Les 11 pratiques exemplaires du secteur des avantages sociaux. Rachel De Grâce, CPM, de l ACP et Pierre Seguin, SourceSanté Plus

E8

Les 11 pratiques exemplaires du secteur des

avantages sociaux

Rachel De Grâce, CPM, de l’ACP et Pierre Seguin,

SourceSanté Plus

Les meilleures pratiques du milieu de l’assurance collective…

Une présentation de Pierre Séguin et Rachel de Grâce

Les meilleures pratiques :

D’où viennent-elles?

VP Finances

VP RH

Employés

Des champs d'intérêt différents

VP Finances

VP RH

Employés

Les meilleures pratiques harmonisent les champs d'intérêt

Quel est

VOTRE

résultat?

Quel est VOTRE résultat?

Meilleure

Pratique

# 1

Adopt the best funding model for your plan

• La plupart des régimes sont pleinement assurés

• La plupart des employeurs ‘surpayent’ pour les avantages. D’où l’appellation de la ‘prime’

Ancienne Pratique

• Assurer certains avantages pleinement

• Auto-assurer ou SAS pour Santé et/ou Dentaire

• Éliminer une fois pour toutes de 5 à 30% de vos coûts

Meilleure Pratique

Meilleures Pratiques 101

Définition:

prime

[prim] - n. f.

a) Somme payée en plus du prix habituel

b) Somme payée à l’avance ou en ajout de la valeur nominale de quelque chose

c) Être très recherché ou d’une valeur qui dépasse ce à quoi on peut s’attendre (mettre une prime sur l’exactitude)

Gestion du risque - 101

$200,000

$180,000

$160,000

$140,000

$120,000

$100,000

$80,000

$60,000

$40,000

$20,000

$0

An 1 An 2 An 3

Réclamations Primes de santé

Meilleure pratique

Gestion du risque - 101

Les avantages sont dans l’une des deux catégories suivantes:

1. Mutualisation des avantages 2. Avantages tarifiés selon l’expérience Compris dans les avantages

mutualisés:

•Assurance Vie

•DMA

•Vie personnes à charge

•Invalidité Longue Durée

•Assurance voyage

Compris dans les avantages tarifiés selon l’expérience:

•Soins paramédicaux

•Médicaments

•Dentaire

•Soins de la vue

•Invalidité Courte Durée

Contrats d’assurance collective traditionnels

Comprendre le fonctionnement de l’assurance traditionnelle

Avantages mutualisés:

• Représentent une petite partie de votre prime d’assurance collective mensuelle

• Sont imprévisibles

• Sont habituellement pour les événements catastrophiques tels que l’invalidité et les décès

Avantages tarifiés selon l’expérience:

• Représentent la plus grande part de votre prime d’assurance collective mensuelle

• Sont plutôt prévisibles

• Sont pour les événements cycliques ou au jour le jour (visites chez le dentiste, renouvellement de prescriptions, lunettes)

Mutualisation & Expérience tarifiée – Quelle est la

différence

Contrats d’assurance collective traditionnels

Comprendre le fonctionnement de l’assurance traditionnelle

Mutualisation & Expérience tarifiée – Comment les

taux

Renouvellement des avantages mutualisés:

Renouvellement des avantages tarifiés selon l’expérience:

• Basé sur un mélange de:

• Total des Pertes de l’assureur reliées aux réclamations du marché, ET

• Les données démographiques des employés et l’historique des réclamations propres à votre groupe.

• Basé sur:

• L’expérience de votre groupe (réclamations payées + un montant en réserve)

• Facteurs de tendance / d’Inflation

• Le taux de réalisation des risques de votre groupe ET

• La “crédibilité” ou le poids donné à votre expérience quant aux réclamations

Contrats d’assurance collective traditionnels

Comprendre le fonctionnement de l’assurance traditionnelle

Avec un contrat d’assurance collective plainement assuré traditionnel, vos avantages

“tarifiés selon l’expérience (Médicaments, Soins Dentaires, Soins de la vue) comprennent:

Réclamations payées Réserve Facteurs d’inflation Part de risque

Frais administratifs Part de profit

Commission

Votre taux mensuel est égal à la somme de ces éléments.

Contrats d’assurance collective traditionnels

Avantages tarifiés selon l’expérience

$200,000

$180,000

$160,000

$140,000

$120,000

$100,000

$80,000

$60,000

$40,000

$20,000

$0

An 1 An 2 An 3

Réclamations Soins de Santé

Primes de santé

Meilleure pratique

Gestion du risque - 101

Frais administratifs &

commissions Coûts de l’assurance

(Arrêt de pertes)

Qu’est-ce qui est éliminé/réduit?

Réserve de risque Inflation Facteur de

tendance Part de risque Part de profit

Le résultat?

C’est tout

Services Administratifs Seulement

Une solution alternative à l’assurance

Avec un contrat SAS, vos avantages “tarifiés selon l’expérience comprennent:

Réclamations payées

SAS Soins de Santé & Dentaires

• Au fédéral, cet avantage n’est pas imposable pour les employés tant que par sa nature le régime d’assurance demeure:

a) l’entreprise d’une seule personne, b) pour indemniser une autre personne, c) pour un facteur convenu,

d) relié à une perte ou une obligation en lien avec un événement,

e) qui surviendra à un moment indéterminé.

Alerte à l’avantage imposable!

SAS Soins de Santé & Dentaires

• La couverture doit respecter les soins médicaux qui y sont admissibles

– La même chose que les régimes pleinement assurés

Alerte à l’avantage imposable!

SAS Soins de Santé & Dentaires

Alerte à l’avantage imposable!

• Avantage imposable au Québec

• Les primes d’assurance pour les soins de santé et dentaires payées par l’employeur sont aussi imposables au Québec

Source: Benefits Canada 2012 Group Insurance Report

Services Administratifs Seulement

Près de la moitié des entreprises canadiennes sont SAS

Source: Benefits Canada 2012 Group Insurance Report

Utilisez les meilleures

techniques de gestion du risque Meilleure

Pratique

# 2 ^• Souscrire une assurance au premier dollar et payer une ‘prime’

Ancienne Pratique

• Souscrire une assurance intelligente, aussi appelée “arrêt de pertes” pour s’assurer que la couverture demeure illimitée – tout en créant un plafond pour le risque encouru.

Meilleure Pratique

Comment l’arrêt de pertes peut-il protèger votre entreprise contre les réclamants catastrophiques individuels?

$0

$5,000

$10,000

$15,000

$20,000

$25,000

fam1 fam2 fam3 fam4

L’assureur paye les réclamations dépassant

10 000$ par année par famille

Mise en vigueur des limites prévues par l’arrêt de pertes de 10 000$

L’assureur paye les réclamations en dessous de la limite prévue par l’arrêt de pertes de 10 000$ par année

par famille

Contrat d’arrêt de pertes – Étape #1

Protection individuelle lors de catastrophes

Contrat d’arrêt de pertes – Étape #2

Protection collective lors de catastrophes

$0

$50,000

$100,000

$150,000

$200,000

$250,000

Réclamations de l'an dernier Réclamations de cette année L’assureur couvre les montants catastrophiques

L’employeur couvre jusqu’au maximum établi Comment l’arrêt de pertes peut-il protéger votre

entreprise contre les groupesréclamant de manière catastrophique (couverture pandémique)?

0-25

Pleinement assuré

25-100

Pleinement assuré SAS Tarification rétrospective SAS hybride

101-250

SAS

251-500

SAS

501-999

SAS

1,000+

nombre d’employés

Modèles de financement appropriés

Contrat d’arrêt de pertes – Risqué???

Protection contre les groupes réclamant de manière catastrophique

Avec la police d’arrêt de pertes appropriée – le risque de l’employeur est fortement

réduit

Risque max.

pleinement assuré

Risque max.

en auto-assuré + arrêt de

pertes

Par certificat Par individu

Risque théorique maximum par type d’arrêt de pertes

10 000$ Arrêt de pertes par membre de la famille (individu) 10 000$ Arrêt de pertes par certificat (famille)

10 000$ Par certificat (famille + Arrêt de pertes global @ 40% basé sur la tendance des réclamations de l’année précédente

Services Administratifs Seulement

L’autre choix en matière d’assurance

Coût total du régime

pleinement assuré: $ 178 537 Coût total du régime SAS: $ 114 219

Économies annuelles: $ 64 318 ou 36%

Collaborez avec un tiers administrateur pour changer le modèle d’imputabilité des assureurs

# 3 ^• La plupart des employeurs souscrivent à l’assurance collective d’un seul assureur

• Signifie que l’employeur est imputable à l’assureur

• Travailler avec un tiers administrateur

• Vous permet de traiter avec plusieurs assureurs tout en ayant une seule facture et un seul point de contact

• L’assureur devient imputable à vous

Meilleure

Pratique

Ancienne Pratique

Meilleure Pratique

Tiers administrateur (TA)

Croissance rapide au Canada

Avantage Assureur 1 Assureur 2 Assureur 3 Assureur 4

Vie $150 $100 $250 $200

DMA $50 $100 $150 $40

ILD $200 $250 $300 $600

Santé $400 $500 $300 $500

Dentaire $400 $450 $350 $450

TOTAL $1,200 $1,400 $1,350 $1,790

Ancienne Pratique

Quelle est la meilleure soumission?

Avantage Assureur 1 Assureur 2 Assureur 3 Assureur 4

Vie $150 $100 $250 $200

DMA $50 $100 $150 $40

ILD $200 $250 $300 $600

Santé $400 $500 $300 $500

Dentaire $400 $450 $350 $450

TOTAL $1,200 $1,400 $1,350 $1,790

Quelle est la meilleure soumission?

Quelle est la meilleure soumission?

Avantage Assureur 1 Assureur 2 Assureur 3 Assureur 4

Vie $150 $100 $250 $200

DMA $50 $100 $150 $40

ILD $200 $250 $300 $600

Santé $400 $500 $300 $500

Dentaire $400 $450 $350 $450

TOTAL $1,200 $1,400 $1,350 $1,790

Avantage Assureur 1 Assureur 2 Assureur 3 Assureur 4

Vie $150 $100 $250 $200

DMA $50 $100 $150 $40

ILD $200 $250 $300 $600

Santé $400 $500 $300 $500

Dentaire $400 $450 $350 $450

TOTAL $1,200 $1,400 $1,350 $1,790

Les TAs changent tout

SSQ Vie

AIG DMA

SSQ ILD

SSQ Santé

ClaimSecure Dentaire

Tierce Administration (TA)

Gestion de l’assurance pour les employeurs La structure d’un TA

Résultats:

• Relation avec un TA

• Un seul point de contact

• Un seul formulaire d’adhésion

• Une seule facture

• Pas besoin de refaire l’adhésion quand vous changez d’assureur

• Une base de données maîtresse

Adhésion en ligne Employeur

Incorporez le mieux-être

# 4 ^• La plupart des employeurs n’ont pas encore pensé au mieux-être

• Plusieurs d’entre eux utilisent des PAEs (qui sont réactifs)

• Présentez le mieux-être à vos employés (ce qui est proactif)

• Prenez le contrôle de vos coûts à long terme en incorporant une culture de mieux-être

• Métamorphosez votre régime d’une assurance maladie à un vrai régime

d’assurance santé

Meilleure

Pratique

Ancienne Pratique

Meilleure Pratique

$200,000

$180,000

$160,000

$140,000

$120,000

$100,000

$80,000

$60,000

$40,000

$20,000

$0 An 1 An 2 An 3

Gestion du risque – 101

Réclamations

Meilleure pratique

Le mieux-être traite de CETTE ligne

Tendances et clefs d’un programme mieux-être

Aider les employés à se mettre et à rester en santé pour réduire les réclamations

Les programmes mieux-être changent constamment – mais voici certains éléments à rechercher pour un bon programme;

1

2

mieux-être Savez-vous ce que vos employés recherchent? Un sondage aidera.

3

Des études révèlent qu’une simple évaluation peut améliorer la santé

4

Nutritionnels Apprendre à mieux manger mène à une meilleure santé

Les programmes mieux-être changent constamment – mais voici certains éléments à rechercher pour un bon programme;

5

Une très bonne manière de rejoindre les employées et leurs personnes à charge

6

Il est avantageux de rester proactif avec les examens médicaux annuels de vos cadres de direction

7

Avez-vous déjà fait des séances éducatives à l’heure du dîner ou des cliniques de dépistage?

8

mieux-être

Faites mousser l’idée et incitez vos employés à s’impliquer dans le mieux-être

Tendances et clefs d’un programme mieux-être

Aider les employés à se mettre et à rester en santé pour réduire les réclamations

Le mieux-être en action De quelle manière puis-je réduire mes coûts avec le mieux-être?

• La fille d’un employé reçoit un diagnostic de diabète de type II

• Elle ne voulait pas devoir se piquer avec des aiguilles pour prendre de l’insuline

• Elle a communiqué avec le nutritionniste qui travaille pour le fournisseur de solutions mieux-être

• Le spécialiste mieux-être a travaillé avec la famille pour créer des plans de repas mensuels

• La fille de l’employé a été en mesure de gérer sa maladie par son régime alimentaire

• Elle n’a pas eu besoin d’insuline

• L’employeur n’a pas eu à payer les médicaments

• Solution gagnante pour employeur et employé

Étude de cas

Services de consultation

• Les services de consultation reliés à la santé mentale ou physique d’un employé ne sont pas des avantages imposables

– Sont exclus les centres de loisirs/sportifs ainsi que les frais d’adhésion à un club.

Alerte à l’avantage imposable!

Examens médicaux pour cadres de direction

• Les examens fournis par l’employeur à un groupe restreint d’employés sont habituellement

imposables sauf lorsqu’ils:

– Sont une condition légitime d’embauche là où des résultats négatifs auraient un impact sur l’état d’embauche de la personne

Alerte à l’avantage imposable!

Garanties du niveau de service Meilleure

Pratique

# 5

• La plupart des employeurs ne rencontrent leur courtier qu’une fois par année. C’est insuffisant.

Ancienne Pratique

• Exigez une garantie du niveau de service

• Rencontrez votre courtier régulièrement pour rester à jour

• Recommandations proactives – pas réactives

• Un service concierge avec des préposés au service qui connaissent votre environnement Meilleure Pratique

Garanties du niveau de service

# 5

Rencontre de renouvellement annuelle

*Rapport remis au moment du renouvellement

*

Meilleure

Pratique Ancienne Pratique

Garanties du niveau de service

# 5

Rencontre pour le renouvellement

Rencontre pour le RAPPORT de 4 MOIS Rencontre pour le

RAPPORT de 8 MOIS

Rencontre pré-renouvellement

*Rapports détaillés sur une base

mensuelle

*

*

* *

*

*

*

*

*

*

*

*

Meilleure

Pratique Meilleure Pratique

Ajouts Meilleure

Pratique

# 6 Faite payer le programme PAE et d’autres avantages par l’assureur

• Certains employeurs payent PEPM pour les PAEs

• Beaucoup d’employeurs ignorent que des programmes à valeur ajoutée GRATUITS sont offerts à ceux qui les demandent

Ancienne Pratique

• Incorporez le PAE dans votre ILD – payé par l’assureur

• Mettez en oeuvre maints programmes à valeur ajoutée GRATUITS offerts par les assureurs Meilleure Pratique

Annulation de voyage: Incluse

• 5 millions de dollars par assuré par séjour à l’étranger

• Les employés ayant atteint l’âge limite gardent l’accès à l’assurance voyage

• Annulation de voyagejusqu’à 5 000$

comprise GRATUITEMENT pour chaque voyage

• La durée maximale du voyage est la même que celle prescrite par OHIP (183 jours)

Ajouts

JVM d’une valeur ajoutée

• Si l’avantage à valeur ajoutée est imposable, l’employeur doit déterminer la juste valeur marchande

• Par exemple: annulation de voyage ajoutée pour des employés qui ne voyagent pas par affaires

Alerte à l’avantage imposable!

Stratégie de gestion des réclamations

3 services gratuits conçus pour aider vos gestionnaires à s’occuper des situations de tous les jours:

PAE – Programme d’Aide à l’Employeur (Référencement par le gestionnaire): Compris

Pharmacie Postale

Pour aider vos employés souffrant de maladies chroniques

• Réduisez les coûts en médicaments de votre entreprise en faisant connaître à vos

employés la pharmacie postale de Sobeys

• Aidez vos employés souffrant de maladies chroniques en leur donnant régulièrement accès à de médicaments de prescription;

• Réduisez leurs coûts

• Réduisez les frais d’exécution d’ordonnance

• Réduisez le coût de vos ingrédients

• Faites livrer vos prescriptions par la poste pour recevoir une quantité constante de médicaments à la maison

Meilleure

Pratique

# 7

• Garder tous les avantages tels qu’ils ont toujours été

• Ne pas chercher de nouvelles idées

• Penser à faire des modifications au régime qui offrent une expérience optimale aux employés et qui

permettent à l’employeur de contrôler les coûts

• Innover lors de la conception de votre régime

• Comparer votre régime aux moyennes nationales et à votre concurrence

Ancienne Pratique

Meilleure Pratique

Étalonnage & Optimisation

de votre régime

Les quadrants coût/valeur

V a le u r

Coût

Coût bas / Valeur élevée

Coût élevé / Valeur basse Coût bas / Valeur basse

Coût élevé / Valeur élevée

• Maladies graves

• Assurance vie

• Compte de gestion-santé

• Orthodontie

• Massages

• Soins de la vue

• Médicaments

• Dentaire

• DMA • Commissions

• Frais administratifs

• Gestion des réclamations

• Coûts de fonctionnement

Dressez un portrait de vos avantages pour vous assurer que vous avez la valeur maximale par employé pour le coût minimum:

Résultats de l’étalonnage – RÉCLAMATIONS paramédicales

Étalonnage

Critères Moyenne du marché

Entreprise ABC 2009

% différence

Entreprise ABC 2008

% différence Total des

réclamations paramédicales annuelles Coût/ee

$890 $1,284 144% $1,466 165%

Total des réclamations médicaments annuelles Coût/ee

$558 $954 171% $1,092 196%

Coût moyen des réclamations médicaments

$46.92 $58.06 124% $58.15 124%

Moyenne du nombre de réclamations médicaments / ee

12 17 142% 19 158%

Coût moyen d’une réclamation paramédicale

$57.44 $86.95 151% $68.90 120%

Figure 1 –Entreprise ABC dans l’industrie – Réclamations Paramédicales

NOTE: Le repère utilisé est l’industrie de la construction, vies de 100 à 1000+

(toutes provinces). Ceci est le repère le plus proche pour une comparaison avec ABC.

ABC est ici

Couverture d’assurance vie – Moyenne Nationale

Figure 2 – Montants de couverture payés par l’employeur –ASSURANCE VIE COLLECTIVE

SOURCE: Hewitt: SpecSumary ™ Pension and Benefits Practices of Major Employers in Canada

Étalonnage – Conception du régime

Pourcentage des employeurs

Max par praticien 33%

$200 2%

$300 5%

$350 3%

$400 3%

$500 15%

Au dessus de 500 2%

Autre (ex. $250) 2%

Varie par type de praticien 49%

Max plus élevé pour physiothérapeute 28%

Max plus élevé pour psychologue 24%

Max plus élevé pour orthophoniste 10%

Max combiné pour tous les praticiens 8%

Autre (ex. Maximum par visite) 6%

Aucune couverture dans l’option payée par l’employeur 4%

ABC est ici

Couverture paramédicale – Moyenne Nationale Figure 5 –Couverture paramédicale

SOURCE: Hewitt: SpecSummary ™Pension and Benefits Practices of Major Employers in Canada

Étalonnage

Meilleure

Pratique

# 7 ^• L’optimisation devrait comprendre;

• Une analyse complète de la comparaison entre votre régime et la concurrence (et la moyenne nationale)

• Des recommandations démontrant ce qui doit être changé dans votre régime pour que vous puissiez atteindre vos objectifs stratégiques

• Un plan d’action pour mettre ces changements en vigueur

Optimisez la conception de votre régime

Incorporez ICD/ILD et optimisez la gestion des invalidités

Meilleure

Pratique

# 8 ^• La plupart des employeurs gèrent et financent leur propre ICD

• La plupart des employeurs ne font pas la gestion de l’absentéisme de leurs employés Ancienne Pratique

• Incorporez votre ICD/ILD

• Instaurez une ‘intervention du 3

jour’ par le gestionnaire des réclamations

• Instaurez des programmes de retour au travail bien structurés

• Faites une gestion active des réclamations ILD

Meilleure Pratique

Incorporez ICD/ILD et optimisez la gestion des invalidités

# 8

en ICD/ILD:

• Intégrer les deux couvertures avec le même assureur

• Intervention du 3^ejour par une tierce partie

• Assure ainsi;

• D’éviter les conflits d’intérêts

• Une gestion professionelle

• Un processus confidentiel

Meilleure

Pratique

Exigez des rapports en profondeur

# 9

• Beaucoup d’employeur ont de la difficulté à obtenir des rapports substantiels de façon ponctuelle

• Souvent blâmés en rapport aux ‘lois sur la protection de la vie privée’

• Exigez que les rapports soient faits en profondeur et qu’ils comprennent les réclamations par certificat, les listes des conditions médicales &

autres informations importantes

• Comment pouvez-vous fonctionner sans informations pertinentes?

Meilleure

Pratique

Ancienne Pratique

Meilleure Pratique

Exigez des rapports en profondeur

# 9

• Une liste détaillée des avantages, par certificat – PAS un simple total

• Des ventilations pertinentes

• Des rapports par centre de profit, par division, et par classe

• Des informations qui vous sont présentées d’une manière logique pour votre entreprise

• Identification des tendances avec les

augmentations par certificat d’année en année

Meilleure

Pratique

Sondez vos employés et communiquez fréquemment Meilleure

Pratique

# 10

• S’occuper des questions lorsqu’elles surviennent Ancienne Pratique

• Communication fréquente avec les employés

• Promotion mensuelle du mieux-être

• Sondage des employés pour mieux comprendre leurs besoins et élaborer un plan d’action

Meilleure Pratique

Sondez vos employés et communiquez fréquemment

Meilleure

# 10 ^• Les bons employeurs optimisent leur régime d’avantages sociaux pour rester en phase avec les préférences contemporaines

• Ils souscrivent ensuite les meilleurs avantages qu’ils peuvent se payer en évitant de gaspiller les primes

• Ensuite, ils communiquent

régulièrement ces valeurs ^à

leurs employés

Quel est

VOTRE

résultat?

Évaluation des meilleures pratiques

• Remplissez votre évaluation des meilleures pratiques et montrez-la à votre

courtier/conseiller et/ou assureur

• Discutez de ce que vous pourriez améliorer – et de ce que vous faites déjà bien

• Demandez à votre intermédiaire et à votre assureur ce qu’ils peuvent faire pour vous aider à utiliser les meilleures pratiques

Que pouvez-

VOUS faire?

63

Alerte à l’avantage imposable!

Meilleure

# 11 ^• Téléphonez à la ligne info sur la paie de l’ACP lorsque vous n’êtes pas certain du traitement fiscal de n’importe lequel de vos avantages sociaux collectifs:

416.487.3380

1.800.387.4693

LigneInfo@payroll.ca

Des questions?

Pierre Séguin, b.a.a.

Directeur régional

SourceSanté Plus

pierre.seguin@sourcesanteplus.com 438-289-1256

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