Plutôt que d'imprimer une copie papier, vous pouvez envoyer votre état à des utilisateurs sous forme de message électronique.
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur l'état pour le sélectionner, cliquez sur le
bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Courrier électronique .
2. Dans la boîte de dialogue Envoyer l'objet comme, cliquez sur le format de fichier que vous souhaitez utiliser.
3. Complétez les boîtes de dialogue restantes.
4. Lorsque votre programme de messagerie apparaît, tapez les détails du message et envoyez ce dernier.
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Notes
Un problème peut se produire si vous disposez d'un état dans un fichier .accdb qui effectue un tri ou un regroupement selon un champ Liste de choix, et que vous souhaitez importer l'état dans un fichier .mdb pour l'ouvrir dans une version antérieure d'Access.
La méthode interne permettant de trier et de regrouper les champs Liste de choix dans les fichiers .accdb est incompatible avec les fichiers .mdb. Supposons que vous créez un état dans un fichier .accdb utilisant le regroupement ou le tri sur un champ Liste de choix. Si vous exportez cet état dans un fichier .mdb (ou utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer la base de données comme fichier .mdb), puis que vous tentez de l'ouvrir dans une version antérieure d'Access, vous obtenez un échec de chargement.
Pour modifier l'état afin de pouvoir l'importer dans un fichier .mdb et l'ouvrir dans une version antérieure d'Access, procédez comme suit :
2. Ouvrez la copie de l'état en mode Page.
3. Si le volet Regrouper, trier et total n'est pas affiché :
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur
Regrouper et trier.
4. Supprimez toutes les lignes du volet Regrouper, trier et total en cliquant sur le bouton Supprimer situé en regard de chaque ligne.
5. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.
6. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Fermer la base de données.
7. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
8. Recherchez le fichier .mdb dans lequel vous souhaitez importer l'état, puis cliquez sur
Ouvrir.
9. Importez la copie de l'état dans le fichier .mdb. Procédure
4. Ouvrez l'état en mode Page.
5. Si le volet Liste de champs n'est pas affiché :
Sous l'onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs
existants.
6. Dans le volet Champs disponibles dans les tables associées, recherchez la table qui contient le champ à afficher dans l'état. Ce champ contiendra les mêmes valeurs que celles actuellement affichées par le champ Liste de choix dans l'état.
7. Faites glisser le champ vers l'état.
Vous disposez à présent de deux colonnes affichant des informations identiques.
8. Cliquez avec le bouton droit sur le champ d'affichage que vous venez d'ajouter, puis cliquez sur l'option de tri à appliquer.
9. Supprimez le champ d'affichage que vous venez d'ajouter et trier. 10. Si le volet Regrouper, trier et total n'est pas affiché :
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper
et trier.
11. Cliquez sur Ajouter un groupe.
12. Dans la fenêtre contextuelle Champ/Expression, cliquez sur le nom du champ Liste de choix dans l'état.
L'état est à présent trié et regroupé tel qu'il était dans le fichier .accdb. Enregistrez et fermez l'état.
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Les requêtes paramétrées
Notre objectif va consister à présenter à créer des requêtes dynamiques, de façon à ce
qu'Access nous demander de saisir nos critères lors de l'ouverture d'un formulaire ou d'un état. Quelques minutes suffiront amplement pour obtenir un tel résultat !
Ouvrez la requête Commandes en mode modification.
Sous le champ Date Commande et sur la ligne Critères saisissez : Entre [Veuillez saisir une date de début] Et [Veuillez saisir une date de fin].
Le texte entre [] correspond au texte qu'Access affichera à l'ouverture de votre formulaire ou état basé sur Commandes. Il remplace un critère fixe.
Sauvegardez votre requête
A présent, cliquez sur l'onglet Etat et créez un état instantanné basé sur votre requête
(sélectionnez tous les champs de la requête et la présentation de votre choix. Cliquez ensuite sur Terminer).
A l'ouverture, deux boîtes de dialogue
apparaissent l'une à la suite de l'autre, pour vous demander de saisir la période pour laquelle vous souhaitez extraire vos données... (nous avons sélectionné un critère ET...)
Pas mal, non ? Bien sûr, nous aurions pu multiplier nos critères de sélection, comme nous l'avons vu précédemment.
Ainsi, pour limiter l'affichage à certains pays de livraison, nous aurions pu ajouter sur la même ligne de critères : Comme [Veuillez saisir un nom de pays (* pour sélectionner tous les pays)]
Simple, non ?
Bien sûr, c'est encore un peu limité, mais nous verrons au fil des mois, comment améliorer le processus.
Associer une requête à un formulaire ou un état
Bien qu'il soit tout à fait possible d'imprimer la requête, le mieux est encore de l'associer à un formulaire ou un état.
Le formulaire
Vous associerez une requête à un formulaire pour opérer des recherches et faire des modifications sur une fiche.
Prenons l'exemple d'un fichier contacts : un jour où l'autre, vous voudrez atteindre un
enregistrement donné, par exemple la fiche de M. Girandol, afin de modifier ses coordonnées téléphoniques.
L'état
Vous associerez une requête à un état lorsque vous voudrez imprimer une partie d'un listing donné.
Par exemple, imaginons que vous gérez vos factures avec Access. Vous aurez peut-être besoin d'éditer une portion de votre listing vente, par exemple le listing des ventes pour le mois en cours.
Dans ces deux cas, vous procéderez de la même manière :
soit vous créez un formulaire ou état basé sur votre requête (onglet Formulaires ou Etats, Nouveau et vous sélectionnez ensuite votre requête dans la liste) ;
soit vous décidez de le lier à un formulaire ou état existant. Pour cela : - ouvrez le formulaire ou l'état en
mode création ;
- ouvrez la fenêtre Propriétés ( ) ; - dans l'onglet Données, propriété Sources, sélectionnez votre requête ;
- passez en mode Affichage et vérifiez vos champs. Le message d'erreur #Nom? apparaît lorsqu'un champ de votre formulaire ne figure pas dans votre requête.
Plutôt que de refermer votre formulaire ou état et de rouvrir votre requête, modifiez directement cette dernière depuis votre état ou formulaire : - rebasculez en mode Création ;
- sélectionnez à nouveau l'onglet Données, propriété Source ;
- cette fois, cliquez sur les ... situés à droite du champ Source : vous accédez directement à votre requête !
- ajoutez les champs (et/ou les tables qui manquent) pour compléter votre formulaire ou état et validez en sortant.
Votre formulaire/état devrait à présent opérationnel et seuls les enregistrements correspondant à votre requête être affichés.
C'est bien, mais... votre requête est, pour l'heure, complètement statique ! Il serait souhaitable qu'Access vous permette de saisir vos critères, à votre guise, lors de l'ouverture du formulaire ou de l'état...