Guide de l administration du vote en ligne

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Guide de l’administration du vote en ligne

Ce module permet à l’administrateur de gérer en ligne et de manière simple et efficace les élections des membres au conseil de l’association.

Net Assoc’ : l’outil pour gérer, animer et développer votre communauté !

Sommaire

I. Présentation du vote en ligne ... 2

II. Création du vote en ligne ... 3

1. Création d’une liste de candidats ... 3

2. Profession de foi des candidats ... 4

3. Création d’un nouveau vote ... 5

4. Gestion des votes ... 6

III. Vote en ligne ... 7

III. Dépouillement ... 8

I. Présentation du vote en ligne

Le vote en ligne vous permet de :

- Gérer tout vote en ligne sur des personnes ou des listes de personnes - Vous définissez :

o

Le nom du vote et sa présentation

o

la période du scrutin (date de début et date et heure de fin)

Le groupe des candidats

o

Le groupe des votants

o

Le nombre de vote par votants (nombre de candidats à élire)

o

Un code de cryptage permettant d’accéder aux résultats du vote en ligne peut être activé

- Les électeurs peuvent donner procuration - Les électeurs peuvent voter sur des résolutions

Une fois le scrutin terminé, vous pouvez ouvrir l’urne et avoir une visualisation des résultats

- Les résultats peuvent être exportés au format excel - Un tableau explicite les votes par résolution

- Des statistiques présentent la répartition des votes par promotion, par diplômes, et l’évolution des votes par semaine

Si votre site est bilingue, le vote le sera aussi bien entendu.

II. Création du vote en ligne

La création du vote se fait en 3 étapes :

1) Vous devez d’abord créer une liste de candidats

2) Vous devez ensuite uploader les professions de foi des candidats 3) Vous devez créer le vote

1. Création d’une liste de candidats

Dans la gestion des groupes (Administration>Groupes>Groupes) vous pouvez créer la liste des candidats pour les élections. Utilisez un type de groupes comme « Groupes admins » afin que ces groupes ne soient pas visibles dans l’espace privé.

Donnez un nom à votre liste et cliquez sur ajouter. Votre groupe apparaîtra dans la liste en dessous.

Pour préciser les candidats, cliquez sur le nom du groupe dans la liste :

Vous avez la possibilité d’ajouter des membres à partir du moteur de recherche ou à partir d’une liste précédemment créée. Cliquez sur le bouton . La hiérarchie des membres au sein de ces groupes n’a pas d’incidence pour la gestion des candidats.

A noter que si vous êtes dans le cas de votes par liste, il faut créer autant de groupes que vous avez de listes de candidats.

2. Profession de foi des candidats

Sur la fiche du membre en administration vous pourrez ajouter la profession de foi (PDF, texte ou vidéo - si le module vidéo est disponible sur votre site -) de chaque candidat. Les membres pourront ensuite voir ces informations lors du vote en ligne.

Vous trouverez la rubrique « Profession de foi » en bas de la fiche du membre. Le membre ne peut pas gérer lui-même sa profession de foi. Mais il peut mettre à jour sa photo qui sera visible lors du vote.

A noter que si les professions de foi se font par liste, ces professions de foi sont à uploader lors de la création du vote.

3. Création d’un nouveau vote

Vous devez aller en administration dans Admin WEB > Vote en ligne > Ajout Sur cette page, un formulaire vous permet de renseigner les paramètres du vote. Vous pouvez créer des votes pour les représentants de votre assemblée générale et, au besoin, pour des résolutions concernant l’association. Le vote est disponible en français et en anglais en fonction.

Il vous est donc demandé de renseigner : - Le titre (libellé) du vote

- Une phrase d’introduction qui sera visible dans l’espace personnel du membre.

- Deux codes de cryptage (un champ de vérification pour les codes est mis en place). Ceci permet de verrouiller le scrutin, pour limiter l’accès aux résultats du vote. Les codes sont à usage unique, une fois votre code renseigné lorsque vous visionnez les résultats la première fois, vous n’aurez pas besoin de le re-saisir la prochaine fois.

- Les dates de début et de fin du vote

- Les groupes des candidats (si le vote en ligne est paramétré pour permettre un votre par liste de candidat, vous aurez la possibilité de joindre 2 professions de foi pour chaque groupe de candidat) sinon, les professions de foi seront à ajouter pour chacun des membres dans leur fiche en administration.

- Les personnes qui peuvent voter (Tous, Cotisants, Cotisants 2012 ou 2011 et/ou les membres d’un groupe choisi)

- Le type de vote (sur liste : sélection des candidats, ordonné : sélection des candidats par ordre de préférence)

- Le nombre de votes possibles par personne (nombre exact ou nombre maximum) - Possibilité de donner procuration

- Activation du vote. Cela vous permet de créer le vote et de le désactiver quand vous le souhaitez.

4. Gestion des votes

Admin WEB > Vote en ligne > Gestion

Sur cette page vous pourrez gérer tous les votes en cours et passés. Vous pourrez donc voir les votes organisés par date de création.

Vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver un vote en cliquant sur les boutons ou et de le modifier en cliquant sur .

Sur cette page vous avez également la possibilité de visualiser les statistiques des votants en cliquant sur le bouton : Répartition par promotions, par diplômes et par semaine.

Tant que le scrutin n’est pas terminé, vous n’avez accès à aucune donnée nominatives ni aucun résultat.

III. Vote en ligne

Le vote en ligne est présent dans l’espace personnel des membres ayant la possibilité de voter : Il suffit au votant de cliquer sur la présentation du vote.

Si des résolutions ont été définies, l’électeur pourra voter pour, contre ou s’abstenir pour chaque résolution :

Ensuite pour voter l’électeur doit simplement cocher les cases à cocher à côté des candidats pour lesquels il souhaite voter et cliquer sur « Voter. »

Un message de confirmation s’affichera dans l’espace personnel :

III. Dépouillement

Admin WEB > Vote en ligne > Gestion

Une fois que le scrutin est terminé, vous pourrez sur cette page dépouiller le vote en cliquant sur la loupe : . Il faudra saisir les codes de décryptage si ceux-ci ont été précisés lors de la création du vote.

Vous pouvez aussi télécharger les résultats du vote, la liste d’émargement et les procurations dans un fichier Excel.

Sur cette page vous avez également la possibilité de visualiser les statistiques du vote en cliquant sur le bouton : Répartition par promotions, par diplômes et par semaine.