1 — Présentation générale
La mise en œuvre du contrôle interne comptable et financier dans les universités se fait dans un contexte d’évolution réglementaire avec d’une part la certification des comptes prévue par la loi LRU et d’autre part par l’article 215 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique qui fixe le caractère obligatoire du contrôle interne comptable (CIC). Ensuite, la Cour des comptes a noté la faiblesse du contrôle interne dans les universités et de ce fait recommande d’en renforcer le pilotage et le suivi.
Le décret GBCP définit ainsi le CIC : Le contrôle interne comptable a pour objet la maitrise des risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité des comptes, depuis le fait générateur d’une opération jusqu’à son dénouement comptable.
Le CIC est donc un levier essentiel pour atteindre l’objectif de qualité comptable visant à ce que les comptes soient réguliers, sincères et donnent une image fidèle du patrimoine et de la situation financière.
Le CIC est un sous-ensemble du contrôle interne, et se définit comme étant l’ensemble des dispositifs, organisés, formalisés et permanents, choisis par l’encadrement, mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités financières et patrimoniales. Ces dispositifs ont vocation à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation de l’objectif de qualité comptable.
2 — La mise en œuvre du contrôle interne dans les universités
La mise en œuvre du CIC relève de la responsabilité de l’équipe dirigeante d’une université. La démarche doit être conjointe de l’ordonnateur et du comptable.
Une ligne directive doit être établie, une lettre de mission ou d’engagement du président fixe le cahier des charges de la mise en place du CIC. Il faut donner du sens à la démarche et aux objectifs à atteindre.
Le CIC est une démarche globale, intégrée et progressive qui comprend plusieurs composantes : + L’identification et la hiérarchisation des risques comptables qui se traduit par tout d’abord la définition d’une cartographie des processus puis par l’établissement d’une cartographie des risques déclinée dans un plan d’action pluriannuel.
+ Le renforcement du dispositif de contrôle interne par l’organisation de la fonction comptable avec l’attribution et séparation des tâches, suppléance et supervision, points de contrôle. Il faut donc documenter l’organisation, les procédures et les risques et garantir une piste d’audit par la traçabilité des acteurs et des opérations.
LE CONTROLE
INTERNE COMPTABLE
LA FONCTION fiche zoom
LEVIER ESSENTIEL DE LA QUALITÉ COMPTABLE
VERSION SEPTEMBRE 2015
1/2
RÉGULARITÉ
EXHAUSTIVITÉ
SINCÉRITÉ
IMPUTATION IMAGE FIDÈLE
EXACTITUDE
RATTACHEMENT
+ Evaluer le contrôle interne par le biais de contrôles de supervision à posteriori, par l’échelle de la maturité de la gestion des risques et par les diagnostics de processus. L’audit permet également d’évaluer le dispositif en place (audit interne ou commissaires aux comptes). Le résultat des évaluations permet d’enrichir la cartographie des risques.
La mise en œuvre du dispositif de contrôle interne comptable est souvent vécue par les opérationnels comme une remise en cause de la qualité de leur travail et assimilée à une défiance de l’encadrement. Afin d’éviter ce sentiment, le CIC doit reposer sur une logique de transparence qui s’apprécie à différents niveaux :
+ Transparence des objectifs, le CIC poursuit un objectif de qualité comptable. Les modalités, la formalisation et l’archivage des contrôles visent à donner l’assurance raisonnable à un auditeur quant à la qualité des opérations passées.
+ Transparence quant à la nature et aux calendriers de contrôle. Les contrôles attendus reposent sur un calendrier, le plan de contrôle interne définit annuellement. Ce plan est communiqué à l’ensemble des acteurs.
+ Transparence des modalités de contrôle. Les acteurs du CIC doivent pouvoir accéder à la documentation permettant la réalisation des contrôles comme par exemple des fiches de contrôle ou des référentiels de contrôle interne comptable.
+ Transparence des constats issus des contrôles. Ceux-ci doivent systématiquement donner lieu à des échanges avec l’encadrement notamment si des dysfonctionnements importants ont été identifiés. Ces constats permettent également de faire évoluer la cartographie des risques.
3 — En conclusion
Le CIC, par un pilotage plus fin des activités, a vocation à être utilisé comme une composante de management d’une université. Il permet une réflexion approfondie sur les métiers, de mettre en place une organisation efficace et une gestion rationnelle permettant de mettre le technique au service du politique. La direction dispose ainsi de tableau de bords permettant une évaluation du dispositif par le biais d’indicateurs.
Enfin dans le cadre de la certification des comptes, le CIC donne au commissaire au compte une garantie sur la piste d’audit mais également une assurance raisonnable quant à la qualité des comptes.
