RÈGLES PARTICULIÈRES

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COMITÉ DE FORMATION PROFESSIONNELLE

RÈGLES PARTICULIÈRES 2018-2019

(Application de l’article 154 et suivant de la convention collective)

Date d’entrée en vigueur : Le 1er mai 2018

MEMBRES DU COMITÉ PARITAIRE

Vanessa Delamare

Andrée-Anne Lavoie Marie-Josée Roy

Nadia Jacques, secrétaire du comité Vice-rectorat aux ressources humaines Pavillon Jean-Charles-Bonenfant, local 5600

Tél. : 418 656-2131, poste 6464

Courriel : comite.formation.apapul@vrrh.ulaval.ca

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Table des matières

Activités de formation ... 3

1. Introduction ... 3

2. Orientations ... 3

Conditions générales d’admissibilité au financement ... 4

1. Personnel admissible : ... 4

2. Acheminement de la demande ... 4

3. Modification ou annulation de la demande ... 4

4. Modalités de libération ... 4

Conditions particulières selon le type d’activité ... 5

1. Formations non créditées : congrès, colloques, conférences, séminaires, cours de langues, immersion, formations spécialisées et certifications ... 5

a. Délai de présentation d’une demande ... 5

b. Financement offert par le comité ... 5

c. Particularités pour les cours de langues non crédités ... 5

d. Demandes étudiées à la pièce par le comité ... 5

2. Cours universitaires crédités ... 6

a. Délai de présentation d’une demande ... 6

b. Financement offert par le comité ... 6

c. Paiement des frais et remboursement ... 6

3. Libération dans le cadre d’une formation universitaire à temps complet ... 7

a. Conditions d’admissibilité au financement ... 7

b. Acheminement du projet d’études ... 7

c. Modalités de libération ... 7

d. Financement offert par le comité ... 7

e. Paiement des frais et remboursement ... 7

4. Formations offertes par le Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH) ... 8

a. Financement offert par le comité ... 8

b. Modalités d’inscription ... 8

5. Projets de formation sur mesure pour les unités ... 9

a. Acheminement de la demande ... 9

b. Modification ou annulation de la demande ... 9

d. Financement offert par le comité ... 9

e. Paiement des frais et remboursement ... 9

6. Projets institutionnels ...10

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Activités de formation 1. Introduction

L’Université Laval et l’Association du personnel administratif professionnel de l’Université Laval (APAPUL) reconnaissent la formation professionnelle comme un moyen privilégié et indispensable afin que le membre du personnel professionnel puisse assumer son rôle et accroître ses compétences.

Le comité de formation professionnelle est constitué de deux représentantes ou représentants désignés par l’Université et de deux représentantes ou représentants désignés par l’APAPUL. Avant le début de l’année financière (de mai à avril), le comité répartit et gère le budget de formation entre les différents types d’activités selon les priorités convenues. De plus, il établit annuellement les critères d’acceptation d’une demande, ainsi que les procédures relatives à la présentation et au traitement des demandes.

En tant qu’employé professionnel, vous avez la possibilité de participer à des activités de formation et d’obtenir un soutien financier. L’article 154 et suivants de la convention collective entre l’APAPUL et l’Université Laval en décrivent les grandes lignes.

2. Orientations

La formation professionnelle a pour but d’accroître la compétence et l’efficacité du personnel professionnel dans l’exercice des fonctions qui lui sont dévolues, mais aussi à lui offrir la possibilité d’élargir son expertise et d’envisager une carrière enrichissante par la diversité de ses défis.

Diplôme requis par le poste (DRP)

Il s’agit d’activités de formation qui visent l’obtention, par le membre du personnel professionnel, du diplôme requis par son poste. Le comité accorde la priorité aux demandes visant l’obtention d’un diplôme de premier cycle. Si plusieurs demandes sont présentées, le nombre de crédits acquis peut être pris en compte.

Évolution de la fonction actuelle (EFA)

Il s’agit d’activités de formation visant la mise à jour ou l’acquisition de connaissances et d’habiletés permettant de satisfaire aux exigences du poste et de son évolution : une formation initiale reçue lors de l’arrivée en poste, une activité ad hoc comme un cours ne s’inscrivant pas nécessairement à l’intérieur de l’acquisition d’un diplôme, une session de formation, un séminaire, un colloque, un congrès ou toute autre activité ponctuelle appropriée.

Fonction professionnelle éventuelle (FPE)

Il s’agit d’activités faisant partie d’un programme structuré visant l’obtention d’un diplôme autre que celui requis par la fonction actuelle. Il peut aussi s’agir d’activités permettant l’acquisition de connaissances et d’habiletés en vue de satisfaire aux exigences d’une autre fonction à l’Université.

Recyclage

Il s’agit d’un ensemble d’activités d’apprentissage par lequel le membre admissible acquiert des connaissances théoriques et pratiques jugées nécessaires par l’Université en vue de lui permettre d’occuper une autre fonction à la suite de l’abolition de son poste.

Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAEE)

Il s’agit d’activités qui visent à favoriser, pour les professionnels membres des groupes visés par les législations, l’accès à des postes où le nombre de personnes est présentement en sous-représentation.

Les groupes visés sont les femmes, les autochtones, les personnes handicapées ainsi que les membres de minorités visibles et ethniques.

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Conditions générales d’admissibilité au financement 1. Personnel admissible :

- Personnel professionnel régulier;

- Personnel temporaire fins spécifiques;

- Personnel professionnel qui a travaillé à titre de personnel temporaire pendant deux ans, sans interruption de plus de quatre mois entre deux contrats;

- Personnel professionnel temporaire ayant acquis le droit de bénéficier des conditions de travail prévues à l’article 13. Il conserve ce droit tant qu’il a des contrats à titre de temporaire sans interruption de plus de quatre mois entre deux contrats;

- Personnel professionnel embauché à titre de remplaçant pour plus d’un mois et qui obtient un congé sans solde en vertu de la convention collective du Syndicat des employées et employés de l’Université Laval (SEUL);

- Personnel professionnel embauché pour un surcroît de travail de plus d’un mois et qui obtient un congé sans solde en vertu de la convention collective du Syndicat des employées et employés de l’Université Laval (SEUL).

2. Acheminement de la demande

Le formulaire de demande individuelle de formation accompagné de la description de l’activité ou toute autre documentation pertinente, doivent être numérisés et envoyés au secrétariat du comité à l’adresse comite.formation.apapul@vrrh.ulaval.ca avant le début de l’activité ou de la session (cours crédités).

Pour l’année financière en cours :

Les demandes peuvent être déposées tout au long de l’année, mais sont traitées uniquement aux rencontres du comité. Pour qu’une demande soit analysée à une rencontre spécifique, celle-ci doit être acheminée au plus tard 7 jours avant la rencontre. Pour connaître les dates de tombée, voir Date des prochaines rencontres sur le site intranet du personnel UL.

Pour les demandes de l’année financière suivante :

Les demandes pourront être déposées à partir du 1er février de l’année financière en cours, mais seront assujetties aux règles de l’année suivante et analysée aux rencontres des mois de mars ou avril, à la discrétion du comité.

3. Modification ou annulation de la demande

Dans les meilleurs délais, le membre doit aviser le comité par écrit, à l’adresse comite.formation.apapul@vrrh.ulaval.ca de l’annulation de l’activité ou de toute modification à sa demande. La non-participation à une activité de formation individuelle, sans avis préalable au comité, est comptabilisée au dossier du membre pour l’année en cours.

4. Modalités de libération

Pour toute activité de formation se déroulant sur les heures normales de travail, il est de la responsabilité de l’employé d’informer son supérieur immédiat de son absence, selon les modalités du secteur. De plus, lorsque requis, il doit faire compléter la section du formulaire de formation professionnelle réservée au supérieur immédiat. Si l’absence du supérieur immédiat empêche de respecter le délai de présentation d’une demande, il est possible d’obtenir l’approbation d’une autre personne en autorité dans l’unité.

N.B. : Assurez-vous également d’avoir pris connaissance des conditions spécifiques avant de soumettre une demande selon le type de l’activité.

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Conditions particulières selon le type d’activité

1. Formations non créditées : congrès, colloques, conférences, séminaires, cours de langues, immersion, formations spécialisées et certifications

a. Délai de présentation d’une demande Au plus tard, le jour précédant la tenue de l’activité.

b. Financement offert par le comité

Maximum de 2400 $ par personne par année financière et selon les disponibilités budgétaires.

Maximum de 3 personnes par supérieur immédiat pour une même activité se déroulant à l’extérieur de Québec.

Frais admissibles : frais d’inscription, de séjour, de déplacement, de repas (équivalent du per diem) et de stationnement conformément aux règles du Service des finances.

Frais non admissibles : frais d’adhésion et frais d’annulation.

c. Particularités pour les cours de langues non crédités

- Cours de langue privés : jusqu’à 3 demandes d’un maximum de 500 $ chacune peut être financée par personne et par année financière. Les cours doivent être offerts par un formateur accrédité par Emploi – Québec, une institution ou un collège reconnu et contenir un minimum de 12 heures de cours par demande.

- Programme intensif de langues : un nombre minimum de 25 heures par semaine est requis.

En deçà de 25 heures de cours par semaine, un remboursement se fera au prorata du nombre d’heures suivies jusqu’à concurrence de 60 % pour 15 heures de cours par semaine.

- Programme d’immersion : un nombre minimum de 15 heures par semaine est requis.

d. Demandes étudiées à la pièce par le comité - Les visites industrielles et les expositions.

- Les frais de formation et d’examens menant à une certification.

- Les passeports formations. Paiement des frais et remboursement Remboursement à l’employé

Le cas échéant, l’employé se fera rembourser, au retour de l’activité, par son unité.

Remboursement à l’unité

Au plus tard, dans les 45 jours suivant la tenue de l’activité, l’unité doit acheminer, par courriel, une copie numérisée du rapport et des pièces justificatives à l’adresse suivante : comite.formation.apapul@vrrh.ulaval.ca pour obtenir le remboursement du comité. Au terme de ce délai, aucun remboursement n’est effectué, l’activité de formation est comptabilisée au dossier du membre pour l’année en cours et le comité affecte le budget alloué à d’autres activités.

Il est à noter qu’il y a suspension du délai de 45 jours pendant la période estivale, débutant le 4e lundi du mois de juin et se terminant le 3e vendredi du mois d’août ainsi que pendant la période des Fêtes, soit du 23 décembre au 2 janvier inclusivement.

N.B. : Assurez-vous également d’avoir pris connaissance des conditions générales avant de soumettre une demande.

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2. Cours universitaires crédités

a. Délai de présentation d’une demande Au plus tard, le jour précédant le début de la session.

b. Financement offert par le comité

Le financement offert pour la participation à des cours universitaires crédités ne réduit pas le montant individuel alloué pour l’année. Le comité accepte d’assumer une seule fois les frais d’inscription pour un même cours.

Frais admissibles :

 Frais de scolarité, jusqu’à concurrence de 90 crédits dans le cadre d’un programme de 3e cycle

 Maximum de 150 $ par cours (50 $ / par crédit) pour des livres et/ou notes de cours obligatoires ou autres frais obligatoires dans le d’un cours universitaire de 1^er et 2^e cycle.

Frais non admissibles :

 Frais d’admission, frais d’assurances et de traitement du dossier étudiant

 Frais, autres que scolarité, pour un programme de 3^e cycle

 Frais reliés à un post-doctorat

c. Paiement des frais et remboursement

- Cours crédités suivis à l’Université Laval : les frais de scolarité sont acquittés directement par le comité.

- Pour les cours suivis dans toute autre institution, l’employé doit acquitter la totalité des frais de scolarité et doit transmettre le formulaire demande de remboursement, accompagné des reçus originaux. Le comité se réserve le droit de limiter sa contribution financière.

- Pour le remboursement des volumes et des notes de cours, l’employé doit remplir et transmettre, par courrier interne, le formulaire de demande de remboursement accompagné des reçus originaux, de la preuve de réussite et du syllabus du cours.

La demande de remboursement doit être présentée, au plus tard 45 jours après la diffusion des notes disponibles dans monPortail ou de l’émission du relevé de notes, au secrétariat du comité, VRRH, local 5600 du pavillon Bonenfant.

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3. Libération dans le cadre d’une formation universitaire à temps complet

a. Conditions d’admissibilité au financement

Être inscrit à un minimum de 12 crédits par trimestre dans un programme de 1^er ou 2^e cycle.

b. Acheminement du projet d’études

Lors de la première demande de libération, l’employé doit présenter son projet d’études :

 Lettre de motivation et description du projet d’études;

 Formulaire de demande individuelle de formation.

Les documents doivent être numérisés et envoyés au secrétariat du comité à l’adresse comite.formation.apapul@vrrh.ulaval.ca dans les délais suivants :

- Session d’été : 1^er mars;

- Session d’automne : 1^er juin;

- Session d’hiver : 1^eroctobre.

Cours de la deuxième session s’il y a lieu :

Dans le cas d’une deuxième session de libération, l’employé doit remplir un autre formulaire de demande individuelle de formation, accompagné de la description des cours, qui doit être numérisé et envoyé au secrétariat du comité à l’adresse comite.formation.apapul@vrrh.ulaval.ca au plus tard, le jour précédant le début de la session.

c. Modalités de libération

La demande de libération doit être autorisée par le supérieur immédiat. Si ce dernier est absent et que le moment de son retour vous empêche de respecter le délai de présentation de votre demande, il vous est possible dans ce cas d’obtenir l’approbation d’une autre personne en autorité dans votre unité.

d. Financement offert par le comité

Le financement du salaire dans le cadre de libérations à temps complet est accordé seulement pour l’exercice financier en cours et en fonction du budget disponible. Le comité finance le coût du remplacement ou du titulaire du poste (le moindre des deux) s’il y a lieu. L’employé reçoit :

- 100 % de son salaire, si le diplôme est requis par le poste ; - 80 % de son salaire, dans les autres cas.

Le comité se réserve le droit de limiter sa contribution financière.

e. Paiement des frais et remboursement Remboursement à l’employé

Pour les frais liés à la scolarité, admissibles et non admissibles, veuillez-vous référer au point 2c. de la section des cours universitaires crédités.

Remboursement à l’unité

Pendant la libération, le salaire est assumé par l’unité

À la fin de la libération, l’unité doit demander le remboursement par écrit, et ce, avant la fin de l’année financière en cours.

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4. Formations offertes par le Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH)

a. Financement offert par le comité

Les frais sont assumés par le comité de formation professionnelle jusqu’à concurrence du montant alloué. La participation à une de ces formations ne réduit pas le montant individuel alloué pour l’année.

b. Modalités d’inscription

Pour vous inscrire, vous devez remplir le formulaire d’inscription en ligne. Référez-vous à la section Comment s’inscrire de votre Calendrier de formation.

Vous n’avez pas à remplir un formulaire de demande individuelle de formation pour vous inscrire aux formations offertes par le VRRH.

Si la formation survient sur les heures de travail, vous devez inscrire les coordonnées du supérieur immédiat dans la section du formulaire prévue à cette fin. À la soumission du formulaire d’inscription, un courriel est automatiquement envoyé au supérieur immédiat pour confirmer votre demande de participation à l’activité.

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5. Projets de formation sur mesure pour les unités

Il s’agit d’une activité de formation répondant à un besoin spécifique d’un groupe de membres admissibles et proposée par l’une des composantes de l’Université ou l’APAPUL.

Les facultés et services qui ont besoin d’aide pour préparer leurs demandes peuvent communiquer avec la conseillère en formation du Vice-rectorat aux ressources humaines ou consulter le guide pour la préparation d’une demande de financement d’un projet collectif de formation et le formulaire de demande de financement d’un projet collectif de formation sur mesure pour les unités.

a. Acheminement de la demande

Le gestionnaire doit acheminer le formulaire de demande de financement pour un projet collectif de formation sur mesure pour les unités à la conseillère en formation du Vice-rectorat aux ressources humaines à l’adresse formationsurmesure@vrrh.ulaval.ca au plus tard le jour précédant la tenue de l’activité.

Toutes les demandes sont traitées lors des rencontres du comité. Pour qu’une demande soit analysée à une rencontre spécifique, celle-ci doit parvenir au plus tard 7 jours avant la rencontre. Pour connaître les dates de tombée, voir Date des prochaines rencontres.

b. Modification ou annulation de la demande

Le gestionnaire doit aviser immédiatement la conseillère en formation à l’adresse formationsurmesure@vrrh.ulaval.ca de l’annulation ou de toute modification apportée à l’activité.

Le gestionnaire qui organise l’activité a la responsabilité de s’assurer de la libération de tous les participants.

d. Financement offert par le comité

Le comité finance le montant incluant les taxes, jusqu’à : - 450 $ par jour par individu;

ou

- 3000 $ par jour pour un groupe.

Le comité se réserve le droit de limiter sa contribution financière en fonction de la disponibilité des fonds.

Le financement offert pour la participation à un projet collectif de formation sur mesure pour les unités ne réduit pas le montant individuel alloué pour l’année.

Les frais de formation comprennent seulement:

- Honoraires du formateur ;

- Frais de déplacement et de séjour du formateur, conformément aux règles du Service des finances;

- Frais de location de salle, de matériel pédagogique et de location d’équipement sur le campus universitaire.

e. Paiement des frais et remboursement

L’unité assume les frais de l’activité. Au plus tard, dans les 45 jours suivant la tenue de l’activité, l’unité achemine, par courriel, sa demande de remboursement à l’adresse formation@vrrh.ulaval.ca.

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6. Projets institutionnels

Annuellement, un maximum de 20 % de l’enveloppe budgétaire peut être alloué pour des projets à caractère institutionnel (c. c. Art.160).

Ces demandes peuvent être initiées par l’Université ou l’APAPUL.

Le gestionnaire qui a besoin d’aide pour préparer sa demande peut communiquer avec la conseillère en formation du Vice-rectorat aux ressources humaines, par courriel à l’adresse formationprojetsinstitutionnels@vrrh.ulaval.ca ou consulter le guide pour la préparation d’une demande de financement d’un projet collectif de formation sur mesure pour les unités pour remplir le formulaire de demande de financement d’un projet collectif de formation sur mesure pour les unités.

a. Financement offert par le comité

Le comité se réserve le droit de limiter sa contribution financière en fonction de la disponibilité des fonds.

b. Paiement des frais et remboursement

L’unité assume les frais de l’activité. Après la tenue de l’activité, le responsable du projet ou son représentant, achemine, par courriel, sa demande de remboursement à l’adresse formation@vrrh.ulaval.ca.