TD – LE DOSSIER DOCUMENTAIRE
Vous êtes conseiller en clientèle dans la société de service à la personne « Domservices »
Dans le cadre d'une mise en place d'une démarche qualité, votre directeur décide de préparer une réunion sur les risques professionnels dans les services aux personnes. L'objectif de cette réunion sera la mise en place d'outils et de méthodes pour la prise en compte des risques professionnels dans les actes réalisés par les professionnels de la structure.
Le directeur souhaite communiquer à ces collaborateurs un dossier documentaire afin de préparer la réunion. Ce dossier doit contenir des éléments d'information sur les risques professionnels sur le plan législatif mais aussi des connaissances générales (chiffres constats, résultats d'enquêté, analyse...) et des possibilités d'actions (des exemples seraient intéressants).
Votre directeur vous demande de lui préparer ce dossier documentaire que vous lui enverrai par mail (alain.escourrou@gmail.com).
Vous venez de rechercher les informations suivantes sur la notion de dossier documentaire Annexe 1 – Notion de dossier documentaire
Annexe 2 - Méthodologie du dossier documentaire
Annexe 3 - Sites contenant des exemples de dossier documentaire
ANNEXE 1
Réaliser un dossier documentaire
Un dossier documentaire, comme son nom l'indique, rassemble plusieurs documents sur un thème donné. Il répond à une question ou fait le tour d'un sujet.
Il se présente ainsi :
• Couverture :
◦ Nom(s) et prénom(s)
◦ classe
◦ TITRE
◦ année
• Sommaire (ou table des matières)
◦ (présentation des parties
▪ et des sous parties)
• Première partie (titre)
◦ document 1 (avec ses réfé rences)
◦ document 2 (avec ses réfé rences)
◦ (document 3) (avec ses réfé rences)
• Deuxième partie (titre)
◦ document 1 (avec ses références)
◦ document 2 (avec ses références)
◦ (document 3) (avec ses références)
• (Troisième partie)
• Bibliographie
Il est composé au traitement de texte et relié (prévoir la marge gauche nécessaire).
Le talent de celui qui compose un dossier documentaire s'exprime dans la sélection
judicieuse et l'organisation intelligente des documents, dans la rigueur et dans le soin apportés à la composition du dossier.
Cela suppose donc de : 1.
Bien cerner le sujet ou poser une bonne question à partir du thème donné.
1. Analyser chaque terme du sujet. Astuce : rega rder la définition dans le dictionnai re, même si on connait bien le sens du mot
2. Poser des questions (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi ?) et voir
lesquelles permettent de traiter intelligemment le thème. Astuce : t ravailler à plusieu rs en remue-méninge, ne pas avoi r peu r tout d'abord des p ropositions stupides, t r ie r dans un second temps.
3. Formuler sa question et son sujet et le noter pour le garder constamment sous
les yeux. Astuce : une personne est plus pa r ticulièrement cha rgée de vérifier que l'on reste bien dans le sujet.
1. Choisir les mots-clés utiles à la recherche : des noms communs, au singulier, des synonymes (ex.: automobile, voiture, véhicule), des mots du même univers (ex. commerce, magasin,
boutique, mais aussi, client, clientèle, approvisionnement, achalandage, etc.). Astuce : remue- méninge.
2. Bien associer les mots-clés en imaginant le type de document que l'on cherche.
Astuce : rega rder avec quels aut res te rmes les mots-clés de dépar t sont le plus souvent associés dans les notices des documents.
3. Bien sélectionner les documents.
1. Rapport avec le sujet. Astuce : reli re le sujet pou r vérifier
2. Complémentarité des documents les uns avec les autres. Astuce : Quelle info rma tion appor te chaque document ? Deux documents appor tent-il la même info r mation ? Des info r ma tions sont-elles oubliées ?
3. Diversité (définition, image, témoignage, description, etc.)
4. Sérieux (information recoupée, source sérieuse).Astuce : On peut considérer comme sources sérieuses, les dictionnai res, les encyclopédies, les liv res documentai res, la p resse nationale, la p resse spécialisée.
5. Clarté (langage compréhensible) Astuce : Est-ce qu'un lecteu r qui ne connait r ien de pa r ticulier à ce sujet peut tout comp rend re ?
6. Brièveté (textes courts). Astuce : Réécri re en ne ga rdant que les in fo rma tions essentielles.
4. Faire preuve de rigueur
1. Informations sérieuses
2. Sources identifiées (bibliographie, sitographie, crédits) 3. Orthographe impeccable
4. Mentions obligatoires présentes (nom, prénom, classe, année, titre, etc) Astuce : Bien se reli re et se fai re reli re pa r d'aut res personnes.
5. Faire preuve de soin
1. Textes bien dactylographiés 2. Illustrations
3. Reliure 4. Esthétique.
Astuce : Avoi r envie de se fai re plaisi r et d'êt re fier de son t ravail.
ANNEXE 2
6 opérations sont à réaliser avec pour chacune un temps déterminé à fixer : 1ère opération : La Lecture documentaire
2ème opération : Le Tri des documents
3ème opération : La Sélection des documents pertinents 4ème opération : L’indexation des documents
5ème opération : L’Élaboration d'un plan et sa rédaction 6ème opération : La Rédaction de la note
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1
èreopération: La Lecture documentaire
Elle permet une première approche de l'ensemble du dossier: sa composition, l'actualité des documents, leurs formes, leur typologie, etc.
Les documents fournis sont de différentes natures:
• textes réglementaires (lois, décrets, circulaires,...)
• jurisprudence,
• articles de presse, de périodiques,
• extraits de rapports,
• statistiques,...
La lecture documentaire est également une opération de repérage des documents:
• lecture rapide des titres et intertitres,
• visualisation des documents essentiels: textes réglementaires et jurisprudentiels ; notes et rapports ministériels, statistiques, articles de fond,
• repérage des dates de parutions.
2
èmeopération: Le Tri des Documents
Une quarantaine de documents étant fournis, il ne faudra en conserver qu'un tiers, soit une quinzaine de documents (une marge de 2 à 3 documents supplémentaires est possible si le dossier le justifie).
C'est l'opération matérielle qui permet de catégoriser les documents.
C'est un pré-classement qui peut s'opérer de la manière suivante:
• Regroupement des documents du même type:
• textes réglementaires, jurisprudence,
• notes et rapports ministériels,
• articles de fond,
• articles de presse,
• documents statistiques,
• bibliographie, critique d'ouvrage,...
• A l'intérieur de ces catégories, classement par date. Mettre en premier les plus récents.
Conseils pratiques, Pour cette opération, il est possible de procéder de cette manière:
• Répartition des documents par piles: une première pile comportera les documents non retenus (peu pertinents/au sujet ou trop anciens ; les doc. redondants ou qui reprennent les mêmes informations,...) ; une seconde, les documents indispensables (textes juridiques, articles de fond, articles présentants différents points de vue) ; la troisième pile, enfin, les documents "
intermédiaires " qui seront peut-être retenus.
Après relecture du sujet, faire une sélection des 15 documents les plus pertinents:
• les textes réglementaires essentiels, avec les décrets, les arrêtés et les circulaires,
• les notes, rapports et bilans ministériels les plus récents,
• les articles de fond en général provenant de périodiques sur le domaine concerné. Ils font le tour du sujet en quelques pages,
• les articles de presse (Le Monde,Libération,Les Echos,...) qui donnent des informations complémentaires, des points de vue, des comptes rendus d'expériences,...
• les documents statistiques (INSEE, cellules ministérielles, EUROSTAT,..) les plus récents,
• les informations complémentaires: adresses, bibliographies,...
Les documents non retenus seront éliminés de manière à ne garder sur sa table de travail que ceux qui vont permettre de travailler, ainsi que l'énoncé du sujet.
4
èmeopération: L’indexation des documents
L'indexation des documents retenus permettra de dégager les notions essentielles du contenu, afin de faciliter l'élaboration du plan.
C'est une opération longue, mais essentielle pour la bonne compréhension des documents sélectionnés.
Elle permettra également de réajuster certains choix, de supprimer ou de remplacer certains documents choisis (pile n° 3).
Sur une feuille de papier, indiquer comme suit:
N° du doc. Date Type de doc. Mots-clés
Exemple:
D9 1988 Loi RMI
Insertion pro.
Jeune etc,
• ne pas aller jusqu'à plus de 4 à 5 termes d'indexation,
• l'indexation est libre,
• indexer avec les termes que vous avez l'habitude d'utiliser dans votre centre de documentation.
Une fois l'ensemble des documents indexés, contrôler le travail effectué.
Ainsi, sur une page, vous avez une vue d'ensemble de votre futur dossier, avec le numéro, la date, le type et l'indexation des documents retenus:
le plan peut alors être élaboré
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èmeopération: L’élaboration du plan référencé
Après l'indexation, vous avez maintenant une bonne connaissance des documents.
Les mots-clés principaux vont être utilisés pour élaborer le plan: des thèmes et des sous-thèmes se dégagent et permettent de concevoir une problématique intéressante pour votre lecteur, futur utilisateur du dossier.
Par exemple, par rapport à une question de société donnée, deux parties vont en décliner les problèmes posés (I) et les solutions apportées (II). Les mots-clés secondaires serviront à rédiger les sous-parties.
Les documents seront répartis à l'intérieur du plan en fonction de leur intérêt.
• il doit être structuré et ne pas aller au-delà de trois niveaux de spécificité:
Exemple:
1- Titre de la 1ère partie (1er niveau)
1.1 - Titre de la 1ère sous-partie (2è niveau) 1.2 - Titre de la 2ème sous-partie (2è niveau) 1.21 - (3ème niveau)
1.22 - (3ème niveau)
1.221 - (4ème niveau) = à éviter ! 2- Titre de la 2ème partie
etc,...
• il doit comprendre 2 ou 3 parties (pas plus)
• les intitulés doivent être simples et informatifs pour votre utilisateur:
Exemple:
I - La politique de la ville: contexte juridique II - La politique de la ville: approche sociologique
Le référencement des documents
Aucune norme n'est exigée. L'important est que les documents soient référencés de façon claire et harmonisée, sans omettre d'éléments indispensables à leur description. Utiliser pour cette opération les normes bibliographiques classiques.
Attention: bien indiquer la date de publication du J.O. Si le document cité n'est pas publié (exemple:
circulaire), indiquer "non publié" entre crochets.
Le numéro du document doit être indiqué à la fin de la référence bibliographique, entre parenthèses.
Exemples:
- Arrêté du 23 nov. 1994 modifiant l'arrêté du 30 juin 1979 relatif au calcul de l'aide personnalisée au logement. Journal Officiel, 27 nov. 1994, p. 16831 (document n°15)
- Circulaire n°DSS/AAF/A1/94/85 du 22 nov. 1994 relative à l'expérimentation du chèque service (Non publié), (document n°7)
• C'est un mode d'emploi du dossier,
• Elle explique ce qu'il y a dans le dossier et comment l'utiliser,
• C'est une note de présentation du dossier qui précise les objectifs et le contexte d'utilisation,
• Elle renvoie aux documents-clés du dossier en attirant l'attention du lecteur sur tel ou tel document particulièrement intéressant (article de synthèse, bilan, etc)
Il n'est pas possible de découper un document: si dans un document de 4 pages, seul un chapitre est intéressant, référencer l'ensemble du document dans le plan de classement. En revanche, dans la note, attirer l'attention sur la partie pertinente du document.
• la note n'est pas un résumé du dossier,
• pas d'avis sur le sujet,
• ne pas indiquer les documents non retenus,
• prévoir une "phrase de précaution" à la fin de la note indiquant qu'il s'agit d'une sélection de documents sur le sujet, que le dossier ne présente en aucun cas l'exhaustivité de la littérature.
Indiquer également que l'on se tient à disposition du commanditaire pour toute information complémentaire.
Annexe 3 - Sites contenant des exemples de dossier documentaire
http://bdegasquet.free.fr/spip/spip.php?article62
http://www.ireps-fc.fr/index.php?option=com_content&view=article&id=557:prevention-des-conduites- addictives-dossier-documentaire&catid=83:2009
http://www.google.com/url?sa=t&source=web&cd=1&ved=0CBkQFjAA&url=http%3A%2F
%2Fwww.ac-grenoble.fr%2Fhistoire%2Fprogrammes%2Flycee%2Fclassique%2Fterminale
%2Fbac2005%2Fsujet%2520type%2520geographie_2.pdf&rct=j&q=exemple%20de%20dossier
%20documentaire&ei=rpdbT
http://www.google.com/url?sa=t&source=web&cd=17&ved=0CEYQFjAGOAo&url=http%3A%2F
%2Fwww.cmie.fr%2FPDF%2FDD_009.pdf&rct=j&q=exemple%20de%20dossier
%20documentaire&ei=CZlbTbjJGpOFhQeY0LDIDQ&usg=AFQjCNGt39hlYrXmuUxAeJREvQYQUy wzQA&cad=rja
http://www.google.com/url?sa=t&source=web&cd=21&ved=0CBgQFjAAOBQ&url=http%3A%2F
%2Fwww.msa.fr%2Ffiles%2Fmsafr
%2Fmsafr_1282262415191_DOSSIER_DOCUMENTAIRE.pdf&rct=j&q=exemple%20de%20dossier
%20documentaire&ei=W5lbTcO7E5KHhQfF_-iqDQ&usg=AFQjCNGKToKnSEsv_IHmUJb
http://www.pedagogie.ac-
nantes.fr/1174917117546/0/fiche___ressourcepedagogique/&RH=1175603794125
