P P P O O O L L L I I I T T T I I I Q Q Q U U U E E E L L LI I IN N NG G GU U UI I IS S S T TI T I IQ Q QU U UE E E D D D E E E L L L A A A C C C O O O M M M M M M I I I S S S S S S I I I O O O N N N D D D E E E S S S T T T R R R A A A N N N S S S P PO P O O R R R T T T S S S D D D U U U Q Q Q U U U É É É B B B E E E C C C
A A A v v v r r r i i i l l l 2 2 2 0 0 0 1 1 1 4 4 4
D D D i i i r r r e e e c c c t t t i i i o o o n n n d d d u u u d d d é é é v v v e e e l l l o o o p p p p p p e e e m m m e e e n n n t t t s s s t t t r r r a a a t t t é é é g g g i i i q q q u u u e e e e e e t t t d d d e e e s s s c c c o o o m m m m m m u u u n n n i i i c c c a a a t t t i i i o o o n n n s s s
T T T A A A B B B L L L E E E D D D E E E S S S M M M A A A T T T I I I È È È R R R E E E S S S
Politique linguistique de la Commission des transports du Québec ……….. 3
Langue et outils de travail……….. 5
Textes et documents officiels diffusés par la Commission……….. 6
Communications avec la clientèle ou le public……….. 7
Affichage, publicité et communications institutionnelles……….. 9
Conformité des fournisseurs au processus de francisation……….11
PPOPOOLLLIIITTTIIQIQQUUUEEELLLIININNGGGUUUIISISSTTTIIIQQQUUUEEE DDDEEE LLLAAACCOCOOMMMMMMIISISSSSSIIIOOONNN DDDEEESSS TTTRRARAANNNSSSPPPOOORRRTTTSSS DDDUUU QQQUUUÉÉÉBBBEEECC C
La Commission des transports du Québec
La Commission des transports du Québec est un tribunal administratif et un organisme de régulation qui encadre le domaine du transport au Québec. Sa mission consiste à accroître le comportement sécuritaire des transporteurs, à favoriser une offre de services de transport qui répond aux attentes des citoyens et à soutenir l’équité dans l’industrie du transport, le tout dans une perspective de développement durable.
Objectifs de la politique linguistique
La présente politique vise à assurer que les dispositions de la Charte de la langue française sont connues et observées à la Commission, tout en tenant compte de ses spécificités. Elle valorise l’emploi et la qualité du français et confirme la Commission dans son rôle d’exemplarité dans l’utilisation de la langue française. Elle permet aussi d'appliquer les principes et techniques visant à assurer la qualité de la langue française au sein de la Commission, ainsi que dans ses relations avec sa clientèle.
Portée et cadre juridique
Les règles de la présente politique doivent être respectées par l’ensemble du personnel de la Commission. Cette politique s’appuie sur la Charte de la langue française et sur la Politique linguistique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, adoptée par le Conseil des ministres en mars 2011. Elle repose aussi sur la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics, ainsi que sur la Politique d’utilisation du français dans les technologies de l’information et des communications.
Contenu
Cette politique comporte cinq sections qui concernent : o la langue et les outils de travail ;
o les textes et documents officiels diffusés par la Commission ; o les communications avec la clientèle ou le public ;
o l’affichage, la publicité et les communications institutionnelles ; o la conformité des fournisseurs au processus de francisation.
Responsabilité
Le dirigeant est responsable de l’application de la Charte de la langue française et de la Politique linguistique gouvernementale dans son organisation. Il désigne un mandataire qui travaille en étroite collaboration avec l’Office québécois de la langue française (l’Office).
Le comité de la politique linguistique de la Commission, constitué en vertu de la Politique linguistique gouvernementale, tient lieu de comité permanent, au sens de la politique gouvernementale. Sa fonction consiste à veiller au respect de la Charte de la langue française, à l’utilisation adéquate du français à tous les niveaux, et à assurer l’exemplarité des mesures prises à cette fin. Plus précisément, le comité est responsable des éléments suivants :
o l’élaboration et la révision de la politique linguistique ;
o la diffusion de la politique linguistique à la suite de son approbation;
o l’établissement et l’approbation des procédures permettant la mise en œuvre de la politique linguistique ;
o le suivi des autres politiques gouvernementales à incidence linguistique ; o la reddition de comptes prévue par la Politique linguistique gouvernementale.
Le comité comprend des membres désignés par le dirigeant de l’organisme, notamment le mandataire de l’application de la Charte de la langue française, le responsable de l’application de la Politique d’utilisation du français dans les technologies de l’information et des communications (PUFTIC), ainsi que les responsables des communications, des achats, des services à la clientèle et des services juridiques, ou leurs représentants.
Pour sa part, le mandataire de l’application de la Charte de la langue française a pour responsabilités de :
o présider le comité permanent ;
o diffuser et rappeler périodiquement au personnel de la Commission les dispositions de la Charte de la langue française;
o répondre aux questions posées par le personnel sur la Charte avec l’aide des conseillers de l’Office;
o mettre en place les mesures requises pour obtenir la collaboration des unités administratives et pour faire appliquer la politique linguistique de la Commission;
o veiller au règlement rapide et efficace des plaintes;
o participer à l’amélioration de la qualité du français dans son milieu de travail.
Élaboration, révision et mise en œuvre de la Politique
Lorsque la Commission élabore ou révise sa politique linguistique, elle la fait approuver par son dirigeant, après avoir obtenu l’avis de l’Office québécois de la langue française. La politique approuvée est transmise à l’Office et elle est par la suite révisée au moins tous les cinq ans.
La Commission fait état dans son rapport annuel de gestion de l’application de sa politique linguistique, notamment des mesures prises pour la faire connaître et pour assurer une formation de ses employés à ce sujet.
La Commission fait aussi rapport, selon les modalités de l’Office, sur l’application de la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics, ainsi que de l’application de la Politique d’utilisation du français dans les technologies de l’information et des communications.
111... LLLANGUE AANNGGUUE EE E ET T OT O OUTILS UUTTIILLS DS D DE E TE T TRAVAIL RRAAVVAAIILL
PRINCIPE
Le personnel de la Commission a le devoir d'utiliser un français correct et conforme au bon usage dans ses rapports avec ses collègues et avec le public. Il doit bénéficier d’outils de travail et d’un soutien adéquats à cette fin. La langue de travail est le français et toute communication à l’interne s’effectue exclusivement en français.
DIRECTIVES
1.1. CONNAISSANCE APPROPRIÉE DU FRANÇAIS
Tout candidat à une fonction ou à un poste doit posséder une connaissance lui permettant d’utiliser un français correct et conforme au bon usage dans ses rapports avec ses collègues et le public. La Commission n’exige la connaissance de la langue anglaise comme condition d’embauche, que si l’accomplissement de la tâche nécessite la connaissance de cette langue.
1.2. QUALITÉ DU FRANÇAIS
La Commission accorde une attention constante à la qualité de la langue française dans ses activités. Elle veille notamment à utiliser les termes et les expressions normalisés par l’Office, ainsi que les termes propres aux diverses lois et règlements qu’elle administre.
1.3. QUALITÉ DES COMMUNICATIONS ÉCRITES
Tous les textes ou documents destinés à la clientèle de la Commission ou au public doivent être rédigés en français avec un souci d’efficacité de la communication et dans un langage clair, précis et soigné. Ils doivent respecter les avis de normalisation terminologique et faire usage de la terminologie proposée dans les avis de recommandation de l’Office. Ils doivent aussi respecter les avis de la Commission de toponymie du Québec portant sur les odonymes et les toponymes de façon à utiliser les formes correctes, entre autres dans l’adressage et dans les avis publics.
1.4. INSTRUMENTATION LINGUISTIQUE
La Commission offre à son personnel, particulièrement à ceux dont les fonctions exigent une bonne capacité de communication orale ou écrite, les moyens nécessaires à leur perfectionnement en français.
Une personne ressource de la Commission fournit une assistance linguistique aux secteurs qui en expriment le besoin. La Commission dote cette personne de tous les outils nécessaires à la prestation d’un service de qualité, dont l’accès au service de consultations
téléphoniques de l‘Office, ainsi qu’au Grand dictionnaire terminologique. De plus, la Commission met à la disposition de son personnel des logiciels et des outils d’aide à la rédaction du français.
1.5. ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES
Toutes les inscriptions qui figurent sur les équipements, le matériel informatique et les périphériques, sur leur contenant ou leur emballage, sur un document ou objet les accompagnant, y compris le mode d'emploi et les certificats de garantie, doivent être rédigées en français.
Le texte français peut être assorti d'une ou plusieurs traductions, mais aucune inscription rédigée dans une autre langue ne doit l'emporter sur celle qui est rédigée en français.
1.6. LOGICIELS
La Commission doit offrir à son personnel des logiciels, des progiciels, ou didacticiels, qu’ils soient installés ou non et des systèmes d’exploitation en français, à moins qu’il n’en existe aucune version française. Dans un tel cas, la Commission doit déployer tous les efforts nécessaires pour offrir des produits équivalents en français.
Si l’impact linguistique est important, la Commission doit envisager des générateurs d’écran.
Le cas échéant, la Commission devra remplacer toute version précédemment acquise dans une autre langue par la version française lorsqu’elle existe.
222... TTTEXTES EEXXTTEES ES E ET T DT D DOCUMENTS OOCCUUMMEENNTTS OS O OFFICIELS FFFFIICCIIEELLS DS D DIFFUSÉS IIFFFFUUSSÉÉS PS P PAR AAR LR L LA A CA C COMMISSION OOMMMMIISSSSIIOONN
PRINCIPE
Le français est la langue de rédaction et de diffusion des textes et documents officiels.
DIRECTIVES
2.1. DÉNOMINATION
La dénomination de l’organisme est « Commission des transports du Québec ». La Commission s’assure que les dénominations de ses unités administratives et les appellations d’emploi sont en français et ne renferment pas de formes incorrectes.
2.2. FORMULAIRES
Les formulaires émanant de la Commission sont produits séparément dans les langues française et anglaise. Ils sont transmis dans la langue française, mais sont aussi disponibles en langue anglaise, sur requête du demandeur ou titulaire de permis uniquement lorsqu'il s'agit d’un client de l’extérieur du Québec ou d'une personne physique.
2.3. AVIS TRANSMIS AUX TITULAIRES ET DEMANDEURS
Les avis d'intention, de convocation et autres, transmis par la Commission aux demandeurs ou titulaires de permis dont l’adresse de domicile ou de siège social est située au Québec sont produits dans la langue française. Sur demande, ils peuvent être transmis en langue anglaise aux clients de l’extérieur du Québec ou aux personnes physiques.
2.4. DÉCISIONS
La Commission rend ses décisions en français. Toutefois, à la demande d'un client de l’extérieur du Québec ou d’une personne physique visée par une décision, une décision peut être traduite en anglais.
2.5. CERTIFICATS DE PERMIS ET ATTESTATIONS
Les certificats de permis et attestations sont rédigés en français seulement.
2.6. RAPPORT ANNUEL DE GESTION
Le rapport annuel de gestion et les autres documents de même nature publiés par la Commission sont en français seulement.
2.7. TRADUCTION DE DOCUMENTS
Dans le cas où la traduction d’un document est permise conformément à la présente politique, la version dans une autre langue est présentée sur un support distinct et la mention Texte original en français dans la langue visée y est ajoutée. Les textes en recto verso ne sont pas considérés comme des versions distinctes, puisqu’ils sont sur un même support.
La traduction d’une communication adressée à un autre gouvernement, à une organisation internationale ou à un client de l’extérieur du Québec est présentée sur papier sans en-tête, sans signature et portant la mention Traduction dans la langue visée.
Lorsqu’elle est transmise par courriel, la traduction d’une communication est jointe dans un fichier distinct et portant la mention Traduction dans la langue visée.
333... CCCOMMUNICATIONS OOMMMMUUNNIICCAATTIIOONNSS AVEC AAVVEECC L LA LA CA C CLIENTÈLE LLIIEENNTTÈÈLLE OE O OU U LU L LE E PE P PUBLIC UUBBLLIICC
PRINCIPE
Dans ses communications avec sa clientèle ou le public, le personnel de la Commission considère que le français est la langue commune au Québec. Le personnel ne doit jamais présumer qu’une personne désire qu’on s’adresse à elle dans une autre langue, ou qu’elle désire recevoir sa correspondance dans une autre langue que le français.
DIRECTIVES
3.1. CONTACT AVEC LA CLIENTÈLE
Lorsqu’il existe une version française du nom d’une entreprise, seule cette version figure dans les dossiers établis par la Commission et dans les documents qu’elle délivre.
Le personnel qui communique avec un citoyen au téléphone ou en personne doit d'abord s'adresser à lui en français. Si l’interlocuteur s’adresse à un membre du personnel dans une autre langue, celui-ci doit vérifier si son interlocuteur comprend le français. Il peut poursuivre l’échange en anglais à la demande de l’interlocuteur, si la situation l’exige.
3.2. SYSTÈME DE RÉPONSE VOCALE ET BOÎTES VOCALES
Les messages d’un système interactif de réponse vocale sont présentés en français. Ils peuvent être présentés en anglais s’ils sont accessibles distinctement. Le message d’accueil en français doit être énoncé au complet, y compris le renvoi au menu technique, avant que ne soit donné l’accès à un message en anglais.
Les messages des boîtes vocales sont exclusivement en français.
3.3. SITE WEB
Le site Web est en français et la page d’accueil est offerte par défaut en français. Une section minimale distincte en anglais, reproduisant une partie de l’information disponible en français dans le site, est aussi accessible.
3.4. CARTES PROFESSIONNELLES
Les cartes professionnelles sont en français seulement.
3.5. CORRESPONDANCE AVEC UNE PERSONNE PHYSIQUE
Lorsqu’un membre du personnel écrit à une personne physique au Québec, il utilise uniquement le français. S’il répond à une lettre écrite en anglais, ou si la lettre est adressée à l’extérieur du Québec, il peut ajouter au texte français une version en anglais, avec la mention « Translation ».
Exceptionnellement, la correspondance spécifique au dossier d’une personne physique (exemple : avis de convocation à une audience) est permise en anglais, lorsqu’une personne physique demande que la correspondance lui soit adressée dans cette langue.
3.6. CORRESPONDANCE AVEC UNE ENTREPRISE ÉTABLIE AU QUÉBEC
Les communications écrites adressées à des sociétés, entreprises ou personnes morales établies au Québec sont en français seulement. Il en va de même pour toute communication adressée à une personne physique qui exploite un établissement commercial, ou à un membre d’un ordre professionnel.
3.7. CORRESPONDANCE AVEC UNE ENTREPRISE ÉTABLIE HORS QUÉBEC
Les communications écrites adressées à des personnes morales, sociétés ou entreprises à l’extérieur du Québec sont en français, mais peuvent être rédigées en anglais. Quand une communication écrite s’adresse à une personne morale, à une société ou à une entreprise dont le siège est à l’extérieur du Québec, et qui possède au Québec un établissement, une filiale ou une division, cette communication doit être en français, si elle est destinée à une installation au Québec. Elle peut être accompagnée d’une version en anglais, présentée sur papier sans en-tête et sans signature, avec la mention « Translation», si elle doit également parvenir au siège de l’entreprise.
3.8. COMMUNICATIONS PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE
Les règles établies en matière de communications écrites s’appliquent aux communications par courrier électronique, en faisant les adaptations nécessaires. Si une version en anglais est admise, le français doit conserver son caractère officiel. Le document transmis par courrier électronique doit être annexé en fichier joint. Ce fichier porte alors le nom
« Translation » et son texte, qui affiche aussi la mention «Translation», est présenté sans entête ni signature.
44.4.. AAFAFFICHAGE, FFFIICCHHAAGGEE, P, PPUBLICITÉ UUBBLLIICCIITTÉ EÉ EET T CT CCOMMUNICATIONS OOMMMMUUNNIICCAATTIIOONNS IS ININSTITUTIONNELLES NSSTTIITTUUTTIIOONNNNEELLLLEESS
PRINCIPE
Le français est la langue de l’affichage, de la publicité et des communications institutionnelles.
DIRECTIVES
4.1. AFFICHAGE ET PUBLICITÉ
La promotion au moyen d’affiches, d’écriteaux, de banderoles ou de kiosques dans les salons et congrès est faite en français seulement.
4.2. DÉPLIANTS ET DOCUMENTS PROMOTIONNELS
Les dépliants et documents promotionnels publiés par la Commission sont en français. Une version anglaise peut également être disponible lorsqu’elle est destinée à un client de l’extérieur du Québec, à une personne physique qui en fait la demande, ou lors d’un congrès tenu au Québec regroupant une forte majorité de représentants d’une administration publique non francophone.
4.3. COMMUNIQUÉS DE PRESSE
Les communiqués de presse émis par la Commission sont rédigés et diffusés exclusivement en français.
4.4. ENTREVUE ACCORDÉE À UN MÉDIA
Lorsqu’un représentant de la Commission accorde une entrevue à un média québécois ou à un journaliste qui parle français, il s’exprime en français. Toutefois, si une entrevue est diffusée dans un média télévisuel ou radiophonique non francophone, il peut s’exprimer dans la langue de diffusion de ce média.
4.5. CONGRÈS, EXPOSITION, CONFÉRENCES ET ALLOCUTIONS
Lorsque la Commission participe à un congrès, une exposition ou à une autre manifestation publique, elle s’assure que l’information la concernant est diffusée en français.
Les conférences et allocutions prononcées par une personne de la Commission sont en français. Avec l'autorisation du dirigeant de l’organisme et lors de situations exceptionnelles, elles peuvent être prononcées en anglais.
4.6. RÉUNIONS AVEC DES ENTREPRISES
Lors de réunions avec des représentants d’entreprises établies au Québec, le personnel de la Commission s’exprime en français. Les réunions tenues avec les représentants d’entreprises qui ne sont pas établies au Québec peuvent, au besoin, se dérouler en anglais.
4.7. RÉUNIONS AVEC D’AUTRES ORGANISATIONS GOUVERNEMENTALES
De façon générale, dans les rencontres avec d’autres administrations gouvernementales, ou lors de rencontres internationales qui ont le français comme langue officielle ou langue de travail, le personnel de la Commission s’exprime en français. Il en est de même lorsqu’un service d’interprétation simultané est offert en français lors de telles réunions.
4.8. CORRESPONDANCE AVEC LES GOUVERNEMENTS FÉDÉRAL ET PROVINCIAUX Lorsqu'un membre du personnel communique par écrit avec le gouvernement fédéral, ou avec le gouvernement d’une autre province qui a le français comme langue officielle, il utilise exclusivement le français. Les communications destinées au gouvernement d’une province qui n’a pas le français comme langue officielle peuvent être accompagnées d’une traduction.
4.9. CORRESPONDANCE AVEC LES GOUVERNEMENTS ÉTRANGERS ET LES ORGANISATIONS INTERNATIONALES
Lorsque la communication écrite s'adresse à un gouvernement étranger, ou encore à un organisme international, elle se fait toujours en français. Elle peut être accompagnée d'une version en d’autres langues, sur papier sans en-tête, sans signature, et portant la mention
« Traduction » dans la langue visée, lorsqu’elle est adressée à un pays, un gouvernement, ou une organisation internationale qui n’a pas le français comme langue officielle ou comme langue de travail.
4.10. ENTENTES AVEC LES GOUVERNEMENTS
Les ententes avec le gouvernement fédéral, ou le gouvernement d’une province qui a le français comme langue officielle sont conclues en français seulement. Elles peuvent être conclues à la fois en français et en anglais avec d’autres gouvernements, les deux versions faisant foi. Dans le cas d’ententes multilatérales, celles-ci peuvent être conclues à la fois en français et en anglais, les diverses versions faisant foi.
55.5.. EENENTENTES NTTEENNTTEESSDDDE EESSESERVICES ERRVVIICCEESSAAVAVEC VEECCDDDES EES FS FFOURNISSEURS OOUURRNNIISSSSEEUURRSS
PRINCIPE
À titre d’organisme public, la Commission utilise son pouvoir d’achat de manière à favoriser les fournisseurs qui respectent intégralement les exigences de la Charte de la langue française.
DIRECTIVES
5.1. CONFORMITÉ DES FOURNISSEURS AU PROCESSUS DE FRANCISATION
La Commission n’accorde aucun contrat à une entreprise dont le nom figure sur la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation, publiée sur le site Web de l’Office.
En outre, tout fournisseur est tenu d’inclure dans son dossier de soumission l’un ou l’autre des documents suivants :
un certificat de francisation ou une attestation d’application de programme de francisation délivré par l’Office ;
une attestation d’inscription auprès de l’Office ;
un document émis par l’Office indiquant que l’entreprise lui a remis, dans le délai fourni, l’analyse de sa situation linguistique.
Les documents remis à l’entreprise, notamment l’appel d’offres, font mention de ces exigences. Celles-ci ne s’appliquent toutefois pas aux entreprises ayant moins de 50 personnes à leur service, sauf si elles ont été désignées par l’Office, en vertu de l’article 151 de la Charte de la langue française, comme devant procéder à l’analyse de leur situation linguistique, ainsi qu’à l’élaboration et à l’application d’un programme de francisation.
5.2. CONTRATS ET ENTENTES DE SERVICES
La Commission rédige en français seulement : l’avis d’appel d’offres, l’appel d’offres et les documents d’accompagnement, le devis, le bon de commande et la correspondance connexe. Les communications de la Commission destinées au siège d’une entreprise établie à l’extérieur du Québec peuvent être accompagnées d’une traduction ou être rédigées dans une autre langue que le français, mais celles destinées aux installations en sol québécois doivent être uniquement en français.
Les contrats et les contrats de sous-traitance signés au nom de la Commission sont rédigés
en français. Toutefois, si le contractant a son siège social ou son domicile à l'extérieur du Québec il peut être fait, sur demande, une version en anglais. Dans ce cas, les deux versions sont signées et ont la même valeur. Exceptionnellement, lorsque la Commission est une cliente captive d’un fournisseur unique de l’extérieur du Québec qui fournit un produit spécialisé, le contrat fourni par la firme peut être accepté dans la langue dans laquelle celle-ci transige.
Tous les contrats et ententes de services conclus par la Commission incluent une clause assujettissant la partie contractante à sa politique linguistique.
5.3. COMMUNICATIONS ÉCRITES PAR LES FOURNISSEURS
La Commission requiert des personnes morales et des entreprises que toutes les étapes du processus d’acquisition soient en français. Les documents d’acquisition et ceux qui accompagnent les biens et services, ainsi que les inscriptions sur le produit acquis, sur son contenant et sur son emballage, doivent aussi être en français. De plus, lorsque l’emploi d’un produit ou d’un appareil nécessite l’usage d’une langue, celle-ci doit être le français.
La Commission requiert également des personnes morales et entreprises que les documents qui font partie d’un dossier établi en vue de l’obtention d’un contrat ou de toute autre forme d’autorisation soient rédigés en français.
5.4. RAPPORTS FOURNIS À LA COMMISSION
Tout rapport fourni à la Commission dans le cadre d’un contrat, que ce soit par un individu ou encore par une société, une entreprise ou une personne morale, doit être en français.
