[PDF] Formation Access les requetes et etats | Cours informatique

Utiliser des paramètres dans les requêtes et

les états

S'applique à : Microsoft Office Access 2007 Imprimer

Afficher tout

Les requêtes sont utiles pour travailler uniquement avec les champs d'une table qui concernent la tâche en cours. Pour restreindre davantage les données, d'après la valeur contenue dans un champ, vous pouvez utiliser des critères dans votre requête. Les critères sont des règles que vous incluez dans la structure d'une requête ; ces règles spécifient des valeurs ou des modèles que les champs doivent contenir, intégralement ou non, pour être renvoyés par la requête. Lorsque vous souhaitez qu'une requête vous demande une valeur ou un modèle chaque fois que vous l'exécutez, vous pouvez créer une requête Paramètre. Vous pouvez aussi utiliser des paramètres avec un état pour vous demander des critères lorsque vous exécutez cet état. Vous pouvez utiliser des formulaires pour faciliter la collecte et la transmission des paramètres de la requête et de l'état ; vous avez plusieurs solutions :

 Vous autoriser à utiliser des contrôles propres au type de données  Permettre la préservation des valeurs des paramètres

 Autoriser l'utilisation des contrôles de zone de liste déroulante (ce qui permet de sélectionner une valeur dans une liste au lieu de la taper)

 Vous autoriser à utiliser les autres contrôles disponibles dans des formulaires Cet article explique comment utiliser des paramètres dans des requêtes et des états et comment utiliser des formulaires pour optimiser l'utilisation des paramètres.

Dans cet article  Introduction

 Utiliser des paramètres dans des requêtes  Utiliser des paramètres dans des états

 Créer un formulaire pour collecter les paramètres de l'état

Introduction

Vous pouvez utiliser des critères dans une requête Microsoft Office Access 2007 pour limiter l'ensemble d'enregistrements qu'elle renvoie. Voyez le scénario suivant.

Supposons que vous ayez une requête, appelée Dernière commande, qui renvoie les noms et adresses des clients à qui vous avez livré la dernière commande, avec la date de cette

livraison. Vous venez par ailleurs de compléter votre catalogue et votre stock avec de

nouveaux produits très intéressants. Chaque fois que vous livrez une commande, vous incluez une copie de votre nouveau catalogue. Vous pensez que ces nouveaux produits se vendront bien et vous voulez être sûr que vos clients les connaissent. Vous envoyez aussi ce catalogue par courrier électronique à tous les clients qui n'en ont pas encore reçu un avec une livraison.

Vous souhaitez donc créer une liste de publipostage qui contient les noms et adresses des clients dont la dernière commande a été livrée avant que le nouveau catalogue soit prêt. Pour cela, vous appliquez un critère au champ de la date de livraison de votre requête Dernière commande. Ce critère spécifie que la date du champ Date de livraison doit être antérieure à la date à laquelle vous avez commencé à distribuer le nouveau catalogue, par exemple le

31/03/2006. Lorsque vous exécutez la requête, vous obtenez une liste de publipostage qui contient uniquement les clients qui n'ont pas reçu le nouveau catalogue.

Mais si cette situation se reproduit ? Vous pourriez modifier la requête en changeant la valeur spécifiée par le critère, mais ne serait-ce pas idéal que votre requête puisse vous demander une date et l'utilise pour déterminer quels clients inclure dans la liste de publipostage ? Vous pouvez concevoir votre requête à cet effet en utilisant un type de critère spécial : un

paramètre.

Vous pouvez aussi utiliser des paramètres avec des états ; cela permet aux utilisateurs de transmettre des critères à l'état lorsqu'ils l'exécutent. Cet article vous explique comment utiliser Office Access 2007 pour créer des états qui acceptent des paramètres.

Vous trouverez peut-être que les boîtes de dialogue fournies par une requête Paramètre ne sont pas suffisantes pour ce que vous souhaitez faire. Dans ce cas, vous pouvez créer un formulaire mieux adapté à vos besoins. Cet article explique comment créer un formulaire qui collecte des paramètres pour un état.

Cet article suppose que vous connaissez les principes de la création de requêtes et d'états. Vous devez au moins savoir créer une requête Sélection avant de continuer.

Pour plus d'informations sur la création d'une requête Sélection ou d'un état, voir les articles Créer une requête Sélection simple et Créer un état simple.

Cet article fournit des exemples d'utilisation des paramètres dans les requêtes et les états, mais vous n'y trouverez pas de référence détaillée pour spécifier des critères.

Pour plus d'informations sur la spécification des critères, voir l'article Exemples de critères de requête.

Haut de la page

Utiliser des paramètres dans des requêtes

Il est aussi simple de créer une requête Paramètre qu'une requête qui utilise des critères. Vous pouvez concevoir une requête pour demander une information, par exemple une référence de produit, ou plusieurs informations, par exemple deux dates. Pour chaque paramètre, une requête Paramètre affiche une boîte de dialogue différente, qui demande une valeur pour ce paramètre.

Créer une requête Paramètre

2. Dans la ligne Critères d'un champ pour lequel vous voulez qu'un paramètre soit appliqué, tapez le texte que doit afficher la boîte de dialogue du paramètre, en le plaçant dans des crochets, par exemple :

[Pays/région d'origine :]

Lorsque vous exécutez la requête Paramètre, ce texte apparaît dans une boîte de dialogue, sans les crochets.

3. Répétez l'étape 2 pour chaque paramètre que doit collecter et appliquer la requête. Vous pouvez utiliser les étapes précédentes pour créer une requête Paramètre à partir des types de requêtes suivants :

 Sélection  Analyse croisée  Ajout

 Création de table  Mise à jour

Vous pouvez également ajouter des paramètres à une requête Union. Pour cela : 1. Ouvrez la requête Union en mode SQL.

2. Ajoutez une clause WHERE qui contient tous les champs pour lesquels vous voulez demander un paramètre.

S'il existe déjà une clause WHERE, vérifiez que les champs pour lesquels vous souhaitez demander un paramètre figurent déjà dans la clause ; si ce n'est pas le cas, ajoutez-les.

3. Au lieu d'utiliser des critères dans la clause WHERE, insérez des demandes de paramètre qui utilisent la même syntaxe que pour les paramètres des autres types de requêtes.

Mise en correspondance d'une partie de la valeur d'un champ avec la chaîne

d'un paramètre

Vous pouvez varier un peu la manière dont votre requête applique un paramètre. Par exemple, la requête peut accepter une chaîne de texte et la mettre en correspondance avec une partie quelconque d'un champ. Pour cela, vous pouvez utiliser le mot clé Like avec des caractères génériques. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que la requête demande le pays/région d'origine, mais qu'elle ne le retienne que lorsque la valeur du champ contient la chaîne du paramètre. Pour cela :

1. Créez une requête Sélection, puis ouvrez cette requête en mode Création.

2. Dans la ligne Critères du champ pour lequel vous voulez appliquer le paramètre, tapez Like "*"&[, puis le texte à afficher, et enfin ]&"*".

Lorsque vous exécutez la requête Paramètre, ce texte s'affiche dans la boîte de dialogue, sans les crochets, et sans le mot clé Like ni les caractères génériques.

3. Lorsque la requête accepte le paramètre, elle trouve les valeurs qui contiennent la chaîne du paramètre. Par exemple, la chaîne us trouve les lignes où le champ du paramètre a la valeur Australie et les lignes où la valeur est USA.

Vous pouvez aussi utiliser le mot clé Like et des caractères génériques pour spécifier qu'un paramètre trouve le début ou la fin de la valeur d'un champ. Pour trouver le début d'une valeur, omettez les guillemets, le caractère générique et le Et commercial (&) qui précède le crochet ouvrant. Pour trouver la fin d'une valeur, omettez le Et commercial, les guillemets et le caractère générique qui suit le crochet fermant.

Mise en correspondance en utilisant une comparaison

Supposons que vous souhaitiez collecter un paramètre, mais qu'au lieu de demander à la requête de renvoyer les lignes contenant la valeur recherchée, vous lui demandiez de renvoyer les lignes pour lesquelles une autre comparaison donne True. Vous pourriez par exemple demander une année et renvoyer les lignes où la valeur de l'année est supérieure à la chaîne du paramètre. Pour cela, tapez un opérateur de comparaison à gauche du premier crochet qui entoure le texte à afficher, par exemple, >[Année:].

Haut de la page

Utiliser des paramètres dans des états

La méthode la plus simple pour créer un état qui accepte des paramètres consiste à utiliser une requête Paramètre comme source des enregistrements de l'état. Par exemple, créez un état des revenus mensuels reposant sur une requête Paramètre qui demande une valeur pour le mois. Lorsque vous exécutez ou imprimez l'état, Access affiche une boîte de dialogue qui demande le mois sur lequel l'état doit porter. Lorsque vous entrez un mois, Access affiche ou imprime l'état approprié.

Vous pouvez aussi convertir facilement un état simple reposant sur une requête Sélection en un état à base de paramètres en ajoutant des paramètres à sa requête source. Il existe deux méthodes pour y parvenir :

 Ouvrez la requête source en mode Création, puis ajoutez des paramètres dans la ligne

Critères des champs souhaités. Pour plus de détails, voir la section Utiliser des paramètres dans les requêtes.

 Ouvrez l'état en mode Création, puis cliquez sur ... à côté de la propriété Source de l'état, pour ouvrir la requête source en mode Création. Vous pouvez alors ajouter des paramètres à cette requête, selon la procédure décrite dans la section Utiliser des paramètres dans les requêtes.

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des paramètres à la requête source, enregistrez-la (CTRL+S) et refermez-la.

Haut de la page

Bien que les requêtes Paramètre utilisent une boîte de dialogue intégrée pour collecter les paramètres, cela ne représente que la fonctionnalité de base. En utilisant un formulaire pour collecter les paramètres de l'état, vous pouvez tirer profit des fonctionnalités suivantes :

 Possibilité d'utiliser des contrôles propres au type de données, tels que des contrôles de calendrier pour des dates

 Préservation des paramètres collectés

 Possibilité de fournir une zone de liste déroulante ou une zone de liste pour la collecte de paramètres, ce qui vous permet de choisir un élément dans une liste de valeurs de données disponibles

 Possibilité de fournir des contrôles pour d'autres fonctions, par exemple afficher ou masquer des sections d'un état

Suivez les étapes de 1 à 7 pour créer un formulaire qui collecte des paramètres pour l'état.

Étape 1 : créer un formulaire indépendant qui demande des paramètres pour l'état

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Création de

formulaire.

2. En mode Création, appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés, puis définissez les propriétés du formulaire, comme l'indique le tableau suivant.

Propriété Définition

Légende Entrez le nom à afficher dans la barre de titre du

formulaire.

Affichage par défaut Formulaire unique

Autoriser le mode Formulaire Oui

Autoriser le mode Feuille de données Non

Autoriser le mode Tableau croisé

dynamique Non

Autoriser le mode Graphique croisé

dynamique Non

Barres de défilement Aucune

Sélecteurs d'enregistrement Non

Boutons de navigation Non

Style de bordure Dimensionnable

3. Pour chaque paramètre que doit collecter le formulaire, cliquez sur Zone de texte dans le groupe Contrôles de l'onglet Créer.

4. Définissez les propriétés des zones de texte, comme dans le tableau suivant.

Propriété Définition

Nom Entrez un nom qui décrit le paramètre, par exemple DateDébut.

Format Choisissez un format représentatif du type de données du champ du paramètre. Par

6. Enregistrez le formulaire et donnez-lui un nom, par exemple Collecte de paramètres.

Remarque Cet exercice utilise Collecte de paramètres comme nom du formulaire. En

suivant ces instructions, utilisez le nom que vous avez donné à votre formulaire de paramètres à la place de Collecte de paramètres.

Étape 2 : créer un module contenant une fonction qui vérifie si un formulaire est déjà chargé

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Module. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton Macro ou Module de classe, puis cliquez sur Module.

Un nouveau module s'ouvre dans Visual Basic Editor.

2. Tapez ou collez le code suivant dans Visual Basic Editor :

Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean Dim oAccessObject As AccessObject

Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName) If oAccessObject.IsLoaded Then

If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then IsLoaded = True

End If End If

Étape 3 : créer un groupe de macros qui contrôle le formulaire Collecte de paramètres

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton Module ou Module de

classe, puis cliquez sur Macro.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Afficher toutes

les actions.

3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Noms de macro pour afficher la colonne Nom de macro.

4. Tapez un nom de macro, par exemple Boîte de dialogue Ouvrir, dans la colonne

Nom de la macro.

5. Dans la colonne Action, cliquez dans la cellule à côté du nom de la nouvelle macro et cliquez sur la flèche de la liste déroulante, puis sur OuvrirFormulaire.

6. Dans la grille Arguments de l'action (sous la grille de création de macro), définissez les arguments de l'action, comme l'indique le tableau suivant.

Argument Définition

Nom de formulaire

Entrez le nom que vous avez donné à votre formulaire de paramètres de l'état.

Mode Données Modification Mode Fenêtre Boîte de dialogue

7. Dans la prochaine cellule Action, cliquez sur AnnulerEvénement pour ajouter une deuxième action. Cette action servira à annuler l'aperçu ou l'impression de l'état lorsqu'un utilisateur cliquera sur le bouton Annuler du formulaire.

8. Si la colonne Condition n'est pas affichée, cliquez sur Conditions dans le groupe

Afficher/Masquer de l'onglet Créer.

9. Dans la colonne Condition, tapez Not IsLoaded, puis une parenthèse ouvrante et un guillemet, suivis du nom que vous avez donné à votre formulaire de collecte de paramètres, et enfin un guillemet et une parenthèse fermante. Par exemple, si votre formulaire s'appelle Collecte de paramètres, tapez Not IsLoaded("Collecte de

paramètres").

10. Dans la prochaine ligne vide de la grille de création de macro, tapez un nom pour la nouvelle macro, par exemple Boîte de dialogue Fermer.

11. Dans la cellule Action adjacente, cliquez sur la flèche de la liste déroulante, puis sur

Fermer. Cette action sera utilisée par l'état pour refermer le formulaire de collecte de

paramètres. Définissez les arguments de l'action, comme l'indique le tableau suivant.

Argument Définition

Type d'objet Formulaire

Nom d'objet Entrez le nom que vous avez donné à votre formulaire de paramètres de l'état. Enregistrer Non

13. Dans la prochaine ligne vide de la grille de création de macro, tapez un nouveau nom de macro, par exemple OK. Dans la cellule Action adjacente, cliquez sur la flèche de la liste déroulante, puis cliquez sur DéfinirValeur. Cette action sera utilisée pour masquer le formulaire de paramètres de l'état lorsque l'utilisateur cliquera sur OK. Définissez les arguments de l'action, comme l'indique le tableau suivant.

Argument Définition

Élément [Visible] Expression Non

15. Dans la prochaine ligne vide de la grille de création de macro, tapez un nouveau nom de macro, par exemple Annuler. Dans la cellule Action adjacente, cliquez sur la flèche de la liste déroulante, puis cliquez sur Fermer. Cette action sera utilisée pour fermer le formulaire de paramètres de l'état lorsque l'utilisateur cliquera sur Annuler. Définissez les arguments de l'action, comme l'indique le tableau suivant.

Argument Définition

Type d'objet Formulaire

Nom d'objet Entrez le nom que vous avez donné à votre formulaire de paramètres de l'état. Enregistrer Non

16. Enregistrez et fermez le groupe de macros. Attribuez-lui un nom, par exemple,

Étape 4 : ajouter les boutons OK et Annuler au formulaire

1. Rouvrez le formulaire Collecte de paramètres en mode Création.

2. Vérifiez que Utiliser les Assistants contrôle, dans le groupe Contrôles de l'onglet

Créer n'est pas sélectionné.

3. Sous l'onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Bouton.

4. Placez le pointeur sous les zones de texte de votre formulaire, puis faites glisser la souris pour créer un bouton de commande OK.

5. Si la feuille de propriétés n'est pas visible, appuyez sur F4 pour l'afficher. 6. Définissez les propriétés du bouton OK, comme l'indique le tableau suivant.

Propriété Définition

Nom OK

Légende OK

Valeur par défaut Oui

SurClic Entrez le nom de la macro, par exemple Collecte de paramètres.OK. 7. Créez un bouton de commande Annuler et définissez ses propriétés, comme l'indique

le tableau suivant.

Propriété Définition

Nom Annuler Légende Annuler

SurClic Entrez le nom de la macro, par exemple Collecte de paramètres.Annuler. 9. Enregistrez et fermez le formulaire.

Étape 5 : entrer les critères dans la requête ou la procédure stockée sous-jacente de l'état

1. Ouvrez la requête ou la procédure stockée sous-jacente de l'état en mode Création. 2. Entrez les critères à appliquer aux données. Dans l'expression, utilisez l'objet Forms,

le nom du formulaire et les noms des contrôles dans les critères :

 Par exemple, dans une base de données Access (.accdb ou .mdb), pour un formulaire appelé Collecte de paramètres, utilisez l'expression suivante pour faire référence aux contrôles Date de début et Date de fin dans la requête :

Between [Forms]![Collecte de paramètres]![Date de début] And [Forms]![Collecte de paramètres]![Date de fin]

 Dans un projet Access (.adp), vous devez d'abord nommer explicitement les paramètres dans la procédure stockée, par exemple :

@Date_de_début datetime, @Date_de_fin datetime

Utilisez ensuite ces paramètres dans la clause WHERE, par exemple :

Dans un projet Microsoft Access, vous définissez la référence aux contrôles du formulaire dans la propriété ParamètresSaisie de l'état, comme l'indique la procédure suivante.

Étape 6 : dans un projet Access, définir la propriété ParamètresSaisie dans l'état principal

1. Ouvrez l'état en mode Création.

2. Attribuez à la propriété ParamètresSaisie une chaîne qui spécifie les paramètres passés à la procédure stockée à laquelle l'état est lié.

Comme le montre l'exemple suivant, la chaîne doit être une expression qui inclut les paramètres que vous avez spécifiés dans la procédure stockée et la référence aux contrôles dans la boîte de dialogue :

@Date_de_début datetime = [Forms]![Collecte de paramètres]![Date de début], @Date_de_fin datetime = [Forms]![Collecte de paramètres]![Date de fin] Étape 7 : attacher les macros à l'état principal

1. Ouvrez l'état en mode Création.

2. Si la feuille de propriétés n'est pas visible, appuyez F4 sur l'afficher. 3. Définissez les propriétés de l'état, comme l'indique le tableau suivant.

Propriété Définition

SurOuverture Tapez le nom de la macro qui ouvre le formulaire, par exemple Collecte de

paramètres.Boîte de dialogue Ouvrir.

SurFermeture Tapez le nom de la macro qui ferme le formulaire, par exemple Collecte de

paramètres.Boîte de dialogue Fermer.

Créer un état groupé ou de synthèse

Imprimer Afficher tout

Il est souvent plus facile d'interpréter des données lorsqu'elles sont divisées en groupes. Par exemple, un état qui regroupe les ventes par région peut faire ressortir des tendances qui, dans un autre cas, n'auraient pas été relevées. De plus, en plaçant les totaux à la fin de chaque groupe de l'état, vous pouvez vous éviter de faire maintes fois appel à une calculatrice. Microsoft Office Access 2007 permet de travailler plus facilement avec les états groupés. Vous pouvez créer un état groupé simple par le biais de l'Assistant État, regrouper et trier les données d'un état existant, voire même modifier les options de regroupement et de tri déjà définies.

 Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un état et des contrôles  Créer un état groupé à l'aide de l'Assistant État

 Ajuster un état

 Ajouter des champs ou d'autres contrôles à un état existant

 Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un état existant  Enregistrer, imprimer ou envoyer un état

 Notes

Principes de fonctionnement du regroupement, des

sections d'un état et des contrôles

Si vous êtes novice en matière d'états groupés, il est utile de posséder certaines connaissances sur le regroupement et le tri, et de savoir distinguer les différentes sections d'un état et les différents types de contrôles. Si vous vous sentez suffisamment à l'aise en la matière, vous pouvez ignorer cette section et passer directement à la section Créer un état groupé à l'aide de l'Assistant État.

À propos du regroupement et du tri

Lorsqu'il s'agit d'imprimer un état, il est courant d'organiser les enregistrements dans un ordre particulier. Par exemple, si vous imprimez une liste de fournisseurs, vous pouvez souhaiter trier les enregistrements par ordre alphabétique des noms de sociétés.

Dans la majorité des cas, le tri des enregistrements s'avère insuffisant pour les états. Vous pouvez également souhaiter les diviser en groupes. Un groupe est un ensemble

d'enregistrements associés à des informations de synthèse et de présentation, telles qu'un en-tête. Un groupe se compose d'un en-tête de groupe, de groupes imbriqués (le cas échéant), d'enregistrements de détails et d'un pied de groupe.

Le regroupement permet de séparer visuellement des groupes d'enregistrements et d'afficher des données de synthèse et de présentation pour chaque groupe. Par exemple, l'état suivant regroupe les ventes par date de livraison et indique le montant total des ventes pour chaque jour.

La date introduit le groupe. Le total résume le groupe.

Vous comprendrez mieux le principe du regroupement en comparant l'état List of Products by Category (Liste de produits par catégorie) (présenté dans l'illustration suivante) à la feuille de données utilisée pour sa requête sous-jacente, Product List (Liste de produits). Si l'état et la requête trient tous deux les produits par catégorie, l'état imprime en outre le nom de chaque catégorie sur une ligne distincte au début de chaque groupe (dans l'en-tête du groupe) et le nombre de produits de chaque catégorie sur une ligne distincte à la fin de chaque groupe (dans le pied de groupe).

Le nom de la catégorie apparaît dans chaque ligne de la feuille de données.

Le nom de la catégorie apparaît fois une pour chaque groupe de l'état, dans l'en-tête de groupe.

Le total de la catégorie s'affiche à la fin de chaque groupe, dans le pied de groupe. Les enregistrements apparaissent sous la forme d'un grand groupe dans la feuille de données.

Les enregistrements de chaque catégorie apparaissent sous la forme d'une section distincte dans l'état, précédée d'un en-tête de groupe et suivie d'un pied de groupe.

Vous pouvez effectuer un regroupement sur n'importe quel champ et expression faisant l'objet d'un tri (jusqu'à 10). Vous pouvez opérer plusieurs regroupements sur un même champ ou expression. Lorsque vous effectuez un regroupement sur plusieurs champs ou expressions, Office Access 2007 imbrique les groupes en fonction de leur niveau de groupe. Le premier champ à faire l'objet d'un regroupement correspond au premier niveau de groupe, le plus important ; le deuxième champ sur lequel vous effectuez le regroupement correspond au niveau de groupe suivant ; et ainsi de suite. L'exemple suivant illustre la façon dont Office Access 2007 imbrique les groupes.

Chaque en-tête de groupe est associé à un pied de groupe.

En règle générale, un en-tête de groupe est utilisé pour afficher les données d'identification du groupe dans une section distincte, au début du groupe. Le pied de groupe, quant à lui, sert généralement à synthétiser les données du groupe dans une section distincte située à la fin du groupe.

Haut de la page

À propos des sections de l'état

Dans Access, la structure d'un état est divisée en sections. Pour créer des états utiles, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrôle calculé détermine la façon dont les résultats sont calculés dans Access. La liste ci-dessous affiche un résumé des différents types de section et de leurs usages.

 En-tête d'état Imprimé une fois au début de l'état. L'en-tête d'état contient des

informations qui apparaissent normalement dans une page de garde, comme un logo ou un titre et une date. L'en-tête d'état s'imprime avant l'en-tête de page. Lorsque vous placez un contrôle calculé dans l'en-tête d'état, la valeur est calculée pour l'état entier. Par exemple, si vous placez un contrôle qui utilise la fonction d'agrégation Somme dans l'en-tête de l'état, la somme est calculée pour l'état tout entier.

 En-tête de page Imprimé en haut de chaque page. Un en-tête de page est utile, par

exemple, pour répéter le titre de l'état dans chaque page.

 En-tête de groupe Imprimé au début de chaque nouveau groupe d'enregistrements.

Vous pouvez utiliser l'en-tête de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par

exemple, dans un état regroupé par produit, utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d'agrégation Somme dans l'en-tête de groupe, la somme est calculée pour le groupe actuel.

 Détail Imprimé une fois pour chaque ligne de la source d'enregistrement. La section

Détail est l'endroit où vous placez les contrôles qui constituent le corps principal de l'état.

 Pied de groupe Imprimé à la fin de chaque groupe d'enregistrements. Vous pouvez

 Pied de page Imprimé à la fin de chaque page. Vous pouvez utiliser un pied de page

pour imprimer les numéros de page ou des informations spécifiques pour chaque page.  Pied d'état Imprimé une fois au début de l'état. Vous pouvez utiliser le pied d'état

pour imprimer les totaux de l'état ou d'autres informations de synthèse pour l'ensemble de l'état.

Remarque En mode Création, le pied d'état se trouve en dessous du pied de page.

Toutefois, lorsque vous imprimez l'état ou que vous l'affichez en aperçu, le pied d'état apparaît au-dessus du pied de page, de suite après le dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.

Haut de la page

À propos des contrôles

Les contrôles sont des objets qui présentent des données, effectuent des actions et permettent de visualiser et utiliser des informations qui améliorent l'interface utilisateur, telles des étiquettes et des images. Access prend en charge trois types de contrôles : dépendant, indépendant et calculé. La liste ci-dessous affiche un résumé de ces contrôles et de leurs usages.

 Contrôle dépendant Contrôle dont la source de données est un champ dans une

table ou une requête. Vous pouvez utiliser des contrôles dépendants pour afficher les valeurs de champs de votre base de données. Ces valeurs peuvent correspondre à du texte, des dates, des nombres, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. La zone de texte est le type de contrôle dépendant le plus courant. Par exemple, une zone de texte placée dans un formulaire qui indique le nom d'un employé peut extraire ces informations dans le champ Nom de la table Employés.

 Contrôle indépendant Contrôle associé à aucune source de données. Vous pouvez

utiliser les contrôles indépendants pour afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une étiquette présentant le titre d'un état est un contrôle indépendant.

 Contrôle calculé Contrôle dont la source de données est une expression plutôt qu'un

champ. Vous pouvez y spécifier la valeur de votre choix en définissant une expression comme source de données du contrôle. Une expression est une combinaison

d'opérateurs (tels que = et +), de noms de contrôles, de noms de champs, de fonctions qui renvoient une valeur unique et des valeurs de constante. Par exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un article avec une remise de 25 % en multipliant la valeur indiquée dans le champ Unit Price (Prix unitaire) par une valeur de constante (.75).

= [Unit Price] * .75

Une expression peut utiliser les données d'un champ d'une table ou d'une requête sous-jacente de l'état ou d'un contrôle de ce dernier.

Lorsque vous créez un état, la solution la plus efficace consiste probablement à ajouter et à organiser tous les contrôles dépendants en premier, particulièrement s'ils constituent la majorité des contrôles de l'état. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles indépendants et calculés complétant la structure en utilisant les outils disponibles dans le groupe Contrôles de l'onglet Créer.

Vous pouvez lier un contrôle à un champ en identifiant le champ à partir duquel le contrôle obtient ses données. Vous pouvez créer un contrôle lié au champ sélectionné en faisant glisser le champ du volet Liste de champs vers l'état. (Le volet Liste de champs contient les champs de la table ou de la requête sous-jacente de l'état. Pour afficher ce volet, effectuez l'ine des actions suivantes :

 Sous l'onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs

existants.  Appuyez sur Alt+F8.

Lorsque vous double-cliquez sur un champ ou que vous le faites glisser du volet Liste de

champs vers l'état, vous créez un contrôle dépendant.

Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom du champ dans le contrôle lui-même ou dans la zone correspondant à la valeur de SourceContrôle dans la feuille des propriétés du contrôle. La feuille des propriétés définit les caractéristiques du contrôle, tels son nom, la source de ses données et son format. Pour afficher la feuille des propriétés, appuyez sur F4.

Le meilleur moyen de créer un contrôle dépendant est d'utiliser le volet Liste de champs, et ce pour deux raisons :

 Un contrôle dépendant est associé à une étiquette qui prend le nom du champ (ou la légende définie pour ce champ dans la table ou la requête sous-jacente) comme

légende par défaut, de sorte que vous n'avez pas besoin de taper la légende elle-même.  Un contrôle dépendant hérite de nombreux paramètres communs au champ de la table

ou de la requête indépendante (tel est le cas pour les propriétés Format, Décimales et

MasqueSaisie). Vous êtes ainsi assuré que ces propriétés du champ demeurent

inchangées chaque fois que vous créez un contrôle lié à ce champ.

Si vous disposez déjà d'un contrôle indépendant et que vous voulez le lier à un champ, attribuez à la propriété SourceContrôle du contrôle le nom du champ.

Haut de la page

Créer un état groupé à l'aide de l'Assistant État

L'Assistant État vous présente une série de questions puis génère un état basé sur vos réponses. Vous serez notamment invité à indiquer le nom du ou des champs à utiliser pour regrouper votre état. Une fois l'état créé, vous pouvez l'utiliser tel quel ou le modifier en fonction de vos besoins. Avant de démarrer avec l'Assistant État, vous devez choisir une source de données.

Choisir une source d'enregistrement

Un état contient des informations extraites d'une table ou d'une requête, ainsi que des informations stockées avec la structure de l'état, telles que des étiquettes, des en-têtes et des graphiques. La table ou la requête qui fournit les données sous-jacentes est également appelée source d'enregistrement de l'état. Avant de vous lancer dans la création de votre état, vous devez tout d'abord réfléchir aux informations que vous voulez y inclure. Parmi les champs que vous choisirez doivent figurer ceux sur lesquels vous souhaitez effectuer un regroupement ou une synthèse. Si les champs que vous souhaitez inclure se trouvent tous dans une table unique, utilisez cette dernière comme source d'enregistrement. Si les champs sont extraits de plusieurs tables, vous aurez tout intérêt à utiliser une requête comme source d'enregistrement. Il se peut que cette requête existe déjà dans votre base de données. À défaut, vous devrez peut-être en créer une qui réponde spécifiquement aux besoins de votre état.

Pour plus d'informations sur les requêtes, suivez les liens de la section Voir aussi de cet article.

Démarrer l'Assistant État

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Assistant État. Access démarre l'Assistant État.

2. Cliquez sur la liste déroulante Tables/Requêtes et choisissez la table ou la requête qui contient les champs que vous souhaitez faire figurer dans l'état.

3. Double-cliquez ensuite sur des champs de la liste Champs disponibles pour les sélectionner.

Access les déplace dans la liste Champs sélectionnés. Vous pouvez également cliquer sur les boutons situés entre les zones Champs disponibles et Champs sélectionnés pour ajouter ou supprimer le champ sélectionné ou l'ensemble des champs.

4. S'il y a des champs d'une autre table ou requête que vous souhaitez placer dans l'état, cliquez à nouveau dans la liste Tables/Requêtes et choisissez la table ou la requête en question, puis continuez à ajouter des champs.

5. Dès que vous avez terminé d'ajouter des champs, cliquez sur Suivant.

Regrouper des enregistrements dans l'Assistant État

Le regroupement permet d'organiser et de disposer les enregistrements par groupe, tel que Région ou Représentant. Il est possible d'imbriquer des groupes afin de faciliter

l'identification des relations entre les groupes et retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également recourir au regroupement pour calculer des informations de synthèse, telles que des totaux ou des pourcentages.

Lorsque vous incluez plusieurs tables à un état, l'Assistant examine les relations existant entre les tables et détermine la façon dont vous souhaitez afficher les informations.

1. Dans la page de l'Assistant État où vous est posée la question Souhaitez-vous ajouter

un niveau de regroupement ?, cliquez sur l'un des noms de champs dans la liste, puis

cliquez sur Suivant.

2. Pour ajouter des niveaux de regroupement, double-cliquez dans la liste sur les noms de champs souhaités pour les ajouter à l'état.

Vous pouvez également supprimer un niveau de groupe en double-cliquant dessus dans la zone d'affichage de la page, à droite de la boîte de dialogue. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter et supprimer des niveaux de regroupement, et ajustez la priorité d'un niveau de groupe en le sélectionnant et en cliquant sur les boutons de priorité Haut et Bas. Access ajoute chaque niveau de groupe et le présente imbriqué dans son niveau de groupe parent.

3. Cliquez sur Options de regroupement pour afficher la boîte de dialogue Intervalles

de regroupement.

4. Pour chaque champ de regroupement, choisissez éventuellement un intervalle de regroupement.

L'intervalle de regroupement permet de personnaliser la façon dont les enregistrements sont regroupés. Dans l'illustration précédente, les enregistrements sont regroupés sur le champ ShippedDate (Date de livraison), dont les données sont de type Date/Heure. L'Assistant État offre des choix appropriés au type de champ dans la liste Intervalles de regroupement. Par conséquent, étant donné que le champ ShippedDate contient des données de type Date/Time, vous pouvez choisir d'effectuer un regroupement par valeur réelle (Normal), Année,

Trimestre, Mois, Semaine, Jour, Heure et Minute. Si le champ avait été de type Texte,

voire d'un ou plusieurs des cinq premiers caractères. Dans le cas d'un type de données numérique, vous pouvez choisir d'effectuer un regroupement en fonction de la valeur (Normal) ou d'une plage avec incréments sélectionnés.

Après avoir sélectionné un intervalle de regroupement, cliquez sur OK. 5. Cliquez sur Suivant pour accéder à la page suivante de l'Assistant.

Trier et synthétiser des enregistrements.

Vous pouvez trier les enregistrements en fonction d'un à quatre champs, par ordre croissant ou décroissant.

1. Cliquez sur la première liste déroulante et choisissez le champ sur lequel doit porter le tri.

Vous pouvez cliquer sur le bouton situé à droite de la liste pour passer d'un ordre croissant à un ordre décroissant et inversement (Croissant est la valeur par défaut). Cliquez

éventuellement sur la deuxième, la troisième et la quatrième liste déroulante pour choisir d'autres champs de tri.

2. Cliquez sur Options de synthèse si vous souhaitez synthétiser des champs numériques.

Notez que le bouton Options de synthèse ne s'affiche que si la section Détail de votre état comporte un ou plusieurs champs numériques. L'Assistant affiche les champs numériques disponibles.

3. Activez la case à cocher sous votre choix (Somme, Moy, Min ou Max) pour inclure ces calculs dans le pied de groupe.

Vous pouvez également choisir d'afficher les détails et la synthèse ou uniquement la synthèse. Dans ce dernier cas, les totaux de chaque valeur ShippedDate sont affichés (si vous avez activé la case à cocher correspondant à Somme, par exemple), mais les détails de la

commande sont omis. Vous pouvez également choisir d'afficher le pourcentage du total des calculs dans le cas des sommes.

4. Cliquez sur OK.

5. Suivez les instructions fournies dans les pages restantes de l'Assistant État. Dans la dernière page, vous pouvez modifier le titre de l'état. Ce titre s'affichera sur la première page de l'état, et Access l'attribuera à l'état comme nom de document au moment de l'enregistrement. Vous pouvez modifier ultérieurement le titre et le nom du document.

6. Cliquez sur Terminer. Access enregistre automatiquement l'état et l'affiche en mode Aperçu avant impression, qui présente l'état tel qu'il sera imprimé.

Vous pouvez utiliser les boutons de navigation situés au bas du volet d'aperçu pour visualiser les pages de l'état par ordre séquentiel ou pour atteindre n'importe quelle page de l'état. Cliquez sur l'un des boutons de navigation ou tapez le numéro de la page que vous souhaitez afficher dans la zone du numéro de page, puis appuyez sur ENTRÉE.

En mode Aperçu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant pour afficher les détails ou un zoom arrière pour voir si les données sont correctement positionnées sur la page. Placez le pointeur de la souris sur l'état, puis cliquez une fois. Pour inverser l'effet de zoom, cliquez à nouveau. Vous pouvez également utiliser le contrôle de zoom situé dans la barre d'état.

Ajuster un état

Il est probable que l'Assistant État ne produise pas exactement les résultats escomptés au niveau de l'état. Ainsi, peut-être souhaiterez-vous ajouter du texte, ajuster la largeur des colonnes, ajouter un logo, etc. Access vous permet d'apporter ces modifications dans deux modes d'affichage, à savoir le mode Page et le mode Création, qui sont brièvement décrits dans cette section.

À propos du mode Page

Le mode Page est le mode d'affichage le plus convivial lorsqu'il s'agit d'apporter des modifications à un état, et il offre la plupart des outils dont vous avez besoin pour ajuster votre état. Vous pouvez ajuster la largeur des colonnes, réorganiser ces dernières et ajouter ou modifier des niveaux de regroupement et des totaux. Vous pouvez placer de nouveaux

champs dans la structure de l'état et définir les propriétés de l'état et de ses contrôles. L'avantage du mode Page réside dans le fait que vos données restent affichées à l'écran pendant que vous modifiez la mise en forme de l'état, ce qui vous permet d'apprécier immédiatement l'effet de vos modifications sur l'affichage des données.

Pour ouvrir un état en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page .

Vous pouvez utiliser la feuille des propriétés pour modifier les propriétés de l'état et de ses contrôles et sections. Pour afficher la feuille des propriétés, appuyez sur F4.

Le volet Liste de champs vous permet d'ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre état. Pour afficher le volet Liste de champs :

 Sous l'onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs

existants.

À propos du mode Création

Si vous ne parvenez pas à apporter une modification spécifique à votre état en mode Page, essayez le mode Création. Dans ce mode, la structure sous-jacente de l'état est affichée, et vous disposez d'outils et de possibilités de création supplémentaires par rapport au mode Page. Par exemple, vous pouvez placer une plus grande variété de contrôles dans l'état, vous pouvez ajuster l'alignement des contrôles avec une précision accrue, et vous avez la possibilité de définir davantage de propriétés qu'en mode Page.

Pour ouvrir un état en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création .

Haut de la page

Ajouter des champs ou d'autres contrôles à un état

existant

Chaque champ, étiquette, ligne ou image que vous voyez dans votre état a été créé à partir d'un certain type de contrôle. Le contrôle le plus fréquemment utilisé dans un état est la zone de texte. Il s'agit normalement du type de contrôle utilisé pour afficher les données de la source d'enregistrement sous-jacente de l'état. Vous pouvez créer des zones de texte déjà liées à des champs de la source d'enregistrement en ajoutant des champs à partir du volet Liste de

champs, ou vous pouvez les ajouter à l'état pendant que vous travaillez en mode Création

(vous devez dans ce cas les « lier » vous-même à des champs de la source d'enregistrement). L'avantage du mode Création réside dans le fait que vous pouvez ajouter divers autres types de contrôles en plus des zones de texte dépendantes, tels des rectangles, des sauts de page et des graphiques. Cette section décrit ces deux méthodes d'ajout de contrôles à un état.

Ajouter des champs à un état existant

Même si le mode Page est le mode d'affichage recommandé pour l'ajout de champs à un état, cette opération est également possible en mode Création. Avant d'ajouter un champ, vérifiez tout d'abord que le volet Liste de champs est affiché. Celui-ci contient la liste de tous les champs susceptibles d'être placés dans l'état. Pour afficher le volet Liste de champs, appuyez sur ALT+F8.

Ajouter des champs à partir du volet Liste de champs

 Pour ajouter un seul champ, faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section de l'état où il doit figurer.

 Pour ajouter plusieurs champs à la fois, cliquez sur un premier champ, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque champ supplémentaire souhaité. Faites ensuite glisser les champs sélectionnés vers l'état.

Lorsque vous déposez les champs, Access crée un contrôle Zone de texte dépendante pour chaque champ et place automatiquement un contrôle Étiquette à côté de chaque champ.

Remarques

 Si vous ajoutez un champ issu d'une table associée, Access ajoute le niveau de groupe approprié à votre place.

 Si vous ajoutez un champ provenant d'une autre table (non associée), Access affiche une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez spécifier le mode de liaison de la table à la source de données existante de l'état.

Pour analyser les relations de tables déjà spécifiées pour votre base de données ou pour en ajouter de nouvelles :

 Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.

Pour plus d'informations, voir l'article Créer, modifier ou supprimer une relation.

Lorsque vous ajoutez un champ à votre état à partir du volet Liste de champs, un contrôle Zone de texte dépendant est créé automatiquement pour ce champ. D'autres contrôles tels que des étiquettes, lignes et images peuvent être ajoutés en passant en mode Création et en

utilisant les outils proposés dans le groupe Contrôles de l'onglet Créer.

Déterminer le nom d'un outil

 Placez le pointeur de la souris sur l'outil. Access affiche le nom de l'outil.

Créer un contrôle à l'aide des outils du groupe Contrôles

 Cliquez sur l'outil correspondant au type de contrôle que vous souhaitez ajouter. Par exemple, pour créer une case à cocher, cliquez sur l'outil Case à cocher .

 Cliquez dans la structure de l'état à l'endroit où vous souhaitez positionner le coin supérieur gauche du contrôle. Cliquez une fois pour créer un contrôle dans la taille par défaut, ou cliquez et faites glisser la souris dans l'état pour créer un contrôle dans la taille souhaitée.

 Si vous ne positionnez pas le contrôle idéalement à la première tentative, vous pouvez le déplacer en procédant comme suit :

 Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.

 Placez le pointeur sur le contrôle jusqu'à ce qu'il prenne la forme d'une flèche à quatre pointes , puis faites glisser le contrôle sur l'emplacement souhaité. Ce processus entraîne la création d'un contrôle « indépendant ». Si le type de ce contrôle permet l'affichage de données (par exemple, une zone de texte ou une case à cocher), vous devez entrer un nom de champ ou une expression dans la propriété SourceContrôle du contrôle pour que celui-ci affiche des données.

Afficher la feuille des propriétés

 Appuyez sur F4.

Remarque Une fois le nouvel état terminé, pensez à enregistrer votre travail.

Haut de la page

Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un

état existant

Si l'état existe déjà et que vous souhaitez y spécifier un tri ou un regroupement ou modifier celui existant, cette section vous explique comment procéder.

Spécifier un regroupement, un tri et des totaux en mode Page

Vous pouvez effectuer des opérations de tri, de regroupement et de calcul de base en cliquant avec le bouton droit sur les champs en mode Page, puis en choisissant l'opération souhaitée dans le menu contextuel. Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page .

Remarque Bien que les instructions fournies dans cette section ne fassent pas directement

appel au volet Regrouper, trier et total, il est judicieux d'ouvrir ce volet et d'y observer les changements à mesure que vous travaillez. Vous vous ferez une meilleure idée du

fonctionnement d'Access et, à mesure que vous vous familiariserez à l'utilisation du volet

Regrouper, trier et total, vous pourrez l'utiliser pour apporter des corrections

supplémentaires à votre état. Pour afficher le volet Regrouper, trier et total :

 Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper

et trier.

Trier un seul champ

 Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ à trier.

 Dans le menu contextuel, cliquez sur l'option de tri souhaitée. Par exemple, pour trier un champ de texte par ordre croissant, cliquez sur Trier de A à Z . Pour trier un champ numérique par ordre décroissant, cliquez sur Trier du plus grand au plus

petit .

Access trie l'état comme spécifié. Si le volet Regrouper, trier et total est ouvert, vous pouvez constater qu'une nouvelle ligne Trier par a été ajoutée pour le champ.

Trier plusieurs champs

Remarque Lorsque vous appliquez un tri en cliquant avec le bouton droit sur un champ en

mode Page, vous ne pouvez trier qu'un seul champ à la fois. Le fait d'appliquer un tri à un autre champ entraîne l'annulation du tri dans le premier champ. Ce comportement de tri diffère de celui des formulaires, où plusieurs ordres de tri peuvent être établis en cliquant tour à tour avec le bouton droit sur chaque champ et en choisissant l'ordre de tri souhaité. Pour créer plusieurs niveaux de tri, voir la section Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper, trier et total .

Effectuer un regroupement sur un champ

 Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ sur lequel vous souhaitez effectuer un regroupement.

 Dans le menu contextuel, cliquez sur Regrouper sur .

Access ajoute le niveau de groupe et crée un en-tête de groupe pour celui-ci. Si le volet

Regrouper, trier et total est ouvert, vous pouvez constater qu'une nouvelle ligne Regrouper sur a été ajoutée pour le champ.

Cette option vous permet de calculer une somme, une moyenne, un total ou une autre fonction d'agrégation pour un champ. Un total général est alors ajouté à la fin de l'état ainsi qu'un total de groupe à chaque groupe figurant dans l'état.

 Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ dont vous souhaitez obtenir le total.

 Cliquez sur Total.

 Cliquez sur l'opération que vous souhaitez effectuer : Somme, Moyenne, Compter

les enregistrements (pour compter tous les enregistrements), Compter les valeurs

(pour compter uniquement les enregistrements liés à une valeur dans ce champ), Max.,

Min., Écart-type ou Variance.

Access ajoute un contrôle Zone de texte calculée dans le pied de l'état, créant ainsi un total général. Par ailleurs, si votre état intègre des niveaux de regroupement, Access ajoute des pieds de groupe (s'il n'en existe pas déjà) et place le total dans chacun d'eux.

Remarque Vous pouvez également ajouter des totaux en cliquant sur le champ dont le total

doit être calculé puis, sous l'onglet Mise en forme, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Totaux .

Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper, trier et

total

Le volet Regrouper, trier et total offre une plus grande souplesse lorsque vous souhaitez ajouter ou modifier des groupes, des ordres de tri ou des options de calcul de totaux dans un état. Ici encore, le mode Page est l'affichage à privilégier, car vous pouvez plus facilement apprécier l'effet de vos modifications sur l'affichage des données.

Afficher le volet Regrouper, trier et total

 En mode Page :

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et

trier.

 En mode Création :

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et

trier.

Pour ajouter un nouveau niveau de tri ou de regroupement, cliquez sur Ajouter un groupe ou sur Ajouter un tri.

Une nouvelle ligne est ajoutée au volet Regrouper, trier et total, et la liste des champs disponibles s'affiche à l'écran.

Vous pouvez sélectionner le nom d'un de ces champs ou cliquer sur expression en dessous de la liste de champs pour entrer une expression. Dès lors que vous avez choisi un champ ou entré une expression, Access ajoute le niveau de groupe à l'état. Si vous êtes en mode Page, le regroupement apparaît immédiatement à l'écran.

Remarques

 Si plusieurs niveaux de tri ou de regroupement ont déjà été définis, vous devrez peut-être faire défiler le volet Regrouper, trier et total vers le bas pour atteindre les boutons Ajouter un groupe et Ajouter un tri.

 Vous pouvez définir jusqu'à 10 niveaux de regroupement et de tri dans un état.

Modifier les options de regroupement

Chaque niveau de tri ou de regroupement s'accompagne de diverses options que vous pouvez définir pour obtenir les résultats souhaités.

 Pour afficher toutes les options d'un niveau de groupe ou de tri donné, cliquez sur Plus dans le niveau à modifier.

 Pour masquer les options, cliquez sur Moins.

Ordre de tri Vous pouvez modifier l'ordre de tri en cliquant sur la liste déroulante Ordre de

tri, puis sur l'option souhaitée.

Intervalle du groupe Ce paramètre détermine le mode de regroupement des

enregistrements. Par exemple, vous pouvez définir un regroupement sur le premier caractère d'un champ de texte de sorte que tout ce qui commence par « A » soit regroupé ensemble, tout ce qui commence par « B » soit également regroupé ensemble, et ainsi de suite. Dans le cas d'un champ de date, vous pouvez définir un regroupement en fonction du jour, de la semaine, du mois, du trimestre ou entrer un intervalle personnalisé.

Totaux Pour ajouter des totaux, cliquez sur cette option. Vous pouvez ajouter des totaux

dans plusieurs champs, et vous pouvez définir plusieurs types de totaux dans un même champ.

 Cliquez sur la flèche déroulante Total sur et sélectionnez le champ à synthétiser.  Cliquez sur la flèche déroulante Type et sélectionnez le type de calcul à effectuer.  Activez la case Afficher le total général pour ajouter un total général à la fin de l'état

(dans le pied d'état).

 Activez la case Afficher les totaux de groupe comme % du total général pour ajouter un contrôle au pied de groupe où est calculé le pourcentage du total général de chaque groupe.

 Activez la case Afficher dans l'en-tête de groupe ou Afficher dans le pied de page

Une fois que vous avez choisi toutes les options pour un champ, vous pouvez répéter cette procédure et synthétiser un autre champ en le sélectionnant dans la liste déroulante Total sur. Sinon, cliquez à l'extérieur de la fenêtre contextuelle Totaux pour la fermer.

Titre Cette option permet de modifier le titre du champ faisant l'objet d'une synthèse. Elle

est utilisée pour l'en-tête de colonne et pour intituler les champs de synthèse dans les en-têtes et les pieds de page.

Pour ajouter ou modifier le titre :

 Cliquez sur le texte de couleur bleue à la suite de avec titre. La boîte de dialogue Zoom s'affiche.

 Tapez le nouveau titre dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.

Avec/sans section tête Ce paramètre permet d'ajouter ou de supprimer la section

d'en-tête qui précède chaque groupe. Lorsque vous ajoutez une section d'en-d'en-tête, le champ de regroupement est automatiquement déplacé vers l'en-tête. Lorsque vous supprimez une section d'en-tête contenant d'autres contrôles que le champ de regroupement, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.

Avec/sans section de pied de page Ce paramètre permet d'ajouter ou de supprimer la

section de pied de page à la suite de chaque groupe. Lorsque vous supprimez une section de pied de page qui contient des contrôles, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.

Faire tenir tout le groupe sur une page Ce paramètre détermine la façon dont les groupes

sont disposés dans la page au moment de l'impression de l'état. Vous pouvez souhaiter maintenir autant que possible les groupes ensemble afin d'avoir un minimum de pages à feuilleter pour voir le groupe entier. Toutefois, le nombre de feuilles nécessaires à

l'impression de l'état est généralement plus important dans ce cas, car un espace vide figure au bas de la plupart des pages.

 Ne pas faire tenir le groupe sur une page Vous pouvez utiliser cette option si cela

ne vous gêne pas que les groupes soient morcelés par des sauts de page. Par exemple, pour un groupe de 30 articles, les 10 premiers articles pourront figurer au bas d'une page et les 20 autres en haut de la page suivante.

 Faire tenir tout le groupe sur une page Cette option permet de réduire au

minimum le nombre de sauts de page dans un groupe. Si un groupe ne peut pas tenir dans l'espace qu'il reste sur une page, cet espace reste vide et le groupe débute sur la page suivante. Les groupes volumineux peuvent toujours s'étaler sur plusieurs pages, mais cette option permet de réduire autant que possible le nombre de sauts de page au sein d'un même groupe.

 Faire tenir l'en-tête et le premier enregistrement sur une page Dans le cas des

groupes qui comportent des en-têtes de groupe, cette option garantit que l'en-tête de groupe ne s'imprimera pas au bas d'une page. Si Access détermine qu'il n'y a pas suffisamment d'espace après l'en-tête pour l'impression d'au moins une ligne de données, le groupe débute à la page suivante.

Changer la priorité des niveaux de regroupement et de tri

Pour modifier la priorité d'un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne dans le volet

Regrouper, trier et total , puis cliquez sur la flèche vers le haut ou vers la droite située en

regard de la ligne.

Supprimer des niveaux de regroupement et de tri

Pour supprimer un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne à supprimer dans le volet

Regrouper, trier et total, puis appuyez sur Suppr ou cliquez sur le bouton Supprimer situé à

droite de la ligne. Lorsque vous supprimez un niveau de groupe, si le champ de regroupement était dans l'en-tête ou le pied de groupe, Access le déplace vers la section Détail de l'état. Les autres contrôles qui étaient éventuellement présents dans l'en-tête ou le pied de groupe sont supprimés.

Haut de la page

Créer un état de synthèse (sans détails sur les enregistrements)

Si vous ne souhaitez afficher que les totaux (c'est-à-dire, uniquement les informations figurant dans les lignes d'en-tête et de pied de page), sous l'onglet Mise en forme (ou sous l'onglet

Créer en mode Création), dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Masquer les détails. Les enregistrements situés au niveau de groupe inférieur sont alors masqués, offrant

ainsi une présentation des données de synthèse bien plus compacte. Même si les enregistrements sont masqués, les contrôles situés dans la section masquée ne sont pas

supprimés. Cliquez à nouveau sur Masquer les détails pour restaurer les lignes de détail dans l'état.

Créer un effet de regroupement sans utiliser d'en-têtes

Vous pouvez obtenir un effet de regroupement dans votre état sans utiliser d'en-têtes. La suppression d'en-têtes permet d'obtenir un état plus compact dans la mesure où l'espace vertical n'est pas occupé par les lignes d'en-tête.

La procédure générale implique la suppression de l'en-tête pour chaque groupe, ce qui entraîne le déplacement de chaque champ de regroupement dans la section Détail de l'état. Pour restaurer l'effet de regroupement visuel, vous devez attribuer à la propriété Masquer

doublons de chaque champ de regroupement la valeur Oui.

Exemple

Comme vous pouvez le constater, chaque nom de société occupe une ligne entière, tout comme chaque numéro de commande (OrderID).

Dans cet exemple, vous allez modifier l'état de sorte qu'il présente le même aspect que l'illustration suivante :

1. Ouvrez l'état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page .

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper

et trier.

Remarque S'agissant des groupes, il est recommandé de partir du niveau le plus bas au

niveau le plus haut ; dans le cas contraire, vous risquez de trouver rapidement que l'état manque de clarté à mesure que vous avancez dans votre travail.

3. Cliquez sur le niveau de groupe le plus bas dans la liste, puis cliquez sur Plus. 4. Dans la liste déroulante de la section d'en-tête, sélectionnez sans section d'en-tête. Lorsque vous supprimez un en-tête, Access préserve la zone de texte du champ de

regroupement en la déplaçant dans la section Détail. Toutefois, tous les autres contrôles présents dans l'en-tête de groupe risquent d'être supprimés. Si cette action entraîne la suppression de contrôles, vous en êtes averti par Access. Si l'en-tête de groupe contient des contrôles et que vous souhaitez les préserver, veillez à les déplacer dans une autre section de l'état avant d'exécuter cette étape. Pour ce faire, vous devez passer en mode Création.

L'état ainsi obtenu est illustré dans l'illustration suivante. Notez que le premier numéro de commande (OrderID) se trouve sur la même ligne que le premier enregistrement de détail, et non sur sa propre ligne.

Malheureusement, le numéro de commande se répète sur chaque ligne de détail, et il devient difficile de déterminer le nombre exact de commandes. À ce stade, il s'avère utile de définir la propriété Masquer doublons du contrôle Zone de texte. Pour cela, procédez comme suit :

 Sélectionnez l'une des valeurs répétées.

 Si la feuille de propriétés n'est pas affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.

 Sous l'onglet Format de la feuille des propriétés, cliquez sur la liste déroulante en regard de Masquer doublons, puis cliquez sur Oui.

Les numéros de commande en double sont masqués. Notez que vous pouvez déterminer le nombre de commandes existantes, ainsi que le nombre de produits par commande.

5. Dans cet exemple, nous allons répéter l'étape 4 pour le niveau de groupe Company Name (Nom de la société). L'état final se présente comme suit :

La valeur Company Name (Nom de la société) se trouve à présent sur la même ligne que le premier enregistrement de détail, et la propriété Masquer doublons évite que cette valeur ne se répète sur chaque ligne. Dans le cas d'un état volumineux utilisant plusieurs niveaux de regroupement, cela peut signifier une économie de papier considérable.

Haut de la page

Enregistrer, imprimer ou envoyer un état

Après avoir enregistré la structure de votre état, vous pouvez l'utiliser plusieurs fois. Si la structure de l'état reste la même, vous obtenez à chaque impression de l'état des données actualisées. Si, à un moment donné, vos besoins en matière d'état évoluent, vous pouvez toujours modifier la structure de l'état ou créer un état similaire sur la base de l'état d'origine.

Enregistrer un état

1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.

Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer dans la barre d'outils Accès rapide. 2. Si l'état ne possède pas de titre, tapez un nom dans la zone Nom de l'état, puis cliquez

sur OK .

Enregistrer la structure d'un état sous un nouveau nom

1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous. 2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone Enregistrer

l'objet état nommé « ... » dans , cliquez sur État dans la zone En tant que, puis

cliquez sur OK.

Imprimer un état

Vous pouvez imprimer un état dans les modes Aperçu avant impression, Page, Création, Rapport ou via le volet de navigation. Avant de lancer l'impression, il est recommandé de vérifier à nouveau les paramètres de mise en page, comme les marges et l'orientation des

pages. Étant donné qu'Access enregistre les paramètres de mise en page avec l'état, vous n'avez besoin de les définir qu'une seule fois. Si vos besoins évoluent par la suite, vous pourrez enregistrer les paramètres ultérieurement.

Modifier les paramètres de mise en page

1. Ouvrez l'état dans n'importe quel mode d'affichage.

2. Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Page, cliquez sur une option :

 Taille permet d'effectuer un choix parmi plusieurs formats de papier ou d'entrer un format de papier personnalisé.

 Portrait oriente la page verticalement.  Paysage oriente la page horizontalement.

 Marges vous permet d'effectuer un choix parmi plusieurs largeurs de marge, ou vous pouvez cliquer sur Avancé pour entrer des largeurs de marge personnalisées via la boîte de dialogue Mise en page.

 Afficher les marges active et désactive l'affichage des marges (en mode Page

uniquement).

 Colonnes donne accès à la boîte de dialogue Mise en page. Entrez le nombre

de colonnes souhaité, définissez la taille de colonne désirée, puis cliquez sur

OK.

 Données seulement empêche l'impression des étiquettes éventuellement

présentes dans l'état. Seuls les contrôles liés aux données de la table ou de la requête sous-jacente sont imprimés. Cette option peut s'avérer utile pour les états que vous imprimez occasionnellement sur des formulaires préimprimés. Vous pouvez désactiver l'impression des étiquettes à ces occasions et l'activer lorsque vous imprimez l'état sur des feuilles vierges.

Remarque Pour utiliser des paramètres de mise en page détaillés, cliquez sur le bouton Mise en page dans le coin inférieur droit du groupe Mise en page pour accéder à la boîte de

dialogue Mise en page. La boîte de dialogue Mise en page permet d'ajuster tous les paramètres disponibles sous l'onglet Mise en page, mais également de sélectionner une imprimante spécifique pour l'état.

Envoyer un état à une imprimante

1. Ouvrez l'état dans n'importe quel mode d'affichage, ou sélectionnez simplement l'état dans le volet de navigation.

2. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Imprimer.

3. Dans la boîte de dialogue Imprimer, définissez les options selon vos préférences telles que l'imprimante, l'étendue d'impression et le nombre de copies.

4. Cliquez sur OK. Haut de la page

Plutôt que d'imprimer une copie papier, vous pouvez envoyer votre état à des utilisateurs sous forme de message électronique.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur l'état pour le sélectionner, cliquez sur le

bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Courrier électronique .

2. Dans la boîte de dialogue Envoyer l'objet comme, cliquez sur le format de fichier que vous souhaitez utiliser.

3. Complétez les boîtes de dialogue restantes.

4. Lorsque votre programme de messagerie apparaît, tapez les détails du message et envoyez ce dernier.

Haut de la page

Notes

Un problème peut se produire si vous disposez d'un état dans un fichier .accdb qui effectue un tri ou un regroupement selon un champ Liste de choix, et que vous souhaitez importer l'état dans un fichier .mdb pour l'ouvrir dans une version antérieure d'Access.

La méthode interne permettant de trier et de regrouper les champs Liste de choix dans les fichiers .accdb est incompatible avec les fichiers .mdb. Supposons que vous créez un état dans un fichier .accdb utilisant le regroupement ou le tri sur un champ Liste de choix. Si vous exportez cet état dans un fichier .mdb (ou utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer la base de données comme fichier .mdb), puis que vous tentez de l'ouvrir dans une version antérieure d'Access, vous obtenez un échec de chargement.

Pour modifier l'état afin de pouvoir l'importer dans un fichier .mdb et l'ouvrir dans une version antérieure d'Access, procédez comme suit :