Procédure pour les consultations téléphoniques en période COVID-19:
Cette procédure est valable que vous soyez à l’Hôpital ou pas (certaines choses sont inutiles si vous êtes à l’hôpital : par exemple, pas besoin d’accès à distance, impression des prescriptions en consult présentielle).
Cette procédure explique les différentes fonctionnalités, il est clair que tout ne doit pas
nécessairement être effectué par le médecin. La répartition de ces tâches relève de l’organisation de chaque discipline (secrétaires médicales, desks de consultation…)
Je décris ici le circuit complet si on est à distance (par ex à domicile) 1. Phase de préparation : (quand vous voulez)
a. Erasme Accès à distance au Portail Erasme:
- Si vous n’avez pas de token (App) ou de clé Vasco (ancien système), il faut prendre contact à la DSI (helpdesk 6817) après que la Direction Médicale ai validé votre demande d’accès. L’installation peut se faire à distance.
- Connectez-vous à l’adresse : https ://portail.erasme.ulb.ac.be
- Après avoir entré votre identifiant/mdp d’erasme et le numero fourni par le token ou la clé Vasco, vous arrivez sur le Portail Erasme. Dans l’interface choisissez : signets web/environnement VDI Erasme après avoir installé VMWare Horizon
- Logguez-vous à nouveau et vous arrivez sur un bureau virtuel qui vous donne accès à toutes les applications pour lesquelles vous avez des droits (erasme médical dans tous les programmes) ainsi que l’accès à votre disque propre, celui de la discipline et l’espace interservices
b. Créer dans son disque personnel un répertoire « cons tél », un sous répertoire date (ex 16/3/2020) et des sous répertoire sous la date avec les noms des patients. Cette opération peut être réalisée par une secrétaire sur le disque partagé de la discipline.
Le but est de concentrer toutes les prescriptions pour un patient à envoyer par la suite par email ou courrier : exemple :
c. Préparer les dossiers de la consult
i. Ouvrir le Portail Médical et sélectionner votre consult (même à venir dans plusieurs jours) comme d’habitude
ii. Prise en charge en consultation
iii. ATTENTION ETAPE SUIVANTE !!!
NE PAS FAIRE OK, MAIS CRÉER UN NOUVEAU CONTACT (VIRTUEL). Cela permet d’être indépendant du passage aux bornes par le patient. Vous choisissez le type de contact (téléphone, administratif, email…) et il est répercuté sur les systèmes IT, ce qui permet de faire la même chose que si le patient était présent (en particulier de pouvoir prescrire dans EPR).
Cela entraine la création du contact téléphonique qu’il faut choisir pour sa prise en charge, alors on peut faire OK
iv. Editer sa consultation :
C’est l’interface habituelle, vous pouvez compléter si vous le souhaitez le dossier avec les éléments existants dans le Médical Viewer et le RSB.
v. Des textes standards par discipline ont été créés si vous le souhaitez dans le contexte de la consultation téléphonique : clic droit de la souris sur le texte libre Affection Actuelle (introduction): ce texte est évidemment modifiable par vou-même
vi. SAUVEZ mais ne validez pas ! cela empêcherait de revenir sur le contact.
2. Téléphoner au patient : (quand vous voulez)
a. Règle n°1 : si vous téléphonez avec votre GSM, rendre votre numéro anonyme ! pour ce faire introduire #31# avant le numéro de votre correspondant ou utiliser les paramètres du téléphone.
b. Ouvrir le contact téléphonique créé précédemment dans le DMI c. Règle n°2 : si vous avez le patient en ligne :
i. Rassurez-le en expliquant qu’il avait rendez-vous avec vous le X et que vous souhaitez savoir s’il n’y a pas d’urgence associée à sa demande de rendez- vous. Comme il s’agit d’une toute nouvelle manière de gérer les
consultations, certains sont méfiants…
ii. Vérifiez que les points de contacts sont adéquats dans le DMI, cela rassure également : votre médecin traitant est bien X ? Nous n’avons pas votre adresse email, pouvez-vous nous la donner ? cela permettra de vous envoyer vos prescriptions…
iii. Cette phase administrative peut évidemment être faite par une secrétaire, qui vous passe le patient par la suite, mais vous pouvez aussi le faire dans UG d. Faites votre métier anamnestique de médecin et décidez le trajet suivant du patient
(nouveau RDV plus tard, forcer une présence physique, aller aux Urgences, hospitaliser…)
e. En cas d’absolue nécessité : par exemple suivi de plaies chir ou non, des photos pourraient être envoyées par le patient (et annexées au dossier) ou un
Webex/Jabber organisé avec le patient pour avoir un visuel (voir procédures visioconférences)
f. Remplir en temps réel ou après le téléphone les éléments du dossier et les dispositions
3. Prescription d’examens complémentaires pour le patient:
a. Applications qui génèrent directement des pdf complets : i. Prescriptions de biologie clinique (Cyberlab) ii. Prescriptions médicamenteuses (EPR)
Les pdfs peuvent être directement sauvés dans le dossier du patient créé pour envoi email ou papier
b. DOCS qui génère des documents standards avec l’identifiant du patient et le cachet du médecin :
i. Si vous êtes à l’Hôpital procédez comme d’habitude : imprimez, complétez manuellement et donnez le document au patient (ceci ne vous empêche pas d’utiliser la solution 2 qui est plus pérenne, car permet de réimprimer le document complété si nécessaire)
ii. Si vous êtes à l’extérieur, voici la solution la moins consommatrice de temps (il me semble)
Sélectionner dans DOCS les documents à fournir et les sauvegarder dans le répertoire du patient défini en 1.
Rouvrir le document à partir du répertoire, il s’ouvre à ce moment dans Acrobat Reader DC qui permet de l’annoter avec des cases à cocher ou du texte libre :
- Cliquez sur « remplir et signer »
- Le menu du milieu vous permet d’annoter le pdf (cases à cocher, texte libre)
Vous le sauvez avec les annotations et l’associez au dossier en pièce jointe à votre rapport de consult :
Vous pourrez donc le réimprimer si le patient a perdu le papier….
- Le certificat d’incapacité COVID-19 de l’INAMI est disponible dans DOCS :
c. ATTENTION : cette procédure prend du temps : la prochaine version du DMI (cette première semaine d’avril) permettra d’annoter le pdf, le sauver et l’envoyer
directement par email à partir de DOCS. La présente procédure sera adaptée en ce sens.
4. Validation de la consultation
Après le contact téléphonique avec le patient, vous pouvez clôturer (valider votre consultation) . Elle sera donc envoyée sur tous les canaux connus du DMI
5. Actions dans Ultragenda :
Ceci permet de pouvoir, a rétro, tarifier les consultations téléphoniques sur base des critères qui seront établis par le SPF/INAMI
Dans Ultragenda : indiquez « COVID-19-TEL » dans la note
6. Action sur les prescriptions :
a. Soit vous envoyez vous-même par email en pièce jointe les prescriptions dans le répertoire que vous avez créé pour ce patient
ATTENTION : comme pour votre numéro téléphonique, il faut que votre adresse email soit « anonymisée ». Il faut donc passer par une adresse « noreply ». voici comment procéder :
Dans Outlook :
Cliquer sur « Nouveau message électronique »
Si le bouton « De… » N’apparait pas, activer le en cliquant sur « Options » et « De »
Cela fait apparaitre le champ « De… »
Pour écrire un message au Nom d’une autre adresse de messagerie et pour autant que vous ayez les droits, cliquer sur « De » et ensuite « Autre adresse de messagerie… »
Sélectionner l’adresse désirée
l’adresse sélectionnée (No Reply DocumentsErasme) apparaitra alors dans le champ « De »
Cliquer sur OK
Compléter ensuite le champ « A… » avec l’adresse mail du destinataire Taper votre texte et cliquer enfin sur le bouton « Envoyer »
Votre mail part alors avec l’adresse sélectionnée (éviter de mettre votre signature pour que le mail reste anonyme)
b. Soit vous demandez à vos secrétaires de le faire par email ou papier, pour peu que l’adresse email du patient soit connue.
