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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
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A lire attentivement:La reprise des comptes du biland’entréecorrespond à un enregistrement des soldes des comptes du bilan dans OP@LE sous forme d’une écriture comptable qui débite ou crédite le compte concerné en contrepartie du compte 890000. Le MENJ a décidé de reprendre ces écritures en date du 01/01/N.
Objectif: Cette fiche va permettre la reprise du détail des comptes de trésorerie (par saisied’écriture). Les comptes liés au rapprochement bancaire comptable présentés en bas doivent être repris sous forme de détail (Exemple: solde du compte 5159 à 12 000 euros, à reprendre au détail: 1 virement de 10 000 euros et une carte bancaire de 2 000 euros).
Cette reprise nécessited’utiliserle tableau de correspondance compte GFC→compte OP@LE.
1 Se connecter à OP@LE avec le profil d’agent comptable Vous accédez à l’écran d’accueil.
Se positionner sur la barre de recherche de l’écran d’accueil est saisir et le mnémonique YBEINI.
Cet écran est uniquement accessible par l’agent comptable et ne peut être utilisé que dans le cadre de la reprise ! La saisie manuelle de ces écritures devra être effectuée sur un journal dédié ZBEINI « BILAN D’ENTREE–INITIALISATION- SAISIE » et avec un type de pièce spécifique BE « BILAN D’ENTREE ».
La reprise est réalisée à travers deux étapes.
Etape 1 : saisie de l’écriture de reprise Etape 2 : validation de l’écriture de reprise
•Compte N°511200 : « CHEQUES BANCAIRES A L'ENCAISSEMENT » ;
•Compte N°515900 : « TRESOR : REGLEMENTS EN COURS DE TRAITEMENT » ;
•Compte N°511300 : « CHEQUES VACANCES A L'ENCAISSEMENT » ;
•Compte N°511600 : « PRELEVEMENTS AUTOMATIQUES » ;
•Compte N°511500 : « CARTES BANCAIRES A L'ENCAISSEMENT » ;
•Compte N°511400 : « TITRES RESTAURANT A L'ENCAISSEMENT ».
•Compte N°585000 : « VIREMENT INTERNE DE FONDS »
•Compte N°511800 : « AUTRES VALEURS A l’ENCAISSEMENT
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Le compte N° 511700 : « EFFETS IMPAYES» est à exclure de la liste puisqu’il s’agit d’un compte auxiliarisé ( cf fiche 42) La reprise du compte 531000 permettant aux EPLE supports d’agence comptable de réaliser le PV de caisse sera présenté dans un mode opératoire différent page 5.
Nota: N-1correspond à l’exercice à clôturer etNcorrespond à l’exercice en cours
Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Etape 1 : saisie de l’écriture de reprise Entête d’écriture :
- Les données renseignées par défaut et non modifiables par l’utilisateur sont :
• L’établissement (exemple: P00001)
• Le journalZBEINI « BILAN D’ENTREE–INITIALISATION-SAISIE »
• La date comptable qui est 01/01/N
• Le type de pièce : BE« BILAN D’ENTREE » - Les données à renseigner par l’utilisateur sont:
• Le libellé qui est pré rempli avec « BILAN D’ENTREE » et qui peut être complété par l’utilisateur.
• Une référence qui est un champ libre
• Le numéro de bordereau si besoin
- Attention! Vous devez apporter un complément au libellé ou/et renseigner la référence pour pouvoir enregistrer l'entête de l'écriture !
Une fois l’entête saisie enregistrer avec la disquette
Un numéro de pièce et d’écriture sont automatiquement attribués.
Ligne d’écriture sur la partie basse de l’écran :
- Les données à renseigner par l’utilisateur sont:
• Compte comptable : renseigner le compte de classe 5 souhaité
Attention! Les comptes 104, 134, 6 et 7 sont accessibles dans la liste de valeur mais il n'est pas possible de compléter la saisie de l'écriture avec ces comptes. Il y a un contrôle bloquant après validation si ces comptes sont sélectionnés.
• Montant débit/crédit : renseigner le montant débit ou crédit suivant le solde à reprendre.
Mouvements d’écriture : il faudra renseigner uniquement le mouvement sur le compte de bilan sans le compte de contrepartie 890000 qui sera créé automatiquement par équilibrage au moment de la validation de l’écriture.
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Cliquer sur « 6. Identifiant » et saisir le numéro de bordereau DFTNET dans le champs « Identifiant Long 1 »
Enregistrer la saisie via la disquette
Constatez l’équilibrage avec le contrepartie 890000 Se positionner au niveau de l’entête et cliquer sur détails.
Cliquer sur Informations et constater que le compte est bien renseigné.
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Etape 2 : validation de l’écriture de reprise
La validation de l’écriture est réalisée sur le même écran YBEINI via le bouton validation.
La validation permet de créer automatiquement le mouvement de contrepartie sur le compte 890000 avec un équilibrage par écriture c’est-à-dire le reste à équilibrer est calculé automatiquement sur le mouvement. De même, l’impact de la balance comptable n’est réalisé qu’après la validation de cette écriture.
Pour valider l’écriture cliquer sur la flèche afin d’accéder au bouton «Validation »
Cliquer sur le bouton « Validation »
Le mouvement de contrepartie sur le compte 890000 apparaît au niveau de la ligne
Astuce: si la ligne n’apparaît pas directement, cliquer sur la loupe «Rechercher » 12
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Mode opératoire de saisie d’écriture de reprise pour le compte 531000
A lire attentivement : Au préalablede la réalisation de cette fiche il faudra s’assurer que la fiche 23 : « Initialisation compteur du numéro d’inventaire de PV de caisse»soit réalisée.
Objectif : Cette partie de la fiche a pour objectif de présenter les actions à réaliser pour reprendre le solde du compte 531000 dans le cadre de la reprise du bilan dans OP@LE.
La reprise de ce compte doit être constaté sur le journal de caisse TCAISet non le journal de reprise ZBEINI afin d’assurer la pérennité de la solution déjà mise en place dans le cadre du processus d’inventaire de caisse.
L’impact comptable sur la balance est le même que pour la saisie sur le journal ZBEINI Se connecter à OP@LE avec le profil d’agent comptable
Vous accédez à l’écran d’accueil. Se positionner sur la barre de recherche de l’écran d’accueil et saisir le mnémonique YECRSAISou YECRVALI.
Cliquer sur OK
Dans mon exemple l’écran YECRVALIs’ouvre
Etape 1 : saisie de l’écriture de reprise Entête d’écriture :
- Les données à renseigner par l’utilisateur sont:
• Journal : TCAIS
• Type de pièce : BE
• Date comptable : 01/01/N
• Libellé : saisie libre
Une fois l’entête saisie enregistrer avec la disquette 1
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Ligne d’écriture sur la partie basse de l’écran :
• Mouvement 10 : renseigner le compte 890000 et le montant en crédit
• Mouvement 20 : doit rester vide car le PGI créée une nouvelle écriture d’équilibrage après la validation de l’écriture saisie puisque le journal TCAIS est en équilibrage automatique
Enregistrer la saisie via la disquette
Etape 2 : validation de l’écriture de reprise Pour valider l’écriture cliquer sur la flèche afin d’accéder au bouton «Validation »
Cliquer sur le bouton « Validation »
Après sa validation l’écriture se présente comme suit : 6
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8 7
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Constatez l’équilibrage avec le compte 531000 Se positionner au niveau de l’entête et cliquer sur détails.
Cliquer sur Informations et constater que le compte est bien renseigné.
L’écriture d’équilibrage générée automatiquement par le PGI est la suivante : 9
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Se positionner sur le module COMPTABILITE , cliquer sur le bouton « Modalités spécifiques » et cliquer sur « Saisie / édition du PV de caisse ».
L’écran GMCAI s’ouvre
Le montant attendu dans l’écran de saisie d’inventaire de caisse est le suivant :
Ce montant attendu prendra en compte aussi les mouvements de saisie des encaissements et paiement en espèce depuis le 01/01/N jusqu’à le jour de la validation du PV de caisse.
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Contrôle par l’édition de la balance comptable
L’édition de la balance comptable permettra à l’agent comptable de contrôler les soldes des comptes de trésoreries Se connecter à Op@leavec le profil d’agent comptable
Sur l’écran d’accueil aller sur le module COMPTABILITE, puis sur «Restitution » et cliquer sur le bouton « Restitutions comptabilités »
Le tableau de bord des restitutions et consultations YMENCTCE s’affiche Cliquer sur « Edition de la balance comptable »
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
L’écran EBLC « Edition de la balance comptable» s’affiche.
Au niveau de la fourchette des comptes, saisir le compte 511200 sur le premier champ et 58500 sur le second champ et cocher « Seuls les comptes mouvementés sur la période 01/N.
Lancer le traitement
Pour consulter la balance comptable sur l’écran des travaux, cliquer sur la cloche puis sur «Consulter tous mes travaux ».
Vérifier que l’état est bien sur «T» pour Terminé et que le traitement n’est pas tombé en erreur. Cliquer sur le fichier résultat.
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Cliquez sur « Classe 5 » ou déroulez la page.
On retrouve les comptes de trésoreries. Constatez que votre balance de sortie correspond à votre balance d’entrée.
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Fiche 40 : Reprise détaillée des comptes de trésorerie
Cas d’erreur
Cas 1: Cas d’une modification de l’entête après sa validation avec la disquette
Il est possible de modifier les informations dans les champs saisissables comme le Libellé par exemple.
Une fois les informations apportées vous pourrez enregistrer avec la disquette.
Un pop-up s’affichera. Cliquez en ensuite sur «Valider les modifications »
Si l’écriture a été validée avec le bouton «Validation» il ne sera plus possible de modifier l’entête.
Cas 2: Saisie d’un mauvais compte comptable
Dans le cas où vous saisissez un mauvais compte comptable, lors de la validation avec la disquette un message bloquant apparaît.
Cliquez sur « OK» et modifiez le compte ou supprimez la ligne à l’aide la poubelle pour refaire une saisie.
Cas 3: constater une erreur d’écriture après sa validation
Dans Qualiac il n’est pas possible de supprimer une écriture déjà validée. Dans ce cas vous devez réaliser une extourne de cette écriture.
