Louise Gilbert
Septembre - 2005
Université Laval
Septembre 2005
REMERCIEMENTS
Relecture du français et révision technique par Louise Thibault et Ève Ménard
Contenu et suggestions : Marie-Claude Renaud
Louise Frenette Marie-Christine Rousseau
AVERTISSEMENT
Le présent document est un aide à l’apprentissage qui doit idéalement être utilisé dans le cadre d’une formation structurée. Il ne s’agit pas d’un manuel faisant état de toutes les possibilités du produit.
L’utilisation de ce document est limitée à un usage personnel. Le Service de l'informatique et des télécommunications se réserve le droit exclusif d'usage de ce matériel. Cependant, il est possible d’obtenir une autorisation d’utilisation locale en adressant une demande écrite au Coordonnateur de la formation à l’adresse Service de l'informatique et des télécommunications sit@sit.ulaval.ca.
TABLE DES MATIÈRES
CONVENTION TYPOGRAPHIQUE ... VII
INTRODUCTION... 1
DÉMARRER EXCEL ... 2
AFFICHER OU MASQUER DES BARRES D’OUTILS... 3
PERSONNALISER LES BARRES D'OUTILS... 3
Méthode 1...4
Méthode 2...5
DÉPLACER UNE ICÔNE... 5
SUPPRIMER UNE ICÔNE... 6
LA STRUCTURE DE LA FENÊTRE ET SES DIFFÉRENTES BARRES D'OUTILS... 6
Barre de titre...6
Barre des menus ...6
Barre d’outils Standard...7
Barre de Mise en forme ...7
En-têtes de Colonnes ...7
En-tête de Lignes ...8
Barre de Formule ...8
Barre d’état ...8
Volet Office ...9
La feuille de calcul et ses cellules... 10
Le menu contextuel ... 11
AIDE...11
Le Compagnon Office XP ... 11
Assistance... 12
Aide dans une boîte de dialogue ... 13
Tapez une question ... 13
SAISIE ET ÉDITION ... 14
DIFFÉRENTES FORMES DE POINTEUR...14
DÉPLACEMENT DANS UN CHIFFRIER...15
Déplacement par la souris ... 15
Déplacement par la barre de défilement ... 15
Déplacement par le clavier... 16
Autres déplacements par le clavier... 17
Déplacement par le menu... 17
Déplacement par la Barre de formule ... 18
SÉLECTIONNER DES CELLULES...18
MANIPULATION DES ONGLETS DE FEUILLE...19
Ajouter des onglets de feuille ... 19
Renommer un onglet de feuille... 20
Supprimer un onglet de feuille... 21
Apposer une couleur d’onglet ... 21
Bouton de défilement d’onglet... 21
Déplacer un onglet de feuille... 22
Masquer un onglet de feuille ... 22
SAISIR DES DONNÉES...23
Saisir la même donnée dans plusieurs cellules simultanément... 24
Saisir des données dans une plage de cellules ... 24
Corriger des données ... 24
ANNULER ET RÉTABLIR DES COMMANDES...26
Répéter des commandes ... 26
SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE...27
Séries... 27
Listes personnalisées ... 30
GESTION DES CLASSEURS ... 33
ENREGISTRER UN CLASSEUR...33
Déterminer un type de fichier... 34
Déterminer un dossier par défaut ... 35
Enregistrer les modifications ... 35
Enregistrer les informations de récupération... 36
Gestion des classeurs par le menu contextuel... 36
FERMER UN CLASSEUR ET QUITTER EXCEL...36
OUVRIR UN CLASSEUR...37
Les options de la barre... 40
Réorganiser les fenêtres ... 40
EFFECTUER DES CALCULS... 42
OPÉRATEURS...42
LA PRIORITÉ DES OPÉRATIONS...43
LES FONCTIONS...43
Réaliser ce calcul à l’aide de votre souris ... 44
Réaliser ce calcul à l’aide de la somme automatique ... 45
INSÉRER UNE FONCTION...47
La fonction SI ... 47
LES ERREURS DANS LES FORMULES...50
Les dièses: #####... 50
Division par zéro: #DIV / 0... 50
Référence de cellule invalide: #NOM?... 50
Contenu d'une cellule non pertinente: #VALEUR! ... 50
Contenu de cellule inexistant: #RÉF!... 51
Référence circulaire ... 51
LES TYPES D’ADRESSAGE ... 52
L’ADRESSAGE RELATIF...55
L’ADRESSAGE ABSOLU...59
MISE EN FORME DE LA FEUILLE DE CALCUL... 63
MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES...63
Largeur des colonnes ... 63
Ajustement automatique ... 63
MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES...63
Hauteur des lignes... 63
Ajustement automatique ... 63
MASQUER DES COLONNES OU DES LIGNES...64
GROUPER ET CRÉER UN PLAN...64
Création automatique d’un plan... 65
Création manuelle d’un plan... 65
Suppression d'un plan... 66
AJOUTER ET SUPPRIMER DES CELLULES, DES LIGNES OU DES COLONNES...67
Insérer des cellules... 67
Insérer une ligne... 67
Insérer une colonne... 67
Supprimer une cellule, une ligne ou une colonne... 67
MISE EN FORME DES DONNÉES...67
La barre de Mise en forme ... 68
ALIGNEMENT DES CARACTÈRES OU DES DONNÉES...69
Changer l'alignement horizontal des données ... 69
Centrer et fusionner des données sur plusieurs colonnes ... 70
Diminuer ou augmenter le retrait... 70
L'alignement vertical dans une cellule... 70
Distribuer verticalement à partir de l'icône ... 71
Orientation du texte... 71
FORMAT DE CELLULE...72
Bordures ... 72
Couleur de remplissage ... 73
Reproduire la mise en forme ... 74
FORMAT DES NOMBRES...76
Modifier le format des nombres ... 76
Ajouter ou réduire les décimales... 76
Date... 77
Fraction ... 79
Pourcentage ... 79
Les codes de format ... 80
LISTE DES SYMBOLES...83
LES MISES EN FORME AUTOMATIQUES...84
LA MISE EN FORME CONDITIONNELLE...85
MISE EN PAGE DE LA FEUILLE DE CALCUL ... 89
LA MISE EN PAGE...89 Orientation... 89 Échelle... 90 Format du papier... 90 Qualité d'impression ... 90 Commencer la numérotation ... 90 MARGES...90
Centrer sur la page... 92
Imprimer ... 92
Aperçu... 92
Options... 92
EN-TÊTE ET PIED DE PAGE...93
FEUILLE...95
Zone d'impression ... 95
Titres à imprimer ... 96
Impression ... 96
Ordre des pages... 97
Imprimer ... 97
Aperçu... 97
Options... 97
COMMENTAIRES ... 98
INSÉRER UN COMMENTAIRE...98
AFFICHER OU MASQUER UN COMMENTAIRE...98
MODIFIER L’APPARENCE D’UN COMMENTAIRE...99
SUPPRIMER UN COMMENTAIRE...99
COPIER UN COMMENTAIRE...100
IMPRIMER UN COMMENTAIRE...100
IMPRIMER UN CLASSEUR ... 102
APERÇU AVANT IMPRESSION...102
La zone d'impression ... 103
Pour imprimer une sélection... 104
Pour imprimer plusieurs feuilles de calcul simultanément ... 105
Pour annuler une sélection de plusieurs feuilles... 106
Pour imprimer le Classeur en entier ... 107
Pour imprimer plusieurs classeurs simultanément ... 107
OUTIL DE CORRECTION ET DE VÉRIFICATION... 108
CORRECTION AUTOMATIQUE...108
La balise active de la correction automatique... 108
VÉRIFICATION DE L’ORTHOGRAPHE...108
RECHERCHER ET REMPLACER DES DONNÉES ... 109
RECHERCHER DES DONNÉES...109
REMPLACER DES DONNÉES...111
COPIER ET DÉPLACER DES DONNÉES ... 112
COPIER DES DONNÉES...112
Copier par le menu, par le clavier ou par la barre d’outils Standard... 112
Copier en faisant glisser ... 113
Copier par le menu contextuel... 113
La poignée de recopie ... 113
Copier des données dans plusieurs feuilles simultanément... 114
Copier des données par le Collage spécial ... 115
Copier des données par le Presse-Papiers ... 116
Le bouton Options de collage ... 117
DÉPLACER DES DONNÉES...117
Déplacer des données par le Presse-Papiers ... 117
Déplacer des données par le menu, par le clavier ou par la barre d’outils Standard ... 118
Déplacer en faisant glisser ... 118
Déplacer par le Menu contextuel... 118
LES BALISES ACTIVES ... 119
LES MODES D’AFFICHAGE... 121
AFFICHAGE NORMAL...121
APERÇU DES SAUTS DE PAGE...121
Déplacer un saut de page ... 122
Supprimer un saut de page... 122
AGRANDIR OU RÉDUIRE L’AFFICHAGE...122
MODE PLEIN ÉCRAN...123
FRACTIONNER UNE FENÊTRE...123
Le fractionnement horizontal... 123
Le fractionnement vertical ... 124
Supprimer le fractionnement... 125
FIGER LES VOLETS...126
Figer les volets horizontalement ... 126
Libérer les volets... 126
Figer les volets verticalement... 126
Figer les volets à l’horizontal et à la vertical simultanément ... 127
CRÉER UNE LISTE ... 128
AJOUTER DES ENREGISTREMENTS AU MOYEN D'UN FORMULAIRE...128
MODIFIER LES DONNÉES D'UNE LISTE...129
RECHERCHER DES DONNÉES DANS UNE LISTE...130
TRIER LES DONNÉES D'UNE LISTE...131
FILTRER UNE LISTE...133
Filtre personnalisé ... 134
PROTECTION DU CHIFFRIER ... 135
Créer une copie de sauvegarde ... 135
PARTAGE DU FICHIER...135
Ouverture du fichier... 135
Modification du fichier ... 136
Lecture seule recommandée ... 137
PROTECTION DU CLASSEUR...138
Ôter la protection du classeur... 138
PROTECTION DE LA FEUILLE...139
Cellules verrouillées... 139
Cellules masquées ... 140
CRÉER DES GRAPHIQUES ... 141
TYPES DE GRAPHIQUES...141
L'ASSISTANT GRAPHIQUE...142
Étape 1... 143 Étape 2... 143 Étape 3... 145 Étape 4... 149 DÉPLACER UN GRAPHIQUE...152 REDIMENSIONNER LE GRAPHIQUE...152
MODIFIER LES DONNÉES D'UN GRAPHIQUE...152
MODIFIER L'APPARENCE D'UN GRAPHIQUE...153
Un double-clic sur la zone... 153
Format de l'axe... 153
Format de série de données ... 154
Format de la zone de traçage ... 155
Format de la zone graphique... 155
Format du quadrillage ... 155
Format de la légende ... 156
BARRE D'OUTILS GRAPHIQUE...156
MENU GRAPHIQUE...157
MENU CONTEXTUEL...157
CHANGER DE TYPES DE GRAPHIQUE...157
IMPRIMER UN GRAPHIQUE...158
MODIFIER LES TITRES D'UN GRAPHIQUE...159
SUPPRIMER UN GRAPHIQUE...159
AJOUTER DES DONNÉES AFIN DE FAIRE UNE MISE À JOUR...159
Créer un graphique combiné ... 164
SUPPRIMER DES DONNÉES...167
CRÉER UN DIAGRAMME ... 168
AJOUTER UN TYPE DE DIAGRAMME...168
Les types de diagramme ... 170
DESSIN ... 171
FORMES AUTOMATIQUES...171
FORMES PRÉDÉTERMINÉES...172
ZONE DE TEXTE...172
Modifier le texte d’une zone de texte ... 172
Supprimer la zone de texte... 173
AJOUTER UN TEXTE WORDART...173
Modifier un texte WordArt... 174
Modifier l’objet WordArt... 174
Supprimer un objet WordArt ... 174
AJOUTER UNE IMAGE...175
Image ClipArt ... 175
À partir du fichier ... 175
SUPPRIMER UNE IMAGE...177
COPIER DES DONNÉES ENTRE APPLICATIONS ... 178
LA MISE À JOUR D’UN OBJET LIÉ...180
MODIFIER DES PARAMÈTRES ASSOCIÉS AUX LIAISONS...180
LIAISONS DES FEUILLES DE CALCUL... 182
EXERCICE PREMIER SEMESTRE...183
EXERCICE DEUXIÈME SEMESTRE...184
EXERCICE BILAN DE L'ANNÉE...185
RÉFÉRENCE DE CLASSEURS ... 188
EXERCICE BUDGET SOMMAIRE...189
MODÈLE DE CLASSEUR ... 191
CRÉATION D’UN NOM DE PLAGE... 191
EXERCICE MODÈLE D'UN CLASSEUR ET NOM DE PLAGE...192
EXERCICE CLUB SPORT SUPER SHAPE...193
Les étapes de réalisation ... 194
Révision de la fonction SI… ... 194
TOUCHES DE RACCOURCIS ... 196
BIBLIOGRAPHIE... 199
CONVENTION TYPOGRAPHIQUE
Propose des trucs pratiques.
Ajoute des informations supplémentaires relatives au sujet traité.
Décrit la procédure à suivre.
INTRODUC
Excel est un logiciel qui entre dans la catégorie généralement connue sous le nom de « Tableur électronique ». Il peut être utilisé sur les deux plates-formes, Macintosh et PC sous Windows. Ce chiffrier électronique est principalement conçu pour manipuler des nombres. Il est possible, entre autres, d’organiser et d’analyser des données telles qu’un budget, un bilan de ventes, etc. Il permet aussi de créer des graphiques en couleurs pour présenter des données de manière conviviale.
TION
E
Excel se compose de lignes et de colonnes qui rappellent un grand livre comptable. Il a une grande capacité à effectuer des calculs automatiques tels qu’une addition, une division, une moyenne, etc., mais aussi des calculs plus complexes comme des formules financières et mathématiques ainsi que des analyses statistiques. C’est donc un programme considéré comme un outil administratif à caractère informatique très puissant.
2 Démarrer Excel
DÉMARRER EXCEL
Cliquez sur
choisissez Tous les programmes puis cliquez sur
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Barre de titre : affiche le nom du classeur en cours.
2. Barre des menus : affiche les commandes du logiciel.
3. Barre d’outils Standard : facilite la sélection des commandes les plus utilisées.
4. Barre d’outils Mise en forme : facilite la sélection des mises en forme les plus
utilisées.
5. Barre de formule : affiche la référence et le contenu de la cellule active.
6. En-tête de colonne : rangées verticales identifiées par des lettres.
7. En-tête de ligne : rangées horizontales identifiées par des numéros.
8. Volet Office : permet d’accomplir rapidement des tâches courantes.
9. Onglets de feuille : un classeur contient trois onglets de feuilles par défaut.
Démarrer Excel 3
Afficher ou masquer des barres d’outils
Pour afficher d’autres barres d’outils ou afficher une barre d’outils manquante, cliquez sur le menu Affichage, Barre d’outils et cliquez sur les barres d’outils désirées.
Excel propose plusieurs barres d'outils que vous pouvez afficher ou masquer en fonction de vos besoins. Chacune d'elles comporte des icônes qui permettent d'exécuter rapidement des tâches courantes.
Lorsque vous affichez une barre d'outils, il est possible qu'elle soit flottante sur votre feuille de calcul:
Double-cliquez sur la barre de titre de cette barre d’outils afin de la positionner automatiquement sous les autres barres affichées tout en haut de la fenêtre.
Personnaliser les barres d'outils
Il est possible d'ajouter des icônes à une barre d'outils, afin de profiter d'un accès immédiat aux commandes les plus utilisées et de gagner ainsi en efficacité dans votre travail1. Plusieurs icônes sont à votre disposition.
1 MARAN, Ruth, Excel 2002 Poche Visuel, Paris 2002, Édition First Interactive, 435 pages.
4 Démarrer Excel
Méthode 1
Cliquez sur la liste déroulante tout au bout de votre barre d'outils;
Liste déroulante pour personnaliser la barre d,'outils
cliquez sur la commande Ajouter/Supprimer des boutons, Mise en forme;
dans la liste d'icônes de ce menu, plusieurs icônes sont cochées nous indiquant qu'elles sont déjà affichées sur la barre d'outils. Tout en bas de la liste, il est possible qu'un triangle noir indique que certaines icônes sont masquées. Cliquez dessus pour les faire dérouler;
cochez les icônes que vous désirez ajouter à votre barre d'outils. Si certaines icônes ne se retrouvent pas dans cette liste, vous devrez utiliser la deuxième méthode pour personnaliser vos barres d'outils.
Démarrer Excel 5
Si une barre ne se positionne pas au bon endroit dans la fenêtre, glissez-la, en la prenant par la barre de titre, à l'endroit voulu. Si elle ne possède pas de barre de titre comme dans le cas des barres de menu et les barres d'outils Standard et Mise en forme, placez votre pointeur sur la bande verticale hachurée positionnée à gauche de la barre. Votre pointeur prend la forme de 4 flèches. Enfoncez le bouton de votre souris et déplacez-la en la faisant glisser à la bonne position.
Méthode 2
Affichez la barre d'outils à personnaliser; cliquez sur le menu Outils, Personnaliser…;
cliquez sur l'onglet Commandes;
cliquez sur la catégorie qui renferme l'icône à ajouter sur la barre d'outils;
glissez l'icône sur la barre souhaitée et à l'endroit précis désiré. Un trait (
I
) indique sa future position;l'icône apparaît maintenant sur la barre d'outils.
Déplacer une icône
Il est possible de changer la position de certaines icônes sur la barre d'outils afin de regrouper celles qui permettent de réaliser des tâches connexes.
Placez le pointeur sur l'icône à déplacer;
enfoncez la touche ALT de votre clavier et maintenez-la enfoncée;
6 Démarrer Excel
Supprimer une icône
Vous pouvez retirer une icône d'une barre d'outils : Placez le pointeur sur l'icône à Supprimer;
enfoncez la touche ALT de votre clavier et maintenez-la enfoncée;
cliquez sur l'icône, "glissez" déplacez-la hors de la barre d'outils.
La structure de la fenêtre et ses différentes barres d'outils
Barre de titre
La barre de titre affiche le nom du programme ainsi que le nom du fichier. Classeur 1 est le nom du fichier par défaut qui est automatiquement créé. Il est temporairement appelé ainsi jusqu’à ce que vous l’enregistrer sur votre disque et que vous lui donniez un autre nom.
Barre des menus
La barre des menus donne accès aux commandes et options disponibles dans le logiciel et renferme une zone où vous pouvez saisir une question, en vue d’obtenir de l’aide. Au démarrage d’Excel, seulement les principales commandes sont affichées dans les menus. Excel adapte ses menus aux commandes qui sont le plus
souvent sollicitées. Pour afficher le menu complet, double-cliquez sur le menu ou cliquez sur le menu puis, sur les chevrons situés au bas du menu, afin d’afficher toutes les commandes disponibles.
Pour activer l’affichage en bloc de toutes les commandes des menus, ce qui est fortement recommandé, cliquez sur le menu Outils,
Personnaliser, onglet Options, afin de désactiver la case Afficher les menus entiers après un court délai et cochez la case, Toujours afficher les menus dans leur intégralité.
Démarrer Excel 7
Barre d’outils Standard
La barre d’outils Standard permet un accès rapide aux commandes les plus souvent utilisées dans les menus. Au démarrage d’Excel, comme mentionné précédemment, un nouveau classeur vide est automatiquement créé. Pour obtenir
un nouveau classeur, il s’agit de cliquer sur le premier raccourci de la barre d’outils Standard.
Un classeur Excel = un fichier.
Au démarrage d’Excel, les barres d’outils Standard et Mise en forme sont placées sur la même ligne. Pour faciliter leur utilisation, il est possible de les disposer l’une sous l’autre. Cliquez sur le menu
Outils, Personnaliser, onglet Options
et cochez la case Afficher les barres
d’outils et Mise en forme sur deux lignes.
À l’ouverture d’Excel, la barre d’outils
Euro Value s’affiche sur le chiffrier. Il
s’agit d’une macro permettant de convertir des dollars en Euros. Étant
donné que cette option ne représente pas une tâche quotidienne, vous pourrez désactiver cette macro en cliquant sur le menu Outils, Macros
complémentaires et cliquer dans la case à cocher, Outils pour l’Euro afin d'enlever le
crochet.
Barre de Mise en forme
La barre de mise en forme affiche les commandes les plus souvent utilisées pour mettre en forme ou embellir la présentation des données.
En-têtes de Colonnes
Les en-têtes de colonnes sont placés en rangées verticales et ils sont identifiés par les lettres de l’alphabet A jusqu’à IV. Il y a 256 colonnes dans le chiffrier.
8 Démarrer Excel
En-tête de Lignes
Les en-têtes de lignes sont placés en rangées horizontales et ils sont numérotés de
1 à 65 536. Barre de Formule
La barre de formule affiche la référence et le contenu de la cellule active. La référence d’une cellule identifie son emplacement dans la feuille de calcul et se compose d’une lettre de colonne, suivie d’un numéro de ligne, tel A1. La barre de formule permet également d’entrer ou de modifier une formule par sa commande Insérer une fonction
1.Zone de nom 2. Liste déroulante 3. Insérer une fonction
4.Case de référence 5. Case annulation 7. Zone d’édition
6. Case d’entrée
1. Zone de nom ou case de référence : affiche le nom de la cellule active ou d’un
objet sélectionné où le curseur est positionné dans le chiffrier.
2. Liste déroulante : affiche le nom des zones définies.
3. Insérer une fonction: permet d'accéder aux fonctions spécialisées.
4. Case de référence: indique la fonction choisie.
5. Case annulation : annule une entrée.
6. Case entrée : confirme une entrée.
7. Zone d’édition : permet d’écrire du texte, des nombres ou d’entrer une formule.
Barre d’état
La barre d’état donne des informations sur la tâche en cours. Elle se compose de deux parties : la Zone de message et la Zone mode.
Démarrer Excel 9
La Zone de message décrit le mode ou le statut. Lorsqu’une cellule est sélectionnée, le message indiqué est « Prêt ». D’autre part, lorsque la saisie dans une cellule est commencée, le message affiché est « Entrer ».
La Zone mode affiche de l’information concernant les opérations en cours, les menus et les commandes en sélection. Par exemple ici, l’indication de la somme est le résultat d’une plage de cellules sélectionnées dans le chiffrier. Cette zone affiche également des informations sur les touches standards du clavier. Entre autres, le NUM indique que la partie numérique de votre clavier est active. Le MAJ indique que la touche « fixe majuscule ou Verr Maj » de votre clavier est activée.
Volet Office
Le Volet Office permet d’accomplir rapidement des tâches courantes. Il apparaît automatiquement à l’exécution de certaines tâches. Pour afficher ou masquer le volet Office, cliquez sur Affichage, Volet Office. Il est également possible de masquer rapidement le volet Office en cliquant sur sa case de fermeture placée dans le coin droit en haut du menu.
Pour la version 2003 d’Office, vous pouvez accéder, par le volet Office, à Microsoft en ligne (Microsoft Office
10 Démarrer Excel
Le volet vous offre également la possibilité d’ouvrir l’un des quatre derniers fichiers utilisés ou de créer un nouveau classeur. Nous verrons plus loin les différentes façons d’ouvrir un fichier.
Le Volet Office occupe un grand espace de travail sur votre feuille de calcul. Étant donné que vous pourrez accéder aux différentes options suggérées autrement, il est donc possible de masquer ce volet pour qu’il ne se présente plus à votre prochaine ouverture d’Excel : Outils,
Options, Affichage, enlevez le crochet dans la case à cocher de la
commande Volet Office au démarrage.
Le volet Office affiche différents contenus pour différentes possibilités selon ce qui est demandé. Parmi plusieurs affichages disponibles, on retrouve entre autres :
♦ Le Presse-papiers Office répertorie les éléments sélectionnés que vous avez coupés ou copiés. Il permet de garder en mémoire les 24 derniers éléments coupés ou copiés afin de les coller dans un autre classeur ou tout simplement dans un autre programme Office. Nous en verrons l’utilisation un peu plus loin dans ce document.
♦ La Recherche permet de rechercher des fichiers sur l’ordinateur.
♦ L’insertion d’Image Clipart par le menu Insertion, permet d’ajouter des illustrations dans une feuille de calcul.
♦ L’Aide et les Résultats de recherche s’affichent également dans ce volet.
♦ À la demande d’un Nouveau classeur par le menu Fichier, Nouveau, le volet Office propose des commandes pour ouvrir des Modèles de classeur Excel et la recherche en ligne chez Microsoft pour en faire la recherche.
La feuille de calcul et ses cellules
La feuille de calcul est la partie quadrillée de l’écran. Elle contient 65 536 lignes et 256
colonnes. Les lignes sont numérotées et les colonnes sont identifiées par une lettre.
L’intersection d’une colonne et d’une ligne forme la Cellule. La feuille de calcul contient
Démarrer Excel 11
Par défaut, Excel offre à l’ouverture la possibilité d’utiliser trois Onglets de feuille pour un même classeur : Feuil1, Feuil2 et Feuil3. Par exemple, un
nouveau classeur pourrait stocker des informations pour un budget annuel. Chaque onglet de feuille représenterait chacun des mois. Le nom du classeur serait alors Budget pour l'année et on renommerait les onglets de feuille pour Janvier à Mars. Nous verrons plus loin comment renommer et ajouter des onglets de feuille.
Le menu contextuel
Le menu contextuel s’obtient par un clic droit sur un élément de la feuille de calcul et contient des commandes relatives à cet emplacement. C’est un menu qui est en contexte avec l’endroit de la fenêtre où l’on clique. Il diffère donc selon les opérations en cours d’utilisation, telles que Couper, Copier et Coller, les formats de cellules, les éléments graphiques, les onglets de feuille, etc.
Aide
Le Compagnon Office XP
Pour obtenir le Compagnon Office, dans le menu Aide
«
?
», cliquez sur Aide sur Microsoft Excel ouencore F1. Le compagnon Office apparaît pour les versions 1997, 2000 et XP. Il est accompagné d’une bulle dans laquelle se trouve une zone d’édition pour taper les mots clés d’une opération sur laquelle vous
désirez en connaître davantage. Par exemple, inscrivez dans la zone de texte, « Imprimer » puis cliquez sur Rechercher. Le Compagnon Office proposera différentes rubriques correspondant à votre recherche. Cliquez sur l’une d’elles.
Si le compagnon Office ne comprend pas la requête, il vous invite à formuler la question différemment. Pour masquer la bulle, cliquez juste à côté de celle-ci. Pour masquer le compagnon Office, cliquez sur le menu Aide «
? » et choisissez Masquer le Compagnon
Office ou cliquez sur le bouton droit de votre souris et sur Masquer. Cliquez sur le bouton Options de la bulle du compagnon et à l’onglet Options, choisissez les préférences
concernant l’utilisation du compagnon. Cliquez sur l’onglet Présentation et cliquez sur les boutons Précédent ou Suivant pour obtenir les différentes formes du compagnon.
12 Démarrer Excel
Assistance
Pour la version 2003, en cliquant directement sur l’icône de la barre d’outils standard, un volet affiche une zone de texte vous permettant d’inscrire un mot clé référant à votre
recherche. En cliquant sur la flèche verte juste à droite , le volet affiche ensuite l’information associée à la rubrique choisie.
Dans ce volet, vous pouvez spécifier à Excel de se connecter chez Microsoft Office Online afin d’obtenir une aide en ligne.
En sélectionnant une rubrique, une fenêtre vous décrit les étapes à suivre. Vous avez également la possibilité d’imprimer la rubrique en cliquant directement sur l’icône
Démarrer Excel 13
Aide dans une boîte de dialogue
Dans une boîte de dialogue, il est également possible d’avoir de l’aide sur le contenu de la boîte. Il s’agit de cliquer sur le point d’interrogation "
?
" positionné juste à gauche du " X " de fermeture. Le volet Office affiche le contenu entier de la boîte. Sélectionnez les rubriques sur lesquelles vous recherchez une explication en cliquant sur la rubrique.Tapez une question
Pour savoir accomplir une tâche dans Excel, il est également possible de poser une question, afin d’obtenir des renseignements sur cette tâche. On retrouve cette zone de saisie dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
14 Saisie et édition
SAISIE ET ÉDITION
Différentes formes de pointeur
Le pointeur prend différentes formes selon la tâche qu’on lui commande de faire. En voici une description :
Types de pointeur Représentation graphique Description
Pointeur
Le pointeur permet de sélectionner une icône située sur une des barres d’outils ou faire le choix d’une commande dans un menu. Il permet également de déplacer le contenu d’une cellule.
Croix blanche La croix blanche sert à passer d’une
cellule à une autre dans le chiffrier.
Curseur
|
Le curseur est une ligne verticale qui clignote et qui indique une zone d’édition par exemple, dans la barre de formule ou après un double-clic dans la cellule.
Croix noire / Poignée de recopie
La croix noire s’obtient en pointant le carré situé au coin inférieur droit de la cellule sélectionnée. Cette croix permet alors d’effectuer l’opération de recopie.
Poignée de recopie
Flèche noire ou
Le pointeur positionné sur les en-têtes de colonne ou de ligne se transforme en flèches noires qui pointent vers le bas ou vers la droite. Ces flèches permettent alors de sélectionner une colonne entière ou une ligne entière.
Saisie et édition 15
Déplacement dans un chiffrier
Déplacement par la souris
Pour atteindre une cellule, vous devez déplacer le pointeur en forme de croix blanche sur la cellule et par la suite cliquez pour sélectionner cette dernière. La cellule sélectionnée devient la cellule active. Une bordure noire entoure cette cellule active. Il ne peut y avoir qu’une seule cellule active à la fois dans une feuille de calcul.
Déplacement par la barre de défilement
Si une feuille de calcul comporte une grande quantité de données, il est fort possible qu'elles ne soient pas visibles simultanément à l’écran. Dans ce cas, vous pouvez faire défiler la feuille de calcul par les barres de défilement verticale et horizontale.
Pour défiler le contenu d’une feuille vers le bas, cliquez sur la flèche de défilement qui pointe vers le bas dans la partie droite de votre fenêtre. Pour remonter, faites l’opération contraire. Pour un défilement rapide, maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris sur les flèches de défilement. Les procédures sont les mêmes pour la barre de défilement horizontale.
Pour un défilement page écran par page écran, cliquez sur la barre de défilement directement. Pour atteindre rapidement une ligne ou une colonne particulière, placez le pointeur sur la bande rectangulaire foncée de la barre de défilement et faites glisser cette dernière le long de la barre jusqu’à ce que la ligne voulue apparaisse.
16 Saisie et édition
Déplacement par le clavier
Touches du
clavier Représentation graphique Action
Flèches de
direction Déplacement vers une cellule en direction de la flèche.
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(Page Up / Down)
Descendre ou monter un écran plus bas ou plus haut.
+ Reviens sur la première cellule de la colonne.
+ Retour sur la première cellule de la ligne.
+
Atteint la dernière cellule de la colonne contenant du texte.
CTRL (Contrôle) + les flèches de
direction
+ Atteint la dernière cellule de la ligne contenant du texte.
CTRL + Début (Home) ou Fin
(End)
Atteint la première ou la dernière cellule de la feuille de calcul contenant du texte. ALT (Alternative) + Page suivante/ Page précédente +
+
Déplacement vers la droite à l’horizontal et retour vers la gauche toujours à l’horizontal. CTRL + Page suivante/ Page précédente +
+
Déplacement d’un onglet de feuille vers la droite et vers la gauche. FIN
Saisie et édition 17
Autres déplacements par le clavier
Touches du
clavier Représentation graphique Action
Entrée (Retour) Confirme l’entrée d’une cellule et sélectionne la cellule en dessous.
Majuscule + Entrée Confirme l’entrée d’une cellule et sélectionne la cellule au dessus.
Entrée
;
Entrée
+
Tabulation Dirige la sélection de la prochaine cellule vers la droite.
Majuscule + TAB Dirige la sélection sur la cellule précédente.
CTRL + Entrée
Confirme l’entrée de la cellule et
cette dernière demeure la cellule active.
ALT + Entrée
Force un changement de ligne dans la même cellule. Un nombre est alors affiché en format texte par contre. +
;
Entrée + Entrée +Ces dernières combinaisons de touches CTRL+ENTRÉE et
ALT + Entrée, s’avèrent très utiles pour l’entrée des données dans le
chiffrier. Elles évitent de revenir sur la cellule pour compléter les différentes opérations à réaliser. C’est à retenir…
Déplacement par le menu
Par le menu Édition, Atteindre, il est possible d’accéder à une cellule précise. Tapez la référence de cellule à atteindre. Les caractères doivent être tapés sans espace. Ils peuvent être en minuscules ou majuscules.
Le bouton Cellules… vous permet d’atteindre une cellule contenant des particularités : commentaires, formules, cellule vide, etc.
18 Saisie et édition
Déplacement par la Barre de formule
Cliquez sur la zone de nom indiquant la cellule active, c’est-à-dire son emplacement dans la feuille de calcul.
Cette référence se compose d’une lettre de colonne, suivie d’un numéro de ligne, comme A1
cliquez dans cette zone de nom pour sélectionner la lettre, le numéro et inscrivez les coordonnées de la nouvelle cellule : comme par exemple, Z138;
cliquez sur la touche Entrée de votre clavier. La référence de la nouvelle cellule active s’affiche dans cette zone.
Sélectionner des cellules
Le nombre de tâches réalisables dans Excel nécessitent auparavant de sélectionner une ou plusieurs cellules. Ces dernières apparaissent alors en surbrillance à l’écran.
Sélection Description Mode de sélection
Cellule
La cellule est une zone
d’intersection entre une colonne une ligne. La cellule active est automatiquement sélectionnée et elle est entourée d’une bordure noire épaisse.
À l’aide de la croix blanche cliquez sur la cellule.
Ligne
La ligne est une série de cellules couvrant la largeur du chiffrier. Il y a en tout 65 536 lignes
identifiées par un numéro.
Pour sélectionner une ligne, placez votre pointeur t sur le numéro et cliquez. Pour sélectionner plusieurs lignes, cliquez sur le premier numéro de la ligne et faites glisser le pointeur sur les lignes à
sélectionner vers le bas ou vers le haut selon le cas.
Colonne
La colonne est une série de cellules couvrant la hauteur du chiffrier. Il y a en tout
256 colonnes identifiées par une lettre de A à IV.
Pour sélectionner une colonne, placez votre pointeur v sur la lettre et cliquez. Pour sélectionner
plusieurs colonnes consécutives, placez le pointeur sur la lettre de la première colonne à sélectionner, puis faites glisser le pointeur sur les colonnes à sélectionner vers la droite ou la gauche selon le cas.
Saisie et édition 19
Sélection Description Mode de sélection
Plage
La plage de cellules est une suite
de cellules consécutives. Pour sélectionner une plage de cellules, sélectionnez la première cellule faisant partie de la sélection et maintenez le bouton de votre souris enfoncé pour glisser sur les cellules adjacentes.
Groupe
Un groupe de cellules est une sélection multiple de cellules non consécutives. Une même
opération sur plusieurs
cellules, ne peut donc être
effectuée qu’une seule fois.
Sélectionnez d’abord la ou les premières cellules, maintenez ensuite la touche CTRL de votre clavier enfoncé et sélectionnez la ou les cellules supplémentaires.
Feuille de calcul
L’ensemble de la surface de travail, c’est-à-dire toutes les cellules du chiffrier, représente la feuille de calcul.
Pour sélectionner toutes les cellules d’une feuille de calcul, cliquez sur la case dans le coin supérieur gauche de la feuille, à l’intersection entre les en-têtes de lignes et de colonnes.
Case de sélection
Onglet
Tout fichier créé par Excel s’appelle un classeur et contient plusieurs onglets de feuilles de calcul. Par défaut, Excel affiche 3 onglets de feuilles.
Cliquez sur l’onglet de feuille et le contenu s’affiche à l’écran dans le chiffrier. Pour sélectionner plusieurs onglets, utilisez la touche CTRL lorsque les onglets ne sont pas consécutifs et la touche MAJ lorsqu’ils sont consécutifs. Par le menu contextuel, il est également possible de sélectionner l’ensemble des onglets de feuilles affichés.
Manipulation des onglets de feuille
Ajouter des onglets de feuille
Il est possible d’ajouter des onglets de feuille pour le classeur présentement actif : Cliquez sur le menu Insertion, Feuille.
20 Saisie et édition
Par le menu contextuel, il est également possible d’ajouter un onglet de feuille : cliquez sur un des onglets de feuille avec le bouton droit de votre souris et cliquez sur
Insérer… Sélectionnez sous l’onglet Général, l’icône Feuille.
Dans les deux cas, l’onglet de feuille Feuil4 s’insère devant les autres onglets de feuille. Un classeur peut contenir jusqu’à 9999 onglets de feuilles ou jusqu’à l’utilisation totale de la mémoire vive permise de votre ordinateur.
Le travail se fait sur l’onglet de feuille actif dont le nom est affiché en gras dans un arrière-plan blanc.
Renommer un onglet de feuille
Pour renommer un onglet de feuille :
Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur un des onglets de feuille;
cliquez ensuite sur la commande
Renommer;
l’onglet de feuille est maintenant sélectionné; tapez directement par-dessus le nom de l’onglet souhaité.
Renommez également un onglet en double-cliquant dessus. L’onglet de feuille se retrouve sélectionné en noir; vous n’avez qu’à inscrire le nom de l’onglet souhaité.
Lorsque vous sélectionnez du texte dans une cellule ou double-cliquez sur un onglet de feuille, ces derniers sont alors affichés avec une surbrillance noire ou bleue. En inscrivant directement un autre nom, le nouveau texte remplace automatiquement la sélection.
Il est également possible d’augmenter ou de diminuer le nombre d’onglets de feuille par défaut de tout nouveau classeur :
Saisie et édition 21
à la rubrique Nombre de feuilles de calcul par nouveau classeur, tapez le nombre de feuilles désirées.
Supprimer un onglet de feuille
Pour supprimer un onglet de feuille :
Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l’onglet de feuille à supprimer afin d’obtenir le menu contextuel;
cliquez sur la commande Supprimer.
Apposer une couleur d’onglet
Colorez vos onglets de feuilles :
Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l’onglet de feuille à colorer, afin d’obtenir le menu contextuel;
cliquez sur la commande Couleur d’onglet…; choisissez une couleur parmi celles proposées.
Remarquez que l’onglet actif est souligné par une barre colorée, tandis que les autres onglets, ceux présentement inactifs, sont colorés de la couleur que vous aviez choisie préalablement.
Bouton de défilement d’onglet
À l’ajout de plusieurs onglets de feuille de calcul, il est possible d’afficher les onglets un à un à l’aide des Boutons de défilement.
Affichez les onglets suivants et précédents :
Revenez au premier onglet ou accédez au dernier onglet :
22 Saisie et édition
Une autre méthode pour afficher les onglets de feuille, consiste à cliquer avec le bouton droit de la souris sur les boutons de
défilement d’onglets, ce qui active le menu contextuel et permet de choisir l’onglet de feuille souhaité. D’autre part, pour voir les onglets de feuille masqués, il est possible de déplacer la Barre de
fractionnement d’onglet qui
modifie à la fois l’espace attribué à la barre de défilement horizontale et le nombre d’onglets apparents.
Menu contextuel des boutons de défilement
d’onglets
Barre de fractionnement d’onglet
Déplacer un onglet de feuille
Pour déplacer un onglet de feuille :
Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l’onglet de feuille à déplacer, afin d’obtenir le menu contextuel;
cliquez sur la commande Déplacer ou copier…;
cliquez sur la feuille avant laquelle vous désirez déplacer l’onglet de feuille sélectionné.
Masquer un onglet de feuille
Pour masquer un onglet de feuille, sélectionnez cet onglet et dans le menu
Saisie et édition 23
pour afficher un Onglet de feuille, dans le menu Format, choisissez Feuille,
Afficher et cliquez sur la feuille souhaitée.
Pour déplacer un onglet de feuille sans passer par le menu contextuel, enfoncez le bouton gauche de votre souris sur un onglet et maintenez-le enfoncer. Glissez l’onglet vers la droite ou la gauche selon le cas. Un petit triangle noir s’affiche au-dessus de l’onglet, indiquant la position qu’il prendra.
Lorsque plusieurs onglets de feuille sont sélectionnés, les opérations effectuées sur la feuille en cours sont aussi répétées sur les autres feuilles sélectionnées. Le classeur est alors identifié sur la barre de titre comme étant un Groupe de travail.
Pour annuler ce groupe de travail, il s’agit de cliquer sur le bouton droit de la souris pour obtenir le menu contextuel et choisir la commande Dissocier les feuilles. Il est également possible de maintenir enfoncé la touche CTRL et de cliquer sur les onglets de feuilles que l’on veut désélectionner.
Vous pouvez également enlever une sélection sur un ensemble d’onglets de feuilles en cliquant sur un des onglets ne faisant pas partie de la sélection en cours.
Saisir des données
Vous pouvez saisir rapidement et efficacement des données dans une feuille de calcul. Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez saisir des données et tapez ces dernières. Remarquez que les données entrées dans la cellule s’affichent sur la barre de formule également. Appuyez sur Entrée pour confirmer l’entrée ou, enfoncez les touches CTRL +
Entrée afin de demeurer dans la cellule.
La barre de formule affiche également des boutons permettant de confirmer ou annuler l’entrée dans une
cellule. Lorsque la saisie est terminée, vous devez prendre votre souris et cliquez sur un des deux boutons. Cette procédure s’avère beaucoup plus longue que la précédente.
Les flèches de direction et la Tabulation vous permettent également de confirmer l’entrée dans votre cellule.
24 Saisie et édition
Saisir la même donnée dans plusieurs cellules simultanément
Cette méthode s’applique entre autres lorsqu’il est nécessaire de saisir des zéros dans des cellules pour les remplacer ultérieurement par d’autres données :
Sélectionnez la plage ou les groupes de plages de cellules dans lesquelles la saisie aura lieu;
saisissez le texte, le nombre ou la formule et appuyez sur la touche CTRL + Entrée.
Saisir des données dans une plage de cellules
Cette autre méthode permet d’entrer des données tout en restant dans cette plage de données :
Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle vous désirez entrer les données; entrez votre première donnée dans la première cellule et enfoncez la touche TAB de votre clavier pour entrer les données suivantes dans les cellules de la colonne adjacente.
Corriger des données
Il existe plusieurs méthodes pour corriger des données. Le tableau suivant propose ces différentes possibilités.
La touche « Échap » (Esc) située dans le coin gauche de votre clavier permet d’annuler une entrée ou de désamorcer une opération lancée préalablement comme un calcul.
Saisie et édition 25
Méthode Représentation
graphique Procédure
Case annulation
Au moment de saisir des données, la case
Annulation est entre autres disponible. Cliquez
sur celle-ci pour supprimer des données en cours d’édition
Barre de formule
Cliquez dans la zone d’édition de la barre de formule et déplacez votre curseur pour apporter une modification à l’aide des touches Retour arrière (Backspace) et Supprimer (Delete).
Cellule 1 clic
Cliquez sur la cellule pour la sélectionner et inscrire les nouvelles données directement par-dessus. Cette procédure a pour effet d’écraser les anciennes données pour faire place aux nouvelles entrées.
Cellule 2 clics
Double-cliquez sur la cellule pour obtenir le curseur dans la cellule et ainsi utiliser les touches Retour arrière (Backspace) ou Supprimer (Delete) pour modifier l’entrée.
Vous pouvez également modifier des données par le menu Édition, Effacer :
Tout : efface le contenu, les mises en forme appliquées sur les données et les commentaires
s’y rattachant.
Formats : efface les mises en forme appliquées sur les données et non le contenu de la
cellule.
Contenu Suppr: efface le contenu de la cellule uniquement et conserve la mise en forme.
Commentaires : efface le commentaire lié à la cellule.
26 Saisie et édition
Annuler et rétablir des commandes
En cas d’erreur, il est généralement possible d’annuler les dernières opérations effectuées. Il suffit de cliquer sur le bouton Annuler de la barre d’outils Standard pour annuler la dernière opération. Les opérations sont cumulatives pour l’ensemble des classeurs ouverts.
Si vous venez d’apporter une modification dans le classeur 1 et que vous ouvrez et apportez des modifications dans le classeur 2, la commande Annuler ne conserve pas que les opérations du classeur 2 mais aussi celles effectuées dans le classeur 1.
Aussi, il est à noter qu’Excel cesse spontanément de cumuler les dernières opérations effectuées et la flèche d’annulation devient alors en grisé et non disponible.
Pour annuler, une à une, les dernières opérations effectuées, cliquez sur l’icône Annuler . Pour annuler plusieurs opérations à la fois, cliquez sur la flèche représentant la liste déroulante à côté de l’icône Annuler , puis faites votre sélection dans le menu. Microsoft Excel annule l'action sélectionnée ainsi que toutes celles au-dessus dans ce menu.
Si vous changez d'avis, cliquez sur l’icône Rétablir , ou cliquez sur la liste déroulante juste à côté de l’icône Rétablir . Faites votre sélection dans la liste sans oublier que les opérations sont consécutives.
Répéter des commandes
Dans le menu Édition, les deux premières commandes permettent d’Annuler une opération ou Répéter la dernière action effectuée sur une autre cellule. Dans ce dernier cas, le nom de cette commande change en fonction de la dernière opération effectuée. Les touches de raccourci sont F4 ou CTRL + Y. Tentez l'exercice suivant:
Entrez les données suivantes dans les cellules;
sélectionnez la cellule A1 et appliquez le Gras
sélectionnez les cellules A2 et A3 et cliquez sur le menu Édition, Répéter, et dans ce cas-ci, vous répétez une opération de mise en forme sur la Police;
Saisie et édition 27
Cet exemple est simple, mais la commande Répéter permet d'appliquer à d'autres cellules des modifications apportées aux cellules précédentes sans pour autant ouvrir de nouveau des boîtes de dialogue.
Saisie semi-automatique
Elle complète automatiquement les entrées de texte lors de la frappe dans une même colonne. Si les premières lettres tapées coïncident avec un texte déjà saisi dans la colonne, Excel affiche ce même texte en surbrillance. Si ce texte convient, vous n’avez qu’à confirmer l’entrée, sinon continuez à écrire. Pour désactiver la saisie semi-automatique, cliquez sur le menu Outils, Options, onglet Modifications et désactivez la case Saisie
semi-automatique des valeurs de cellule. Séries
Les séries sont des insertions automatiques de données pour des cellules adjacentes en fonction du contenu de la cellule de départ. Excel propose déjà quelques séries comme les jours de la semaine, les mois, etc. Par exemple, inscrivez le mot Dimanche dans une cellule, confirmez l’entrée et glissez la poignée de recopie sur les cellules adjacentes.
La poignée de recopie
Les autres jours de la semaine apparaîtront dans une saisie automatique. Une bordure en grisé s’affichera proposant la sélection des cellules.
Pour obtenir un ordre croissant dans une série, il s’agit de glisser la poignée de recopie vers les cellules du bas ou vers la droite. Pour obtenir un ordre décroissant, vous glisserez la poignée de recopie vers les cellules du haut ou vers la gauche.
Pour développer une série linéaire de nombres, il existe deux méthodes. La première utilise la poignée de recopie et la seconde consiste à utiliser la commande Remplissage du menu
Édition. Méthode 1
Inscrivez 2000 dans la cellule A1 et 2001 dans la cellule A2; sélectionnez les cellules A1 et A2;
avec la poignée de recopie de la sélection, étendez la sélection sur les cellules A3, A4, A5, A6, etc. Les années 2002, 2003, 2004, 2005, etc. apparaîtront.
28 Saisie et édition
Autre essai :
Inscrivez 5 dans la cellule B1 et 10 dans la cellule B2;
sélectionnez les cellules B1 et B2;
glissez la poignée de recopie de la sélection sur les cellules B3, B4, B5, etc. Les entrées 15, 20, 25, etc. s’afficheront dans les cellules adjacentes.
Méthode 2
Inscrivez 2000 dans la cellule C1; sélectionnez la cellule C1 à C5;
dans le menu Édition, choisissez la commande Remplissage, Séries. Cette boîte permet de spécifier quel type de remplissage vous désirez obtenir;
cliquez dans le bouton à option
Linéaire pour le type de série à
reproduire et inscrivez une Valeur du
pas. Par exemple, inscrivez 2 dans la zone de texte pour la valeur du pas;
cliquez sur OK. Vous obtiendrez donc les années 2000 à 2008 avec une valeur du pas de deux années.
Autre essai :
Saisie et édition 29
sélectionnez les cellules D5 à D1;
dans le menu Édition, choisissez la commande Remplissage, En haut… Vous obtiendrez le mois de Mai sur les cellules adjacentes vers le haut. Il est également possible de répéter cette opération vers le bas, la droite ou la gauche.
Remplir une série selon un modèle
Microsoft Excel peut continuer automatiquement une série de nombres, d'associations nombre/texte ou d'unités de temps ou suivant un modèle que vous établissez. Par exemple, dans la table suivante, les sélections initiales sont étendues comme indiquées. Les éléments séparés par des virgules se trouvent dans les cellules adjacentes.
Sélection initiale Série étendue
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00
Lun Mar, Mer, Jeu
Lundi Mardi, Mercredi, Jeudi
Janv Févr, Mars, Avr
Janv-99, Avr-99 Juil-99, Oct-99, Janv-00 15-Janv, 15-Avri 15-Juil, 15-Oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-janv, 1-mars 1-mai, 1-juil, 1-sept
Trim3 Trim4, Trim1, Trim2 texte1, texteA texte2, texteA, texte3, texteA
1ère période 2ème période, 3ème période Produit 1 Produit 2, Produit 3, Produit 4
Si la sélection contient des nombres, vous pouvez déterminer si vous souhaitez créer une série linéaire ou une série géométrique par la boîte de dialogue.
Aussi, à l’extérieur de la boîte de dialogue, une
Balise s’affiche sur la dernière cellule
30 Saisie et édition
droite de cette balise indique la présence d’un menu.
Assurez-vous que les balises sont activées. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de Correction automatique. Cliquez sur l'onglet
Balises actives et activez la case à cocher Attacher des balises actives aux données. À l’inverse, vous pouvez également masquer
les balises actives présentes dans le classeur. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de Correction automatique et sélectionnez l'onglet Balises actives. Dans la liste Afficher les balises actives
en tant que, cliquez sur Aucune.
Il est possible de cliquer dans le bouton à option Incrémenter les jours ouvrés : Inscrivez Lundi dans une cellule;
prenez la poignée de recopie et glissez vers la droite jusqu’à ce que vous affichiez
Dimanche;
cliquez sur la balise active qui vient tout juste de s’afficher et sélectionnez le bouton à option Incrémenter les jours ouvrés;
que les jours de semaine et non de fin de semaine se soient inscrits dans la liste de cellules sélectionnées.
Nous détaillerons davantage les autres balises utilisées dans Excel dans la section traitant des Balises actives.
Listes personnalisées
Excel permet de créer une liste personnalisée rapidement insérable dans une feuille de calcul. Cette opération se révèle utile si vous employez souvent les mêmes données comme une liste de noms d’étudiants.
Pour établir une Liste personnalisée
Cliquez sur le menu Outils, Options, onglet Listes personnalisées;
cliquez dans la zone Entrées de la liste et inscrivez des données représentant une liste d’arguments en les séparant par des virgules ou par la touche Entrée de votre clavier;
cliquez sur le bouton Ajouter et sur Ok;
Saisie et édition 31
confirmez l’entrée et prenez la poignée de recopie afin d’insérer les arguments suivants de votre liste personnalisée.
Quand une liste personnalisée débute par un nombre, vous devez appliquer le format Texte (Menu Format, Cellule, onglet Nombre et catégorie Texte) à la cellule qui renferme ce nombre avant de réaliser les étapes suivantes.
Pour supprimer une Liste personnalisée
Cliquez sur le menu Outils, Options, onglet Listes personnalisées;
dans la zone Listes personnalisées, cliquez sur l’énumération à détruire et cliquez sur le bouton Supprimer.
GESTION DES CLASSEURS Enregistrer un classeur
Un classeur non enregistré est en mémoire volatile (c’est-à-dire que son contenu disparaît lorsque vous le fermez). Vous devez donc l’enregistrer sur votre disque dur. Pour enregistrer votre classeur, passez par le menu Fichier, Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue intitulée Enregistrer sous, le dossier Mes documents est proposé par défaut. Choisissez le lecteur si nécessaire et le dossier approprié pour ranger ce classeur. Vous pouvez également créer un nouveau dossier directement dans cette boîte qui sera en quelque sorte, un sous-dossier de Mes documents. Il s’agit de cliquer sur l’icône Créer un nouveau sous-dossier.
La boîte de dialogue Nouveau dossier vous permet de saisir le nom du dossier. Tapez un nom dans la zone appropriée.
.xls – l’extension des fichiers Excel. L’extension d’un fichier indique à quel
programme il appartient. C’est tout comme son nom de « famille ». L’extension xls est caractéristique des fichiers Excel. Elle s’insère automatiquement sans qu’on ait besoin de l’ajouter à la fin du nom de fichier.
Si l'extension ne s'affiche pas, vous devez enlever le crochet dans la case à cocher de la commande Masquer les extensions des fichiers dont le
type est connu en passant par le Poste de travail, le menu Outils, la
commande Options des dossiers, onglet Affichage, Paramètres
34 Gestion des classeurs
Déterminer un type de fichier
Lorsque vous enregistrez un fichier dans le but de le partager avec un autre utilisateur qui ne possède pas la même version du programme Excel que vous, dans la boîte Enregistrer sous, choisissez une version antérieure du programme en cliquant sur la liste déroulante de la zone
Type de fichier.
La dernière version du programme pourra ouvrir un fichier enregistré dans une version antérieure, mais le contraire n’est pas possible. Autrement dit, votre version 2003 pourra lire n’importe quel fichier enregistré avec les versions XP, 2000 ou 1997; par contre, vous ne pourrez pas ouvrir un fichier réalisé et enregistré avec la version 2003 si vous possédez la version 1997.
Gestion des classeurs 35
Déterminer un dossier par défaut
Lors de la première ouverture ou du premier enregistrement d’un classeur, le Dossier par
défaut présenté dans la boîte de dialogue se nomme : Mes documents.
Pour définir un autre Dossier par défaut, il faut cliquer sur le menu Outils, Options, onglet
Général et dans la zone Dossier par défaut, écrire les coordonnées du nouveau dossier.
Enregistrer les modifications
Lorsqu’un nom et un emplacement ont été assignés au fichier, l’utilisateur poursuit son travail et doit enregistrer les modifications apportées au classeur. Pour ce faire, cliquez sur le menu
Fichier, Enregistrer ou cliquez sur l'icône Enregistrer de la barre d’outils Standard afin d’enregistrer les modifications apportées au classeur. Il ne s’agit pas de retourner dans la boîte Enregistrer sous car le classeur a déjà été enregistré sous un nom. L’opération consiste seulement à enregistrer les modifications. Si vous fermez votre fichier en oubliant d’enregistrer votre travail, une boîte s’ouvrira vous proposant d’enregistrer les modifications.
36 Gestion des classeurs
Cliquez sur Oui, car si vous sélectionnez « Non » vous perdrez toutes les modifications apportées au document depuis sa dernière ouverture. Le bouton Annuler ou le ferme
cette boîte de rappel.
Il est toujours plus prudent de faire l’enregistrement du classeur
régulièrement pour éviter de perdre le travail. Prenez l’habitude de faire la combinaison de touches CTRL – S. Cette option rapide vous permet d’enregistrer vos dernières modifications. Vous pouvez bien sûr cliquer sur le menu Fichier, Enregistrer ou sur l’icône de la barre d’outils.
Enregistrer les informations de récupération
Pour éviter de perdre le travail réalisé, entre autres lors de pannes électriques ou lorsque le programme ne répond plus, l’Enregistrement automatique se charge de sauvegarder le classeur ouvert à des intervalles déterminés.
Bien que cette opération fasse partie d'Excel, il se peut qu'elle ne soit pas active. Pour ce faire : dans le menu Outils, Options, cochez la case Enregistrer les informations de
récupération automatique toutes les : et inscrivez 3 dans le champ adjacent. Si un
problème survient, vous perdrez au pire 3 minutes de travail réalisé lorsque vous récupérerez votre classeur au prochain démarrage.
Gestion des classeurs par le menu contextuel
La gestion des classeurs se fait aussi bien par les boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer
sous d’Excel que par l’Explorateur Windows ou par le Poste de travail.
Pour entre autres, Ouvrir, Copier, Déplacer, Renommer, Supprimer un classeur dans Excel : cliquez sur le menu Fichier, Ouvrir et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le classeur pour obtenir le Menu contextuel et choisissez la commande désirée. Le menu
Outils de la boîte de dialogue offre également des options de gestion .
Fermer un classeur et Quitter Excel
Il est possible de fermer un classeur sans l’enregistrer en passant par le menu
Fichier, Fermer ou de cliquer sur la case de fermeture en haut à droite de la
Gestion des classeurs 37
présentement ouverts. L’autre X noir vous proposera de ne fermer que la fenêtre du classeur présentement active. Excel vous demandera si vous désirez enregistrer les modifications apportées à ce classeur.
En cliquant sur Non, votre classeur se fermera et aucune donnée de ce fichier ne sera sauvegardée.
Pour quitter Excel, vous avez aussi la possibilité de cliquer sur le menu Fichier, Quitter.
Ouvrir un classeur
Pour ouvrir un classeur, cliquez sur le menu Fichier, Ouvrir. Recherchez le fichier dans le dossier que vous avez créé si c’est le cas, en cliquant sur la liste déroulante "Regarder dans" située dans la boîte de dialogue Ouvrir. Double-cliquez dessus ou cliquez sur la commande
Ouvrir.
Voici une brève description des éléments faisant partie de la barre d’outils
Mon environnement et de la boîte de dialogue Ouvrir :
La commande Ouvrir : la liste déroulante offre la possibilité d’obtenir le classeur en Lecture
seule ou encore d’Ouvrir une copie du classeur. Par exemple,
à l’ouverture d’un classeur appelé Badminton aut-04.xls,
une copie de ce classeur donnera Copie Badminton
aut-04.xls. Vous travaillerez donc dans la copie du fichier et
38 Gestion des classeurs
Mes documents récents de la boîte de dialogue Ouvrir répertorie les précédents
fichiers et dossiers que vous avez récemment ouverts.
Bureau : montre les éléments placés sur le Bureau.
Mes documents : donne accès immédiatement aux fichiers classés dans ce
dossier.
Poste de travail : permet de visualiser tous les fichiers et dossiers disponibles à
partir des différents lecteurs accessibles à partir de votre ordinateur.
Favoris réseau: est un endroit idéal pour enregistrer les fichiers que vous voulez
copier ou publier dans des dossiers sur des serveurs de fichiers réseau ou des serveurs Web. Enregistrer des fichiers sur un serveur permet à d'autres utilisateurs d'accéder facilement à ces fichiers.
Gestion des classeurs 39
Saviez-vous qu’il est possible d’ajouter un raccourci à la barre Mon environnement située dans la boîte Ouvrir ou Enregistrer sous, des différents programmes utilisés :
Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir;
dans la liste Regarder dans, cliquez sur le lecteur, le dossier ou l'emplacement Internet du dossier vers lequel vous souhaitez créer le raccourci dans la barre Mon environnement;
sélectionnez le dossier convoité et cliquez sur Outils, puis sur
Ajouter à « Mon environnement ». Votre raccourci est affiché
dans la barre Mon environnement, à gauche de la liste du dossier et des fichiers;
des petits triangles de défilement en haut et en bas de cette barre vous indiquent que les éléments ne sont présentement pas tous affichés. Cliquez sur ces triangles pour afficher votre raccourci. Cliquez avec le bouton droit de votre souris, choisissez de Monter pour afficher le raccourci sous le dossier Mes documents par exemple.
Pour Supprimer un raccourci de la barre Mon environnement : Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir;
dans la barre Mon environnement, cliquez avec le bouton droit sur le raccourci à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
Remarque : Vous pouvez supprimer exclusivement les raccourcis que vous avez adjoints dans la barre Mon environnement. Vous ne pouvez pas supprimer des emplacements par défaut, tels que Mes documents.
40 Gestion des classeurs
Les options de la barre
Dossier parent : a pour but de remonter dans l’arborescence de la présentation des dossiers et des lecteurs dont dispose votre ordinateur.Dossier parent " Supprimer" !Affichages
Rechercher sur le Web Créer un dossier
Rechercher sur le Web : active Internet Explorer.
Supprimer : détruit un fichier.
Créer un dossier : affiche un nouveau dossier à nommer.
Affichages : présente les fichiers dansla boîte de dialogue Ouvrir sous forme de liste, de détails, etc.
Outils : permet d’accéder à différentescommandes utiles comme par exemple, protéger un classeur2 par les Options
générales ou prendre connaissance des Propriétés d’un dossier ou fichier
sélectionné.
Réorganiser les fenêtres
Cette réorganisation permet entre autres de travailler de front deux classeurs et de glisser des éléments d’un tableau à un autre.
Ouvrez au moins deux classeurs et affichez-les simultanément à l’écran;
dans le menu Fenêtre, cliquez sur la commande
Réorganiser;
dans la boîte de dialogue, choisissez le bouton à option Vertical;
Gestion des classeurs 41
plusieurs classeurs peuvent être enregistrés dans un fichier d’environnement. On vous demandera d’enregistrer chaque classeur avant d’enregistrer votre Espace
de travail. Vous pourrez conserver l’emplacement de chacun des classeurs
affichés à l’écran;
par le menu Fichier, cliquez sur la commande Enregistrer l’espace de travail. Le nom du fichier est automatiquement resume.xlw pour un type de fichier
EFFECTUER DES CALCULS Opérateurs
Les formules permettent de calculer et d’analyser les données d’un classeur. Une formule comporte un ou plusieurs opérateurs arithmétiques :
Les opérateurs de comparaison permettent de comparer deux valeurs. Le résultat d’une comparaison retourne comme résultat VRAI ou FAUX.
Opérateur Description + Addition - Soustraction * Multiplication / Division % Pourcentage ^ Exposant Opérateur Description = Égal à… > Supérieur à… < Inférieur à… >= Supérieur ou égal à… <= Inférieur ou égal à…
