CHAPITRE 12 – LE CONTROLE ET LE TRAITEMENT DES OPERATIONS COMMERCIALES
Annexe 1 – Liste des tâches liées au contrôle interne pointées par M. Antoine
Expliquer pourquoi cette chemise (et les documents qui y figurent) est en attente.
Quelle suite leur donner : quel est leur degré de traitement ? Par qui ?
Résoudre l’écart entre le solde théorique du compte caisse et le solde réel.
Revoir le processus « gestion des approvisionnements » et proposer des améliorations.
Annexe 2 – Tableau des objectifs et des justifications du contrôle interne
Tâche de contrôle Objectif du contrôle interne justification
Annexe 3 – Liste des attributions du magasinier
Phases Commande Livraison Entrée en stock Sortie du stock
Flux physiques
Vérifier le niveau du
stock, en cas
d’insuffisance il passe les commandes
Vérifier les quantités, la qualité, les dégradations…
Mise en rayon, prévenir les services des arrivées
Remise au service demandeur
Flux d’information
Rédaction et envoi du bon de commande (BC) au fournisseur
Rapprocher le BC avec le bon de livraison (BL), validation du BL, transmission du BL au service comptable, renseigner si réserves
Mise à jour de la fiche de stock.
Emission d’un bon d’entrée en stock
Mise à jour de la fiche de stock
Annexe 4 – Organigramme de Jean Moulin Mécanique SA
Annexe 5 – Entretien avec le directeur de la production et avec le magasinier (dans le local de ce dernier)
Vous : « Pouvez-vous me résumer le problème ? »
Le Directeur de la production : « Nous sommes vendredi et cela fait déjà plus d’une semaine que j’ai commandé un additif liquide pour l’acier, visiblement la commande n’est toujours pas passée !! »
Le magasinier : « Je m’en souviens, j’ai passé la commande le jour même. Voilà le bon de commande. La livraison a eu lieu.
L’assistant du PDG a signé le bon de livraison. Après, pour le reste, je ne sais pas … Je vous rappelle que j’ai été malade et je suis revenu seulement ce matin. L’assistant m’a dit qu’il a traité certaines réceptions pendant mon absence.»
Le Directeur de la production : « Alors où est mon additif ? » Le magasinier : « Je ne sais pas, il faut demander à l’assistant ! » Vous : « Allons-y ! »
Mme Amelia PDG
Directeur administratif et
financier
Directeur commercial Directeur de la
production Assistant
RH 2 personnes
Comptabilité 2 personnes
Directeur technique
Ventes 3 personnes
Achats 2 personnes
Bureau d’études 2 personnes
Ateliers 8 personnes
Stocks 1 personne
Au 31 décembre N-1 : - 25 salariés - 1 054 000 € de CA
Annexe 6 – Commande et livraison de l’additif chimique Jean Moulin Mécanique SA
12 Rue Félix Chautemps 73 200 Albertville Tél. : 04 79 37 14 29
BON DE COMMANDE n° 654 : 2016/06/28
CHIMIE METAL 15 Route de Mercury 73 200 MERCURY Tél. : 0479324618 Date de la commande : 28/06/N
RÉF. DÉSIGNATION PU HT QUANTITÉ TOTAL HT
AdAc Additif Acier – 20 litres 300,00 1 300,00
Net commercial 300,00
Négocié au téléphone : A payer à 30 JFM à réception de facture, par chèque.
Livraison sous 3 jours
CHIMIE METAL 15 Route de Mercury 73 200 MERCURY Tél. : 0479324618
Jean Moulin Mécanique SA 12 Rue Félix Chautemps 73 200 Albertville Tél. : 04 79 37 14 29 BON DE LIVRAISON n° 155 : 2016/07/01
Date de la livraison : 01/07/N (commande du 28/06/N)
RÉF. DÉSIGNATION PU HT QUANTITÉ TOTAL HT
AdAc Additif Acier – 20 litres 300,00 1 300,00
Net commercial 300,00
Réceptionné par M. Paul, Assistant de direction
Annexe 7 – Entretien entre l’assistant du PDG et le directeur de la production
Le Directeur de la production : « Où avez-vous mis mon additif pour l’acier, les fours sont à l’arrêt à cause de vous ?! » L’assistant : « Comme le magasinier était absent et qu’il y avait pas mal d’articles reçus au magasin… j’ai essayé de les affecter aux différents services qui pouvaient en avoir besoin. Concernant votre additif, je croyais que c’était un produit de nettoyage, je l’ai mis dans la remise pour l’agent de nettoyage… »
Le Directeur de la production : « Ne prenez des initiatives que lorsque vous êtes certain de ce que vous faites… à cause de vous, nous sommes à l’arrêt ! »
Annexe 8 – Extrait du compte « 53 – Caisse »
53000 Caisse
Débit Crédit
Dates Libellés Montants Dates Libellés Montants
01/06/N Solde 563,18 05/06/N Achat journaux spécialisés 36,00
09/06N Paiement des clients 852,32 08/06/N Dépôt banque 1 000,00
17/06/N Paiement des clients 785,50 11/06/N Dépôt banque 500,00
Sous-total 2 201,00 Sous-total 1 536,00
Solde débiteur 665,00
Total 2 201,00 Total 2 201,00
Annexe 9 – Pièces de caisse retrouvées dans la chemise du stagiaire
Achat papeterie Bureau Vallée – Albertville
6 ramettes papier A4 – Blanc – 90 gr / 5,15€ 30,90 €
10 classeurs A4 – 5cm / 3,25 € 32,25 €
Total 63,15 € Payé en espèces - 15/06/N
Restaurant Le bistrot Gourmand 1 plat du jour 15,63 € Payé en espèces – 17/06/N
Annexe 10 – Entretien avec l’assistant du PDG
Vous : « Bonjour, je dois retracer tous les documents contenus dans une chemise laissée à l’abandon par l’ancien stagiaire. » L’assistant : « Et en quoi puis-je vous être utile ? »
Vous : « Je suis resté bloqué sur une tâche, le rapprochement entre le compte « 53 – Caisse » et le montant réellement en caisse. J’ai toujours un écart de 84,37 € et je ne me l’explique pas ! Est-ce que l’ancien stagiaire a égaré une pièce justificative de ce montant ?»
L’assistant : « Non, je pense que vous avez toutes les pièces et je peux expliquer votre écart. J’ai donné 100,00 € à notre PDG pour un repas à l’extérieur… et je crois que le rendu sur ces 100,00 € est resté dans son porte-monnaie ! Je pense que nous avons votre écart ! »
Vous : « Je crois qu’il faut que l’on revoit ensemble certaines procédures pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir ! »
Annexe 11 – Entretien avec le responsable des achats
Vous : « Bonjour, j’ai retrouvé une facture du fournisseur InjectPlastic dans une chemise laissée à l’abandon par l’ancien stagiaire. J’ai besoin de vous pour la situer dans le processus d’achat. Elle concerne quelle commande ? Est-ce qu’il y a eu un problème ? »
Mme Maélyss : « Concernant ce fournisseur et au vu de ce que vous me montrez, je peux vous dire que la livraison n’était pas conforme avec la commande. Nous avons donc attendu une nouvelle livraison, qui est effective depuis plusieurs jours déjà. Pour moi, tout est OK pour ce fournisseur et je ne comprends pas pourquoi il n’a pas été payé. »
Vous : « J’ai besoin des pièces justificatives pour confirmer votre propos. »
Mme Maélyss : « Pas de souci, voilà le bon de commande et les 2 bons de livraisons que j’ai signés : celui qui était erroné et celui qui est juste. »
Vous : « Merci, au moins notre fournisseur va être enfin payé ! »
Annexe 12 – Tableau récapitulatif des contrôles de documents commerciaux
Etapes Documents concernés Points de contrôles Justification Preuve du contrôle
Annexe 13 – Entretien avec le commercial
Vous : « Le client Gedimat Faverges n’a toujours pas eu de réponse concernant sa commande. Pouvez-vous me l’expliquer ? » Loris : « Oui bien sûr ! Dès qu’on a reçu sa commande, j’ai confié son dossier à notre PDG. En effet, dès qu’un client a dépassé son encours de 50 % (ce qui signifie que ce client n’a toujours pas payé 50% de ce qu’il nous doit), c’est la direction qui donne son accord pour savoir si on accepte une nouvelle commande de ce type de client. C’est le cas de Gedimat Faverges.
J’ai déjà eu ce client au téléphone à 2 reprises et je lui ai dit que son dossier est entre les mains de la direction générale. J’attends donc la réponse du PDG avant de recontacter Gedimat. »
Vous : « Je vais voir l’assistant de direction pour savoir où en est ce dossier client. Merci »
Annexe 14 – Entretien avec l’assistant de direction
Vous : « Je souhaite rencontrer Mme Amelia à propos de la commande de Gedimat Faverges qui est toujours en attente d’acceptation de sa commande. Le service commercial est toujours dans l’attente de la réponse de Mme Amelia.»
L’assistant : « Oui, je m’en souviens. Mme Amelia a donné sa réponse ! Je l’ai transmise à M. Antoine. »
Vous : « Décidemment, nous devons, vous et moi, revoir les procédures de l’entreprise car ce n’est pas la première fois que vous ne les respectez pas ! »
L’assistant : « … ! »
Annexe 15 – Savoir rédiger les notes internes
SITUATIONS DE RÉFÉRENCE
La note est un document écrit interne.
Pour informer : note d’information
Pour donner un ordre, un consigne, pour rappeler une procédure, une règle : note de service ou note d’instructions
Pour résumer une documentation, une situation : note de synthèse
RÈGLES DE PRÉSENTATION
Mentions obligatoires
- Émetteur : prénom, nom, qualité, service
- Destinataire(s) : civilité, nom, prénom et/ou service et/ou qualité - Date, lieu de départ
- Objet significatif
- Titre : note de ……… (+ numéro pour les notes de service) - Signature (nom et fonction)
- Pas de titre de civilité ni formule de politesse
Style de rédaction
- Note de service : ton direct, injonctif, personnel (je, vous…) - Note d’information : ton neutre et impersonnel (voix passive) - Dans tous les cas : document bref, phrases courtes, style dépouillé
Fond
Le plan des notes obéit toujours à la logique chronologique : - Introduction : rappel de la situation initiale
- Développement : constats, consignes, contraintes, information à transmettre, règle à respecter, procédure à mettre en place…
- Conclusion : suite à donner, comportement à adopter, décision à prendre…
