MANUEL DE PROCÉDURES RÉACTUALISÉ : POUR LA GESTION EFFICACE DES RESSOURCES HUMAINES DE L’ÉTAT

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MINISTÈRE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DU TRAVAIL ET DES LOIS SOCIALES

MANUEL DE PROCÉDURES RÉACTUALISÉ :

POUR LA GESTION EFFICACE DES RESSOURCES HUMAINES

DE L’ÉTAT

Version Avril 2007

DIRECTION GÉNÉRALE DE LA REFORME DE LA FONCTION PUBLIQUE Direction des Ressources Humaines de l’État

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INTRODUCTION

Le présent manuel de procédures vise à la simplification et la clarification des procédures administratives des dossiers des agents de l’Etat.

En conformité avec les grands principes généraux pérennes transversaux dans l’Administration, à savoir la légalité, la conformité à la Loi, l’égalité et l’impersonnalité, la célérité et la transparence, ce manuel de procédures n’a comme ambition que de :

faire connaître aux usagers leurs droits et obligations,

renforcer la capacité de tous les agents de l’Etat impliqués dans le processus de traitement des dossiers sur la gestion des ressources humaines,

diminuer le temps de traitement des dossiers et d’augmenter ainsi la satisfaction des usagers ; assurer la transparence des procédures de traitement et de lutter efficacement contre la corruption.

En vue de faciliter la lecture et la compréhension, il est assorti des notes explicatives sous forme d’encadrés et de canevas d’actes insérés en annexe.

Au demeurant, il s’agit d’un document qui sert de guide pour les différents responsables et agents de l’Etat, régis par la Loi n° 2003-011 du 03 septembre 2003 portant statut général des fonctionnaires et ceux régis par la Loi n° 94-025 du 17 novembre 1994 portant statut général des agents non encadrés de l’Etat.

La présente version de manuel de procédures s’est largement inspirée de l’ancien manuel du 31 janvier 2005. La réactualisation a été faite sur la base de différentes démarches de concertation dans le cadre de la réforme de la Fonction Publique :

- l’atelier interministériel et interinstitutionnel de « recadrage de la Gestion des Ressources Humaines de l’Etat : un défi à relever », qui s’est tenu à Antsirabe du 18 au 20 mai 2006 ;

- la concertation des Secrétaires Généraux, à l’Hôtel Panorama au mois de Juin 2006 validant les résolutions issues de l’atelier d’Antsirabe sus-cité ;

- l’atelier de validation technique, ayant vu la participation des responsables des Ressources Humaines des Ministères et Institutions et des membres du Conseil Supérieur de la Fonction Publique, tenu à Ambatoroka les 25 et 26 Septembre 2006.

Ce document, aboutissement des différentes résolutions issues de ces démarches, a pour ambition de : - établir un traitement équitable des agents de l’Etat. C'est-à-dire que le présent document est conçu pour être à la portée de tous (usagers et agents traiteurs) de manière à élargir leurs visions en matière de gestion de carrière.

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Page 2 - instaurer une certaine transparence dans la gestion des carrières des agents de l’Etat depuis le début jusqu’à la fin. En effet, tenir les agents au courant de ses droits et obligations constitue un des atouts de ce manuel de procédure.

- accélérer le processus de traitement des dossiers. A cet effet, le manuel vise à réduire le temps de latence entre l’entrée et la sortie des dossiers au niveau des entités concernées. Ainsi, le respect du délai de 72 heures par entité et la mise en place d’un guichet unique au niveau du Ministère Chargé de la Fonction Publique (encore en cours) vont dans ce sens.

Par ailleurs, ce manuel de procédure réactualisé met l’accent sur la répartition des tâches entre les entités (parties prenantes), notamment en ce qui concerne la gestion des carrières des agents. La délégation de pouvoir au niveau des collectivités décentralisés et /ou département ministériel facilite davantage le processus de traitement des dossiers.

La forme de présentation adoptée vise surtout à faciliter la lecture et la perception par tous les usagers du présent document. En effet, la mise en exergue des différents acteurs dans la procédure permet de clarifier les démarches à suivre et le rôle à jouer par chacun.

La classification des procédures selon le statut (Agents non encadrés et Fonctionnaires) et situation (début de carrière, en cours de carrière, fin de carrière) facilite la recherche dans le document.

L’insertion des annexes favorise l’uniformisation au niveau du traitement des dossiers. Les canevas d’acte servent de modèle à suivre pour les agents traiteurs.

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GUIDE D’UTILISATION

L’utilisation de ce document est simple :

- En premier lieu, il est primordial de déterminer le statut de l’agent concerné : s’agit-il d’un fonctionnaire ou d’un agent non encadré.

-Ensuite, on doit cadrer la vie professionnelle de l’agent suivant une chronologie bien définie : l’agent est-il au début de sa carrière, en cours de carrière ou en fin de carrière.

- l’on doit après voir le titre et la référence correspondants à la procédure dans le sommaire.

- pour certains actes, des canevas d’acte sont disponibles dans la partie Annexe qui facilitera davantage son établissement.

- la partie glossaire et abréviations sert à donner une explication simplifiée aux termes techniques courants et la signification des abréviations usuelles.

Pour des informations complémentaires, notamment sur le texte de base et les textes réglementaires régissant la procédure, la partie « réglementation » dans la zone de note a été consacrée à cet effet. Les textes précités ont pour utilité d’aider les usagers à prendre connaissance des textes en vigueur et de s’y conformer.

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SOMMAIRE

INTRODUCTION...1

GUIDE D’UTILISATION ...3

PARTIE I : LES PROCEDURES APPLIQUEES POUR LA GESTION DES AGENTS NON ENCADRES DE L’ETAT...6

Procédure n°FOP-01 : Recrutement E.F.A et E.S ...7

Procédure n°FOP-02 : Etablissement de Décision d'engagement des agents E.L.D. et ECD...10

Procédure n°FOP-03 : Régime de congés pour les ANE ...13

Procédure n°FOP-04 : Rappel d'ancienneté pour service militaire pour les agents EFA et ELD ...16

Procédure n°FOP-05 : Envoi en stage et voyage d'études pour E.F.A-E.S.-E.L.D.-E.C.D ...18

Procédure n°FOP-06 : Renouvellement de contrat de travail (E.F.A.-E.S) ...21

Procédure n°FOP-07 : Révision du contrat de travail (E.F.A. et E.S.) ...24

Procédure n°FOP-08 : Etablissement de Décision de majoration de salaire des agents E.L.D...27

Procédure n°FOP-09 : Reclassement des agents E.L.D/E.C.D ...29

Procédure n°FOP-10 : Intégration des agents non encadrés de l'Etat ...32

Procédure n°FOP-11 : Résiliation de contrat de travail (E.F.A et E.S) ...35

Procédure n°FOP-12 : Licenciement des agents E.L.D ...38

Procédure n°FOP-13 : Démission des agents ELD...40

Attribution de rente d’accident de travail pour les ELD et EFA ...43

PARTIE II : LES PROCEDURES APPLIQUEES POUR LA GESTION DU DEBUT ET EN COURS DE CARRIERE DU PERSONNEL EN SERVICE ...45

Procédure n°FOP-14 : Equivalence administrative des diplômes ...46

Procédure n°FOP-15 : Nomination après concours direct ...49

Procédure n°FOP-15 bis : Nomination après concours professionnel ...51

Procédure n°FOP-16 : Nomination sur titre ...54

Procédure n°FOP-17 : Titularisation...57

Procédure n°FOP-18 : Avancement d'échelon ...60

Procédure n°FOP-19 : Avancement de classe ...63

Procédure n°FOP-20 : Reclassement indiciaire...66

Procédure n°FOP-21 : Congé annuel pour les fonctionnaires ...69

Procédure n°FOP-22 : Congé annuel cumulé pour les fonctionnaires...71

Procédure n°FOP-23 : Congé de longue durée pour les fonctionnaires...74

Procédure n°FOP-24 : Congé de cure thermale pour les fonctionnaires...77

Procédure n°FOP-25 : Congé de maladie pour les fonctionnaires ...79

Procédure n°FOP-26 : Congé de fin de séjour à l'étranger pour les fonctionnaires ...82

Procédure n°FOP-27 : Congés spéciaux pour les fonctionnaires ...84

Procédure n°FOP-28 : Indemnité compensatrice de congé non pris ...86

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PARTIE III : LES DISPOSITIONS A PRENDRE POUR LES AUTRES SITUATIONS

PARTICULIERES ...89

Procédure n°FOP-29 : Mise en position de stage de spécialisation, de perfectionnement, de voyage d'études et d'information à l'étranger...90

Procédure n°FOP-30 : Bonification pour stage de perfectionnement ou de spécialisations effectués à l'étranger ...93

Procédure n°FOP-31 : Bonification d'ancienneté aux personnels de la santé publique...96

Procédure n°FOP-32 : Rappel d'ancienneté pour services militaires pour les fonctionnaires ...98

Procédure n°FOP-33 : Récompenses pour services exceptionnels rendus à l’Etat ...101

Procédure n°FOP-34 : Autorisation de sortie à l'extérieur ...104

Procédure n°FOP-35 : Affectation ou mutation interministérielle ...107

Procédure n°FOP-36 : Position sous les drapeaux...110

Procédure n°FOP-37 : Position Hors-cadre...112

Procédure n°FOP-38 : Réintégration après position hors-cadre...115

Procédure n°FOP-39 : Détachement ...118

Procédure n°FOP-40 : Fin du détachement ...121

Procédure n°FOP-41 : Mise en position de disponibilité ...124

Procédure n°FOP-42 : Réintégration après disponibilité ...127

Procédure n°FOP-43 : Renouvellement de disponibilité ...130

PARTIE IV : LES PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ...132

EN FIN DE CARRIERE...132

Procédure n°FOP-44 : Honorariat de grade...133

Procédure n°FOP-45 : Démission d'un fonctionnaire ...134

Procédure n°FOP-46 : Dossiers médicaux de réforme des fonctionnaires reconnus inaptes définitivement à reprendre le service ...136

Procédure n°FOP-47 : Dossiers médicaux des fonctionnaires décédés en activité à soumettre à la Commission de Réforme ...137

Procédure n°FOP-48 : Retraite pour limite d'âge ...139

Procédure n°FOP -49 : Mise à la retraite d'office pour raison de santé ...142

Procédure n° FOP-50 : Retraite anticipée ...145

Procédure n°FOP-51 : Constatation, instruction et jugement des fautes disciplinaires des fonctionnaires...148

Procédure n°FOP-52 : Validation des Services Auxiliaires ...153

LES PRINCIPAUX POINTS DE CONTROLE ...155

LES MOYENS DE RECOURS ...159

CONCLUSION ...162

GLOSSAIRE ...163

LISTE DES ABREVIATIONS ...165

ANNEXES ...167

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PARTIE I : LES PROCEDURES APPLIQUEES POUR LA GESTION DES

AGENTS NON ENCADRES DE L’ETAT

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Page 7 Procédure n°FOP-01

Recrutement E.F.A et E.S

Entités Intervenants

Attributions

Produits

Ministère Employeur

Intéressé

Administration

Service personnel

Direction des ressources humaines

Constitution des dossiers

Délivrance des pièces (dossiers) nécessaires

Vérification de la validité des pièces Préparation B.E pour visa financier

Signature B.E pour transmission visa financier ;

Paraphe

Pièces à fournir :

- Demande d'emploi du candidat;

- Acte de naissance;

- Casier judiciaire;

- Copie certifiée conforme du diplôme ou titre ;

- Arrêté portant équivalence administrative du diplôme ou titre - Certificat de position militaire vis-à-vis du service national ; - Certificats Médicaux (modèle 57 et 58).

- Procès-verbal de sélection Offre d'emploi;

- Note de présentation (Modèle A) - Situation des effectifs budgétaires devant supporter la solde

-Projet de contrat préalablement signé par le postulant.

B.E établi

B.E signé Dossier paraphé

Services financiers

MEFB

Vérification de la validité des indications portées sur le projet, de la validité des pièces produites et du respect des conditions prévues par la règlementation

Visas

Transmission au CDE

Projet de contrat comportant le numéro et la date du visa du MEFB.

Contrôle financier

CDE

Visas

Transmission au Ministère concerné

Projet de contrat comportant le numéro et la date du visa du CDE.

Réception du dossier

Instructions sur le traitement

Note d’instruction de traitement du dossier établie

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Entités Intervenants

Attributions

Produits

Ministre

Intéressé

Vérification des visas financiers et Préparation de la présentation du projet de contrat pour signature.

Signature

Vérification de la signature Saisie des ampliations

Présentation pour signature DRH

Signature des ampliations Notification de l’intéressé Classement ampliation pour archive

Envoi copie au MFPTLS (DRHE)

Projet présenté dans un parapheur

Projet de contrat signé

Ampliations établies

Ampliations signées

Acte de finalisation : Original du Contrat numéroté et signé

Délai de traitement :

30 jours ouvrables

Réglementation Textes de base

— Loi 2003-011 du 03 Septembre 2003 portant Statut Général des Fonctionnaires (J.O. N°2858 du 15 Septembre 2003).

— Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 relative au Statut Général des Agents non Encadrés de l'Etat (J.O. N°

2337 du 04 Décembre 1995) ;

— Loi N° 61-026 du 09 Octobre 1961 sur la répression disciplinaire des malversations (JO du N° 189 du 14 Octobre 1961);

— Loi N° 66-019 du 05 Juillet 1966 relative aux rappel et majoration pour services militaires accomplis (J.O. N' 487 du 16 Juillet 1966);

— Loi N° 94-029 du 25 Août 1995 portant Code de Travail Textes d'application

— Décret N° 64-213, 64-214 du 27 Mai 1964 régissant les agents non Encadrés de l’Etat (J.O. N° 357 du 30 Mai 1964 Edition Spéciale)

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— Décret N° 67-083 du 24 Février 1967 abrogeant certaines dispositions du Décret N° 64-214 du 27 mai 1964 fixant les conditions et les modalités de recrutement, de l'engagement et du licenciement et les rémunérations et avantages divers des agents soumis à la réglementation générale du travail et occupant des emplois de longue durée dans les services des collectivités et organismes publics

— Décret 79- 364 du 22 Décembre 1979 fixant les nouvelles grilles indiciaires (J.O. N" 1349 du 19 Janvier 1980);

— Décret N° 89-210 du 18 Juillet 1989 fixant le régime de congé de maternité (J.O. N° 1957 du 25 Septembre 1989);

— Décret N° 96-745 du 21 Août 1996 portant classement hiérarchique des corps des fonctionnaires (J.O. N° 2393 du 21 Octobre 1996);

— Décret N°73-130 du 18 Mai 1973 fixant les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel aux Ministres et Chefs de Province ;

— Décret N° 2002-1194 du 7 Octobre 2002 abrogeant et remplaçant le Décret N°96-209 du 12 Mars 1996 modifiant certaines dispositions du Décret N° 73-130 du 18 Mai 1973 (J.O. N° 914 du 09 Juin 1973), fixant les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel aux Ministres et Chefs de Province ;

— Décret N° 2004-812 du 24 août 2004 abrogeant le Décret N° 60-124 du 1er Juin 1960 fixant le régime des congés permissions et autorisation d'absence des fonctionnaires de cadres de l'Etat (J.O. N° 103 du 1l Juin 60);

— Décret N° 61-642 du 29 Novembre 1961 portant création et règlement de la Caisse de Prévoyance et de Retraite des Agents non fonctionnaires (J.O. N° 198 du 09 Décembre 1961)

Buts et principes généraux :

— Les emplois EFA ou ES sont les emplois normalement dévolus à des fonctionnaires, mais tenus par les contractuels vu l'insuffisance des effectifs de ces derniers. Les contrats accordés sont des contrats à durée déterminée ne pouvant excéder deux ans ;

— Le recrutement de contractuels ne peut être admis qu’en cas d'impossibilité de trouver un fonctionnaire pour tenir les emplois vacants ;

— Les E.S sont des emplois pour lesquels il n'existe pas de cadre de fonctionnaires pour les occuper et qui sont d'une qualification particulière au sein des établissements publics nationaux;

— Aussi, leur recrutement est-il, dans tous les cas, subordonné à l'accord du Ministère de la Fonction Publique, du Travail et des Lois Sociales qui doit confirmer cette impossibilité.

Conditions: Personnels Non Encadrés EFA, ES.

— Posséder la nationalité malgache et jouissant des droits civiques et être de bonne moralité;

— Se trouver en position régulière au regard de la Loi sur le Service National;

— Remplir les conditions physiques exigées par l'emploi et être reconnu indemne de toutes affections tuberculeuse, cancéreuse, nerveuse, lépreuse ou poliomyélitique;

— Etre âgé de dix-huit ans au moins;

— Proposé par les autorités ayant qualité pour procéder au recrutement.

Note :

Le projet de contrat est à envoyer :

- au Ministre employeur ou Chef d’institution ou Ministre chargé de la Fonction Publique «pour signature» s'il s'agit d'un contractuel de l'Etat;

- au Chef de la Collectivité Décentralisée ou de l'Etablissement Public dans les autres cas.

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Etablissement de Décision d'engagement des agents E.L.D. et ECD

Entités Intervenants Attributions Produits

Intéressé

Administration

Service personnel Direction des ressources humaines

Vérification de la validité des pièces

Préparation B.E pour visa financier

Signature B.E pour transmission visa financier ;

Paraphe

Pièces à fournir : - Demande du candidat;

- Acte de naissance;

- Casier judiciaire;

- Copie certifiée conforme du diplôme ou titre ;

- Arrêté portant équivalence administrative du diplôme ou titre - Certificat de position militaire vis-à-vis du service national ;

- Procès-verbal de sélection et offre d'emploi ;

- Note de présentation (modèle A) - Situation des effectifs

budgétaires devant supporter le solde du candidat ;

- Certificats médicaux (modèles 57 et 58).

B.E établi

Services financiers

MEFB Vérification de la validité des indications portées sur le projet, de la validité des pièces produites et du respect des conditions prévues par la règlementation

Visas

Projet de Décision comportant le numéro et la date du visa du MEFB

Contrôle financier

CDE Vérification de la validité des indications portées sur le projet, de la validité des pièces produites et du respect des conditions prévues par la règlementation

Visas

Projet de Décision comportant le numéro et la date du visa du CDE.

Emission des instructions de traitement

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Ministre

Intéressé

Vérification des visas financiers Préparation de la présentation du projet de Décision pour signature.

Signature

Projet de Décision d’engagement signé

Acte de finalisation : Décision d’engagement

Délai de traitement : 30 jours ouvrables

Réglementation

— Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 relative au Statut Général des Agents non Encadrés de l'Etat (J.O. N°

2337 du 04 Décembre 1995) ;

— Décret N° 64-214 du 27 mai 1964 fixant les conditions et les modalités de recrutement, de l'engagement et du licenciement et les rémunérations et avantages divers des agents soumis à la réglementation générale du travail et occupant des emplois de longue durée dans les services des collectivités et organismes publics (J.O. N° 357 du 30 mai 1964).

— Décret N° 67-083 du 24 Février 1967 abrogeant certaines dispositions du Décret N° 64-214 du 27 mai 1964 fixant les conditions et les modalités de recrutement, de l'engagement et du licenciement et les rémunérations et avantages divers des agents soumis à la réglementation générale du travail et occupant des emplois de longue durée dans les services des collectivités et organismes publics

Buts et principes généraux

— Les emplois réputés de longue durée (ELD) sont ceux qui considérés comme nécessaires au fonctionnement courant des services ;

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— Les emplois réputés de courte durée (ECD) sont ceux qui considérés comme non indispensables au fonctionnement courant des services, répondant à la nécessité momentanée, dans le cas notamment où les tâches des services excèdent provisoirement les capacités de leurs personnels encadrés.

Conditions générales de recrutement

— Mêmes conditions et procédures que les agents EFA et ES.

Note :

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Régime de congés pour les ANE

Entités Intervenants Attributions Produits

Ministère Employeur

Intéressé

Service personnel

Direction des ressources humaines

Constitution des dossiers

Vérification de la validité des pièces

Elaboration du projet de décision

Etablissement B.E de transmission

Signature B.E pour transmission visa financier ;

Paraphe

- Demande écrite faisant apparaître le lieu de jouissance des congés avec avis favorable du Chef hiérarchique;

- Etat de congé non pris;

- Dernière Décision

Projet de Décision établi B.E établi

Services financiers

MEFB Vérification de la validité des indications portées sur le projet, de la validité des pièces

produites et du respect des conditions prévues par la règlementation

Visas

Transmission au CDE

Contrôle financier

CDE Vérification de la validité des indications portées sur le projet, de la validité des pièces

produites et du respect des conditions prévues par la règlementation

Visas

Transmission au Ministère concerné

Ministère Employeur

Direction des ressources humaines

Réception du dossier

Instructions sur le traitement

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Page 14

Entités Intervenants Attributions Produits

Ministère Employeur

Service personnel

Ministre

Service personnel

Direction des

ressources humaines

Intéressé

Vérification des visas financiers Préparation de la présentation du projet de contrat pour signature.

Signature

Vérification,

Saisie des ampliations Présentation pour signature DRH

Signature des ampliations Notification de l’intéressé Classement ampliation pour archive

Envoi copie au MFPTLS (DRHE)

Projet de Décision signé

Acte de finalisation :

Décision de congé ou cumul de congé

Délai de traitement : 30 jours ouvrables

Réglementation

— Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 relative au Statut Général des Agents non Encadrés de l'Etat, Titre 9, Art 45, 47, 50 (J.O. N° 2337 du 04 Décembre 1994);

— Décret N° 2004 -812 du 24 Août 2004 fixant le régime de congés, des permissions et des autorisation d’absence des fonctionnaires ;

— Décret N° 73-130 du 18 Mai 1973 fixant les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel aux membres du Gouvernement et aux chefs de Province (J.O. N° 914 du 09 Juin 1973);

— Décret N°2002-1194 du 07 Octobre 2002 abrogeant et remplaçant le Décret N° 96-209 du 12 Mars 1996 modifiant certaines dispositions du Décret N° 73-130 du 18 Mai 1973 fixant les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel aux Membres du Gouvernement et aux Chefs de Province;

— Planning de congé (obligatoire).

Principes généraux

Les agents contractuels EFA, ES et des agents ELD peuvent prétendre des:

— congés annuels de 30 jours pour une année de service accompli;

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— congé de maladie sans pouvoir dépasser six mois;

— congés de cure thermale; avec accord du Conseil de Santé;

— congé de longue durée, sur décision du Conseil de Santé;

— congé de maternité fixé à trois mois pour le personnel féminin ;

— et cumul des congés.

Le cumul de congé est concédé par voie de Décision réglementaire établie par le Ministère Employeur et soumise aux visas des Services Financiers, après trois années de services ininterrompus.

Note :

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Rappel d'ancienneté pour service militaire pour les agents EFA et ELD

Intéressé

Vérification de la validité des pièces Etablissement du projet d’acte

Préparation du B.E pour transmission au MFPTLS ; Paraphe

Pièces à fournir : - Demande formulée par l'intéressé;

- Etat signalétique des services militaires;

- Dernier contrat en cours ; - Attestation de non acquisition de bonification pour services

militaires.

Projet d’acte établi

Dossier paraphé

MFPTLS Direction des ressources humaines de l’Etat

Réception et vérification Dossier visé

MEFB Vérification de la validité des indications portées sur le projet, de la validité des pièces produites et du respect des conditions prévues par la règlementation

Visas

CDE Vérification de la validité des indications portées sur le projet, de la validité des pièces produites et du respect des conditions prévues par la règlementation

Visas

Division (DRHE)

Vérification des visas financiers Préparation de la présentation du projet de contrat pour signature.

(18)

Page 17

Ministre

Division

(DRHE)

Direction des ressources humaines de

l’Etat

Intéressé

Signature

Présentation pour signature DRHE

Envoi copie au Ministère employeur

Acte de finalisation : Décision

Délai de traitement : 30 jours ouvrables

Réglementation

— Loi N° 66-019 du 05 Juillet 1966 relative aux rappels et majorations pour Services militaires faits (J.O. N° 487 16 Juillet 1966);

— Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 relative au Statut Général des Agents non Encadrés de l'Etat, Art 26, 49 (J.O. N° 2337 du 04 Décembre 1995).

Principes généraux

— Les agents EFA et ELD peuvent, sur leur demande, demander l'attribution de rappel d'ancienneté pour le service militaire.

— L'attribution de rappel est concédée par voie de Décision réglementaire qui est établie par le Ministère chargé de la Fonction Publique et soumise aux visas des Services Financiers.

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Envoi en stage et voyage d'études pour E.F.A-E.S.-E.L.D.-E.C.D.

Intéressé

Vérification de la validité des pièces

Pièces à fournir : - attestation d’octroi de bourse de stage ou de voyage d'études, par la Commission Nationale des

Bourses Extérieures (CONABEX) - Attestation autorisant l'intéressé à se rendre à l'extérieur pour effectuer un stage à l'étranger:

- Ampliation de contrat de travail.

- Lettre d'engagement décennal

Dossier paraphé

Réception et vérification de la validité des pièces

Etablissement du projet d’Arrêté

Dossier visé

Projet d’Arrêté établi

Visas

Projet d’Arrêté comportant le numéro et la date du visa du MEFB

Visas

Projet d’Arrêté comportant le numéro et la date du visa du CDE

Ministère des affaires étrangères

Ministère des affaires étrangères

Vérification visas financiers Visas

Transmission au MFPTLS

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Page 19

Ministre

Vérification des visas financiers Préparation de la présentation du projet d’Arrêté pour signature.

Signature

Préparation B.E pour transmission au SGG (Primature) pour

enregistrement.

Projet d’Arrêté signé

SGG SGG Enregistrement du dossier Acte numéroté et enregistré

MFPTLS

Direction des ressources humaines de l’Etat

Ministère employeur

Intéressé

Etablissement des ampliations Préparation pour signature des ampliations.

Envoi copie au Ministère employeur

Ampliation transmise au ministère employeur.

Acte de finalisation : Arrêté daté, signé par le Ministre chargé de la Fonction Publique.

Délai de traitement :

20 jours ouvrables

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Page 20 Texte de base

— Loi N°94-025 du 17 Novembre 1994 portant statut général des agents non encadrés de l'Etat, Art 19, 20 (J.O.

N° 2337 du 04 Décembre 1995).

Buts et principes

— Amélioration de l'aptitude professionnelle de l'agent ou l'extension de sa connaissance.

— Valorisation de la formation professionnelle nationale

Conditions et modalités

— Octroi de bourse de stage ou de voyage d'études, par la Commission Nationale des Bourses Extérieures (CONABEX) ;

— Attestation autorisant l'intéressé à se rendre à l'extérieur pour effectuer un stage à l'étranger:

— Ampliation de contrat de travail.

— Exigence d'une lettre d'engagement décennal Note :

La Demande de formulaire de demande de bourse extérieure est à retirer auprès de la CONABEX.

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Renouvellement de contrat de travail (E.F.A.-E.S)

Intéressé

Réception et Vérification de la validité des pièces

Elaboration du projet de Décision ou du projet de contrat

Préparation pour visas financiers Paraphe

Pièces à fournir : - Dernier contrat en cours dûment certifié conforme par l'autorité compétente ;

- Demande manuscrite de l'intéressé ;

- Certificats Médicaux (Modèles 57-58) ;

- Note de présentation (Modèle F), sur cette Note doit être mentionnée les appréciations à fournir pour justifier le renouvellement de contrat et éventuellement l'augmentation de rémunération.

- Bulletin de solde

Projet de Décision ou de contrat établi

Dossier paraphé

Visas

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Page 22

Intéressé

Ministère concerné

Intéressé

Vérification visas financiers Préparation de la présentation du projet de contrat pour signature.

Signature du contractant

Envoi au Ministère concerné pour enregistrement et signature finale

Signature finale

Contrat signé

Acte de finalisation : Contrat de travail

Délai de traitement : 30 jours ouvrables

— Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 relative au Statut Général des Agents non Encadrés de l'Etat (J.O.

N° 2337 du 04 Décembre 1995) ;

— Loi N° 66-019 du 05 Juillet 1966 relative aux rappel et majoration pour services militaires accomplis (J.O. N° 487 du 16 Juillet 1966) ;

— Loi N° 2003-044 du 28 juillet 2004 portant Code de Travail.

Textes d'application

— Décret N° 64-213, 64-214 du 27 Mai 1964 régissant les agents non Encadrés de l’Etat ( J.O. N°357 du 30 Mai 1964 Edition Spéciale);

— Décret N° 67-083 du 24 Février 1967 abrogeant certaines dispositions du Décret N° 64-214 du 27 mai 1964 fixant les conditions et les modalités de recrutement, de l'engagement et du licenciement et les

(24)

Page 23 rémunérations et avantages divers des agents soumis à la réglementation générale du travail et occupant des emplois de longue durée dans les services des collectivités et organismes publics

— Décret 79- 364 du 22 Décembre 1979 fixant les nouvelles grilles indiciaires (J.O. N° 1349 du 19 Janvier 1980);

— Décret N° 96-745 du 21 Août 1996 portant classement hiérarchique des corps des fonctionnaires (J.O. N°

2393 du 21 Octobre 1996);

— Décret N°73-130 du 18 Mai 1973 (J.O. N°914 du 09 Juin 1973), fixant les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel aux membres du Gouvernement et aux Chefs de Province;

— Décret N° 2002-1194 du 7 Octobre 2002 modifiant certaines dispositions du Décret N° 73-130 du 18 Mai 1973 (J.O. N° 914 du 09 Juin 1973), fixant les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel aux Ministres et Chefs de Province ;

— Décret N° 2004-812 du 24 Août 2004 fixant le régime des congés, des permissions et des autorisations d'absence des fonctionnaires ;

— Décret N° 61-642 du 29 Novembre 1961 portant création et règlement de la Caisse de Prévoyance et de Retraite des Agents non fonctionnaires (J.O. N° 198 du 09 Décembre 1961).

Conditions

— Les contrats renouvelés seront établis pour chaque catégorie d'emploi, sur les imprimés correspondants utilisés pour le recrutement.

— La mention « énième RENOUVELLEMENT» devra être portée d'une façon très apparente sur la première page du contrat. Toutefois, en application de l’article 51 de la Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994, le contrat devient à durée indéterminée après le 2^ème renouvellement.

— Le renouvellement du contrat peut, en effet, être effectué pour une durée inférieure à celle prévue au contrat initial si des raisons de service le justifient.

Note :

Le projet de décision est à envoyer :

(25)

Révision du contrat de travail (E.F.A. et E.S.)

Intéressé

Administratio n

Vérification de la validité des pièces Préparation B.E pour visa financier

Signature B.E pour transmission visa financier

Paraphe

Pièces à fournir : - Demande manuscrite;

- Dernier contrat en cours;

- Diplôme nouvellement acquis dûment certifié;

- Situation des effectifs budgétaires;

- Note de présentation (Modèle E).

Projet d’acte établi

Dossier paraphé

Visas

Cachet et signature du MEFB apposés sur le projet d’acte.

Visas

Cachet et signature du CDE apposés sur le projet d’acte.

(26)

Page 25

Ministre

Intéressé

Vérification des visas financiers Préparation de la présentation du projet d’acte pour signature.

Signature

Projet d’acte signé

Acte de finalisation : Avenant signé et numéroté

Délai de traitement :

30 jours ouvrables

— Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 relative au Statut Général des Agents non Encadrés de l'Etat (J.O.

N° 2337 du 04 Décembre 1995) ;

— Loi N° 66-019 du 05 Juillet 1966 relative aux rappel et majoration pour services militaires accomplis (J.O. N° 487 du 16 Juillet 1966) ;

— Loi N° 2003-044 du 28 juillet 2004 portant Code de Travail.

— Décret N° 64-213, 64-214 du 27 Mai 1964 régissant les agents non Encadrés de l’Etat ( J.O. N°357 du 30 Mai 1964 Edition Spéciale);

— Décret N° 67-083 du 24 Février 1967 abrogeant certaines dispositions du Décret N° 64-214 du 27 mai 1964 fixant les conditions et les modalités de recrutement, de l'engagement et du licenciement et les

(27)

Page 26 rémunérations et avantages divers des agents soumis à la réglementation générale du travail et occupant des emplois de longue durée dans les services des collectivités et organismes publics

— Décret 79- 364 du 22 Décembre 1979 fixant les nouvelles grilles indiciaires (J.O. N° 1349 du 19 Janvier 1980);

— Décret N° 96-745 du 21 Août 1996 portant classement hiérarchique des corps des fonctionnaires (J.O. N°

2393 du 21 Octobre 1996);

— Décret N°73-130 du 18 Mai 1973 (J.O. N°914 du 09 Juin 1973), fixant les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel aux membres du Gouvernement et aux Chefs de Province;

— Décret N° 2002-1194 du 7 Octobre 2002 modifiant certaines dispositions du Décret N° 73-130 du 18 Mai 1973 (J.O. N° 914 du 09 Juin 1973), fixant les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel aux Ministres et Chefs de Province ;

— Décret N° 2004-812 du 24 Août 2004 fixant le régime des congés, des permissions et des autorisations d'absence des fonctionnaires ;

— Décret N° 61-642 du 29 Novembre 1961 portant création et règlement de la Caisse de Prévoyance et de Retraite des Agents non fonctionnaires (J.O. N° 198 du 09 Décembre 1961).

Conditions

La révision des contrats ne peut être demandée que sous les conditions suivantes:

— Le contrat à modifier doit être en cours d'exécution c'est à dire que la mesure proposée doit intervenir avant la date d'expiration de la période contractuelle;

— La mesure proposée est justifiée: soit en raison de la nécessité de procéder à une modification des conditions de rémunération, soit en raison de la nécessité de confier à l'agent contractuel un emploi différent de celui pour lequel il a été recruté;

— La situation des effectifs budgétaires pour le nouvel emploi sera donc exigée ainsi que le diplôme ou titre équivalent nouvellement acquis par l'agent;

— Les projets de révision des contrats feront ensuite l'objet d'un avenant au contrat initial ou au contrat renouvelé (Avenant).

Note :

NB : L’avenant au contrat prend effet pour compter de la date de sa signature.

(28)

Etablissement de Décision de majoration de salaire des agents E.L.D.

Entités Poste de travail

Attributions Documents émis

Ministère Employeur

Intéressé

Service

personnel

Direction des ressources

humaines

Constitution des dossiers

Vérification des pièces

Préparation pour visa financier

Préparation pour transmission visa financier ;

Paraphe

- Dernière Décision de majoration;

- Décision d'engagement;

- Demande de l’intéressé ou sur proposition;

- Fiche de proposition du service employeur,

- Projet de Décision de majoration de salaire.

Projet de Décision établi

Dossier paraphé

Services financiers

MEFB Vérification du dossier Etablissement des visas Transmission au CDE

Cachet et signature du MEFB apposés sur le projet de Décision.

Contrôle financier

CDE Vérification du dossier Etablissement des visas Transmission au Ministère

concerné

Cachet et signature du CDE apposés sur le projet de Décision.

Ministère Employeur

Direction des ressources

humaines

Service personnel

Ministre

Service personnel

Réception du dossier Instructions sur le traitement

Vérification des visas financiers Préparation de la présentation du projet de Décision pour signature.

Signature

Vérification de la signature Saisie des ampliations Présentation pour signature DRH

(29)

Page 28

Entités Poste de travail

Attributions Documents émis

Ministère Employeur

Direction des ressources

humaines

Intéressé

Signature des ampliations Notification de l’intéressé Classement ampliation pour archive

Envoi copie au MFPTLS (DRHE)

Acte de finalisation :

Avenant signé et numéroté

Délai de traitement :

30 jours ouvrables

Conditions

— Des augmentations de 10 % du salaire de base de chaque emploi peuvent être accordées, sur proposition de chefs de services, après une ancienneté de deux ans au moins dans le salaire de base ou dans le salaire déjà majoré pour ancienneté sans que le total des dites augmentations puisse dépasser 80 % du salaire de base de l’emploi ;

— La majoration fait l'objet d'une Décision complémentaire de la Décision d'engagement prise dans les mêmes formes que cette Décision

Note :

- au Ministre employeur ou Chef d’institution ou Ministre chargé de la Fonction Publique «pour signature» s'il s'agit d'un contractuel de l'Etat;

- au Chef de la Collectivité Décentralisée ou de l'Etablissement Public dans les autres cas.

(30)

Reclassement des agents E.L.D/E.C.D.

Intéressé

Administration

Service personnel Direction des ressources humaines

Elaboration du projet de Décision Signature B.E pour transmission visa financier

Paraphe

- Demande de l'intéressé;

- Attestation de qualification;

- Situation des effectifs

budgétaires devant supporter le solde du candidat ;

- Projet de Décision de reclassement.

Projet de Décision de reclassement établi

Dossier paraphé Services

financiers

Visas

Projet de Décision comportant le numéro et la date du visa du MEFB.

Visas

Préparation de la présentation du projet de contrat pour signature.

(31)

Page 30

MFPTLS

Ministre

Intéressé

Signature

Envoi copie à l’organisme employeur

Projet de Décision de reclassement signé

Acte de finalisation : Décision de reclassement.

Délai de traitement : 30 jours ouvrables

— Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 relative au Statut Général des Agents non Encadrés de l'Etat, Titre 4 (J.O. N° 2337 du 04 Décembre 1995).

— Décret N° 64-214 du 27 Mai 1964 fixant les conditions et les modalités de recrutement, de l'engagement et du licenciement et les rémunérations et avantages divers des agents soumis à la réglementation générale du travail et occupant des emplois de longue durée dans les services des collectivités et organismes publics (J.O. N° 357 du 30 Mai 1964).

— Décret N° 67-083 du 24 Février 1967 abrogeant certaines dispositions du Décret N° 64-214 du 27

mai 1964 fixant les conditions et les modalités de recrutement, de l'engagement et du licenciement et les

rémunérations et avantages divers des agents soumis à la réglementation générale du travail et occupant

des emplois de longue durée dans les services des collectivités et organismes publics

(32)

Page 31 Conditions

— Pour les agents ELD-ECD, seule l'attestation de qualification peut justifier le reclassement. Cette attestation devrait être visée par le Département chargé de l'Enseignement Technique et Professionnel pour les catégories ayant les indices supérieurs à 400-CT

— Toute demande de reclassement doit être déposée avant l’intégration.

Note :

Pour les agents ELD-ECD, seule l'attestation de qualification peut justifier le reclassement. Cette attestation devrait être visée par le Département chargé de l'Enseignement Technique et Professionnel pour les catégories ayant les indices supérieurs à 400-CT

Toute demande de reclassement doit être déposée avant l’intégration.

(33)

Intégration des agents non encadrés de l'Etat

Entités Intervenants Attributions Produits

Intéressé

Pièces à fournir :

Pour les agents E.FA. ou E.S.

- Demande;

- Copies du premier contrat de travail et dernier renouvellement;

- Photocopie certifiée du diplôme de recrutement par l'Institution qui l'a délivré ;

- Extrait d'acte de naissance ou CIN légalisé;

- Attestation de prise de service ou autorisation spéciale de prise de service;

- Attestation de non interruption de service;

- Avenant de reclassement (s'il y a lieu).

Pour les agents E.L.D ou E.C.D - Demande;

- Première Décision d'engagement;

- Toutes les Décisions de

renouvellement d'engagement (E.C.D) - Décision de majoration de salaire;

- Décision de reclassement (s’il y lieu);

- Photocopie certifiée du diplôme ou de l'attestation de qualification professionnelle justifiant le reclassement.

Dossier paraphé

Réception et vérification

Etablissement du projet d’Arrêté

Dossier visé

Projet d’Arrêté établi

Visas

(34)

Page 33

Entités Intervenants Attributions Produits

Visas

Ministre

Vérification des visas financiers Préparation de la présentation du projet d’Arrêté pour signature.

Signature

Préparation B.E pour transmission au SGG (Primature) pour

enregistrement.

Projet d’Arrêté signé

SGG SGG Enregistrement du dossier Acte numéroté et enregistré

MFPTLS Division

(DRHE)

Intéressé

Etablissement des ampliations Préparation pour signature des ampliations.

Envoi copie au Ministère

employeur et département Finance.

Ampliation transmise au ministère employeur.

Acte de finalisation : Arrêté signé par le Ministre chargé de la Fonction Publique.

(35)

Page 34

Délai de traitement : 30 jours ouvrables

— Constitution en vigueur;

— Loi N°2003-011 du 03 Septembre 2003 portant Statut Général des Fonctionnaires, Titre 3, Art 18 (J.O. N°2858 du 15 Septembre 2003).

— Loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 relative au Statut Général des agents non encadrés de l'Etat, Titre 6 (J.O.

N° 2337 du 04 Décembre 1995) Textes d'application

— Décret N° 2004-730 du 27 juillet 2004 fixant les modalités de recrutement et de nomination des fonctionnaires ;

— Décret N° 96-745 du 21 Août 1996 portant classement hiérarchique des fonctionnaires;

— Décret 96-758 du 27 Août 1996 fixant les conditions et modalités d’intégration dans le cadre : des EFA, ES, ELD des collectivités territoriales décentralisées et des établissements publics ;

—

Décret N° 97-1319

du

13 novembre 1997 portant intégration des agents ECD et EMO.

Buts et principes de l’intégration :

— Confirmation de la qualité de fonctionnaire assimilé, par intégration.

— Nomination dans un corps de fonctionnaires à indice immédiatement supérieur, sans conservation d’ancienneté, sauf cas particuliers.

Conditions de l’intégration :

— Avoir au moins 6 ans d'ancienneté dans l'Administration ;

— Effectuer un service effectif et continu ;

— Pour les ECD : appréciation du département employeur sur chaque demande en tenant compte des besoins réels en personnel et qualification de chaque agent intéressé;

— Sous réserve du respect des dispositions prévues par le statut du corps auquel l'Agent souhaite être intégré.

Note :

*L’intégration des agents ELD nécessite l’aménagement de leur poste budgétaire auprès du MEFB (en fonction de la Loi des Finances).

*L’intégration des agents ECD dépend de l’existence d’un poste budgétaire d’accueil.

(36)

Résiliation de contrat de travail (E.F.A et E.S)

Entités Intervenants Attributions Produits

Intéressé

Elaboration du projet de décision Signature B.E pour transmission visa financier

Paraphe

Pièces à fournir : 1 .Pour le démissionnaire Demande écrite et motivée.

2. Pour le cas de contrat résilié :

— Demande d'explication écrite sur les faits reprochés au contractant;

— Réponse a la demande d'explication:;

— Projet de Décision avec dossier y afférent.

3. Pour le retraité

— Dernier contrat en cours;

— Acte de naissance.

Projet de Décision établi

Dossier paraphé

Visas

Projet de Décision comportant le numéro et la date du visa du MEFB.

Visas

Contrôle des visas financiers Envoi du dossier au MFPTLS

MFPTLS Direction du travail

Réception des dossiers

Visa (enregistrement et signature) Dossier visé