République de Cuba
Projet de mise à niveau de trois institutions de santé publique à Cuba
Avis d’appel à candidature pour le recrutement d’un « Spécialiste en passation des marchés et communication » - Contrat de prestation de services
Termes de référence
1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Depuis 2008, L’Agence Française de Développement (AFD) est accréditée par l’Union Européenne (UE) pour gérer selon ses propres procédures les fonds qui lui sont délégués. Elle assure ce rôle dans une logique de redevabilité vis-à-vis de la Commission tout au long du cycle de projet.
En 2018, un prêt AFD de 24 M€ a été accordé à la République de Cuba pour le financement d’un projet mis en œuvre par le Ministère de la Santé Publique (MINSAP).
Ce projet vise à mettre à niveau et à renforcer les capacités de trois institutions publiques cubaines de santé pour:
i. Accroitre et moderniser les services néphrologiques dans le pays (en lien avec l’INEF – L’institut de Néphrologie) ;
ii. Développer les capacités d’analyse, de diagnostic et de surveillance des maladies infectieuses et renforcer les capacités du pays dans la réponse aux épidémies vectorielles (en lien avec l’IPK – L’institut de médecine tropicale Pedro Kouri);
iii. Améliorer les capacités de contrôle sanitaire et environnemental (en lien avec INHEM – L’Institut National d’Hygiène, d’Epidémiologie et de Microbiologie).
Impact de la crise COVID-19 sur le prêt du MINSAP
Confronté à l’impact de la crise covid à partir de mars 2020, le MINSAP a demandé qu’une partie du budget initialement destiné au renforcement de l’IPK dans le cadre du projet soit réaffectée pour l’achat d’équipements d’urgence et de protection pour l’IPK et pour les hôpitaux des provinces les plus touchées. Afin de compenser cette réaffectation d’urgence, l’AFD a mobilisé auprès de l’Union européenne une subvention dédiée au maintien des investissements initialement prévus dans le cadre de la composante au bénéfice de l’IPK.
Montant
Le financement mis à disposition par l’UE s’élève à 5,6 millions d’euros.
Organisation et pilotage du projet (composante UE)
Le bénéficiaire du financement de l’UE est la République de Cuba : elle est responsable du projet mais en confie l’exécution au MINSAP. Le MINSAP est chargé de superviser les activités et de gérer les fonds.
La partie technique du projet est gérée par l’IPK.
Un coordinateur au sein du MINSAP et un gestionnaire de projet au sein de l’IPK ont été désignés pour superviser la mise en œuvre des activités du projet. Toutes les procédures de gestion des projets sont précisées dans un manuel de gestion qui s’applique à la fois pour l’utilisation des fonds UE et des fonds AFD.
Lien avec le recrutement d’un consultant pour la mise en œuvre / suivi / coordination du projet Dans ce contexte, l’AFD souhaite recruter un consultant / une consultante pour assurer le suivi de la mise en œuvre des fonds délégués par l’UE.
2. OBJECTIF DE LA MISSION
Le consultant / La consultante sera en charge de la gestion et du suivi de la bonne exécution du projet, et notamment le suivi des passations de marchés du projet et la relation avec l’UE pour les sujets de redevabilité et de communication.
3. DESCRIPTION DE LA MISSION
Principales activités
De manière spécifique, il s’agira de:
1- Assurer la bonne mise en œuvre des passations de marchés
o Veiller au suivi et à l’actualisation du plan de passation des marchés et de la liste des fournisseurs ;
o Assurer (en lien avec la Division appui à la passation des marchés de l’AFD et le MINSAP) le suivi de l’ensemble des documents de passation de marché dont :
- Suivre la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO) suivant le plan de passation des marchés ;
- Appui à la finalisation des dossiers d’appel d’offres (DAO) ;
- Suivre activement l’état d’avancement des instructions et signatures des dossiers et validation par les comités d’appel d’offres ;
- Suivre l’élaboration des contrats et avenants éventuels;
o Tenir à jour la liste des marchés avec indication des méthodes et des étapes ;
o Suivre l’exécution des contrats de services, de travaux et des marchés de fournitures ;
o Contrôler les commandes en instance, les encours de marchés et le suivi des factures des fournisseurs, en lien avec la Direction Régionale de l’AFD au Mexique.
o Si nécessaire, organiser des sessions de formation sur la passation des marchés selon les règles de l’AFD auprès du MINSAP, en lien avec la Division appui à la passation des marchés.
2- Assurer la coordination, redevabilité et communication du projet
Coordination :
o Organiser, préparer et participer à des rencontres régulières avec la Délégation de l’UE (DUE) et le MINSAP pour suivre l’état d’avancement du programme ;
o Veiller à une bonne coordination des activités du volet financé par l’UE avec celles du programme global d’appui de l’AFD au MINSAP ;
o Représenter l’AFD aux évènements pertinents pour le programme (comité de pilotage, etc.) ; o Répondre aux sollicitations de l’UE en lien avec le projet.
Redevabilité / Reporting :
o Réalisation du rapport périodique d’activités du projet, conformément au format de reporting conventionnel défini dans la convention de délégation UE (a minima rapports officiels au format annuel + rapports de veille trimestrielle pour le compte de l’AFD) ;
o Organiser le contrôle ex-post des audits annuels ;
o Assurer le rôle de point focal au sein de l’agence AFD pour l’UE et la DUE, notamment dans le cadre des différents exercices de suivi/reporting (exercice Result Oriented Monitoring, audits, etc…) o En lien avec l’équipe projet, proposer dans les rapports d’activités le cas échéant de possibles
améliorations du projet/programme.
Communication :
o Assurer en lien avec l’équipe de communication de l’IPK l’exécution du plan de communication du projet (CF Annexe 1).
o Assurer quelques actions de communication pour le projet via les réseaux sociaux par exemple.
Relations contractuelles et positionnement hiérarchique
Le contrat de prestation sera en jours/homme. Il sera conclu pour une durée de 12 mois, renouvelable 1 fois. Le consultant / La consultante travaillera sous la supervision directe de la direction de l’agence AFD de Cuba, en étroite collaboration avec le Chef de projet Santé basé au siège de Paris et du chargé de projet à l’agence de Cuba.
Il/Elle travaillera en lien étroit avec le Coordonnateur du MINSAP et le gestionnaire du projet de l’IPK ainsi qu’avec les organes de passation et de contrôle des marchés publics cubains (MEDICUBA) et de l’AFD.
Questions administratives et logistiques
La mission sera basée à La Havane, avec des déplacements principalement dans la capitale. Bien qu’il n’y ait pas de condition de nationalité, le Consultant est responsable de s’assurer qu’il dispose de toutes les autorisations requises pour résider et travailler légalement à Cuba pendant toute la durée de sa mission.
Le bureau du consultant / de la consultante sera situé au sein de l’agence AFD de La Havane – Cuba.
La prestation proposée devra inclure les frais de communication et de déplacements. Le matériel informatique sera mis à disposition par l’AFD.
4. COMPETENCES REQUISES Profil du consultant
Le consultant / la consultante devra disposer des qualifications suivantes :
- Diplôme et / ou expérience en gestion de projets de développement (financement de projets de développement, passation de marchés, communication) ;
- Expérience d’au moins 2 ans dans le développement, la gestion, la passation de marchés publics et le suivi de projets ;
- Bonne connaissance des procédures de passation de marchés des bailleurs de fonds, une connaissance de celles de l’AFD serait un plus ;
- Bonne connaissance des procédures relatives au système de reporting et de contrôle des financements européens ;
- La maîtrise du français et de l’espagnol courant est indispensable.
Procédure de recrutement
Le candidat retenu sera sélectionné à la suite d’un appel à candidatures, couplé à une phase d’entretiens et dans le respect des procédures de recrutement en vigueur de l’Agence Française de Développement. Seuls les candidats pré qualifiés seront convoqués à la phase d’entretien.
Le dossier de candidature devra obligatoirement comporter :
1. Une lettre de motivation adressée à la Directrice de l’Agence AFD de La Havane ; 2. Un curriculum Vitae détaillé.
Les candidatures doivent être soumises jusqu’au 31 mai 2022 par courrier électronique à Mme Quiterie Pincent, directrice (pincentq@afd.fr).
Annexe 1 : Plan de communication et de visibilité
Le plan est indicatif et sera mis à jour et partagé avec l’UE au fur et à mesure de la mise en œuvre du projet.
Une stratégie de communication sera élaborée au cours de la première année de la période de mise en œuvre, conformément aux instructions du Manuel de communication et de visibilité pour les
actions extérieures de l’Union européenne
(http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm ).
Cette stratégie définira des messages, des cibles et des outils spécifiques. Il sera développé par un consultant ou une agence de communication, recruté très probablement par l’Agent d’appel d’offres/l’entité de coordination et financé par la contribution de l’UE. Les activités seront mises en œuvre et surveillées par l’Assistance technique. La stratégie de communication sera partagée avec l’UE et le siège du LAIF pour commentaires éventuels.
L’AFD veillera à ce que la contribution de l’UE au projet soit reconnue publiquement, y compris dans les publications officielles, par la couverture médiatique, les avis officiels et les communiqués de presse, les rapports et les publications se rapportant au projet. L’AFD veille également à ce que la visibilité de la contribution de l’UE soit au moins équivalente à celle donnée par les médias aux autres donateurs/prêteurs soutenant la mise en œuvre du projet (par ex. le logo européen doit être affiché chaque fois qu’un avis public concernant les investissements financés dans le cadre de ce projet est affiché).
A- Objectifs
1. Objectifs généraux de communication
L’objectif global est de soutenir le développement et la mise en œuvre du programme et de ses activités. L’objectif est d’assurer la visibilité des activités du programme et du programme et la participation de toutes les parties prenantes concernées.
Les activités de communication qui seraient déployées seront structurées autour des questions suivantes :
- informer sur les équipements et infrastructures du programme - informer la population bénéficiaire
- contribuer à créer des opportunités de synergies avec d’autres partenaires au développement (donateurs)
- Assurer la visibilité des donateurs.
2. Groupes cibles
Dans la République de Cuba:
- Autorités nationales
- Les acteurs des systèmes de santé et de protection sociale - La population bénéficiaire
- Partenaires de l’UE et de l’AFD au niveau national et experts - Donateurs à Cuba
Au sein de l’UE:
- Public européen et français
- Institutions européennes
- La communauté du développement B- Activités de communication
Les principales activités organisées pendant la période couverte par le plan de communication et de visibilité peuvent inclure des activités de communication telles que:
- Événements :
o Événement de lancement;
o Les activités de réception de l’équipement;
- Publications :
o Dépliant et livret assurant la visibilité i. du projet et ii. la diffusion des activités ; - Couverture médiatique :
o La couverture médiatique sera assurée pour les événements importants et comprendra un communiqué de presse, des journaux et des articles en ligne assurant le programme et la visibilité des donateurs.
- Le Web et les médias sociaux :
o Web et les médias sociaux seront utilisés pour promouvoir le programme, les activités, les réalisations et les événements clés;
o L’UE et l’AFD seront invitées à mobiliser leur page officielle pour communiquer et promouvoir les activités financées dans le respect des orientations de communication de l’Union européenne et des orientations de communication de l’AFD;
- Production multimédia :
o La possibilité de produire des multimédias dédiés aux activités financées par la contribution de l’UE (reportages photographiques, interviews, vidéos, animation et infographie) sera étudiée.
L’UE apparaîtra en tant que partenaire financier du programme, et son logo sur tout matériel produit (publications, matériel de sensibilisation, événements et présentations) et la délégation de l’UE sera systématiquement invitée à toutes les manifestations.
C- Ressources
1. Ressources humaines
Le plan sera élaboré par un consultant ou une agence de communication, recrutés très probablement par l’agent d’appel d’offres/entité de coordination et financés par la contribution de l’UE. Les activités seront mises en œuvre et surveillées par l’Assistance technique.
Le service de communication de l’AFD au siège de l’AFD et le responsable de la communication de l’Agence cubaine (IPK) appuieront les partenaires, de l’élaboration à la mise en œuvre du plan de communication.
2. Ressources financières
Le budget proposé pour la mise en œuvre des activités de communication est de 50 000 €.
