Frais professionnels des VRP - Déduction forfaitaire spécifique

Frais professionnels des VRP - Déduction forfaitaire spécifique

Mise à jour au 16 novembre 2021 Mise à jour au 25 août 2021 3 juin 2021

Charges sociales - VRP - Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels – BOSS avril 2021

Les négociateurs immobiliers VRP peuvent bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique (DSF) pour frais professionnels. En effet, le VRP est visé par la liste des professions bénéficiaires de la déduction forfaitaire spécifique (voir l’arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 9 et l’article 5 de l’annexe IV du CGI).

En mars dernier, nous vous informions de l’entrée en vigueur dès le 1^er avril du « Bulletin officiel de la Sécurité sociale » (BOSS).

Ce nouveau service public de la Direction de la Sécurité Sociale et de l’Urssaf rassemble la réglementation et les commentaires de l’administration en matière de cotisations et contributions de Sécurité sociale, dans une base documentaire opposable, qui se substitue aux circulaires et instructions antérieures. Attention, les contenus sont opposables à l’administration depuis le 1er avril 2021 (cf. arrêté du 30 mars 2021 ).

Ce portail permet notamment d’informer sur la règlementation applicable en matière de cotisations et de contributions sociales avec une mise à jour permanente de la doctrine administrative en la matière.

Il est organisé sous 5 thématiques :

• l’assiette générale ;

• les allègements généraux ;

• les exonérations zonées ;

• les avantages en nature et frais professionnels ;

• les indemnités de rupture.

L’administration a profité de la mise en ligne du Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) pour durcir les conditions d’application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels (DFS).

Les changements de doctrine relatifs aux modalités d’application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels prennent effet à compter du 1^er avril 2021 sauf pour les points bénéficiant d’une tolérance telle qu’explicitée ci-après.

1- Qu’est-ce que la déduction forfaitaire pour frais professionnels ?

La déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels à l’assiette des cotisations permet, sous certaines conditions, à l’employeur d’appliquer un abattement de 30% sur l’assiette des cotisations de sécurité sociale du négociateur immobilier VRP, dans la limite de 7 600 € par an. Autrement dit, l’application de la DFS ne peut pas permettre de réduire l’assiette des cotisations de plus de 7 600 € sur un an.

Si l’employeur pratique cette déduction, il doit préalablement réintégrer dans l’assiette des cotisations les frais professionnels.

L’assiette des cotisations correspond donc au salaire brut, majoré de ces remboursements, le tout étant abattu de 30% de DFS, taux de déduction autorisé pour les VRP.

Lorsque la DFS est mise en œuvre, elle doit être appliquée à l’assiette des cotisations de sécurité sociale et aux charges ayant la même assiette (assurance chômage, retraite complémentaire AGIRC- ARRCO, FNAL, etc.).

Enfin, les DFS ne s’appliquent jamais à la CSG/CRDS.

2- Pas de DFS sans frais effectivement supportés par le salarié

Traditionnellement, l’application des DFS n’était pas subordonnée au fait que le salarié supporte effectivement des frais professionnels. Dès lors que l’employeur était autorisé à les appliquer, il pouvait les mettre en œuvre même si le salarié ne présentait aucune demande de remboursement de frais, ou si l’employeur lui remboursait intégralement les frais.

Le BOSS change radicalement la donne et acte un durcissement de la doctrine administrative, qui devrait de fait limiter le recours aux DFS, même si l’employeur a été autorisé à les appliquer par le salarié, par accord collectif ou par le CSE.

S’appuyant sur des jurisprudences rendues par la Cour de cassation, l’administration pose désormais pour principe que l’employeur ne peut appliquer une DFS que si le salarié supporte effectivement des frais lors de son activité professionnelle (BOSS, Frais professionnels, § 2130).

L’employeur doit disposer des justificatifs démontrant que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels (BOSS, Frais professionnels, § 2140).

Ainsi, en l’absence de frais effectivement engagés, ou si l’employeur prend en charge ou rembourse la totalité des frais professionnels, il est impossible d’appliquer la DFS.

Ce faisant, l’administration conditionne le bénéfice de la DFS au fait que le salarié supporte effectivement des frais professionnels. Si le salarié partage avec l’employeur une partie des frais professionnels, la DFS peut bien être appliquée, sachant que la partie supportée par l’employeur doit être réintégrée à l’assiette des cotisations préalablement à la DFS.

Il en découle, pour l’administration, qu’en cas d’absence ou de congé, rémunéré ou non rémunéré, d’un salarié, la DFS ne peut être appliquée que sur la rémunération correspondant à un travail effectif du salarié (BOSS, Frais professionnels, § 2150). Autrement dit, si on comprend bien le BOSS, il ne peut pas y avoir de DFS, par exemple, sur une indemnité de congés payés, ou à la rémunération de jours de repos (RTT, etc.).

Si l’absence, rémunérée ou non rémunérée, couvre un mois complet (pour cause de maladie ou de congés), l’application de la DFS au titre de ce mois n’est pas admise (BOSS, Frais professionnels, § 2150).

Dans la mise à jour du 22 octobre 2021, l'administration ajoute des illustrations (BOSS-FP-2215,

3- Conditions de mise en œuvre de la DFS

Le BOSS reprend l’essentiel des principes posés par l’arrêté du 20 décembre 2002, en réaffirmant toutefois clairement la nécessité pour l’employeur de recueillir chaque année l’accord du salarié s’il ne peut pas se prévaloir d’un accord collectif ou d’un accord du CSE.

a-Accord collectif ou accord du CSE.

L’employeur peut opter pour la DFS lorsqu’une convention ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévue ou lorsque le comité d’entreprise, les délégués du personnel ou désormais le comité social et économique (CSE) ont donné leur accord (BOSS, Frais professionnels, § 2180).

Avec sa mise à jour du 22 octobre 2021, le BOSS précise désormais que l'accord donné par le CSE ou les délégués du personnel peut l'être par tout moyen (BOSS-FP-2180, modifié).

Nous vous rappelons que la convention collective de l’Immobilier n’a pas prévu la possibilité pour l’employeur d’appliquer directement la déduction forfaitaire. Un accord collectif négocié dans votre entreprise pourrait explicitement prévoir l’application de la DFS aux salariés concernés dans l’entreprise.

b- A défaut d’accord collectif : Nécessité de recueillir annuellement l’accord du salarié concerné.

À défaut d'accord collectif ou d'accord du CSE sur l'application de la DFS, il appartient au salarié d'accepter ou non cette option et c'est à l'entreprise de s'assurer annuellement du consentement de ses salariés à l'application de la déduction forfaitaire spécifique.

Dans sa mise à jour du 22 octobre 2021, l'administration modifie la procédure du recueil du consentement des salariés en indiquant que l'employeur doit informer chaque salarié concerné, par tout moyen donnant date certaine à cette consultation, de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux assurances sociales.

Une réponse d'accord ou de refus doit être retournée par le salarié, son silence valant acceptation (BOSS-FP-2190, modifié).

Auparavant, le BOSS indiquait que l'option pouvait, alternativement, figurer dans le contrat de travail ou un avenant au contrat de travail. Désormais, le consentement devra obligatoirement être recueilli chaque année, à charge pour l'employeur d'en déterminer les modalités.

D’un point de vue pratique et probatoire, il est indispensable que l’information soit donnée sur le même document que celui portant l’accord ou le refus du salarié quant à l’application de la DFS.

Le non-respect de ces points fonde la réintégration dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale du montant de DFS appliqué par l’entreprise (BOSS, Frais professionnels, § 2210).

Entrée en vigueur : le BOSS indique que la règle selon laquelle, en l’absence de convention ou d’accord collectif, l’employeur doit recueillir chaque année le consentement des salariés à bénéficier de la DFS selon des modalités laissées à son appréciation entrera en vigueur le 1er janvier 2022.

En cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’organisme procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir, que l’employeur devra veiller à respecter (tolérance initialement prévue jusqu’au 31 décembre 2021, le BOSS a été modifié sur ce point au1er août 2022).

L’administration a voulu laisser le temps aux entreprises de s’adapter à une doctrine cette fois clairement affirmée.

4- Principe de réintégration des frais professionnels

Dès lors que l’employeur applique une DFS, il doit réintégrer dans l’assiette des cotisations les remboursements de frais dont bénéficie le salarié, que ce soit au réel ou sous forme d’indemnités forfaitaires (BOSS, Frais professionnels, § 2240). Sur ce point, il n’y a pas de changement.

Attention, le BOSS va néanmoins plus loin, en précisant qu’il en va de même en cas de prise en charge directe des frais par l’employeur (ex. : paiement direct de la nuit d’hôtel ou du repas au restaurant). Dans cette situation, les frais professionnels ne font pas l’objet d’un remboursement au salarié mais sont réglés directement par l’entreprise (ex. : au moyen d’une carte bancaire de l’entreprise). À notre sens, il s’agit ici d’un renversement de doctrine, puisque l’administration estimait jusqu’à présent qu’il n’y avait pas lieu, dans ce cas, à réintégration (circ. DSS/SDFSS/5B 2005- 389 du 19 août 2005, question/réponse 84).

Faute de précision d’entrée en vigueur, l’administration semble donc considérer que cette évolution de doctrine entre en vigueur le 1^er avril 2021, sauf éventuelle précision à venir.

À noter : le BOSS a également supprimé la notion de frais d’entreprise, autrefois applicable à certaines dépenses (frais d’entretien de vêtements professionnels, repas d’affaires, etc.). Ces frais d’entreprise n’étaient pas réintégrés dans l’assiette des cotisations en cas d’application d’une DFS. Dans le BOSS, les frais d’entreprise disparaissent et deviennent des frais professionnels.

Ces frais, qui peuvent toujours être exonérés mais désormais au titre des frais professionnels, doivent donc être réintégrés dans l’assiette des cotisations en cas d’application d’une DFS, sauf à pouvoir entrer dans une des exceptions ci-dessous.

Exceptions à la réintégration des frais dans l’assiette des cotisations

Notons que par exception, certains frais n’ont pas à être réintégrés dans l’assiette des cotisations en cas d’application d’une DFS. Sur ce point, le BOSS reprend la liste limitative qui figure en annexe de l’arrêté du 25 juillet 2005.

Les frais qui ne doivent pas être réintégrés en cas d’application d’une DFS sont les suivants (BOSS, Frais professionnels, § 2250). Il s’agit notamment :

-les allocations et indemnités versées à certaines professions bénéficiant d’une DFS dont le montant est notoirement inférieur à la réalité des frais professionnels exposés par le salarié (le BOSS ne précise rien de plus et se contente de reprendre l’arrêté) ;

-la prise en charge obligatoire de 50 % du coût des titres de transport des salariés ou la prime de transport de 4 € ;

-la participation de l’employeur au financement des titres-restaurant (dans la limite ouvrant droit à exonération) ;

-les allocations et indemnités versées au titre d’avantages résultant de certaines contraintes professionnelles (le BOSS ne précise rien de plus et se contente de reprendre l’arrêté).

Dans sa dernière mise à jour du 22 octobre 2021, l'administration réactive indirectement la notion de frais d'entreprise et apporte des précisions sur la déduction spécifique pour frais professionnels

➔Lorsqu'un salarié est amené à exposer des frais exceptionnels pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures (matériel de bureautique, vêtements de travail…) pour le compte de l'entreprise alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas, ces frais peuvent faire l'objet d'un remboursement dans les mêmes conditions que les frais professionnels. Seules les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme des frais professionnels et les factures constituent la justification des dépenses (BOSS-FP-1890-1900).

3

simultanément 3 critères pour pouvoir être exclus de l'assiette des cotisations, y compris en cas d'application d'une déduction forfaitaire spécifique (Circ. 2003-7 du 7-1-2003 abrogée : BOSS 4/03 p. 181) :

- caractère exceptionnel ; - intérêt de l'entreprise ;

- exposition en dehors de l'exercice normal de la profession.

Or, le nouveau BOSS reprend à son compte ces 3 critères en visant les frais engagés : - à titre exceptionnel ;

- pour le compte de l'entreprise et pour ses seuls besoins ; - en dehors de l'exercice normal de la profession du salarié.

➔L'administration prévoit par ailleurs une tolérance jusqu'au 31 décembre 2022 pour certains remboursements de frais professionnels et certaines prises en charge directes par l'employeur en cas d'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Ainsi, l'intégration dans l'assiette des cotisations sociales des remboursements de frais et des prises en charge directes par l'employeur suivants ne sera pas obligatoire avant l'application de la déduction forfaitaire spécifique (BOSS-FP-2290, nouveau) :

- prise en charge directe par l'employeur auprès d'un tiers (hôtelier, restaurateur, entreprise de taxi…) des frais de son salarié en situation de déplacement professionnel (frais d'hébergement, frais de repas, frais de taxi…) ;

- remboursement des dépenses d'entretien des vêtements de travail ;

- remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l'entreprise ;

- remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur à l'occasion des repas d'affaires dûment justifiés sauf abus manifeste.

5-

a-En principe l’application de la déduction spécifique pour frais professionnels ne peuvent pas faire obstacle au principe de l’assiette minimale des cotisations (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 9, dernier alinéa). En conséquence, une DFS ne peut pas amener l’assiette des cotisations de sécurité sociale en deçà de la valeur du SMIC (rapporté à la durée du travail), augmentée si nécessaire des indemnités, primes ou majorations s’y ajoutant en application d’une disposition législative ou réglementaire (c. séc. soc. art. R. 242-1, al. 6). Ce principe est repris par le BOSS (BOSS, Frais professionnels, § 2220).

Rappelons en outre que le respect de l’assiette minimale se vérifie à chaque échéance de paye et pas sur l’année, peu important que le plafond de l’abattement d’assiette lié à la déduction (7 600 €) s’apprécie pour sa part sur une base annuelle (cass. civ., 2e ch., 9 février 2017, n° 15-20858, BC II n° 32).

b-Le négociateur immobilier VRP travaillant hors cadre horaire échappe à la règle de l’assiette minimale Lorsqu’un négociateur immobilier VRP ne bénéficie pas de commissionnement faute d’avoir réalisé des ventes, il perçoit le plus souvent uniquement la rémunération minimum conventionnelle de 1 450€ bruts mensuels (l’avenant n°82 du 2 décembre 2019 applicable au 1^er-01-2020) sur laquelle est appliquée la déduction forfaitaire spéciale pour frais professionnels.

Dans ce cas, l’assiette de calcul des cotisations sociales est inférieure au SMIC et elle est également inférieure au salaire minimum conventionnel.

L’ACOSS a été interrogée en 2017 par un rescrit de branche concernant l’application ou non aux négociateurs immobiliers VRP des dispositions de l’article R 242-1 alinéa 6 du code de la sécurité sociale relatif à l’assiette minimale des cotisations de sécurité sociale.

Dans sa réponse l’ACOSS indique que :

-l’assiette minimale des cotisations pour les négociateurs immobiliers VRP non soumis à un horaire de travail est égale à la rémunération minimale conventionnelle, en ce compris la prime d’ancienneté, le treizième mois et l’indemnité de congés payés.

-et qu’en cas d’application de la déduction forfaitaire spéciale, il n’est pas tenu compte des éléments conventionnels de rémunération ce qui aboutit à ce que l’assiette des cotisations puisse être inférieure à la rémunération minimale servie.

Enfin, l’ACOSS précise clairement que l’assiette minimale des cotisations sociales est calculée par référence au SMIC, en cas d’application de la déduction forfaitaire spéciale, pour les négociateurs immobilier VRP dont l’horaire de travail est effectivement imposé et contrôlé.

6- Exemple de formalisation de l’option DFS du salarié dans le cadre de la procédure spécifique

Madame, Monsieur,

Le présent courrier vise à obtenir votre réponse quant à l’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 30 % à laquelle vous êtes éligibles au titre de votre profession. L’application de cette déduction permet de réduire votre assiette de cotisations sociales. Elle est limitée à 7 600 € par an.

Nous attirons votre attention sur le fait que son application emporte les conséquences suivantes sur vos droits sociaux : Une diminution de vos prestations prévoyance lorsque ces dernières sont calculées en fonction de votre salaire

Une diminution du montant de vos éventuelles indemnités en cas de chômage en cas de rupture du contrat de travail y ouvrant droit

Une diminution de vos droits à la retraite de base de la sécurité sociale Une diminution de vos points de retraite complémentaire

Une diminution de votre part à la participation et / ou à l’intéressement (le cas échéant, et si le critère de répartition du salaire a été retenu).

Nous vous remercions de bien vouloir nous faire part de votre choix en nous faisant parvenir le coupon-réponse ci-dessous avant le JJ/MM/AAAA.

En l’absence de réponse de votre part ou passé ce délai, la déduction spécifique pour frais professionnels sera appliquée pour l’année XXXX.

J’accepte que l'assiette de mes cotisations sociale soit calculée, au titre de l’année XXXX, en appliquant la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels au taux de 30 % prévu pour ma profession.

Je refuse qu’au titre de l’année XXXX l'assiette de mes cotisations sociales soit calculée en appliquant la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels au taux de XX % prévu pour ma profession.

Date :

Signature du salarié