Cegid PMI
Version 16.09
Fiche version
Sommaire
1. Introduction ... 3
2. Module Comptabilité ... 4
Mise en portefeuille des Traites directes ... 4
Affectation d’un indice de lettrage ... 4
Regroupement de factures ... 4
3. Envoi de mail via un serveur SMTP ... 5
Gestion des protocoles SSL et TLS ... 5
Documents commerciaux, fiches Tiers et RGPD... 5
PMIAlerte ... 7
Arrêt sur la composition des mails ... 8
L'utilisation d’une adresse mail expéditeur distincte par utilisateur ... 9
Tableau synoptique des envois de mails via SMTP ... 10
4. Autres améliorations ... 11
Fonction de recherche ... 11
Fiche fournisseur ... 13
Retour fournisseur ... 13
Régénération et annulation de factures ... 13
Import d'offres internet ... 13
Commentaires de fenêtre ... 14
Amélioration Treview nomenclature ... 14
Audit Trail ... 15
EDI Grande distribution ... 15
Module SAV ... 17
Aide en ligne ... 17
1. Introduction
Vous trouverez dans cette fiche version le détail des nouveautés liées à la version 16.09 de Cegid PMI concernant les points suivants :
- Améliorations du module Comptabilité, - Envois de mails,
- Audit Trail,
- Fonction de recherche, - …
2. Module Comptabilité
Mise en portefeuille des Traites directes
Module Comptabilité, Traitement, Saisie des règlements
Deux nouveautés concernant la mise en portefeuille des traites directes (mode de règlement 01) :
• L’affectation d’un indice de lettrage,
• Le regroupement de factures.
Affectation d’un indice de lettrage
Le programme de mise en portefeuille des traites directes rapproche dorénavant de manière automatique les écritures générées avec le code S (solde) suivi d’un code lettrage. Celui-ci prend la suite des indices de lettrage déjà existants dans le compte.
Regroupement de factures
Un nouveau paramètre permet de regrouper, sur un même règlement, les factures ayant la même date d’échéance.
Paramètre 835 "Mise en portefeuille groupée".
La valeur par défaut est N.
En indiquant O, vous optez pour le regroupement des factures ayant le mode de règlement 01 "Traite directe" sur un même règlement.
Si une seule facture pour la date d’échéance
C’est le cas classique. Le règlement prend le même numéro de pièce que la facture.
Si plusieurs factures ont la même date d’échéance
Le règlement (regroupant toutes les factures) prend un nouveau numéro de pièce (le premier disponible).
3. Envoi de mail via un serveur SMTP
Les nouveautés relatives aux envois de mails concernent la :
• Gestion des protocoles SSL et TLS,
• Possibilité d’arrêt sur la composition du mail pour les envois de pièce et,
• L'utilisation d’une adresse expéditeur distincte par utilisateur.
Gestion des protocoles SSL et TLS
Désormais l’utilisation des protocoles sécurisés SSL et TLS est possible pour les envois par mail via un serveur SMTP.
Cela concerne les envois par mail des
• Documents commerciaux et mail direct depuis les fiches tiers et contact,
• Notifications RGPD,
• Notifications du module PMIAlerte.
En effet, habituellement lorsque vous paramétrez un client applicatif pour utiliser votre serveur de messagerie via un protocole SMTP, vous avez la possibilité d’utiliser une connexion sécurisée (chiffrées) et non sécurisée.
Une connexion non chiffrée ne signifie pas que vous ne devez pas vous authentifier (avec un login/mot de passe). Cela signifie que les données émises lors de l’envoi du message transitent en clair entre votre ordinateur et le serveur de messagerie.
Par exemple, le port 25 (qui correspond en général au port par défaut pour les connexions non chiffrées et non authentifiée - mais ce n’est pas forcément une règle générale, chaque serveur SMTP peut être configuré différemment) est filtré/bloqué dans la plupart des réseaux, du fait des spams qui ont très souvent été relayés par des serveurs non fiables.
Des modifications ont été apportées au niveau de Cegid PMI pour prendre en charge ces aspects.
Documents commerciaux, fiches Tiers et RGPD
Ces protocoles sont disponibles au niveau des documents commerciaux, mail direct depuis les tiers et contacts et RGPD.
On retrouve désormais dans le paramétrage des documents commerciaux (Module Paramètres, Paramétrage, Documents commerciaux, bouton [Paramétrage Email]) :
• Les champs Login et Mot de passe sont désormais présents pour les serveurs SMTP nécessitant une authentification.
• Une option pour choisir le mode de sécurisation de la session SMTP.
En choisissant chacune de ces options, une valeur par défaut pour le port est pré-imputée. Il reste possible de la modifier si nécessaire, en fonction du paramétrage du serveur SMTP utilisé.
Notez
Pour assurer cette connexion, il sera potentiellement nécessaire de générer un mot de passe d’application, notamment lorsqu’une authentification à 2 facteurs a été activée sur votre serveur SMTP.
Rappel
Ce paramétrage est commun à l’ensemble des types de documents commerciaux, mais aussi pour les mails directs depuis les fiches tiers et contacts et les envois des demandes RGPD.
Pour le RGPD, le paramétrage est consultable et modifiable à partir de son paramétrage spécifique (et donc toute modification dans l’un entrainera une modification dans l’autre).
Accès spécifique du RGPD.
Module RGPD, Fichiers, Paramétrage RGPD
PMIAlerte
Module Administration, Utilitaires, Alerte, bouton [Paramétrage de la connexion SMTP].
Ce module appelé via une tâche planifiée/ligne de commande ou via le service PMIAlert dispose également de l’ajout des options de sécurisation et d'authentification.
Ce paramétrage lui est propre.
Arrêt sur la composition des mails
Désormais, dans le paramétrage des envois des documents commerciaux, il est possible d’activer pour les envois par SMTP l’arrêt sur la fenêtre de composition des mails afin de modifier le mail généré selon le paramétrage.
Auparavant cette option n'était possible que pour les envois via le client mail MAPI (Outlook) ou via son compte Office 365.
Il en est de même pour le chemin d’un fichier de signature.
L'utilisation d’une adresse mail expéditeur distincte par utilisateur
Module Administration, Paramétrage Utilisateur, Fichier des utilisateurs
Ce nouveau champ de la fiche utilisateur permet d’individualiser les adresses expéditrices du mail lors des envois des documents commerciaux et des mails directs depuis les fiches Tiers et Contacts.
Cela permet de ne plus utiliser une adresse mail expéditeur générique et commune à tous les envois d’un type de document et permet au destinataire de répondre directement au contact concerné dans la société.
Attention
Cela ne fonctionne que si la connexion au serveur SMTP ne requiert pas d’authentification (est de type anonyme). Sinon, cette adresse paramétrée sur la fiche utilisateur n'est pas prise en compte.
Tableau synoptique des envois de mails via SMTP
Fonctionnel utilisant le serveur SMTP Options
Documents commerciaux
Mail direct depuis les fiches tiers et contacts
Notification RGPD
Mail du module PMIAlerte
Protocole SSL/TLS OUI OUI OUI OUI
Authentification de la connexion au SMTP
OUI OUI OUI OUI
Arrêt sur la fenêtre de composition du mail
OUI OPTIONNEL
OUI SYSTEMATIQUE (auparavant, utilisation systématique via MAPI, même si un serveur SMTP était utilisé dans le paramétrage)
NON NON
Utilisation du mail de la fiche utilisateur comme adresse expéditrice si la connexion au serveur SMTP est sans authentification (anonyme).
OUI OUI OUI NON
Même en cas de non- authentification requise.
Une adresse unique, renseignée dans le paramétrage est utilisée.
Les nouveautés de la version sont identifiées en gras sur fond grisé.
Important
Pour obtenir des d'informations complémentaires sur les paramètres avancés d'un serveur SMTP, il convient de prendre contact avec votre Directeur des Services Informatiques (DSI).
4. Autres améliorations
Fonction de recherche
A partir du menu principal, un nouveau champ permet d’effectuer des recherches au niveau de la base.
La recherche porte sur les données présentes au niveau des :
• Fiches
o Tiers (Clients, Fournisseurs, Contacts), o Articles,
o Nomenclatures,
• Documents commerciaux o Entêtes de pièces, o Lignes de pièces.
Sur ce champ, au niveau de la zone de saisie, il convient de saisir les premiers caractères portant sur la recherche à effectuer. Il est nécessaire de saisir un minimum de 3 caractères avant que la recherche ne s'active.
Rappel du paramètre 265
Les éléments correspondant à la recherche sont listés au niveau d’un nouvel onglet Recherche.
La liste des différentes occurrences trouvées s’affiche en indiquant les caractères saisis pour la recherche en surbrillance.
Pour chaque table, le nombre d’éléments affichés correspond à celui indiqué au niveau du paramètre 265, champ "Nb de résultat par Table/Colonne".
Se reporter à la note technique sur le Menu CG.
Fiche fournisseur
Module Achat, Fichiers, Fournisseurs, Saisie
Au niveau de l'onglet Vision 360, ajout de deux boutons permettant la consultation.
- Sur le bouton [Demandes Frs], ajout de la fonction [Clic droit] pour accès aux demandes d'achats. S'il n'y a pas de demandes d'achat pour le tiers sélectionné, possibilité comme pour les demandes d'en créer une.
- Ajout du bouton [Cessions] permettant de voir les cessions de sous-traitance. A noter, pas de création, ni de proposition d'en créer une (identique au fonctionnel de la fiche article).
Retour fournisseur
Module Achat, Réceptions, Saisie des réceptions
Pour les retours fournisseurs, même partiels (Réception de type '2'), il n'y a maintenant plus de contrôle sur le statut du lot. Les lots (ceux bloqués entre autres) peuvent donc maintenant être retournés au fournisseur.
Le statut de la fiche lot n'est pas modifié.
Régénération et annulation de factures
• Possibilité d'annuler une facture (d'achat ou de vente) non injectée en comptabilité, et ce, même si une autre facture existe déjà en comptabilité sur un autre mois ou une autre année et comportant le même numéro.
• Sécurisation de l'annulation de factures fournisseur. Les informations de "Quantités facturées", "Montant facturé" et "Solde/Acompte facturé" sont mises à jour au niveau des commandes et réceptions fournisseurs lors de l'annulation d'une facture. Cela permet la récupération correcte de ces éléments lors d'une prochaine facturation.
Import d'offres internet
Module Vente, Offres de prix, Intégration offres internet
Commentaires de fenêtre
Afin d'obtenir une meilleure prise en compte des commentaires de fenêtre, possibilité désormais de les stocker directement dans la base.
Cette modification passe par l'ajout de deux nouvelles options au niveau du paramètre 301 "Emplacement des commentaires".
Stockage commentaires en base (O/N)
Permet de stocker le fichier des commentaires dans la base, au niveau de la table RtfComment.
Valeur N par défaut. Dans ce cas le fichier est stocké au niveau du répertoire défini au niveau de la zone ci- dessus "Emplacement des commentaires".
Stockage par utilisateur (O/N)
Si O, permet l'enregistrement d'un fichier de commentaires distinct par utilisateur. Cette possibilité n'est présente que si le fichier est stocké en base.
Amélioration Treview nomenclature
Module Données Techniques, Articles Nomenc et Gammes, Saisie – Bouton treview L'affichage du Treeview nomenclature est complété du Libellé 2 du composant.
Audit Trail
Si un serveur d'archives est mis en place sur la société, les données de l'Audit Trail sont désormais conservées.
A l'échéance de la durée de conservation des données, définie au niveau du paramètre 870 Audit Trail, deux comportements sont possibles :
Sans serveur d'archives Les données sont supprimées de la base.
Avec un serveur d'archives Les données sont déplacées dans la base Archives.
Se reporter à la note technique relative à l'Audit Trail.
EDI Grande distribution
Module EDI, Facturation, INVOIC Grande Distribution
Ajout, lors de la génération du fichier des INVOIC pour la Grande distribution des éléments suivants :
• Taxes corporatives,
• Code EAN,
• Taxes parafiscales multiples. Ce choix est proposé sur option au niveau de la fenêtre de génération du fichier.
Mise en place
Le paramétrage des taxes doit être adapté afin que celles-ci soient prises en compte correctement.
• Il est nécessaire que le code EAN de la taxe soit indiqué à la suite du libellé de celle-ci, et formatée sous cette forme : Libellé de la taxe - 3001xxxxxxxxx
Les codes sont donnés par l'organisation GS1 qui régit l'EDI pour la grande distribution.
Ils sont disponibles à l'adresse suivante :
https://www.gs1.fr/Publications/Publications/Liste-des-taxes-et-assimilees
• De plus, chaque compte comptable de chaque taxe doit être différent.
Paramètre 023 Taxe parafiscale
Paramètre 024 Taxe corporative
Module SAV
Plusieurs éléments ont été pris en compte concernant ce module :
• Aménagement des différents écrans du module SAV,
• Aide en ligne actualisée,
• Rédaction de plusieurs notes techniques relatives au module SAV.
Aide en ligne
N'hésitez pas à consulter la nouvelle aide en ligne.
Elle est désormais disponible directement en ligne, via une URL, ce qui permet une mise à jour régulière des informations : correction, ré-écriture, ajout de nouvelles notes techniques, …
