Publié en 2017 www.issa.int Bonne pratique implémentée depuis: 2014
Calificación Tributaria, un outil de gestion basé sur le comportement des cotisants
Une pratique de la Banque d'assurance sociale
Certificat de mérite avec mention spéciale, prix de l’AISS des bonnes pratiques – concours Amériques 2017
Banque d'assurance sociale Uruguay
Résumé
La Banque d’assurance sociale (Banco de Previsión Social - BPS) a mis au point des mesures destinées à dissuader les cotisants de ne pas respecter leurs obligations et à recouvrer dans les délais les sommes dues, grâce à un dispositif de contrôle visant à décourager les comportements irréguliers.
La notation en matière de respect des obligations est un modèle qui évalue chaque cotisant dès son affiliation à la BPS en fonction du risque que représente son interaction avec le régime de prévoyance sociale, et ce, en se basant sur des indices de confiance représentatifs de son comportement passé.
Ce système de notation ou scoring prend en compte des indicateurs qui reflètent la façon dont une entité cotisante, ses dirigeants, ainsi que les entités cotisantes ayant des caractéristiques similaires, respectent leurs obligations sur le plan à la fois formel et financier. Il permet à l’organisme de prévoyance d’adopter des mesures proactives visant à minimiser le nombre de cas de non-respect des obligations, mais aussi de définir des méthodes de gestion différenciée permettant de récompenser les comportements vertueux et de juguler les risques liés aux situations irrégulières.
Principaux avantages de ce système:
une gestion efficace permettant de mettre en œuvre des mesures ciblées et des processus en fonction du profil de chaque cotisant;
une meilleure détection des cas d’abus et de fraude grâce à l’adoption d’une démarche proactive;
une perception accrue du risque parmi les cotisants, ainsi encouragés à respecter leurs obligations;
l’optimisation du dispositif de contrôle des cotisants.
Problème ou défi
Quel problème ou défi votre bonne pratique devait-elle permettre de résoudre ou de relever? Veuillez fournir une brève description.
Les mesures mises en œuvre jusque-là par la BPS pour décourager le non-respect des obligations parmi les cotisants avaient consisté à renforcer les contrôles et à mettre au point des modèles statistiques principalement axés sur la détection des cas d’évasion et/ou de sous- déclaration. Toutes ces mesures, qui ont été très importantes et ont donné d’excellents résultats, ont comme point commun d’être réactives.
Le système de notation des cotisants repose quant à lui sur une approche proactive de la gestion du risque, qui permet de prévenir les abus, la fraude et/ou le non-respect des obligations. Pour cela, le système surveille le comportement de chaque cotisant tout au long de son affiliation au régime et fournit un outil qui permet l’adoption de procédures différenciées en matière d’administration des cotisations.
L’enjeu consiste à repérer précocement les cotisants à risque, afin que leur cas soit géré de façon proactive au niveau des différents processus organisationnels, étant entendu que toute
mesure dissuasive est plus efficace en termes économiques qu’une action a posteriori.
Cet outil de gestion repose sur l’analyse des processus clés, l’identification des indices de risque susceptibles d’affecter les procédures, la définition d’indicateurs clés, mesurables et durables, reflétant ces indices de façon appropriée, ainsi que sur l’élaboration d’un indice de confiance représentatif du comportement passé du cotisant.
Ce processus de notation doit en outre être permanent et applicable à l’ensemble des cotisants, depuis le moment de leur affiliation et pendant toute la durée de leur relation avec le régime de prévoyance sociale, afin de refléter de manière précise le comportement fiscal de chacun d’entre eux.
Relever le défi
Quels étaient les principaux objectifs du projet ou de la stratégie mis en œuvre pour résoudre le problème ou relever le défi? Veuillez énumérer et décrire brièvement les principaux éléments de ce projet ou de cette stratégie en mettant plus particulièrement l'accent sur ses aspects innovants et ses effets attendus ou visés.
Ce système de notation en matière de respect des obligations avait les objectifs suivants:
utiliser l’information disponible de manière intensive;
accroître la perception du risque parmi les cotisants, non seulement en matière d’évasion et de sous-déclaration, mais aussi quant au respect de leurs obligations dans les délais et les formes exigés;
déterminer les facteurs de risque au sein des processus clés de l’institution et les surveiller;
intégrer l’évaluation du risque aux processus de l’institution aux fins de l’adoption de mesures proactives;
intégrer le système de notation aux modèles de sélection des cotisants soumis à un contrôle.
Les résultats attendus étaient les suivants:
disposer d’un ensemble d’indicateurs permettant de surveiller les facteurs de risque au sein des différents processus clés;
disposer d’un processus périodique d’extraction de données permettant de mesurer les indicateurs de comportement de chaque cotisant et de calculer son indice de confiance;
disposer d’un système de notation en matière de respect des obligations au niveau du service chargé des affiliations, lors du premier contact entre le cotisant et la BPS;
fournir un dispositif qui offre de la visibilité et facilite l’analyse du comportement de chaque cotisant par les différents acteurs de l’institution, en se basant non seulement sur l’indice de confiance final, mais aussi sur les différents paramètres qui le composent;
étendre l’application du système de notation des cotisants à l’ensemble des processus organisationnels.
Nous avons utilisé une série de 16 indicateurs pour élaborer un modèle mathématique (avec certains seuils de tolérance) destiné à évaluer les cotisants en fonction de leur comportement vis-à-vis de la BPS, et ce, en analysant leurs relations avec l’organisme de prévoyance et en repérant celles présentant le risque le plus élevé en matière de non-respect des obligations formelles et/ou financières.
Grâce à la mise en place de ce système de notation, la BPS dispose de deux notes (scoring) pour évaluer chacune des entités cotisantes, outre la mesure des différents paramètres composant chacune de ces notes. La première note porte sur le comportement de l’entité cotisante elle-même, tandis que la seconde (notation élargie) tient également compte de la notation des autres entités cotisantes liées aux personnes physiques qui en sont propriétaires (à titre individuel ou en tant qu’associés). Les notes sont attribuées selon une échelle comprise entre 0 (très bon) et 1 (très mauvais).
Objectifs à atteindre
Quels objectifs quantitatifs et/ou qualitatifs ou indicateurs clés de performance avaient été définis pour le projet ou la stratégie? Veuillez les décrire brièvement.
Les objectifs fixés ont consisté à systématiser les processus à travers la méthodologie mise au point et à appliquer une démarche novatrice à la résolution des problèmes les plus complexes.
Ce système de notation des cotisants comporte plusieurs aspects innovants, tant au niveau de la solution à mettre en œuvre que sur le plan du changement de stratégie que l’organisme doit opérer en matière de prévention des irrégularités, puisqu’il favorise l’adoption de mesures destinées à prévenir les risques associés aux principaux processus.
En ce qui concerne la solution à mettre en œuvre, nous avons adopté une méthodologie fondée sur l’analyse et la mesure des risques recensés au sein des processus clés de l’institution. Cette méthodologie permet d’obtenir un indice unique, qui tient compte du comportement passé du cotisant en vue des différentes interactions qu’il est appelé à réaliser avec l’organisme pendant toute la durée de son affiliation. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser l’information disponible de façon intensive, en intégrant la perspective horizontale des processus à la perspective verticale qui tient compte du facteur temps.
Un autre aspect important de la solution mise en œuvre tient au fait que les algorithmes sont conçus de façon à permettre l’analyse et l’ajustement périodiques des différents indices, ainsi que la simulation de nouvelles formules de pondération de ces indices, grâce aux outils ad hoc à la disposition des analystes.
De plus, le modèle défini est évolutif, en ce sens qu’il permet d’incorporer de nouveaux paramètres jugés pertinents ou découlant de nouvelles sources d’information internes ou externes.
Evaluation des résultats
La bonne pratique a-t-elle été évaluée? Veuillez fournir des données sur l'impact et les résultats de la bonne pratique à partir d'une comparaison entre les objectifs visés et les résultats réellement obtenus, d'indicateurs avant-après et/ou d'autres types de statistiques ou indicateurs.
En termes de résultats, ce système de notation nous a permis, dès son introduction, d’évaluer la totalité des entreprises actives au cours des cinq dernières années, 49 pour cent ayant été jugées très bonnes, 17 pour cent très mauvaises et les 34 pour cent restants ayant obtenu une note comprise entre 0 et 1. Dans le cadre du processus de «notation élargie», 12 pour cent des entreprises évaluées comme très bonnes à titre individuel ont finalement obtenu un score compris entre 0 et 1, lorsqu’on a tenu compte du comportement des entreprises associées à leurs propriétaires.
L’utilité de ces résultats réside dans le fait qu’ils permettent, d’une part, de suivre les mesures adoptées à l’égard des entreprises évaluées comme «très mauvaises», dont le risque de non- respect des obligations est avéré, et, d’autre part, de prendre des mesures préventives vis-à-vis des entreprises ayant obtenu un indice de confiance compris entre 0 et 1, en les pondérant selon leur position sur l’échelle comprise entre 0 (très bonnes) et 1 (très mauvaises).
L’intégration de ce système de notation aux différents processus organisationnels nous a également permis de déterminer le niveau de risque des nouveaux cotisants dès leur affiliation et d’appliquer l’indice de confiance au processus de sélection des cotisants à contrôler, dans le cadre du système de sélection des dossiers soumis à un contrôle (Sistema de Selección de Casos de Fiscalización - SISCA).
Enseignements tirés
Veuillez, en vous appuyant sur l'expérience de votre organisation, citer trois facteurs au maximum qui, selon vous, sont indispensables à la reproduction de cette bonne pratique. Veuillez citer trois risques au maximum qui sont apparus/pourraient apparaître lors de la mise en œuvre de cette bonne pratique. Veuillez décrire brièvement ces facteurs et/ou ces risques.
L’efficacité du projet dépend en grande partie de la façon dont les différents domaines d’activité de l’organisme sont pris en compte au moment de sa conception, et ce, afin de pouvoir identifier et mesurer les différents facteurs de risque, faciliter leur prise en compte ultérieure au niveau des processus et sensibiliser les acteurs concernés à l’importance de l’intégration précoce des indices de risque.
Cette bonne pratique repose sur des mécanismes qui exploitent les données disponibles en vue de l’adoption de mesures proactives, plutôt que réactives, en fonction du niveau de risque propre à chaque cotisant. De ce fait, une des conditions indispensables à sa mise en œuvre est la disponibilité d’information de qualité en temps voulu.
Cela étant, nous estimons que cette bonne pratique peut être reproduite au sein d’autres administrations fiscales ou organismes de sécurité sociale. Sa conception souple permet en effet de l’adapter à différents contextes institutionnels et méthodes de gestion, ainsi qu’à la nature de l’information disponible. Dans la pratique, le modèle doit cependant être testé et adapté, ce qui implique de prévoir un processus de révision et d’analyse des résultats et de disposer des outils de simulation nécessaires.
Un des principaux éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre de cette bonne pratique est le risque lié à la sélection des critères d’évaluation des cotisants. Il convient en effet d’utiliser un nombre de critères suffisant pour évaluer les facteurs présentant le risque le plus élevé au niveau des processus, mais ces critères doivent être bien définis, afin de ne pas générer un modèle difficile à comprendre, basé sur de multiples paramètres et compliqué à utiliser dans la pratique.
La sélection des critères d’évaluation doit également tenir compte du risque de ne pas disposer de l’information nécessaire dans les temps et les formes voulus. Cet aspect, essentiel à la mise en œuvre de cette bonne pratique, constitue également un des principaux risques.
Ce système de notation peut enfin être élargi sous la forme d’une véritable politique de transparence vis-à-vis des cotisants. Il peut également être utilisé par d’autres institutions comme l’administration fiscale, sous réserve de limites liées aux réglementations les régissant.
