C OMMENT ORGANISER LES TRAITEMENTS POUR REPONDRE AUX BESOINS DE L ’ ENTREPRISE ?
Notions :
Plan comptable
Articulation des documents comptables
Les étapes de l’enregistrement comptable
L’entreprise doit adopter des modalités de traitements répondant à ses caractéristiques organisationnelles (fonctionnement) et à ses besoins d’information en respectant le cadre réglementaire édicté au niveau national.
I. L’ ORGANISATION DU P LAN C OMPTABLE G ENERAL (PCG)
C’est un document codifiant l’activité de l’entreprise en 7 classes de compte :
Classe 1 : comptes de capitaux (exemple : le Capital, compte 101)
Classe 2 : comptes d’immobilisations (exemple : compte 2154 Matériel Industriel)
Classe 3 : comptes de stocks (exemple : compte 31 Stock de Matières Premières)
Classe 4 : comptes de tiers (exemple : compte 401 Fournisseurs et 411 Clients)
Classe 5 : comptes de trésorerie (exemple : compte 512 Banque)
Classe 6 : comptes de charges (exemple : compte 607 Achat de Marchandises)
Classe 7 : comptes de produits (exemple : compte 707 Vente de Marchandises)
II. L’ ARTICULATION DES DOCUMENTS COMPTABLES
Il existe différents documents permettant d’enregistrer les flux physiques et monétaires :
Le journal : il en existe quatre (journal d’achats, journal des ventes, journal de banque et journal des opérations diverses)
Le grand livre : permet de retracer l’ensemble des mouvements de chaque compte par ordre chronologique et de faire apparaître son solde créditeur, débiteur, ou nul à la date choisie. Ce document est réalisé grâce à un logiciel
La balance : reprend le solde du grand livre pour chaque compte et à la date choisie
Les états financiers : ce sont des documents de synthèse retraçant le patrimoine de l’entreprise (appelé le bilan, comptes de classe 1 à 5), ou l’activité de l’entreprise (appelé compte de résultat, comptes de classe 6 et 7)
Le compte de résultat permet de connaître le résultat de l’entreprise (ensemble des produits - ensemble des charges). S’il est négatif, cela signifie que l’entreprise est en déficit et qu’elle doit
soit diminuer ses charges, soit augmenter son chiffre d’affaires. Le résultat peut aussi être positif, signifiant que l’entreprise est bénéficiaire.
La codification du Plan Comptable Général est obligatoire mais il peut être adapté selon les besoins et les spécificités de l’entreprise, par exemple en détaillant un compte en particulier.
III. L ES ETAPES DE L ’ ENREGISTREMENT COMPTABLE
L’enregistrement comptable se fait principalement en trois étapes :
La collecte de l’information : au sein de chaque service de l’entreprise (factures, bons de commandes, etc.)
L’exploitation de l’information : se fait en interne et en externe. Certains documents, comme les bons de commande, ne permettent que de vérifier ceux essentiels, que l’on doit enregistrer comme les factures
Les procédures de contrôle : le lettrage et le rapprochement bancaire
La conservation de l’information : rendue obligatoire par la loi. En cas de contrôle, l’entreprise doit fournir tous les enregistrements ainsi que les justificatifs. En interne, cette conservation peut permettre de faire des comparaisons dans le temps (sur plusieurs années) et vis-à-vis de ses concurrents
IV. G LOSSAIRE
Lettrage : concerne les comptes de tiers, c’est-à-dire les fournisseurs et les clients. Le lettrage permet d’isoler les factures fournisseurs non encore payées et les factures clients non encore réglées. Lorsque la facture est réglée une même lettre est apposée au débit et au crédit.
Lorsqu’une facture n’est pas réglée totalement, aucune lettre n’est attribuée. La facture et les délais sont alors vérifiés.
Le rapprochement bancaire : on compare les relevés bancaires avec le compte 512 Banque. La bonne tenue de ce compte permet de vérifier que l’entreprise possède une bonne trésorerie et n’est pas à découvert. Sur le compte 512, les montants au débit représentent les encaissements, et au crédit les décaissements. Lorsqu’un montant est présent sur les deux documents, il est dit « pointé ». Les montants non pointés apparaissent sur l’« état de rapprochement », et doivent être ensuite enregistrés dans les comptes de l’entreprise.
