Étude d'opportunité de
migration vers OpenOffice.org
Le 3 février 2006, page 2
Introduction
StarXpert est une société de services
spécialisée dans la mise en œuvre du poste de travail OpenSource
Présentation de l'étude qui a permis à Bayard Presse de prendre une décision
concernant la migration vers OpenOffice.org
avec tous les éléments en main
Le 23 janvier 2006, page 3
Présentation Bayard Presse
Un groupe de presse, d’édition et de multimédia leader sur 3 marchés : la presse jeunesse, la presse religieuse et la presse senior
6ème groupe français de presse par la diffusion
Présent dans 17 pays (et en Afrique francophone), avec plus de 150 magazines
36 millions de lecteurs dans le monde dont 5 millions d’abonnés 8 millions de livres vendus dans le monde
Éditeur de sites Internet en France et à l’international Chiffre d’affaires 2004 : 427 millions d’euros
2 500 salariés dans le monde et 3 300 pigistes
Derniers lancements :
Muze, Filoteo, Eurêka (France)
Plus Puzzel (Hollande), Popi (Finlande), Petit Ours Brun (Pologne)
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Contexte poste de travail Bayard Presse
Au siège : 1150 postes dont 250 sur Mac PC sous W2000 et XP
Mac en cours de migration vers OSX
L’existant : 727 000 documents répartis en Word (58%), Excel (40%) et Powerpoint (2%)
Quelques particularités
La réception de documents extérieurs (pigistes)
L’attachement fort des utilisateurs à la mise en forme des documents dans un contexte de Presse
Une utilisation poussée d’Excel par la Finance
Le 23 janvier 2006, page 5
Plan stratégique de l'étude bureautique
Pourquoi une étude?
Bayard n’est pas engagée dans le programme Software Assurance de Microsoft et doit donc réinvestir à terme dans ses outils
L’environnement Apple subit une profonde mutation technologique L’utilisation de nos outils bureautiques était mal connue
Comment ?
Bayard a ressenti le besoin de trouver un appui extérieur :
Connaissance superficielle par Bayard des alternatives Open Source à MS Office
Volonté de bénéficier de l’expérience déjà acquise par d’autres Mission ciblée sous forme d’une étude d’opportunité technique, financière et organisationnelle.
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Plan stratégique de l'étude bureautique
Pourquoi le choix de StarXpert ?
Une approche convaincante, autant basée sur la conduite du changement que sur la technique
Une très bonne connaissance des perspectives du monde Open Source, au-delà des lieux communs
Périmètre
Pas de restriction a priori :
La totalité de la base installée du siège de Bayard, PC et Mac confondus
La totalité des types d’utilisation de la bureautique
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Le projet proposé
Analyse de faisabilité d'une migration
bureautique vers OpenOffice.org, tenant compte des impacts
financiers techniques humains
organisationnels
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Objectif du projet
Analyser les risques liés à la migration
Techniques :
présences de macros, d'interfaces applicatives
Organisationnels :
reprise du fond documentaire,
modèle de diffusion de document, critère de choix des utilisateurs
Humains :
accompagnement du changement
Anticiper les difficultés
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Démarche
Étude de
l'existant Scénario de Décision
migration Conduite du
changement
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Étude de l'existant
Étude de
l'existant Scénario de Décision
migration Conduite du
changement
Contexte utilisateur
Groupes homogènes, usages, flux internes et externes (pigistes...), contexte de travail (disponibilité ...)
Contexte documents
Proportion de documents vivants, relevé des modèles Moyens de support utilisateurs
Communication, formation, support Contexte technique
Matériels, moyens d'administration,
détection des macros, relevé des interfaces applicatives
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Relevés établis
TSI DFJ enf_jeu_fam DRH LACROIX DCM FABRICATION C_ET_R SENIOR BEJ AUDIT pelerin CDV
0 5 000 10 000 15 000 20 000 25 000 30 000 35 000 40 000 45 000 50 000 55 000 60 000 65 000 70 000 75 000 80 000 85 000 90 000 95 000 100 000 105 000 110 000
Nombre de lignes de macros par service
Lignes Lignes uniques
6,29%
6,94%
12,65%
74,12%
Ancienneté des fichiers
de moins de
3 mois entre 3 mois
et 6 mois entre 6 mois et 1 an de plus d'un
an
Le 3 février 2006, page 12
Conduite du changement
Étude de
l'existant Scénario de Décision
migration Conduite du
changement
Support
Utilisation, conversion, collaboration avec utilisateurs MS Office Fiches pratiques
Formation Utilisation :
Sessions de base génériques pour tous, ensuite ateliers thématiques courts
Communication
Échanges avec les utilisateurs, communication vers les différents acteurs influents / prescripteurs
Motivation
Parfaire l'environnement bureautique, CD personnel
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Conduite du changement
Étude de
l'existant Scénario de Décision
migration Conduite du
changement
Documents
Ne reprendre que les documents vivants récents Diffuser au format PDF
Établir une charte bureautique Impacts techniques
Matériels, macros, interfaces applicatives Répartition des suites bureautiques
Certains peuvent garder MS Office : macros, "bases de données" Excel
Planning, étapes
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Bilan
OpenOffice.org répond au besoin en terme fonctionnel
Points négatifs Points positifs Quelques progiciels interfacés
avec MS Office Usage bureautique assez standard
Quelques usages avancés de
MS Office Peu de macros
Certaines utilisations d'Access par des utilisateurs Excel
avancés
Relais techniques de proximité
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Bilan financier
An 1 An 2 An 3 An 4 An 5 An 6 An 7 An 8
Evolution des coûts
coût MS Office coût
OpenOffice.org
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Décision
Bayard a fait le choix d’OpenOffice; choix motivé par :
Une réponse satisfaisante en terme fonctionnel, moyennant un travail soigné de paramétrage
Un coût très nettement en faveur d’OO (facteur 2)
Modalités
Dans un premier temps, Bayard a lancé la
migration du parc bureautique Mac (urgence de la migration vers la plate-forme OSX)
Le parc PC sera migré ensuite (2007)
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Conclusion
Un contexte Bayard intéressant
Taille de l'entreprise
Usage bureautique assez standard Diversité des métiers
Parc mixte Mac OSX / Windows Domaine de la Presse
Une démarche complète d'étude est nécessaire pour :
prendre la mesure du projet
prendre une décision en connaissance de cause
