Projet base de connaissances Réseau UNAF / UDAF. Cahier des charges

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Projet base de connaissances Réseau UNAF / UDAF Cahier des charges

Bénéficiaire du projet : Réseau UNAF / UDAF / URAF

Destinataires : candidats prestataires susceptibles de fournir une offre en réponse

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SOMMAIRE

1. Contexte et objectifs du projet ... 4

1.1. Présentation de l’UNAF et du réseau des UDAF/URAF ... 4

1.2. Présentation générale du projet ... 4

1.3. Présentation du contexte informatique du réseau et attentes ... 6

1.3.1. Logiciels ... 6

1.3.2. Attentes techniques / architecture ... 7

1.4. Le périmètre fonctionnel de l’application attendue... 8

1.5. Les utilisateurs du portail ... 8

1.5.1. Profils des utilisateurs ... 8

1.5.2. Volumétrie estimée des utilisateurs ... 10

1.5.3. Les contenus... 10

2. Cadrage de la base de connaissances ... 12

2.1. Objectifs ... 12

2.2. Priorités de mise en œuvre et éléments de calendrier ... 13

3. Présentation générale du système d’information attendu ... 15

3.1. Principales caractéristiques ... 15

3.1.1. Ergonomie ... 15

3.1.2. Souplesse de paramétrage et de modification de l’interface ... 15

3.1.3. Gestion des accès au système d’information ... 15

3.2. Ressources concernées ... 16

4. Détail des fonctionnalités attendues ... 18

4.1. Fonctionnalités interface homme-machine ... 18

4.1.1. Caractéristiques générales ... 18

4.1.2. Caractéristiques générales de la navigation ... 18

4.2. La recherche et l’exploitation des résultats ... 19

4.2.1. Modalités de la recherche ... 19

4.2.2. Exploitation des lots-résultats ... 20

4.2.3. Exploitation de l’espace personnel ... 20

4.2.4. Consultation des données de la fiche utilisateur ... 21

4.3. Fonctions de la base de connaissances ... 21

4.3.1. Navigation dans la base de connaissances ... 22

4.3.2. Editer des sujets de connaissance et des documents ... 22

4.3.2.1. Editer des sujets de connaissance ... 23

4.3.2.2. Editer des documents ... 23

4.3.3. Gérer des terminologies ... 24

4.3.4. Exports et formats de sorties ... 24

4.4. Fonctions de travail collaboratif... 25

4.4.1. Définition du travail collaboratif ... 25

4.4.2. Détail des fonctionnalités attendues ... 25

4.4.2.1. Contribution documentaire à la base ... 25

4.4.2.2. Workflows ... 26

4.4.2.3. Autres fonctionnalités collaboratives ... 26

4.4.2.4. Recherche et visualisation liées au travail collaboratif ... 27

4.5. Liens vers applications externes ... 27

4.5.1. Liens vers systèmes externes en amont ... 27

4.5.2. Liens vers applications métier en aval ... 27

4.6. Fonctions d’administration attendues : base de connaissances et portail ... 28

4.6.1. Fonctions d'administration des utilisateurs ... 28

4.6.1.1. Définition et gestion de l’identité de l’utilisateur ... 28

4.6.1.2. Choix des ressources à affecter à un groupe d’utilisateurs ... 29

4.6.1.3. Définition des droits d’accès pour chaque groupe... 29

4.6.2. Fonctions d'administration des contenus ... 30

4.6.2.1. Sélection des ressources internes et externes et mise à disposition dans le portail ... 30

4.6.2.2. Réalisation de produits d’information à partir de ressources multiples ... 30

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4.6.2.3. Gestion des thésaurus / taxonomies ... 31

4.6.2.4. Paramétrage des alertes et dossiers privés ... 31

4.6.2.5. Paramétrage workflows automatisés ... 31

4.6.3. Paramétrage de l’interface et outils pour l'habillage du portail ... 31

4.6.4. Fonctions de gestion complémentaires : statistiques ... 32

4.6.5. Rappel des normes à respecter ... 33

5. Détail des prestations attendues ... 34

5.1. Etape 1 : Initialisation de la prestation : gestion de projet ... 34

5.1.1. Nature des travaux ... 34

5.1.2. Livrables fournis par le titulaire ... 34

5.2. Etape 2 : Modélisation de la structure de la base de connaissances en v.0 : spécifications fonctionnelles et techniques ... 34

5.3. Etape 3 : développement, paramétrage et installation pour tests de la v.0 POC, migration des données selon spécifications ... 35

5.4. Etape 4 : formation des administrateurs sur la V.0 ... 35

5.5. Etape 5 : organisation et suivi des tests et de la recette intermédiaire v.0 prise en compte des retours de l’équipe projet ... 36

5.6. Etape 6 : spécifications, développements et paramétrages de la v.1 avec tous les modules fonctionnels du système d’information ... 36

5.7. Etape 7 (optionnelle) : spécifications et mise en place de l’annuaire LDAP à partir des données fournies par l’UNAF ... 37

5.8. Etape 8 (optionnelle) : formation des gestionnaires / contributeurs ... 37

5.9. Etape 9 : test de performances et recette de la v.1 : x itérations de tests ... 38

5.10. Etape 10 : Hébergement de la solution ... 38

5.11. Etape 11 (différée) : maintenance corrective et évolutive : à l’issue de la période de garantie et hotline 39 5.11.1. Nature des travaux ... 39

Annexe : Modèle de données : objets / documents de la future base ... 40

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1. Contexte et objectifs du projet

1.1. Présentation de l’UNAF et du réseau des UDAF/URAF

L’UNAF est une institution nationale chargée de promouvoir, défendre et représenter les intérêts de toutes les familles vivant sur le territoire français.

Union et non fédération d’associations, elle permet aux familles de s’exprimer, dans toute leur diversité, pour une politique familiale globale, innovante et forte.

Elle anime le réseau des 22 Unions Régionales des Associations Familiales (URAF) et des 100 Unions Départementales des Associations Familiales (UDAF), et les appuie dans leurs missions institutionnelles et de services aux familles.

Au-delà des instances UNAF/UDAF/URAF, le Réseau regroupe un nombre important d’associations et de représentants dans différentes instances au niveau national et/ou local comme les CCAS, la CNAF et les CAF. Ces associations et bénévoles représentent les familles dans les territoires et contribuent par leur action à la politique familiale.

1.2. Présentation générale du projet

L’UNAF mène une réflexion sur la mise en œuvre d’outils permettant de capitaliser et de mutualiser les actions, savoirs et informations au sein du réseau UNAF/UDAF/URAF, et facilitant le travail collaboratif.

Aujourd’hui, l’UNAF dans le cadre de sa mission d’animation du réseau, souhaiterait mettre en œuvre un circuit complet de production et de capitalisation des productions et des informations des UDAF / UNAF de façon à permettre une mutualisation des ressources et surtout d’en faciliter leur exploitation. Plus précisément, l’UNAF attend :

 De mieux connaitre les réalisations de terrain de son réseau,

 De pouvoir disposer de données graphiques,

 Disposer de données « démographiques » sur les acteurs du réseau qui sont les bénévoles, qui sont les représentants ?

 Connaitre les partenaires des UDAF dans le domaine du logement, du crédit, …

La mutualisation des données doit également bénéficier aux UDAF et aux URAF et leur permettre en particulier :

 De mettre en permanence à disposition de la tête de réseau l’information demandée actualisée en temps réel

 De permettre à chaque entité de disposer de ses propres données au travers d’une base commune

 De mutualiser partager des informations avec tous les autres acteurs du réseau : services, actions, mais aussi pratiques de fonctionnement et de gestion

 De faciliter la circulation de l’information à travers des workflows de validation entre les acteurs

 De permettre à tous les acteurs d’exploiter à des fins multiples l’information les concernant : mise à jour automatique de leur site web, réalisation de cartographie sur leur territoire (des représentants, bénévoles, actions…), réalisation de produits d’information et de communication…

Une étude préalable a été réalisée et a permis de faire le constat suivant :

- Les données utiles au réseau existent, mais elles sont peu exploitables aujourd’hui car collectées de façon très statiques

- L’UNAF collecte chaque année auprès de son réseau des données qui constituent le socle de ressources communes à toutes les entités et utiles pour des usages multiples

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 On distingue les « sujets de connaissance » qui pourraient faire l’objet d’une modélisation et les documents produits par le réseau en lien avec ces sujets

 Les documents à gérer sont à la fois des modèles (formulaires) utilisables avec les outils bureautiques, les mêmes documents une fois renseignés (enregistrements), des procédures, des outils d’inventaire ou de recherche dans les données (tableurs Excel essentiellement), et des documents d’analyse, de synthèse et de compilation des données.

L’analyse qui a été faite à partir de ce constat est la suivante :

Il est important d’avoir une vision d’ensemble aux actions du réseau, de leur donner de la visibilité ainsi qu’aux positions, aux partenariats pour entraîner une meilleure adhésion des personnes.

L’enjeu est la mutualisation des données entre tous les acteurs du réseau, favoriser les échanges de tous types, et produire de l’intelligence collective.

Il faut aussi relier entre eux les différents sujets informationnels pour produire du sens et de la connaissance, et y associer autant que de besoin les documents liés.

Il faut que l’information soit mise à jour et mise à disposition aux personnes autorisées en temps réel pour fluidifier le travail et être plus réactif.

Chaque entité, et en particulier chaque UDAF, doit conserver la maîtrise de la diffusion de ses propres productions.

Chaque entité doit pouvoir aisément extraire des données brutes pour les rendre exploitables par différents outils informatiques

Le système d’informations à mettre en place pour gérer la future base de connaissances, objet du présent cahier des charges, doit donc permettre ce mode de fonctionnement collaboratif et partagé avec gestion de droits suffisamment fins. Ses objectifs sont les suivants :

- Faciliter la collecte, la mise à jour, la recherche et l’exploitation des informations obligatoires en provenance des UDAF et des URAF : ce corpus de données constitue un socle fédérateur exploitable pour les partenaires du réseau.

- Mutualiser, partager, retrouver des données autour des pôles de gestion et de fonctionnement des UDAF

- Fournir aux partenaires des contenus automatiques exploitables pour différents usages.

Il faut veiller à préserver la confidentialité des données et des droits attachés

 Pour définir un circuit qui va de la production à l’exploitation (voire même jusqu’à l’archivage) des données produites par les UDAF / UNAF

 Pour définir les modalités de mutualisation et de capitalisation de ces ressources, et les technologies informatiques à déployer, en lien avec la base existante des actions UDAF et plus généralement des ressources gérées par le service de Documentation de l’UNAF

La démarche doit s’intégrer dans le cadre des outils métier existants dans le réseau (CMS pour site web, logiciel documentaire, outils existants dans les UDAF…) et proposer un outil

complémentaire de type base de connaissances incluant un modèle de données aisément interfaçable, ainsi que des procédures adaptées pour tous les acteurs pour mieux répondre aux nouveaux enjeux :

 Logique de production optimisée et partagée par tous les acteurs du réseau: par des circuits cohérents et contrôlés gérés à l’aide de workflows automatisés et d’un outil de travail collaboratif, capable de récupérer les documents bureautiques élaborés à partir de modèles

 Logique d’usage et d’accessibilité pour mieux mobiliser une information fiable pour des utilisations différentes par l’ensemble des acteurs autorisés, à travers une interface Homme-machine de type outil de portail.

 Logique de qualité et de fiabilité de l’information : avec un entrepôt unique et normalisé selon un modèle de données, les informations et les documents sont rangés à un seul endroit : garantie d’accéder à une version à jour, fiable et traçable (en lien avec son

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contexte de production) ; les outils de gestion actuels vont puiser l’information dans cet entrepôt

1.3. Présentation du contexte informatique du réseau et attentes

1.3.1. Logiciels

Chaque entité est autonome dans ses choix informatiques, à l’exception d’Adhélis, logiciel qui gère les associations et les familles adhérentes, dont l’utilisation est obligatoire dans toutes les UDAF. Il en résulte une grande diversité d’outils et de pratiques informatiques.

Logiciels bureautiques

L’UNAF utilise la suite bureautique Microsoft Office version 2010 : Word, Excel, et PowerPoint, parfois base Access. Dans les UDAF on trouve de nombreux sites équipes de la suite Open Office. Les versions de ces outils peuvent également varier d’une UDAF à l’autre. Les versions Chaque entité étant autonome, les versions peuvent varier d’une UDAF / URAF à l’autre. En ce qui concerne MS Office, la version la plus ancienne est 2007.

CMS / logiciels d’enquêtes / portail documentaire

L’UNAF gère son site web avec le logiciel libre Spip et sa base documentaire avec le logiciel métier propriétaire Cadic Intégrale version 2013. Les UDAF peuvent utiliser Spip ou d’autres CMS pour leur site web.

Les enquêtes réalisées par l’UNAF sont gérées avec le logiciel libre LimeSurvey.

Logiciel Adhélis

Outre les outils bureautiques standard incluant une base Access des représentants nationaux, le réseau utilise un logiciel métier Adhélis de gestion des associations et des familles adhérentes: ce logiciel a été développé en 2005 pour l’UNAF et les UDAF. Cet outil permet aux associations locales, aux UDAF et à l’UNAF de gérer les listes d’adhérents avec facilité d’exploitation, de transfert des données, d’édition de statistiques.

Autres logiciels métier

Le taux d’utilisation de logiciels métiers est variable selon les UDAF : à minima elles utilisent Adhélis, et produisent de nombreux tableurs Excel. Certaines ont mis en place des sites web avec les CMS variés, des applications permettant de gérer la tutelle, parfois des applications de GED, plus rarement des intranets. On trouve aussi quelques applications spécifiques, par exemple pour gérer la Médaille de la Famille ou autre.

Messagerie

L’UNAF gère son propre serveur de messagerie sur un serveur Exchange 2010, hébergé chez Iniflux, et un serveur Exchange 2012 qui pour gérer des boites mail à l’attention des UDAF qui le souhaitent. L’UNAF gère ainsi 2600 boites mail pour les UDAF.

Annuaire LADP

L’UNAF dispose d’un annuaire Active Directory de Microsoft organisé comme suit :

 Organisation des utilisateurs UNAF par services (80 personnes)

 Gestion de groupes qui portent les droits sur les dossiers de travail et auxquels on ajoute des listes de distribution

 Des contacts qui ne peuvent pas porter des droits : les UDAF se situent dans ces contacts (7000 entrées environ)

Cet annuaire ne gère aucun accès aux applications du réseau qui sont actuellement gérées manuellement.

Les hébergements

La base Adhélis est hébergée chez OVH via le prestataire Magnetic. Le site web unaf.fr et les sites web des UDAF qui passent par l’UNAF sont hébergés chez Iniflux. Le portail documentaire Cadic Integrale est hébergé chez l’éditeur de l’application, la société Cadic.

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1.3.2. Attentes techniques / architecture

L’UNAF n’impose pas de configuration spécifique pour le système d’information. Voici les attentes techniques exprimées pour la future base :

Administration technique et fonctionnelle

L’administration informatique sera assurée par le prestataire retenu, garant de la qualité de l’architecture et de la configuration du serveur au regard des besoins exprimés, et en charge de l’hébergement de l’application.

L’administration fonctionnelle sera assurée par quelques personnes de l’UNAF et une quinzaine de représentants dans différentes UDAF couvrant le territoire français.

Réseau

L’application attendue devra être full web et fonctionner en intranet ou en extranet. Elle sera accessible de toutes les UDAF / URAF en consultation, alimentation, et potentiellement en administration, y compris dans les départements / territoires d’outre-mer.

Par ailleurs il est souhaité un accès nomade sur tablette ou smartphone (IOS, Androïd, Windowsphone, BB10) en respectant les normes de responsive design.

Hébergement externe

Les candidats devront faire une offre pour l’hébergement de l’application en tenant compte de la charge potentielle du réseau : comme pour Adhélis, on peut anticiper des pics de connexion à environ 500 utilisateurs simultanés sur des périodes de 15 à 20 jours. En rythme de croisière le système doit pouvoir supporter dans un premier temps 100 à 200 connexions simultanées.

Les candidats pourront proposer une solution d’hébergement de l’application basée sur leurs propres ressources s’ils disposent de l’infrastructure technique suffisante, ou sur celles d’un partenaire spécialisé dans cette activité. Les candidats préciseront la configuration proposée pour le serveur, les modalités de réalisation des sauvegardes et les délais de prise en charge des problèmes rencontrés sur le serveur ou le réseau.

Technologies, standards

Côté serveur, le réseau UNAF / UDAF n’impose pas de pré-requis particuliers en matière de standards informatiques : système d’exploitation, bases de données, réseau. Les candidats préciseront la configuration technique et les standards proposés pour les composants de l’application attendue. Du point de vue des postes clients, il s’agira en grande majorité de PC, et de quelques MacIntosh, équipés de tous types de navigateurs (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome..). Les candidats préciseront les pré-requis pour un fonctionnement optimal de l’application (versions minimum des navigateurs en particulier). Les candidats préciseront également si leur solution est conforme aux normes d’accessibilité RGI, RGAA, RGS.

Intégration charte graphique

L’UNAF fournira au prestataire retenu les éléments de la charte graphique à intégrer à l’application. La mise en place de cette charte devra être prévue dans le développement de la couche Portail ; il s’agit d’une intégration simple, qui ne nécessite pas de travaux lourds de création.

Annuaire LDAP (option)

L’annuaire LADP Active Directory tel qu’il existe aujourd’hui ne gère pas les accès aux applications. Il est demandé aux candidats de proposer la création d’un annuaire LDAP permettant cette gestion des accès à partir des données exportées et fournies par l’UNAF (utilisateurs UNAF et contacts UDAF). A terme ce nouvel annuaire devra pouvoir se substituer à l’annuaire existant pour permettre la gestion centralisée des accès aux différentes applications. Dans le cas où cet annuaire ne serait pas mis en œuvre immédiatement, il est demandé aux candidats de proposer une solution alternative permettant à chaque utilisateur de ne pas avoir à saisir ses identifiants à chaque connexion à la base de connaissances.

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1.4. Le périmètre fonctionnel de l’application attendue

Le présent dossier de spécifications concerne l’ensemble des fonctionnalités attendues de la base de connaissances et des outils nécessaires à son intégration dans le contexte de fonctionnement du réseau.

Les briques fonctionnelles attendues sont les suivantes :

- Gestion d’une base de connaissances utilisant un modèle relationnel de données, reposant sur les technologies du web sémantique

- Gestion d’un portail d’accès aux contenus gérant les accès, la navigation, les utilisateurs et les droits

- Gestion du travail collaboratif et des workflows : permettant à tout le réseau de contribuer selon ses droits et de gérer les circuits automatisés d’information

- Indexation et recherche de l’ensemble des contenus et documents gérés grâce à moteur adapté.

Les utilisateurs du portail 1.4.1. Profils des utilisateurs

Les publics concernés par l’information sur l’ensemble de cette politique familiale sont les suivants :

Les services de l’UNAF qui pilotent at animent le réseau :

 Le SIF : Service de l’Institution Familiale

le service de l’institution familiale qui traite des aspects financiers, statutaires, législatifs et réglementaires des unions ; il assure le suivi des commissions et instances

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de l’UNAF, et des représentations ; il a en charge les URAF et la mise en oeuvre du projet institutionnel..

 EDA : le service Evaluation et développement des activités apporte son soutien à la création et au développement des actions et services des UDAF ; il gère l’ensemble du dispositif des conventions d’objectifs passé avec l’Etat, et entre l’UNAF et chaque UDAF ; il pilote l’ensemble des travaux conduits dans le cadre de la réforme de la protection juridique des majeurs

 REAP : Une fonction recherches, études et actions politiques qui comprend 6 pôles d’études couvrant l’ensemble des champs de la politique familiale, pour permettre à l’UNAF de réaliser ses missions de représentations et d’interlocuteur des pouvoirs publics, en lien avec des partenaires extérieurs, et avec le réseau des UDAF et URAF. Ce secteur d’intervention comprend également les relations avec le Parlement et avec le Conseil économique, social et environnemental, l’animation du réseau national des observatoires des familles et de l’observatoire national des populations des majeurs protégés, ainsi que le centre de documentation.

 Communication : on y trouve le service des relations extérieures qui est notamment chargé des médias, la gestion du site internet de l’UNAF et la production de la lettre électronique hebdomadaire adressée au public et au réseau des unions. Elle regroupe l’ensemble des supports réalisés et diffusés par l’UNAF (université des familles, salons, publications, guides, dépliants, etc.).

 UNAFOR : Elle a pour mission d’organiser des formations pour les bénévoles et salariés des UDAF et des URAF, et de les ouvrir à des organismes associatifs ou institutionnels à vocation sociale. Elle organise également des colloques.

 Une fonction administration et finances, qui regroupe l’ensemble des fonctions supports (hors RH). Elle fournit des services, non seulement pour le compte de l’UNAF, mais également pour les UDAF, URAF et mouvements (reprographie, mise à disposition de salles de réunion, hébergement de boites mail, etc.). Elle a aussi en charge l’organisation logistique des grandes réunions nationales annuelles, dont l’assemblée générale de l’UNAF.

 Les administrateurs et représentants de l’UNAF : il s’agit de membres des différents mouvements qui siègent au Conseil d’Administration et des représentants qui interviennent dans plus de 100 instances nationales.

Les UDAF et URAF / administrateurs, représentants

Les publics s’organisent en différents cercles qui peuvent être représentés comme suit :

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Dans un premier temps, les utilisateurs concernés par cette application sont les personnels de l’UNAF et pour partie ceux des UDAF.

A terme l’application pourra s’ouvrir sur d’autres publics, notamment les bénévoles, représentants…

1.4.2. Volumétrie estimée des utilisateurs

Rôles UNAF UDAF URAF Représentants Total

Administrateurs 5 15 1 - 21

Gestionnaires / contributeurs

20 1000 22 - 1042

Utilisateurs

identifiés 80 2000 22 - 2102

1.4.3. Les contenus

On distingue deux types de contenus : Les sujets de connaissance

Les objets à décrire dans le modèle de données sont les suivants : - Entité du réseau : UNAF, UDAF, ou URAF

- Action ou service initié par une entité du réseau - Personne morale

- Personne physique - Représentation - Mouvement familial - Commission

- Médaille

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Ces sujets de connaissance, décrits par des métadonnées disposent de relations typées dans un modèle de données selon le schéma suivant donné à titre d’exemple, les éléments du modèle de données sont décrits au chapitre 2 et en annexe 1 :

Les documents liés aux objets

Les documents constituent un type d’objet particulier ayant des liens avec les sujets de connaissance. Ils sont décrits à l’aide de métadonnées qui peuvent éventuellement être héritées des modèles des documents bureautiques quand ils existent.

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2. Cadrage de la base de connaissances 2.1. Objectifs

Les objectifs principaux de la base de connaissances sont les suivants :

Informatiser et automatiser la collecte des informations « obligatoires » en provenance des UDAF autrement dit les données collectées annuellement par le SIF appelé couramment « état des UDAF » ou « situations des UDAF ». En effet, ce questionnaire annuel permet une collecte systématique d’informations en lien avec les différents sujets de connaissances gérés.

Développer des modes de traitement et d’exploitation de ces gisements d’infos

Actuellement les données sont collectées au format Word ce qui ne permet aucun traitement automatique. Le projet est de transformer ce gisement d’infos statiques figées en une base de données dynamique d’objets de connaissance, pour faciliter l’exploitation et la démultiplication des traitements et des usages des données pour différentes catégories d’utilisateurs.

Prendre en compte en interne les besoins professionnels des services et de donner accès aux infos correspondantes pour différents usages

 Faciliter et rationaliser le travail des services de l’UNAF et la coopération inter-services en particulier EDA-SIF mais également avec REAP et la communication.

 Pouvoir repérer rapidement quelles sont les UDAF qui gèrent un service de médiation familiale, du micro-crédit... mais aussi le nom des personnes en charge de ces questions

 Exploiter les données sur les conseils d’administration des UDAF, suivre les représentations départementales, exploiter les données personnelles dont dispose le service par ex sur les conseils d’administration des UD pour dresser un portrait sociologique des bénévoles

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 Disposer facilement de fiches d’identité des UDAF à jour, et des documents sources y afférant (dernier rapport d’activités par ex)

 Pouvoir réaliser facilement une cartographie des services gérés par les UDAF par thèmes, par régions… mais aussi de pouvoir dire rapidement quels sont les partenariats du réseau, les modes de financement des actions …

 Extraire des données actualisées pour mettre à jour sur le site web de l’UNAF les données concernant le réseau

 Disposer de données consolidées sur les actions et les services mis en oeuvre, enrichir l’espace initiatives du portail et la lettre électronique de l’UNAF, disposer d’infographies sur les services et actions des UDAF …

Unifier et simplifier les modes de collecte de l’information montante

Aujourd’hui, chaque service, chaque pôle a son ou ses modes de collecte, ses échéances …, il s’agit de proposer aux UDAF pour la collecte des infos permanentes , obligatoires et régulières un mode de versement unique et de permettre aux UDAF de pouvoir mieux gérer l’actualisation des infos (plus au fil de l’eau par ex)

Proposer une plus-value aux UDAF-URAF contributives réutiliser leurs données propres pour leur système d’information, notamment pour leur site web ou pour réaliser des cartographies, etc. ; mettre à disposition des membres du réseau des infos partagées : sur les actions, les services, les partenariats, les retours d’expérience, et aussi la gestion quotidienne Enclencher une démarche collaborative au sein du réseau

Il s’agit de renforcer le sentiment d’appartenance au réseau et à une « entreprise » commune dont on partage les objectifs et dont on peut tirer aussi partie en termes de compétences, de savoirs, de savoir-faire et d’expériences.

2.2. Priorités de mise en œuvre et éléments de calendrier

Le système d’information devra se présenter sous forme de « briques » implémentées les unes après les autres afin de favoriser une mise en place progressive.

La version 0 du portail devra être implémentée sous la forme d’un POC (Proof of Concept) hébergé chez le prestataire :

Elle comprendra les fonctionnalités suivantes :

 Brique centrale de gestion de la base de connaissance comprenant le module d’ajout / modification / suppression de sujets de connaissances et de documents, gestion des accès utilisateurs incluant des modèles d’édition

 Implémentation du modèle de connaissances défini par l’UNAF

 Import des données issues des tableurs Excel des UDAF / URAF

 Implémentation du moteur de recherche

Les candidats préciseront en outre s’il est possible (et jusqu’où) de mettre en place même a minima dans ce POC :

 une première interface web ou à défaut d’une solution permettant l’accès à l’application pour l’ensemble des membres du groupe projet quelle que soit leur localisation

 le logiciel de gestion des workflows avec un paramétrage basique

La v.1 sera mise en œuvre progressivement à partir de début 2016 après les retours de tests de la v.0 avec l’ensemble des fonctionnalités attendues, à savoir :

 Les briques de la v.0 complétées ou modifiées après tests, notamment sur le modèle de données et la gestion des droits utilisateurs en lien avec le LDAP

 L’interface homme – machine de type portail telle que définie ci-après

 Les fonctionnalités de travail collaboratif et de workflow

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 Les fonctionnalités permettant de faire le lien avec les autres applications comme défini ci-après

 L’ensemble des points détaillés dans ce cahier des charges

Calendrier du projet

Ce calendrier est donné à titre indicatif. Il est attendu des candidats un calendrier détaillé de la mise en œuvre et du déploiement de la base de connaissances, notamment après validation du POC à partir de début 2016 (voir détail des prestations attendues au chapitre 5).

 Mi mai 2015 : consultation des prestataires

 Mi juin 2015 : réception des réponses

 1^e semaine de juillet 2015 : choix d’une solution et commande

 Juillet à septembre 2015 : spécifications et mise en place du POC tel que défini suivie d’une formation Administrateurs

 Septembre à décembre 2015 : tests du POC par l’équipe projet et retour au prestataire

 A partir de janvier 2016 : mise en place de la couche portail web et déploiement de l’application au sein du réseau et formations

Dans le calendrier proposé, les candidats devront prendre en compte la nécessité pour le réseau de disposer d’une interface de saisie suffisamment aboutie pour février 2016 et accessible à l’ensemble des membres du réseau, car c’est à cette date que l’UNAF demande aux UDAF et aux URAF de mettre à jour leurs données pour arrêter la situation de l’année N-1.

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3. Présentation générale du système d’information attendu

Le système d’information attendu est avant tout une base de connaissance à l’usage de l’ensemble des membres du réseau UNAF / UDAF / URAF. Il devra donc être accessible en intranet et/ou extranet pour les membres du réseau.

Le présent document décrit les caractéristiques attendues du système d’information.

3.1. Principales caractéristiques 3.1.1. Ergonomie

Afin de procurer un confort d’utilisation, l’interface à terme devra répondre aux critères ergonomiques suivants :

 Une interface la plus aérée et la moins lourde possible

 Un nombre réduit de clics nécessaires pour atteindre l’information brute (par exemple, le texte intégral)

 Une intégration optimale des différents composants de telle sorte qu’on ne remarque pas le passage d’une brique fonctionnelle à l’autre

 Une intégration de la charte graphique UNAF à l’application : les éléments de cette charte seront fournis par l’UNAF

L’insertion d’une aide contextuelle accessible pour les différentes fonctionnalités implémentées (plutôt sous forme de bulles d’informations que d’aide en ligne) devra être possible et paramétrable par l’administrateur fonctionnel. Son contenu et sa forme seront définies entre le prestataire et l’UNAF lors de l’établissement des spécifications fonctionnelles.

L’ensemble des fonctionnalités et des contenus devront être accessibles depuis une interface homme-machine de type CMS (logiciel de gestion de contenu).

3.1.2. Souplesse de paramétrage et de modification de l’interface

Des possibilités de paramétrage et de modification de l’interface devront être offertes et accessibles à un non-informaticien.

Les fonctionnalités requises sont détaillées ci-après dans le chapitre : paramétrage de l’interface et outils pour l’habillage du portail.

3.1.3. Gestion des accès au système d’information

Les identités et les accès à la base de connaissances seront gérés à partir de l’annuaire L-DAP du réseau s’il est implémenté ou à partir de toute autre technologie de reconnaissance des utilisateurs.

Les fonctions attendues :

 authentifier les utilisateurs lors de l’accès à la base de connaissances et à leur espace personnel.

 Présenter à l’utilisateur uniquement les ressources et services aux quelles il a droit en fonction de son groupe d’appartenance ou profil, ses droits et de ses préférences.

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Le système devra permettre de gérer l’accès aux contenus et aux fonctionnalités en fonction des droits gérés.

Une déconnexion du système d’information devra provoquer la déconnexion de tous les accès, notamment les contenus de la base de connaissance, auxquelles l’utilisateur a accédé par le portail.

La couche Portail du système devra permettre l’enregistrement des préférences de l’utilisateur (ressources utilisées, …).

Les applications accessibles par le portail, et notamment l’accès à la base de connaissances devront être intégrées au dispositif SSO (Single-Sign-On) ou toute autre technologie de reconnaissance des utilisateurs, pour éviter d’avoir à s’identifier en arrivant sur l’application.

Le moteur de recherche devra être relié au système de gestion des droits afin de ne ramener que des ressources que l’utilisateur a le droit de consulter.

3.2. Ressources concernées

Un premier état des lieux a permis de définir les ressources à intégrer selon les priorités définies. Cette liste n’est toutefois pas limitative et pourra à tout moment s’étendre à de nouvelles sources.

Les ressources sont :

Des sujets de connaissance constituant différentes classes d’objets : 1. Membre du réseau UNAF / UDAF / URAF :

2. Personne physique : toutes personnes salariées ou bénévole intéressante à répertorier pour son rôle au niveau du réseau : directeur, président, administrateur, responsable d’action, représentant…

3. Personne morale : essentiellement les partenaires des membres du réseau à tous les niveaux

4. Mouvement : associations familiales adhérentes au réseau

5. Instance : Assemblée Générale, Conseil d’Administration, Bureau, Conférence des mouvements, Conseil des régions, commissions…

6. Action familiale et service : action mise en œuvre par un ou plusieurs membres du réseau : élément fondamental pour mutualiser la connaissance des activités du réseau.

7. Représentation : organisme, collectivité, administration dans laquelle un membre du réseau est représenté (CNAF / CAF, CCAS…)

8. Médaille de la Famille : organe qui délivre la Médaille de la Famille selon critères définis dans les textes

9. Application informatique : tous les logiciels utilisés par les membres du réseau en lien avec les actions / services

Ces sujets de connaissances sont qualifiés par :

 Un ensemble d’attributs dont certains sont liés à des listes pré-définies de type taxonomies, lexiques ou thésaurus (définis dans le modèle de données)

 Un réseau de relations qualifiées entre objets de différentes classes ou d’une même classe (voir détail de ces relations dans le modèle de données en annexe).

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Des documents autour des sujets de connaissance :

Les documents sont des objets d’un type particulier : il s’agit de documents produits ou collectés à l’intérieur du réseau en lien avec les objets de connaissances auxquels ils se rapportent, par exemple :

 En lien avec l’objet UNAF / UDAF / URAF : rapport d’activités, liste des adhérents, situations arrêtées à une date, statuts, comptes annuels…

 En lien avec l’objet Personne physique : tableau de suivi des mandats…

 En lien avec l’objet Personne morale : rapport d’activité, formulaire, brochure ou tout document sur cette personne morale

 En lien avec l’objet Mouvement : annuaire des associations de familles adhérentes…

 En lien avec l’objet Instance : PV d’AG, compte-rendu de CA, livret, convocation…

 En lien avec l’objet Action familiale et service : compte-rendu d’activités, fiche de présentation ou de promotion, texte législatif régissant l’action, indicateurs d’évaluation…

 En lien avec l’objet Représentation : compte-rendu de représentation, fiche du guide du représentant, annuaire de représentants, bilan annuel des représentations, position…

 En lien avec l’objet Médaille de la famille : texte législatif, convention avec organismes pour les enquêtes…

 En lien avec l’objet Application informatique : manuel d’utilisation de logiciel,…

Les documents se caractérisent par des attributs (ou métadonnées) auxquels peuvent être liées des listes pré-définies de type taxonomies, lexiques ou thésaurus.

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4. Détail des fonctionnalités attendues

4.1. Fonctionnalités interface homme-machine 4.1.1. Caractéristiques générales

L’interface de type portail en intranet / extranet pour l’accès à la base de connaissances aura les caractéristiques suivantes :

Il s’agit d’une interface web, de type CMS (Logiciel de gestion de contenu) performant, accessible à tous les membres du réseau autorisés selon leurs niveaux de droits.

Toutes les tâches à tous les niveaux doivent pouvoir se faire en mode web : administration, enrichissement et gestion des contenus, navigation et recherche. Il est toutefois admis que pour la V.0 qui correspond à la phase de tests, on puisse développer une architecture mixte TSE et web permettant de décaler dans le temps les développements complets de l’interface web.

Les utilisateurs accèdent à l’application via une URL autonome qu’ils pourront aussi retrouver sur le site web de l’UNAF ou sur le portail documentaire géré par le service de documentation de l’UNAF. S’ils sont reconnus dans l’annuaire LDAP, ils n’ont pas besoin de s’identifier manuellement.

Une seule authentification de l’utilisateur sera nécessaire pour qu’il puisse accéder aux ressources auxquelles il a droit, à son espace personnel, …

Les utilisateurs accèdent à tous les contenus par le biais du portail, et exploitent via cette interface les fonctionnalités de tous les modules composant l’application.

Ils doivent avoir accès au portail à partir de tout navigateur web, toutes versions sorties depuis 3 ou 4 ans. De plus, l’accès au portail pourra également se faire depuis une tablette ou un smartphone, grâce à une fonctionnalité de type Responsive Design.

Le portail est aussi un outil de personnalisation et d’appropriation des contenus : en appartenant à un ou plusieurs groupes, l’utilisateur identifié disposera des droits d’accès aux contenus et fonctionnalités adaptés à son profil. Ainsi, il aura accès à différents services et disposera aussi d’un espace privé lui permettant une exploitation personnelle du portail.

4.1.2. Caractéristiques générales de la navigation

L’un des objectifs principaux du portail est d’inciter des usagers inégalement formés à la recherche d’information à utiliser au mieux les contenus du système d’information, et à faire en sorte qu’ils deviennent le plus autonomes possible pour l’ensemble des fonctions accessibles.

La navigation entre les différents composants du système d’information devra être transparente. L’accent est mis sur la variété des utilisateurs en consultation comme en enrichissement de la base. Pour la plupart d’entre eux, ce ne sont ni des professionnels de la recherche documentaire, ni des experts en informatique, d’où la nécessité, pour toutes les fonctionnalités utilisateurs, de simplicité, de personnalisation et de pertinence des outils d’interrogation et de consultation. Les écrans devront être construits en tenant compte de ces caractéristiques.

La navigation entre les différents services proposés sur le portail devra donc être simple, intuitive et conviviale, basée sur des outils performants de recherche et de consultation.

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Elle exploitera à la fois les taxonomies définies en lien avec les attributs et métadonnées, et les relations sémantiques qualifiées entre objets de classes différentes ou d’une même classe. Les candidats pourront également proposer de façon optionnelle une navigation cartographique.

L’outil disposera en outre de tous les modules nécessaires (gestion des menus, des blocs, des vues…) pour permettre de construire l’interface selon les besoins, et de la modifier aisément.

4.2. La recherche et l’exploitation des résultats

Le moteur de recherche sera accessible par un accès identifié, à partir de la page d’accueil du portail donnant accès au système d’information.

Il devra présenter les ressources accessibles par l’utilisateur en fonction de ses droits sur un écran unique et permettre l’enregistrement éventuel de ses préférences.

Il devra permettre le paramétrage de ces ressources par l’administrateur en fonction des groupes d’utilisateurs.

L’interface du moteur devra proposer :

 des écrans de recherche simple et avancée, avec paramétrage des arguments et options de recherche ;

 une recherche avec filtrage des résultats par facettes

 des fonctions de recherche par mots-clés et taxonomies et en texte intégral sur l’ensemble des contenus disponibles ;

 la possibilité d’accéder aux ressources du portail selon les entrées de différentes taxonomies pré-définies.

4.2.1. Modalités de la recherche

Rappelons les principales fonctionnalités attendues dans le cadre du présent cahier des charges :

La recherche devra pouvoir s’effectuer aussi bien sur les sujets de connaissance que sur les documents associés, ainsi que sur d’autres contenus polymorphes qui peuvent être gérés directement dans le CMS (flux RSS, forums et sujets de discussions...).

L’utilisateur pourra formuler des requêtes en exploitant les attributs des objets et les métadonnées disponibles dans la description des documents. Les résultats sont affichés dans l’interface homme-machine (portail), qui proposera toutes fonctions utiles pour consulter, manipuler, éditer et exporter les résultats (voir modalités de la recherche et exploitation des lots résultats).

Un ou plusieurs thésaurus ou lexiques de mots-clés pourront être utilisés dans l’application, dans ce cas, les termes s’afficheront par auto-complétion à partir de quelques lettres saisies par l’utilisateur. Le système gérera les écritures multiples et termes équivalents.

Pour tous les modes de recherche, il devra être possible pour un utilisateur de limiter sa recherche aux seules ressources de son UNAF / UDAF ou URAF, ou à un ensemble paramétrable de membres (par exemple d’une même région) ou à l’intégralité du réseau.

Recherche simple

L’interface de recherche simple devra être accessible dès la page d’accueil du portail et accessible depuis n’importe quelle page de l’application : l’utilisateur devra pouvoir lancer une recherche globale sur tous les mots de tous les index de toutes les sources au moyen d’une

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interface de type Google, disposant en plus de fonctionnalités de filtrage des résultats par facettes.

L’interface devra être la plus dépouillée possible, mais proposer tout de même quelques choix de sélection/limitation de la recherche sous forme de menus déroulants par origine des ressources, par grandes thématiques, par disponibilité du document primaire en ligne ou par localisation, quitte à élargir ensuite la recherche s’il ne trouve pas ce qu’il souhaite...

Le principe devra être l’utilisation de facettes pour filtrer les résultats selon des critères correspondant aux champs disponibles (type de document, auteurs, langues, mots-clés thématiques, sources, lieux géographiques…).

Recherche avancée

L’interface de recherche avancée devra s’appuyer sur les attributs et relations disponibles, et permettra de croiser des critères de requêtes.

Les formulaires de recherche avancée inter-objets, par classe d’objets et pour les documents seront définis dans les spécifications détaillées de l’application.

Le prestataire précisera les modalités d’exploitation par le moteur de recherche des relations qualifiées entre sujets de connaissance et des référentiels de type thésaurus disponibles.

4.2.2. Exploitation des lots-résultats

Des fonctions puissantes de tri et de filtrage sont requises :

 fusion des résultats : on souhaite présenter l’ensemble des réponses sous la forme d’un seul jeu de résultats mentionnant la source ; ce jeu pourra être retrié par différents critères au choix de l’utilisateur : titre, auteur, date ascendante ou descendante ou tout autre critère

 Tri par pertinence, avec affichage du degré de pertinence des items retrouvés (pourcentage ou étoiles….): le prestataire devra préciser comment la pertinence est calculée.

 Filtrage des résultats sur les facettes disponibles proposées à l’utilisateur. Ces facettes devront être paramétrables.

 Affichage par liste paramétrable : choix par l’administrateur des informations à afficher dans la liste de résultats.

 Formats d’affichage unifiés des résultats quelle que soit leur origine et leur forme

 Export, impression, envoi par e-mail : tout ou partie des résultats à partir des éléments cochés dans une liste

 Mise en paniers dans les espaces personnels des utilisateurs : l’utilisateur pourra sélectionner ou noter les sujets et/ou documents qui l’intéressent et y accéder dans son espace privé.

 Envoi de contenus à d’autres utilisateurs ou destinataire via le mail

 Abonnement à des contenus par mails ou flux RSS

4.2.3. Exploitation de l’espace personnel

L’application proposera par défaut à l'utilisateur un certain nombre de services personnalisés décrits ci-dessous. L’utilisateur aura la possibilité de supprimer les services ne l’intéressant pas.

Idéalement, l’accès à ces services pourra s’effectuer à partir de l’espace personnel depuis la page d’accueil du portail et dans un menu permanent accessible de toutes les pages.

Ces services devront pouvoir être paramétrés par l’administrateur du portail.

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Cet espace aura une forte orientation de veille (alertes, DSI, relance automatique de requêtes sauvegardées, fils d'information ...). On pourra y trouver :

o La liste des publications et des sujets dont l’utilisateur (ou son service) est l’auteur ou le propriétaire : accès à ses contributions avec possibilité de les visualiser, de les modifier avant validation

o Des informations résultant de ses alertes o Flux RSS personnalisés

o Alertes sur base de connaissances

o Alertes à partir du moteur de recherche ou du logiciel de workflow o Outils pour gérer des abonnements à des alertes

o Des paniers ou dossiers sauvegardés d’une session à l’autre à partir des résultats de requêtes ou de navigation dans les ressources du portail incluant des fonctions de gestion de ces dossiers :

o Notation des contenus par attribution d’étoiles o ajout / suppression / modification,

o envoi de données issues de ces dossiers à d’autres utilisateurs, o export vers des fichiers de différents formats à définir.

L’utilisateur aura la possibilité de supprimer les services ne l’intéressant pas.

A l’heure actuelle, le portail documentaire géré par le logiciel Cadic Integrale propose déjà aux utilisateurs du réseau un espace personnel. Les candidats préciseront s’il est envisageable de faire remonter les contenus de l’espace personnel Cadic Integrale vers celui du système de gestion de la base de connaissance, et les conditions de cette faisabilité éventuelle. Cette fonction est optionnelle.

4.2.4. Consultation des données de la fiche utilisateur

L’usager doit pouvoir consulter les données de sa fiche utilisateur et a minima signaler toute erreur le concernant par le biais de l’adresse e-mail générique du webmestre de l’application ou mieux modifier ses propres données personnelles.

Cette fiche devra présenter les données suivantes : o Nom, Prénom

o Entité d’appartenance o Adresse, téléphone, e-mail o Date d’inscription

o …

Elle pourra être adaptée pour y inclure toutes les informations utiles.

4.3. Fonctions de la base de connaissances

La base de connaissances est composée de ressources terminologiques et ontologiques qui constituent le référentiel de l’application documentaire. L’ontologie est structurée grâce à l’utilisation de la norme OWL (Ontology Web Language), qui permet de décrire le modèle de la base de connaissances et les contraintes associées. Elle est utilisée dans l’application pour conceptualiser les objets : il s’agit d’un ensemble de concepts organisés avec des relations structurantes.

Les concepts utilisés dans des espaces de la base sont :

- les classes d’objets : sujets de connaissance comme les UNAF / UDAF / URAF, les représentations ou les personnes morales (voir modèle de données en annexe …) ; aux

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objets de ces différentes classes sont associés des types d’associations et des rôles au sein des associations.

- les documents produits ou collectés par les entités en lien avec les sujets de connaissance

- les référentiels de type taxonomies ou classifications

Dans la base, on décrit des sujets de connaissances et leurs associations dans lesquelles on définit le rôle de chaque objet. Chaque notice que l’on intègre dans la base est une instance d’une classe. Une classe est définie dans une ontologie par exemple UNAF / UDAF / URAF, Action / Service, Représentation, Personne physique…

Les fonctions de recherche sur ces objets sont prises en charge par le moteur et décrites au chapitre précédent. Elles portent sur l’intégralité des contenus de la base de connaissances et des relations existantes entre les objets.

- Recherche simple - Recherche avancée - Tris

- Notation - Mise en panier

4.3.1. Navigation dans la base de connaissances

Outre la recherche, la navigation dans les contenus pourra se faire de différentes façons : - Par arborescence dans les classifications proposées

- Par ordre alphabétique dans chaque espace

- Par liens hypertexte dans l’historique de navigation ou à partir des noms des différents éléments

- Par relations qualifiées du modèle de données, à l’intérieur du réseau d’associations L’utilisateur doit pouvoir revenir aux différentes étapes de son historique de navigation.

L’utilisateur doit pouvoir aisément visualiser la carte sémantique d’un objet, et naviguer à l’aide de l’interface cartographique dans le réseau des liens existants entre les sujets.

Un utilisateur peut consulter directement la base de connaissances et naviguer entre les fiches des différents objets par l’intermédiaire des associations définies et des documents en lien avec les différents objets.

4.3.2. Editer des sujets de connaissance et des documents

La base est alimentée au départ par la reprise des données disponibles notamment dans les situations des UDAF / URAF, et ensuite par les flux de saisie d’information générés par les utilisateurs dans le réseau. Cela concerne aussi bien les sujets de connaissance que les documents et les relations.

L’utilisateur autorisé au profil de gestionnaire devra pouvoir :

 Accéder aux formulaires de saisie et effectuer le cas échéant le dépôt de documents liés

 Modifier les métadonnées ou attributs d’un objet ou d’un document qu’il a entré

 Intervenir sur la création ou la modification de relations entre les objets

 Préciser le cas échéant le degré de confidentialité de son objet ou document de façon à pouvoir exploiter cette information en lien avec les droits utilisateurs.

Il devra pouvoir consulter :

 La liste des entrées qu’il a effectuées avec indication de leur statut (diffusé, en cours de validation)

 Les statistiques de consultation de ses propres entrées.

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4.3.2.1. Editer des sujets de connaissance

Cette fonction permet de gérer la fiche d’un objet et d’accéder à la création ou la modification de métadonnées et de relations à l’intérieur d’un objet.

L’utilisateur autorisé pourra ajouter, modifier ou supprimer n’importe quel élément de la fiche ou la fiche entière avec toutes ses relations.

Les métadonnées ou attributs propres à un objet pourront faire l’objet d’un import à partir de modèles de données existants dans des fichiers bureautiques : Word, Excel, PowerPoint.

L’utilisateur autorisé doit pouvoir aussi aisément créer un nouvel objet dans la classe d’objets correspondante. La grille de saisie sera celle de la classe d’objets sur laquelle on se trouve, qui possède des attributs et des relations différents.

Les droits d’accès aux sujets de connaissance pourront être gérés finement par élément contenu dans la notice, attribut ou relation.

A partir d’un sujet de connaissance l’utilisateur pourra créer une ou plusieurs relations en définissant quel rôle a l’objet dans le cadre d’une relation définie, et avec quel autre objet de la même classe ou pas il entretient cette relation. Pour un type d’objet donné, l’utilisateur ne pourra créer que des relations définies dans le modèle de données, mais sans limitation du nombre de relations.

Les relations peuvent être modifiées ou supprimées par les utilisateurs habilités.

4.3.2.2. Editer des documents

Cette fonction permet de gérer la fiche d’un document et d’accéder à la création ou la modification de métadonnées et de relations à l’intérieur d’un document.

L’utilisateur autorisé pourra ajouter, modifier ou supprimer n’importe quel élément de la fiche, ou la fiche entière.

L’utilisateur pourra accéder à un espace de documents qui ont un statut « à valider » et procéder à leur validation et leur publication.

Les métadonnées propres à un document et le document lui-même pourront faire l’objet d’un import automatique à partir de modèles de données existants dans des fichiers bureautiques : Word, Excel, PowerPoint.

Les métadonnées identifiées sont de plusieurs types :

Métadonnées d’identification : référence unique, titre, auteur (personne et service), date de production, éditeur, typologie documentaire, origine, lien avec le fichier primaire, lien avec un enregistrement dans un logiciel métier, résumé éventuel… : selon le mode de production, tout ou partie de ces métadonnées pourront être importées directement des logiciels bureautiques ou autres systèmes d’information. Ces métadonnées servent surtout à permettre une bonne identification du document, sans ambiguïté et à le référencer

Métadonnées de gestion : nature du / des support(s), numéros et dates des versions, liens avec d’autres documents existants, appartenance à un dossier ou projet, entité responsable, date de validation ou de signature, statut (document de travail, finalisé, signé, rendu exécutoire, document archivé, document détruit…), commentaires en lien avec la validation, date d’archivage, date d’application du sort final… Ces métadonnées facilitent la traçabilité et permettent de suivre la vie d’un document en le reliant à son contexte (traçabilité)

Métadonnées d’indexation du contenu : entrée(s) du plan de classement des activités adaptée(s), mots-clés thématiques ou liés à des entités nommées : noms de lieux, de

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personnes physiques, d’organismes ou d’entreprises sujets des documents, d’évènements. Ces métadonnées contribuent à faciliter l’accessibilité des documents de différentes façons :

 par navigation arborescente dans un corpus, organisée par un plan de classement thématique sur deux niveaux pour l’ensemble des contenus.

 par recherche thématique réalisée à l’aide d’une liste de mots-clés pré-définie (thésaurus et autres langages documentaire éventuels) ou alimentée en saisie (ou en texte intégral si l’indexation manuelle n’est pas réalisée), et filtrage des résultats par facettes.

 Remplacer une version d’un document qu’il a intégré par une autre : les versions obsolètes devront pouvoir être archivées aisément à partir du moment où il existe une nouvelle version (passage en statut Archives) ; une historisation des versions sera générée.

L’utilisateur autorisé doit pouvoir aussi aisément créer un nouveau document. Les métadonnées du document incluent des informations non modifiables comme l’historique de création et de modification, les dates de validité, les appartenances multiples à des espaces ou des classes de sujets. Il pourra ensuite l’indexer pour identifier et catégoriser un document.

Les droits d’accès aux documents pourront être gérés finement en fonction du type de document et de la notion de propriété de document.

4.3.3. Gérer des terminologies

L’utilisateur doit pouvoir gérer les terminologies utilisées dans le référentiel de l’application, en particulier éditer, supprimer, voir les objets / documents indexés avec un terme du référentiel, réindexer les contenus suite à la modification d’un terme, voir les métadonnées non modifiables de création / modification du terme… S’il est habilité il pourra créer de nouveaux termes et les intégrer dans l’environnement sémantique, en exploitant les relations disponibles dans le référentiel.

Il doit pouvoir supprimer un terme, le remplacer par un autre en mettant à jour la base, et modifier ou supprimer des relations existantes. Un terme doit pouvoir être relié à plusieurs formes équivalentes ou synonymes.

Les référentiels sont constitués a minima des taxonomies définies dans le modèle de données et éventuellement aussi de thésaurus existants : thésaurus documentaire de l’UNAF et autres thésaurus ou parties de thésaurus.

Ces vocabulaires doivent pouvoir être alignés dans l’application et utilisés pour différents usages.

Il pourra aussi utiliser les relations existantes dans les vocabulaires pour naviguer dans le corpus de données.

4.3.4. Exports et formats de sorties

Les informations constituant les situations annuelles des UDAF et URAF sont des informations gérées directement dans la base de connaissances : il doit être possible de paramétrer des états de sortie permettant la publication de ces documents finalisés à un instant T pour un objet défini : cette publication aura un numéro, un en-tête et une date de version gérés en lien avec l’objet de connaissance lui-même, et sera éditable dans différents formats : PDF, Word, Excel, Xml…

La publication du document à partir des données de la base de connaissances sera finalisée selon un calendrier défini par l’UNAF, qui adresse une alerte à toutes les entités concernées

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(UDAF et URAF notamment), de façon à demander à chacun de vérifier la mise à jour de ses propres informations et de produire le document finalisé avant la date-butoir. Une fois le document finalisé et validé par chaque producteur, il sera transmis par workflow à l’UNAF.

Les états portant sur les objets de connaissances ou les documents pourront ainsi faire l’objet d’états multiples, paramétrables par les administrateurs fonctionnels en fonction des besoins.

4.4. Fonctions de travail collaboratif 4.4.1. Définition du travail collaboratif

Le travail dit collaboratif peut aller de simples échanges au sein d’une communauté d’intérêt sans autre fonction que le partage d’information (les listes de diffusion ou les forums publics en font partie) jusqu’à à la co-rédaction de documents ou la gestion commune des agendas, tâches et organisation à plus forte implication.

Dans le cadre de ce projet, il ne s’agit pas d’une vraie production partagée, mais de principes pour une organisation et une gestion rigoureuses des contenus, dans une démarche de qualité.

Les documents seront stockés à un endroit unique du serveur, et toutes les versions d’un même document seront en lien avec la même notice : pas de stockage multiple, d’échanges par e-mail, de gestion aléatoire des versions, ce qui finit par conduire à une perte de fiabilité et de traçabilité du document.

4.4.2. Détail des fonctionnalités attendues

4.4.2.1. Contribution documentaire à la base

Il est nécessaire dès le départ d’encourager les utilisateurs à mettre à jour les ressources existantes, objets de connaissance notamment et à soumettre de nouvelles ressources en particulier des documents.

Les fonctionnalités de dépôt / mises à jour des données (objets de connaissance et documents) devront être accessibles à tout utilisateur habilité à créer ou modifier des ressources déterminées, depuis tous les sites du réseau.

Les contributeurs habilités disposeront d’un formulaire de saisie des métadonnées, qu’ils pourront renseigner, y ajouter un lien vers le document primaire (ou l’intégrer dans la GED), et soumettre au responsable de la base documentaire.

Le gestionnaire de contenu / administrateur de chaque entité ou un administrateur fonctionnel vérifieront les notices créées par les contributeurs, les compléteront le cas échéant par exemple en y ajoutant l’indexation mots-clés, avant de les rendre visibles dans la base sur l’intranet / extranet.

L’accès et la mise à jour des informations et documents doit se faire en respectant la confidentialité des données et le droit des auteurs et des propriétaires des contenus.

Les documents devront être gérés avec des versions successives numérotées et datées : une même notice pourra être en lien avec plusieurs versions d’un même document. Les documents ne seront mis dans la base qu’une fois finalisés.

Un utilisateur du système d’information devra aisément pouvoir identifier la version la plus récente en cours de validité, et faire porter la recherche seulement sur les documents valides, ou sur la totalité des versions.

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Les informations des objets de connaissance seront mises à jour en continu à chaque fois que cela est nécessaire : nomination de nouveaux administrateurs, création de nouveaux services, modification d’attributs ou de relations entre objets… Des alertes pourront être paramétrées de façon automatique pour indiquer à certains utilisateurs la mise à jour de données ciblées (par exemple nouvelles actions…).

4.4.2.2. Workflows

Les workflows permettent de gérer automatiquement des circuits pré-établis de documents ou de données dans le cadre d’un processus existant. L’objet de connaissance ou le document chemine d’un rôle à l’autre selon ce qui a été défini pour le flux. L’objet est validé à chaque étape de son traitement, avant d’être transmis à l’utilisateur qui assure l’étape suivante.

Les modèles de circuits restent à définir mais on peut considérer que ce gestionnaire de workflow sera utilisé principalement dans un premier temps pour gérer les flux des UDAF vers l’UNAF et inversement ; il ne s’agit pas de circuits très complexes, même si à terme cela peut évoluer.

Par exemple :

 circuit de contribution à la base de connaissances : contributeur déposant et indexeur dans la base.

 circuit de diffusion des documents des UDAF / URAF vers l’UNAF. Un document comme un procès-verbal d’Assemblée Générale ou un compte-rendu de Conseil d’Administration déposé par un rédacteur sera transmis au service UNAF destinataire.

Un autre flux enverra le document vers un indexeur le cas échéant pour mise à jour de la base commune.

Le système doit donc proposer un gestionnaire de workflows suffisamment souple pour modéliser les différents circuits utiles.

Le système devra permettre une validation éventuellement par signature électronique, de certains documents qui doivent faire l’objet d’une validation (documents financiers, PV d’instances…).

4.4.2.3. Autres fonctionnalités collaboratives

Les fonctions de travail collaboratif concernent par ailleurs :

 L’ajout de commentaires sur les différentes ressources, avec ou sans modération : tout utilisateur identifié pourra ajouter des commentaires sur les sujets et sur les documents et autres ressources du portail, dans une logique web 2.0. Le système devra donc offrir ces fonctionnalités d’ajout de commentaires.

 L’ajout par tout utilisateur du système d’information de tags ou mots-clés libres sur des contenus visibles dans son espace personnel

 Le questionnement d’experts et les réponses liées : chaque utilisateur peut adresser des questions sur différents sujets à des interlocuteurs identifiés, en renseignant un formulaire d’un contenu de type Question. L’interlocuteur en charge des réponses élabore une réponse, envoie une alerte au demandeur, et peut décider de publier la réponse dans une FAQ dynamique si celle-ci intéresse différents acteurs du réseau.

Les utilisateurs pourront s’abonner par messagerie ou flux RSS à cette FAQ de façon à être immédiatement informé des nouveautés.

 La participation possible à un ou plusieurs forums : des forums pourront être ouverts à l’initiative des administrateurs du système d’information, ou de