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Pharmactuel Vol. 41 N° 2 Mars - Avril 2008
GESTION
Le « MOT » du département de pharmacie du Centre universitaire de santé McGill
Céline Dupont, André Bonnici, Johanne Vinet, Patricia Lefebvre
Résumé
Objectif : L’objectif de cet article est de décrire le modèle, développé par des membres du département de pharmacie du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), qui analyse les différentes étapes liées aux tra-vaux réalisés dans le cadre de leur collaboration au comité de pharmacologie.
Mise en contexte: Il y a quelques années, le CUSM a procédé à une révision du formulaire pharmacothéra-peutique et du fonctionnement du comité de pharmaco-logie. Pour permettre une collaboration optimale des différents cliniciens, un examen approfondi des activi-tés entourant la production des différents travaux sou-mis au comité de pharmacologie a été entrepris. L’analyse de tout le processus visait une approche concertée de la gestion du médicament pour assurer un modèle systématique de prises de décisions basées sur des données probantes. Une designer pédagogique a aidé l’équipe du CUSM à modéliser les éléments entou-rant les étapes des différents mandats à réaliser pour appuyer le comité.
Conclusion: Une modélisation par objet typé (MOT) a permis d’identifier les composantes des différents tra-vaux du comité de pharmacologie ainsi que leurs liens et de mieux comprendre les responsabilités et la contri-bution de chacun, ce qui facilitera les prises de déci-sions éclairées par des données probantes. Cette cartographie est devenue un outil de référence lors de conférences et est utilisé à des fins éducatives pour les différents cliniciens. Elle explique efficacement et de manière exhaustive le fonctionnement de l’équipe res-ponsable, dont le rôle consiste à offrir le soutien néces-saire au comité de pharmacologie dans ses activités.
Mots clés: comité de pharmacologie, modélisation par objet typé
Introduction
Afin d’arriver à une approche concertée de la gestion du médicament, le Centre universitaire de santé McGill (CUSM) a réorganisé, il y a quelques années, les activités entourant le comité de pharmacologie1. Le formulaire phar-macothérapeutique ainsi que le fonctionnement du comité ont été révisés lors de cet exercice. Le département de pharmacie du CUSM désirait optimiser sa collaboration aux travaux du comité de pharmacologie. L’analyse de la structure et des activités d’un comité de pharmacologie a déjà été rapportée dans la littérature et cet exercice
per-met de mieux orienter les collaborateurs et membres de celui-ci2,3. L’objectif de l’exercice visait l’obtention d’un modèle systématique de prises de décisions basées sur des données probantes à l'égard des dossiers médicaments. Description de la méthodologie
Le Département de pharmacie du CUSM a eu recours, au printemps 2006, à une designer pédagogique, Mme Françoise Crevier (Ph.D.), pour contribuer à l’ensemble du processus. Les différents pharmaciens collaborant au comité de pharmacologie ont travaillé avec Mme Crevier pour mettre sous forme de cartographie (knowledge map-ping) tous les détails entourant leur collaboration aux dif-férentes étapes des travaux du comité de pharmacologie. La chef du Département de pharmacie, le secrétaire du comité de pharmacologie, la responsable du centre d’in-formation pharmacothérapeutique ainsi que la coordon-natrice du Programme de gestion thérapeutique des médicaments (PGTM) du CUSM ont notamment participé à ce remue-méninges.
En dirigeant les discussions lors de ces rencontres, la spécialiste a aidé les participants à bien identifier les diffé-rentes composantes et leurs liens. Elle a eu recours à la technique de modélisation par objets typés (MOT) et à un logiciel pour guider les participants4,5. Le modèle MOT, dis-ponible notamment sur le site web de l’Université du Québec à Montréal (http://www.licef.teluq.uquebec.ca/ francais/real/mot.htm), est l’expression graphique des connaissances d’un domaine et des liens qui les unissent. Ce modèle permet de faire un recensement des étapes d’un processus. L’analyse du contenu permet d’identifier les connaissances, de les organiser, de les représenter graphi-quement en établissant les différents éléments qui les relient. Le processus décrivant les divers travaux réalisés
Céline Dupont, B. Pharm, M.Sc., est pharmacienne et
coordonnatrice du Programme de gestion thérapeutique des médicaments au Centre universitaire de santé McGill
André Bonnici, B. Pharm, M.Sc., est pharmacien et
coor-donnateur du comité de pharmacologie du Centre universi-taire de santé McGill
Johanne Vinet, B. Pharm, M.Sc., est pharmacienne au
Centre d'information pharmacothérapeutique du Centre universitaire de santé McGill
Patricia Lefebvre, B. Pharm, M.Sc., FCSHP, est chef du
Département de pharmacie du Centre universitaire de santé McGill
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Pharmactuel Vol. 41 N° 2 Mars - Avril 2008pour le compte du comité de pharmacologie a donc été modélisé. On retrouve dans le diagramme principal ci-joint (figure 1), le premier niveau de l’exercice de modélisation. Un point foncé à l’intérieur d’un élément indique la pré-sence d’une ou de plusieurs rubriques pour cette étape (la représentation graphique des détails des différentes étapes n’est pas présentée dans ce document). Les pharmaciens ont travaillé avec Mme Crevier à décortiquer systémati-quement chacune d’elles.
Le « MOT » du département de pharmacie du CUSM Les pharmaciens devaient initialement convenir de l’énoncé de l’objectif global qui guiderait leurs travaux de collaboration avec le comité de pharmacologie. Ils se sont entendus qu’ultimement, « la promotion de l’utilisation opti-male et sécuritaire de la pharmacothérapie au CUSM » représenterait cette orientation commune. Le processus devait viser à prodiguer des soins et des services pharma-ceutiques de haut niveau, centrés sur le patient. Pour ce faire, il fallait notamment instaurer des mécanismes de veille informationnelle afin d’identifier rapidement les événe-ments déclencheurs qui pouvaient affecter d’une façon ou d’une autre l’utilisation des médicaments dans notre centre. Nous présentons ci-dessous une description de quelques sections clés représentées dans le modèle « MOT » déve-loppé au CUSM.
Événements déclencheurs
Cette section traite des multiples événements, de diffé-rente nature, pouvant inciter ou même quelquefois obliger le comité de pharmacologie à se prononcer sur certains problèmes. Une décision législative, un avis de Santé Canada, la mise en marché ou le retrait du marché d’un médicament sont quelques exemples d’éléments qui se retrouvent régulièrement à l’agenda d’un comité de phar-macologie. Afin d’aider ce dernier à prendre des décisions éclairées, on doit entreprendre au préalable un travail de préparation, de recherche documentaire.
Lorsqu’un sujet a retenu l’attention du comité de phar-macologie, le dossier est assigné à une personne qui en sera responsable. Le secrétaire du comité de pharmacolo-gie doit attribuer les priorités de façon à ce que les dos-siers urgents soient prêts et traités à temps en fonction du calendrier des réunions du comité de pharmacologie. L’agenda du comité tient compte de ces événements. Les sujets, de par leur nature, ne demandent pas tous le même degré d’analyse mais certains, les demandes d’ajout d’un nouveau médicament au formulaire par exemple, nécessi-teront une revue exhaustive de la documentation scienti-fique avant qu’on puisse formuler une recommandation au comité de pharmacologie.
Recherche de l’information et rédaction du document
La recherche documentaire est une étape critique dans l’analyse d’un dossier. Le soutien du centre d’information
et les ressources des bibliothèques du CUSM sont précieux à cette étape du processus. La qualité des résultats de la recherche dans les bases de données est déterminée par le choix judicieux des mots clés et les stratégies de recherches sélectionnées. Le choix des bases de données à interroger et des sources d’information à consulter sont aussi des facteurs importants. Il est primordial que la per-sonne chargée de rédiger le document de consultation soit en mesure de consulter une information complète et à jour. Un exercice de triage doit être réalisé afin de ne conser-ver que l’information pertinente au travail en cours. Les personnes chargées d’un dossier doivent donc hiérarchiser les informations c.-à-d. déterminer ce qui sera conservé pour rédiger le document de consultation (méta-analyse, études cliniques diverses, rapports de cas, séries de cas, études observationnelles, études de cohorte, etc.). Des grilles d’évaluation (JADAD, AGREE etc.) permettent de noter de façon objective les publications retenues.
La rédaction du document destiné à la consultation par le comité de pharmacologie s’appuiera sur des données probantes (lorsqu’elles sont disponibles), résumera les données cliniques et scientifiques consultées et informera de la qualité de celles-ci. Les commentaires de cliniciens experts seront incorporés afin de s’assurer que les recom-mandations et la décision finale soient pratiques et appli-cables à notre milieu. Le document présenté doit permettre aux membres du comité de pharmacologie de prendre connaissance rapidement de la qualité des sources d’infor-mations disponibles consultées et de l’analyse qui en a été faite, d’avoir un résumé des facteurs déterminants et essen-tiels à la prise d’une décision et à la formulation de recom-mandations claires et précises. L’absence de publication de qualité devrait être soulignée et incitera le comité de pharmacologie à approfondir sa réflexion sur la recom-mandation à adopter.
Sanction du comité de pharmacologie
Le secrétaire du comité de pharmacologie doit faire cir-culer le document d’évaluation à travers diverses étapes. Il doit pouvoir présenter le dossier (mise en contexte) mais recevoir les opinions quelquefois divergentes des diffé-rents experts qui y ont contribué. Les discussions peuvent se solder par une demande d’informations supplémen-taires. L’auteur du document devra soumettre au secrétai-re du comité de pharmacologie les réponses et précisions demandées. Si le comité adopte le document, avec ou sans modifications, tout un processus de mise en application débutera. Selon la nature de la décision, plusieurs actions doivent être entreprises pour s’assurer de l’activation de celle-ci ; pour certains dossiers, des modalités d’implanta-tion et de suivi pourront être requises.
Appliquer la recommandation
Cette section décrit les étapes nécessaires à la mise en application des recommandations selon leur type. Certains documents devront être entérinés par d’autres instances, l’exécutif du Conseil des médecins, dentistes et
pharma-109
Pharmactuel Vol. 41 N° 2 Mars - Avril 2008 Pour toute correspondance :
Céline Dupont
Département de pharmacie
Centre universitaire de santé McGill Hôpital Général de Montréal, bureau C1-200 1650, avenue Cedar
Montréal (Québec) H3G 1A4
Téléphone : 514 934-1934, poste 42683 Courriel : celine.dupont@muhc.mcgill.ca
Remerciements : les auteurs tiennent à remercier Mme Françoise Crevier pour son soutien dans l’élaboration de ce modèle.
Abstract
Objective: The purpose of this article is to describe the model analyzing the different steps related to pro-jects developed in collaboration with the Pharmacy and Therapeutics Committee, a model developed by mem-bers of the pharmacy department of the McGill University Health Centre (MUHC).
Context: A few years ago, the MUHC proceeded to a revision of the drug formulary and of the operation of the Pharmacy and Therapeutics Committee. To allow optimal collaboration of the different clinicians, a tho-rough evaluation was undertaken of all activities invol-ved in the development of various projects submitted to the Pharmacy and Therapeutics Committee. The ana-lysis of the entire process was aimed at a concerted approach to medication management to ensure a syste-matic model for evidence-based decision making. A designer pedagogy helped the MUHC team in modeling the elements involved in the stages of carrying out the various mandates.
Conclusion: The modeling by object type (MOT) approach allowed the identification of components of various projects of the Pharmacy and Therapeutics Committee, including their various connections. As well, the approach provided a better understanding of the responsibilities and contributions of each, all of which facilitated evidence-based decision making. Such concept mapping has become a reference tool used by clinicians for educational purposes at conferences. Concept mapping effectively and indeed exhaustively explains the functioning of an accountable team, which has the role of providing the Pharmacy and Therapeutics Committee with the support it needs in carrying out its activities.
Références :
1. Lefebvre P. Pour une approche concertée de la gestion du médicament : réorganisation des activités entourant le comité de pharmacologie. Pharmactuel 2003;36:219-22.
2. Thurman PA, Harder S, Steioff. Structure and activities of hospital drug committees in Germany. Eur J Clin Pharmacol 1997;52:429-35. 3. Tan EL, Day RO, Brien JE. Prioritising drug and therapeutics committee
(DTC) decisions : a national survey. Pharm World Sci 2007;29:90-6. 4. Paquette G. Une technique de modélisation des connaissances à des fins de
formation (Rapport technique). Montréal : LICEF, Télé-université. 1993 5. Paquette G, Crevier F, Aubin C. ID Knowledge in a Course Design
Workbench. Educationnal Technology 1994:34:50-7.
ciens (CMDP) par exemple, d’autres demanderont que cer-tains acteurs concernés soient contactés et informés. Un calendrier de mise en œuvre de l’application des recom-mandations, comme la formation ou la création de groupes de travail, peut être nécessaire. Différents documents de référence devront souvent être créés pour répondre aux besoins de la mise en place d’une décision ou d’une recom-mandation. Des guides thérapeutiques, des protocoles, des algorithmes de traitement, des ordonnances collectives, des ordonnances prédéfinies, des politiques et procédures, des bulletins d’information permettront de diffuser l’infor-mation et de s’assurer que les cliniciens s’approprieront de façon éclairée et efficace la recommandation du comi-té de pharmacologie.
L’utilisation du modèle « MOT » au CUSM L’exercice de schématisation réalisé par les différents collaborateurs du CUSM a permis de visualiser et de clari-fier toutes les étapes de même que les rôles et responsabi-lités de chacun. Il en résulte un outil de formation qui sert de repère aux professionnels de la santé de l’établisse-ment, leur permettant de visualiser de façon détaillée et ordonnée toutes les étapes liées aux activités du comité de pharmacologie du CUSM. Le département de cie a organisé une soirée de formation pour les pharma-ciens du CUSM, à laquelle étaient invités les résidents en pharmacie. Le modèle « MOT » fera aussi partie des outils disponibles pour aider les étudiants à comprendre les tra-vaux liés à l’évaluation d’un médicament et pour leur offrir une stratégie efficace lors de leurs travaux.
Cette démarche structurée, maintenant bien expliquée à l’aide d’un support visuel clair, a aussi fait l’objet de confé-rences offertes par des cliniciens du CUSM. Le modèle a notamment été utilisé dans le cadre de la formation pro-vinciale sur le comité de pharmacologie de l’Association du Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens du Québec. Cet outil possède l’avantage de pouvoir être exporté et adapté dans d’autres établissements de santé. Conclusion
À l’aide de cet exercice de groupe, les pharmaciens col-laborant au comité de pharmacologie ont schématisé les différentes composantes de leur travail. Ils ont pu ainsi identifier les attentes et les besoins de tous, en prenant connaissance des différentes étapes à travers lesquelles chacun devait cheminer. Les collaborateurs et membres du comité de pharmacologie qui étudient et utilisent le « MOT » du CUSM s’assurent ainsi que les décisions prises seront éclairées et basées sur des données probantes. Le modèle permet : 1) de visualiser et d’expliquer le fonction-nement de l’équipe responsable ainsi que d’appuyer le comité de pharmacologie dans ses travaux, 2) de faciliter la collaboration entre les différents acteurs du milieu, 3) de favoriser une bonne continuité des travaux du comité de pharmacologie, 4) de former les étudiants et les rési-dents en pharmacie au rôle et aux responsabilités du phar-macien au sein du comité de pharmacologie et 5) de former les cliniciens à la démarche rigoureuse associée à l’utilisa-tion optimale et sécuritaire de la pharmacothérapie.
ERRATUM
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Pharmactuel Vol. 41 N° 3 Mai - Juin - Juillet 2008
Figure 1 : Organisation des travaux du comité de pharmacologie au Centre universitaire de santé
McGill
Tout au long du processus, il faut utiliser des mécanismes de veille
informationnelle. Événement déclencheur R R IP IP IP IP IP IP IP IP IP IP IP IP IP IP C C C C C C Sélectionner le sujet d’évaluation Colliger l’information Dossiers assignés Information retenue Rapport préliminaire Rapport d’évaluation Recommandation transmise au CMDP Processus d’approbation prévu à la LSSS Décision transmise par le CMDP Le processus a pour but de
prodiguer des soins et des services pharmaceutiques de haut niveau
centrés sur le patient.
Évaluer
l’information recommandationFormuler une
Implanter la décision Document de référence Promouvoir l’utilisation optimale et sécuritaire de la pharmacothérapie Sanctionner la recommandation au sein du comité de pharmacologie Légende : C : est composé de … IP : est intrant / produit… R : le principe régit…
