Comment organiser les traitements pour répondreaux besoins de l'entreprise ?

(1)

10/03/2018 Réviser le cours - Gestion et Finance - Terminale STMG - Assistance scolaire personnalisée et gratuite - ASP

https://www.assistancescolaire.com/imprimer?currentClass=TSTMG&currentSubject=gestion-finance&isPrint=1&ressourceTitle=reviser+le+cours&imcdocId=tstm

Comment organiser les traitements pour répondre aux besoins de l'entreprise ?

L'entreprise adopte les modalités de traitement qui répondent à la réglementation comptable mais qui peuvent aussi s'adapter au contexte propre de l'entreprise.

Pour être exploitée, l'information comptable passe par différentes étapes qui nécessitent d'être contrôlées et qui vont impacter les états financiers de l'entreprise.

1. Le plan de comptes

Le plan comptable général (PCG), édicté par l'autorité des normes comptables, codifie l'activité de l'entreprise en 7 classes de comptes :

Les comptes de classe 1 forment les comptes de capitaux (exemple : compte 101 Capital).

Les comptes de classe 2 forment les comptes d'immobilisations (exemple : compte 2154 Matériel industriel).

Les comptes de classe 3 forment les comptes de stocks (exemple : compte 31 Stock de matières premières).

Les comptes de classe 4 forment les comptes de tiers (exemple : compte 401 Fournisseurs et 411 Clients).

Les comptes de classe 5 forment les comptes de trésorerie (exemple : compte 512 Banque).

Les comptes de classe 6 forment les comptes de charges (exemple : compte 607 Achat de marchandises).

Les comptes de classe 7 forment les comptes de produits (exemple : compte 707 Vente de marchandises).

2. L'articulation des documents comptables

Les écritures comptables, qui reflètent l'activité de l'entreprise à travers les flux physiques et monétaires, sont réalisées en partie double. Le comptable utilise la codification du PCG pour passer les différentes écritures.

2.1. Le journal

Les écritures sont enregistrées dans différents journaux en fonction du type d'opération. Il existe quatre principaux journaux (journal d'achats, journal des ventes, journal de banque, journal des opérations diverses), mais l'entreprise peut en créer d'autres (journal de paie, journal de caisse, etc.).

Journal d'achats

Comptes 02/05/2013 Débit Crédit

607 Achats de marchandises 200,00

44566 TVA déductible sur autres biens et serv. 39,20

401 Fournisseur 239,20

Facture fournisseur n° 121

2.2. Le grand livre

Il permet de retracer l'ensemble des mouvements de chaque compte comptable par ordre chronologique et de faire apparaître son solde débiteur, créditeur ou nul à la date choisie. Le grand livre est généré par l'utilisation des logiciels comptables lors de la saisie des mouvements comptables.

Grand livre du compte 512 banque au 31/03/N

Montants débiteurs Montants créditeurs

Solde débit au 01/03/N 4 011,23 Paiement carte de crédit 1 243,45 Règlement chèque no 031987 2 876,00 Paiement chèque no 9876 3 989,76 Total débit au 30/06/N 6 887,23 Total crédit au 30/06/N 5 233,21 Solde débiteur 1 654,02

2.3. La balance

(2)

https://www.assistancescolaire.com/imprimer?currentClass=TSTMG&currentSubject=gestion-finance&isPrint=1&ressourceTitle=reviser+le+cours&imcdocId=tstm Elle reprend pour chaque compte et à la date choisie le solde du grand livre. Elle permet d'alimenter ensuite

les états financiers (le bilan et le compte de résultat). La balance est générée par l'utilisation des logiciels comptables lors de la saisie des mouvements comptables.

2.4. Les états financiers

Aussi appelés documents de synthèse, les états financiers récapitulent :

les éléments de patrimoine de l'entreprise à une date donnée : il s'agit du bilan (reprise des soldes des comptes 1 à 5 de la balance) ;

les éléments de l'activité de l'entreprise à une date donnée : il s'agit du compte de résultat (reprise des soldes des comptes 6 et 7 de la balance).

Le compte de résultat permet d'obtenir le résultat de l'entreprise (ensemble des comptes de classe 7 – ensemble des comptes de classe 6). Si le total des comptes de classe 7 est supérieur à celui des comptes de classe 6, le résultat est un bénéfice ; si le total des comptes de classe 6 est supérieur à celui des comptes de classe 7, le résultat est une perte.

Le total du compte de résultat est ensuite reporté au bilan. Le bilan et le compte de résultat sont, eux aussi, générés par l'utilisation des logiciels comptables lors de la saisie des mouvements comptables.

Chaque écriture comptable va donc impacter les états financiers, à savoir : le bilan : si les écritures comptables sont issues des comptes de classe 1 à 5 ;

le compte de résultat : si les écritures comptables sont issues des comptes de classe 6 et 7.

3. Le plan comptable adapté à l'organisation de l'entreprise

L'utilisation de la codification du PCG est obligatoire pour enregistrer les écritures comptables. Néanmoins, il peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et de son activité.

L'entreprise peut souhaiter détailler les comptes de tiers de l'entreprise (essentiellement les comptes clients et fournisseurs) pour les suivre de façon individuelle.

Le compte 411 Clients peut être détaillé, on aura alors un sous-compte pour chaque client grâce à l'utilisation d'un suffixe accolé au compte 411. Par exemple : 411Dupuis, 411Durand, 411Dupont. Cette même méthode est utilisée pour les différents comptes fournisseurs.

L'entreprise peut aussi souhaiter détailler les comptes de charges et de produits et obtenir ainsi un résultat par produit ou par zone géographique.

Le compte 607 peut être détaillé, on aura alors un sous-compte pour chaque produit grâce à l'utilisation d'un suffixe accolé au compte 607. Par exemple : 607A pour les achats de marchandises liés au produit A, 607A1 pour ces mêmes produits mais pour la zone Europe seulement. Cette même méthode est utilisée pour les différents comptes de produits.

4. Les apports de l'automatisation

L'utilisation de logiciels comptables (ou de progiciels de gestion intégrée : voir la fiche 4) pour enregistrer des écritures comptables permet d'alimenter automatiquement les documents de synthèse. Le comptable évite ainsi les erreurs de saisie et réalise un gain de temps.

5. Les étapes de l'exploitation de l'information 5.1. La collecte de l'information

Préalablement à l'enregistrement des écritures, le comptable doit recenser l'ensemble des informations qui lui sont nécessaires. Cette collecte se réalise auprès de l'ensemble des services de l'entreprise (bons de commande et de réception auprès du service d'approvisionnement, règlements auprès du service commercial, fiches de paie auprès du service des ressources humaines).

5.2. L'exploitation de l'information

Les différentes pièces comptables – factures clients, factures fournisseurs, chèques, remises de chèques, bulletins de paie, avis d'imposition, déclaration de TVA – sont à l'origine des enregistrements comptables et vont permettre une exploitation en interne (facultative en fonction des besoins de l'entreprise) et en externe (obligatoire).

Toutes les informations ne font pas l'objet d'un enregistrement comptable : le bon de commande et le bon de réception ne s'enregistrent pas, mais permettent de vérifier que la facture, qui elle fera l'objet d'un enregistrement, ne comporte pas d'erreurs (sur la quantité commandée ou les prix proposés) et que les délais et les modes de règlement sont respectés.

(3)

6. Les procédures de contrôle 6.1. Le lettrage

Il concerne les comptes de tiers (fournisseurs et clients) et permet d'isoler les factures fournisseurs non encore payées ou les factures clients qui n'ont pas encore été réglées.

Pour chaque compte client ou fournisseur, on affecte une lettre dès qu'un même montant apparaît à la fois au débit et au crédit.

Par exemple : le compte client Dupont (411Dupont) pour 3 000 € apparaît au débit lors de l'émission de la facture n° 786 (flux physique). Puis il apparaîtra au crédit pour 3 000 € lorsque le client aura réglé cette facture (flux monétaire). Ces deux écritures d'un même montant pourront alors faire l'objet d'un lettrage.

LETTRAGE DU COMPTE CLIENT DUPONT

Mouvements

Date Libellé Débit L Crédit L

01/03/N Solde initial 7 685,32

10/03/N Facture client no 786 3 000,00 A

15/03/N Règlement client – chèque n° 6754 3 000,00 A 20/03/N Facture client no 798 987,87

31/03/N Solde final 8 673,19

Les montants non lettrés correspondent aux factures non réglées ; un contrôle s'impose pour vérifier les dates d'échéance des règlements.

6.2. Le rapprochement bancaire

Il s'agit ici de vérifier que les écritures du compte 512 Banque ont été correctement comptabilisées (sans erreurs) et que le compte comporte l'ensemble des informations nécessaires. La bonne tenue de ce solde est fondamentale pour l'entreprise, car il permet de vérifier que l'entreprise n'est pas à découvert et qu'elle dispose de la trésorerie suffisante pour faire face à ses engagements.

Pour cela, on va comparer les écritures du grand livre du compte 512 Banque avec le relevé bancaire.

Attention, car les montants ont une signification inversée entre les deux documents : un encaissement de 2 500 € pour l'entreprise apparaîtra au débit sur le compte 512 Banque, mais au crédit sur le relevé bancaire.

Au compte 512 Banque, les montants au débit désignent des encaissements et des montants au crédit, des décaissements.

Lorsqu'un montant apparaît dans les deux documents, il est dit « pointé ». Seuls les montants non pointés apparaissent sur ce que l'on appelle « l'état de rapprochement ». Les montants du relevé bancaire non pointés sur le compte 512 Banque doivent être enregistrés dans la comptabilité de l'entreprise.

7. La conservation de l'information

Elle est rendue obligatoire par la loi. En cas de contrôle des comptes de l'entreprise, le comptable doit pouvoir fournir l'ensemble des enregistrements et leur justificatif. Elle peut aussi permettre à l'entreprise de faire des comparaisons dans le temps (sur plusieurs années) et dans l'espace (vis-à-vis de ses concurrents).

À retenir

Le PCG codifie l'information comptable : les comptes 1 à 5 vont impacter le patrimoine de l'entreprise, appelé

« bilan », et les comptes 6 et 7 décrivent l'activité de l'entreprise et permettent de calculer le résultat de l'entreprise (bénéfice ou perte) grâce à l'élaboration du compte de résultat.

Le PCG obéit à des normes comptables mais peut être adapté au contexte et aux besoins de l'entreprise. Cela permet notamment d'individualiser les comptes de tiers et de détailler les comptes de charges et de produits par type de produit ou par zone géographique par exemple.

Avec l'écriture comptable, le logiciel de comptabilité réalise automatiquement le grand livre (détail de chaque compte) et la balance (solde de chaque compte) et permettra d'élaborer les documents de synthèse (bilan et compte de résultat).

L'information comptable, avant d'être exploitée, doit être collectée puis vérifiée grâce à un certain nombre de contrôles (dont le lettrage qui permet d'isoler les factures non réglées et le rapprochement bancaire qui permet de vérifier le solde de trésorerie de l'entreprise).

(4)