée, taper la valeur 35, puis cliquer sur OK.
5) Access affiche le résultat de la requête toujours en mode ‘Feuille de données’.
Références du cours
Les étudiants peuvent consulter ces références pour approfondir leurs connaissances dans ce cours : Marc BOUCHERY, “Access 2010 initiation”.
Fabienne ROUX, “ ACCESS 2013 : Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles”.
Microsoft Official Academic Course : “ MICROSOFT ACCESS 2016”.
MOSAIQUE Informatique, SARL, “ ACCESS 2010: Le guide complet”.
Sites Web
http://www.informatique-bureautique.com/formation-access-2013-utilisation.
http://files.books.elebda3.net/download-pdf-ebooks.org-ku-11578.pdf
