Access
2010
Introduction à Access
ClientsCommandesProduits.xlsx
SOMMAIRE
Limites des tableurs ... 3
Utilisation d’Access ... 4
Création de la base de données ... 5
A) Lancement d'Access... 5
B) Ouverture d'une base de données vide ... 5
C) Fermeture de table ... 5
D) Enregistrement de la base de données vide ... 5
Importation d’une feuille Excel dans Access ... 6
Importation d’une feuille Excel dans une table Access préalablement créee ... 6
Mise en relation de tables ... 6
Création de table de liaison... 7
UPEM Access 2007 et 2010 septembre 2016
F. Petit - P. Chochois Passage d’Excel à Access p. 3
Limites des tableurs
Nous allons partir d’un cas d’entreprise standard qui gère des clients et des produits.
Les clients peuvent commander des produits plusieurs fois et en quantité différente à chaque fois.
Voici les informations à mémoriser pour les clients : - Code du client
- Nom de la société - Adresse
- Ville
- Code postal
Exercice 1 : Essayez à l’aide d’un tableur de mémoriser les informations concernant les clients et les commandes que les clients ont passées.
Pour une commande, il y a une et une seule date de commande, un seul montant de frais de port, une seule adresse de livraison et un seul client qui passe la commande.
Aide : Téléchargez le fichier « ClientsCommandesProduits.xlsx » pour obtenir des exemples de données.
Après avoir trouvé une solution à peu près satisfaisante, et après avoir créé plusieurs commandes, effectuez les actions suivantes :
- Suppression d’un client
- Ajout d’un nouveau client (qui n’a pas encore passé de commande) - Changement d’adresse pour un client
Exercice 2 : Essayez maintenant de mémoriser les informations concernant les produits et les quantités de produits commandés.
Pour une commande, il y a plusieurs produits qui peuvent être commandés en quantité différente.
Un même produit peut être commandé par différents clients et également en quantité différente.
Un client peut commander plusieurs fois le même produit mais pas au cours de la même commande.
Voici les informations à mémoriser pour les produits : - Référence produit
- Nom du produit
- Conditionnement (quantité par unité) - Prix unitaire
- Produit en promotion ou non
Après avoir trouvé une solution à peu près satisfaisante, effectuez les actions suivantes : - Suppression d’un produit
- Augmentation du prix d’un produit Qu’en concluez-vous ?
Utilisation d’Access
Compte tenu des remarques précédentes, nous allons utiliser une base de données (Access) plutôt qu’un tableur (Excel).
Access est un Système de Gestion de Base de Données (SGBD), c'est-à-dire un ensemble de programmes permettant de gérer des bases de données.
C'est un SGBD de type Relationnel (SGBDR).
Un SGBD permet :
- de créer et modifier la structure de la base de données,
- de stocker des données, de les modifier (mettre à jour), de les supprimer, - d'effectuer des recherches (ou requêtes) dans cette base de données.
Une base de données est un ensemble cohérent de données structurées.
Une base de données contient en général plusieurs tables, éléments de stockage des données.
Une table est un ensemble de données organisé en tableau avec des lignes (horizontales) et des colonnes (verticales). A l'intersection des colonnes et des lignes, se trouvent les données.
Le libellé des colonnes s'appelle un CHAMP.
Chaque ligne s'appelle un ENREGISTREMENT (en abrégé : ENR).
Exemple de table Clients d'une base de données de Access
Dans une table, un champ (ou plusieurs champs) sert de clé primaire.
La clé primaire permet de différencier les enregistrements d'une table.
Une même clé primaire ne pourra pas être attribuée à deux enregistrements.
Dans l'exemple, la clé primaire de la table Clients sera le champ code code Client.
Cela permet de mettre la contrainte suivante : 2 clients ne pourront avoir la même valeur pour le code client.
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Création de la base de données
A) Lancement d'Access
Cliquez sur le bouton Démarrer puis Programmes puis Access2010.
Le ruban affiche l'onglet Fichier.
B) Ouverture d'une base de données vide
Choisissez Base de données vide. Le ruban affiche l'onglet Accueil.
C) Fermeture de table
Une table Table1 apparaît en icône dans la partie gauche, et dans un onglet sous forme de Feuille de données.
Faites un clic droit sur le nom de l'onglet et choisissez Enregistrer.
D) Enregistrement de la base de données vide
Choisissez Fichier > Enregistre la base de données sous.
Choisissez le dossier dans lequel vous voulez stocker la base de données.
Dans la zone Nom de fichier, indiquez le nom du fichier ClientsCommandesProduits.accdb L’extension du nom du fichier est accdb à partir des versions d’Access 2007.
Dans les versions avant Acces 2007, l'extension était mdb.
Cliquez sur le bouton Enregistrer afin d'enregistrer le fichier votre base de données.
Si besoin, Access demandera à fermer les objets (tables, requêtes...) de la base de données avant enregistrement.
AIDE
Importation d’une feuille Excel dans Access
Nous allons importer les données des clients dans Access à partir de la feuille clients d’Excel !
- Faire un clic droit dans la partie gauche de la fenêtre Access (au niveau des tables), choisir importer et suivre les étapes de l’assistant !
Consultez la table créée et essayez de la modifier.
- Création d’un nouveau client - Modification d’un client existant - Suppression d’un client
Que concluez-vous ?
Importation d’une feuille Excel dans une table Access préalablement créée
Pour importer les données des produits, nous allons procéder différemment. Nous allons tout d’abord créer la table Produits vide et ensuite y importer les données.
Afin de vous familiariser avec la création de table, utiliser le tutoriel « Création de table dans une base de données ».
Créer ensuite la tables « Produits »
Lorsque la table « Produits » est créée, faire un clic droit sur cette table et importer les données en provenance du fichier Excel en suivant l’assistant !
Attention, le format de la table et des données à importer doivent être compatibles.
Mise en relation de tables
Après avoir créé la table des commandes et saisi quelques commandes, nous allons relier la table Commande à la table Clients.
Pour vous familiariser avec la mise en relation de tables, utiliser le tutoriel « Mettre en relation les tables d’une base de données ».
Mettez en relation la table Commande à la table Clients
Pour importer les données des produits, nous allons procéder différemment. Nous allons tout d’abord créer la table Produits vide et ensuite y importer les données.
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Création de table de liaison
Afin de relier la table Commande à la table Produit, il faut créer une table de liaison que nous appellerons « Détail Commandes ».
Créer la table Détail Commandes
Mettre la table « Détail Commandes » en relation avec la table Commande et avec la table Produits.
Insérer quelques enregistrements judicieusement
