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Découverte du Tableur avec OpenOffice Calc
1- Définition
2- Présentation du logiciel 3- Enregistrer une feuille de calcul 4- Modifier la taille des lignes et colonnes 5- Écrire dans une cellule et mettre en forme
6- Fusionner des cellules 7- Réaliser des calculs 8- Insérer un diagramme 9- Trier et filtrer des données
10- Imprimer une feuille
1- Définition
Un tableur est un logiciel informatique permettant de stocker des informations dans une feuille de calcul.
La feuille de calcul enregistre des données dans des lignes et colonnes, ce qui se présente plus sous la forme de tableaux ou vous pourrez effectuer différents types de documents: calendrier, faire ses comptes, ou même ajouter des graphiques.
OpenOffice est une suite de logiciels qui propose de faire du traitement de texte (OpenOffice Writer), des diaporamas (OpenOffice Impress) et bien sûr des feuilles de calculs (OpenOffice Calc).
OpenOffice Calc est donc le logiciel que nous allons utiliser pour réaliser des tableaux de données.
2- Présentation du logiciel
Pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul, vous avez deux possibilités:
-> Sur le bureau, double-cliquer sur l'icône OpenOffice.org et ensuite cliquer sur Classeur.
-> Cliquer sur le menu Démarrer, puis sur
Tous les programmes -> OpenOffice.org -> OpenOffice Calc Voici un aperçu de votre fenêtre:1
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1) La barre des titres
Elle affiche le titre du document, le nom du logiciel et les cases réduire, agrandir, fermer.
2) La barre des menus
Elle permet d'accéder à toutes les fonctions du logiciel:
- Fichier : Ouvrir, Enregistrer ou Imprimer un document - Édition : Copier, Coller
- Affichage : Afficher les différentes barres d'outils
- Insertion : Insérer de nouvelles lignes, colonnes, cellules, images ou graphiques - Format : Mise en forme des cellules
- Outils : Modifier les options du logiciel - Données : Trier et filtrer les données - Fenêtre : Changer de feuille de calcul - Aide : Accéder à l'aide du logiciel 3) La barre des outils
Elles affichent des raccourcis des fonctions que l'on trouve dans la barres des menus 4) La feuille de saisie
C'est ici que tout se passe, que l'on va entrer les données dans les cellules (rectangles).
3- Enregistrer une feuille de calcul
A chaque nouveau document que vous éditerez, celui-ci n'aura pas de titre, pour l'instant il se nomme "sans nom 1". Il faut donc l'enregistrer, que ce soit une feuille de calcul, un document texte, etc...
Pour se faire, il faut aller dans le menu "Fichier" -> "Enregistrer sous"
En fait, il y a deux possibilités "Enregistrer" et "Enregistrer sous".
Quand vous ouvrez un nouveau document, la première fois il faut indiquer l'endroit où vous allez le stocker et lui donner un nom. Pour cela il faut donc utiliser la commande "Enregistrer sous".
Ensuite quand vous modifierez votre document, il faudra juste utiliser la commande "Enregistrer".
Voici comment se présente la fenêtre "Enregistrer sous"
Une fois le nom du fichier saisi, cliquez sur "Enregistrer".
Pour vérifier si cela a bien été fait, regardez dans la barre des titres, le nom a du changé.
4- Modifier la taille des lignes et colonnes
Désormais, vous êtes prêt à travailler sur votre tableau.
Selon ce que nous écrirons dans les cellules, cela pourrait dépasser la taille initiale de la colonne.
Pour se faire placer votre souris entre 2 colonnes et faites un cliquer-glisser vers la droite pour l'augmenter. Ce sera la même manipulation pour les lignes en cliquant-glissant vers le bas.
Vous pouvez aussi choisir d'adapter la colonne au texte le plus long d'une cellule:
Dans la barre des menus, Format -> Colonne -> Largeur optimale
Vous pouvez ajouter de l'espace entre la fin de texte et la bordure de la cellule pour plus de clarté.
Faites de même pour les lignes.
!! Astuce : Pour agrandir ou réduire plusieurs colonnes ou lignes à la même taille, les sélectionner en maintenant la touche CTRL et en cliquant sur les lettres ou chiffres. Ensuite modifier la taille d'une des colonnes ou lignes, les autres seront également redimensionnées.
Si vous souhaitez ajouter une ligne ou une colonne entre 2 autres, pour cela il faudra cliquer droit sur la 2ème ligne ou colonne (ex: insérer entre la ligne 1 et 2, cliquez droit sur 2).
Ensuite choisissez "Insérer une ligne" ou "Insérer une colonne".
Emplacement où nous choisissons d'enregistrer
le document
Choix de l'emplacement
Nom du fichier
Fenêtre qui affiche le contenu du dossier choisi
Ici "Mes documents"
5- Écrire dans une cellule et mettre en forme
Pour écrire dans une cellule, rien de plus simple cliquez dans la cellule voulu et entrez votre texte.
!! Petite astuce pour les jours de la semaine et pour faire une suite de nombres:
Entrez le premier jour de la semaine dans une cellule puis avec la souris cliquez sur le carré noir en bas à droite de la cellule et en restant cliquer déplacez vers la droite ou vers le bas pour ajouter automatiquement les autres jours dans les cellules.
Pour les nombres, c'est à peu près la même chose sauf qu'il faut entrer 2 chiffres dans les 2 premières cellules, puis sélectionnez les 2 cellules et appliquez la même méthode que pour les jours de la semaine.
Vous pouvez aussi effectuer des suites: par exemple inscrivez 2 dans une cellule puis 4 dans l'autre, les autres cellules seront remplis de 2 en 2: 6,8,10,12,etc...
Pour mettre en forme une ou des cellules, sélectionnez les au préalable.
Ensuite, allez dans Format -> Cellules:
Onglets
Les onglets sont comme les chapitres d'un livre. Dans chaque onglet, vous pourrez modifier telle ou telle chose sur la cellule. Nous allons les voir un par un.
- Nombre : Si vous entrez un chiffre dans une cellule, vous pourrez indiquer de quelle type de chiffre il s'agit, si cela correspond à une heure par exemple, une date, une monnaie, etc...
- Police : vous pourrez choisir le style d'écriture de votre texte et sa taille
- Effets de caractères : Couleur de police, relief, surlignage (A noter que dans chaque onglet, vous avez un aperçu de ce que vous choisissez de modifier)
- Alignement : Vous voulez que votre texte soit aligné au milieu de la cellule, c'est ici que ça se passe.
- Bordure : Entourez votre contour de cellule de couleur ou de bordures plus ou moins épaisses - Arrière plan : Pour ajouter une couleur en fond de cellule
- Protection : Très peu utilisé, je n'en parlerais pas dans ce support
Vous pouvez tout modifier sur une cellule en une seule fois en allant dans chaque onglet. Quand vous fermez la fenêtre "Formatage des cellules" et que vous la rouvrez, vous reviendrez sur le dernier onglet consulté.
6- Fusionner des cellules
La fusion de cellules permet d'agrandir le contenu d'une cellule sans modifier les autres.
Pour cela, sélectionnez en plusieurs puis allez dans Format -> Fusionner les cellules ou cliquez sur dans la barre d'outils.
Voilà ce que vous obtiendrez:
7- Réaliser des calculs
L'intérêt du tableur est également de pouvoir effectuer des calculs.
Ceux-ci sont réalisés grâce à des formules qu'il faudra entrer dans une cellule.
Prenons l'exemple de dépenses réalisées dans un mois et que nous souhaitons avoir le total de ces dépenses.
Pour se faire, dans un premier temps il faudra entrer les valeurs dans une colonne et dans chaque cellule.
Ensuite dans la dernière cellule qui va nous permettre de calculer le total des dépenses, nous allons utiliser la formule SOMME.
Chaque formule commence par "=" puis le nom de la fonction, ici SOMME et enfin il faut sélectionner les cellules concernées dans le total.
Fusion de 3 cellules
Dans le cas ci-dessus nous avons entré les données dans la colonne D et dans les cellules 3 à 9 dans la cellule D10, la formule pour calculer la somme totale des dépenses est:
"= SOMME (D3:D9)"
Il existe bien d'autres formules pour réaliser tous types de calculs:
PRODUIT, MOYENNE, MAX sont les plus utilisées.
! A noter : il est possible de réaliser des calculs simples à condition que ceux-ci soient précédés de "=".
Exemple : "=1+1" donnera "2" dans une cellule mais "1+1" restera "1+1"
Aussi vous pouvez l'opération de 2 cellules :
Exemple : Dans A1 sera noté 2 et A2, 3 alors dans A3 vous pouvez noté «=A1+A2», ce qui donnera 5.
8. Insérer un diagramme
Comme nous l'avons vu initialement, le tableur peut avoir plusieurs fonctions : réaliser un calendrier, tenir ses comptes et même faire une étude qui apparaîtra dans un graphique (ou diagramme).
1ère étape:
Réaliser le tableau de données qui permettra de les mettre en forme dans un diagramme.
Par exemple vous souhaitez avoir un histogramme du nombre d'habitants de différentes communes.
On entre les valeurs dans les cellules:
Nom de la cellule
Cellule sélectionnée
Formule détaillée
2ème étape:
Il faut sélectionner l'ensemble des valeurs qui vont apparaître dans le diagramme. Pour cela, dans notre exemple, cliquez sur "Communes"et glissez jusqu'à "786".
Puis, cliquez dans la barre des menus sur Insertion -> Diagramme
Un graphique devrait montrer son bout de nez ainsi que la fenêtre "Assistant de diagramme"
- 1. Type du diagramme : Vous pourrez choisir la forme qu'il aura avec un effet 3D si vous le désirez.
- 2. Plage de données : Cela affiche les données que vous avez sélectionnez, si vous avez fait une
mauvaise manipulation, cliquez sur pour resélectionnez les cellules.
- 3. Séries de données : On retrouve un récapitulatif des données qui établissent le diagramme.
Notez que les cellules sont marquées sous la forme $A$2 pour indiquer de quelle colonne et quelle ligne il s'agit.
- 4. Éléments du diagramme : C'est ici que vous pourrez choisir un titre pour votre diagramme, si vous affichez la légende et la place où elle se situera et donner un nom à l'axe des abscisses et des ordonnées. Tout ça étant facultatif.
Avant de valider à l'aide du bouton "Terminer", vous pouvez vérifier les choix que vous avez faits avec "Précédent" et "Suivant".
Dans l'exemple ci-dessous, j'ai choisi de ne pas afficher la légende et de donner un titre.
Vous pouvez double-cliquez sur une des barres (ou quartier si vous on avez pris le type de diagramme camembert) pour afficher ses propriétés et modifier la couleur par exemple.
Si vous souhaitez apporter des modifications, comme changer le type de diagramme, changer le titre, afficher la légende, il faut double-cliquer sur le diagramme (des points noirs doivent l'entourer), ensuite cliquez droit dedans un menu contextuel apparaîtra avec la liste des choix possibles.
9- Trier et filtrer des données
Plus un tableau contient de données, plus il est difficile de le lire où de choisir une valeur précise.
Il est donc possible de trier le tableau par ordre alphabétique ou par ordre décroissant.
Comme à l'accoutumé, nous allons sélectionnées les cellules mais pour le tri autant sélectionner les colonnes concernées.
!! ATTENTION !! Si les valeurs d'une colonne sont en rapport avec une autre (comme dans notre exemple précédent pour le diagramme), il faut toutes les sélectionner sinon les valeurs seront dans le désordre. En effet, la première sera dans un ordre (croissant ou décroissant) mais pas dans la deuxième.
Une fois la sélection faite allez dans Données -> Trier
Ainsi, vous pourrez choisir selon quelle colonne vous trierez vos données et dans quel ordre.
Pour ajouter un filtre, allez dans Données -> Filtre
- Auto-filtre : Ajoute des flèches dans les 1ères cellules de chaque colonne. Celles-ci vous permettront de choisir une valeur précise et d'afficher toute la ligne du tableau.
- Filtre Standard : Vous permet d'établir un critère qui filtrera les données concernées. Par exemple, NBRE HABITANTS < 1000.
- Filtre Spécial : Peu utilisé
Si vous souhaitez annuler un filtre retournez dans Données -> Filtre puis "Supprimer le filtre"
10- Imprimer une feuille
L'impression d'une feuille de calcul est assez délicate selon sa taille et ce que l'on souhaite imprimer.
Pour se faire, il faut au préalable sélectionner l'ensemble des cellules voulues.
Ensuite, allez dans Format -> Zone d'impression -> Définir
Allez dans Fichier -> Aperçu pour voir le résultat de ce que vous imprimerez. Si l'orientation ne vous plaît guère, toujours dans l'aperçu, allez dans Format -> Page.
Allez dans l'onglet Page, puis choisissez l'orientation Paysage ou Portrait.
Une fois que vous avez obtenu ce que vous voulez, il vous reste à imprimer votre feuille.
Fichier -> Imprimer.
