ACTES
AU CONTRÔLE DE LEGALITE
LANGLAIS
Version 2.3 Du 12/08/2020
Documentation
UTILISATION DE LA PLATEFORME STELA
Pré requis :
Installation du certificat de signature électronique dans le magasin de certificat de windows. Voir manuel d’installation de la Clé de signature électronique
Création du compte utilisateur sur la plateforme afin de reconnaître le certificat. Cette opération est effectuée par un opérateur Stela de Soluris.
Création des documents bureautiques représentant les actes qui seront soumis au contrôle de légalité et conversion du document au format PDF. Voir manuels et notices correspondantes.
Signature manuscrite de l’original de l’acte par l’Élu.
Adresse de connexion au service
https://stela.soluris.fr/
Mode opératoire :
I. Connexion à la plateforme STELA : ... 2
II. Présentation du module « Contrôle de légalité » :... 4
ALERTES : ...7
III. Télétransmission d’un acte :... 8
Tampon du visa disponible sur le .pdf : ...16
Mise à disposition des actes avec l’Accusé de réception : ...17
IV. Notifications par E-Mail : ... 18
V. Annulation d’un acte :... 19
VI. Utilisation de la liste des actes pour une recherche ... 22
VII. Recherche d’un acte : ... 23
VIII. Profil utilisateur : ... 24
IX. Réception d’une demande de la Préfecture : ... 25
Réception d’un courrier simple...25
Réception de demande de pièces complémentaires...25
Réception de lettre d’observations...26
Réception de déféré TA...27
I. Connexion à la plateforme STELA :
POUR QUE CELA FONCTIONNE :
1. Vous devez être connecté à Internet,
2. votre clé d’authentification doit être insérée dans votre ordinateur 3. et reconnue par lui (voir notice correspondante)
Vous utilisez un navigateur WEB (Cela ne fonctionne pas avec Firefox) et vous composez dans la barre d’adresse :
https://stela.soluris.fr/
Vous pouvez gagner du temps en utilisant une icône de raccourci qui aura été au préalable disposée sur votre Bureau ou en ayant inscrit cette adresse dans vos favoris et en cliquant directement sur ce lien dans vos favoris.
La plateforme stela vous demande de vous authentifier en sélectionnant le certificat correspondant à votre signature électronique (si vous en avez plusieurs, sinon vous arrivez directement à l’écran suivant) – Attention en Windows10 cette page peut être
« cachée » derrière la fenêtre principale du navigateur.
L’utilisation de ce certificat est protégé par un code (genre code PIN) qui a été défini au moment de l’installation de votre clef, composez ce code dans la zone suivante :
Vous arrivez alors à l’écran général de la plateforme :
Commençons par nous connecter au service, en cliquant sur JE ME CONNECTE
La liste des certificats vous est à nouveau présenté et vous cliquez sur le bon certificat pour confirmer votre authentification.
Le serveur vous confirme votre connexion…
Et vous revenez au menu principal ! Vous êtes prêt !
II. Présentation du module « Contrôle de légalité » :
Vous allez ensuite choisir le service de télétransmission, actuellement c’est le service CONTRÔLE DE LEGALITE, cliquons donc sur ce lien (à gauche dans l’écran).
Vous pouvez alors choisir entre :
Liste des actes = La liste des délibération et arrêtés déjà transmis.
Déposer un acte = Transmettre un nouvel acte réglementaire au contrôle de légalité.
Déposer un lot d’actes = Transmettre à la suite plusieurs actes réglementaires au contrôle de légalité Déposer un acte budgétaire = Transmettre un
document budgétaire et sa délibération.
Il est possible de déposer des actes par différentes méthodes :
- Utilisation d’un logiciel comme E DELIB qui est interfacé avec Stela.
- Fabrication par un logiciel (qui a été programmé pour cela) d’une Enveloppe et ensuite vous vous connectez a Stela pour déposer directement l’enveloppe finalisée (Comme un fichier joint dans un mel)
- Dépôt manuel d’un acte : Dans ces cas là c’est dans Stela que vous allez remplir les différentes informations demandées par la Prefecture (ou Sous Préfecture).
Il existe deux procédures, soit « acte unique », soit « par lot ».
Si vous avez un seul document à transmettre, ou si les documents n’ont rien à voir les uns avec les autres (pas le même thème, pas la même date de l’acte), vous choisirez le dépôt « acte unique ».
Si vous allez déposer plusieurs délibérations d’une même assemblée, choisissez le dépôt « par lot ». Vous déposerez de toute façon toujours délibération par délibération, mais dans ce choix là Stela, après le premier envoi, ne vous proposera pas un formulaire vide, mais gardera les principaux éléments pour la délibération suivantes.
Toutefois, c’est le même formulaire que vous remplirez, un formulaire par délibération.
Simplement, entre l’acte et l’acte suivant, vous ne repasserez pas par le menu, vous enchaînerez directement sur le formulaire suivant.
A la fin, après le dernier acte, vous cliquerez sur le bouton dernier acte
Une fois l’acte télétransmis, il se stocke dans une liste d’éléments en attente de traitement par STELA. Après quelques minutes, l’enveloppe (contenant l’acte) est vérifiée, puis transmise au Ministère de l’Intérieur. L’acte apparaît dans la liste des actes et est associé à un identifiant unique généré selon la norme du Ministère de l’Intérieur sous la forme suivante : 017-250601879-20070911-1234567-DE
(numéro du département – numéro SIREN – date de la décision – numéro interne de l’acte – la nature de l’acte en abrégé)
.A NOTER :
- Le seul format de fichiers autorisé pour les actes et leurs annexes est le format .pdf (sauf pour les documents budgétaires, où la un flux XML est le seul type de document admis en document principal – la délib et/ou le scan de la page des signature en pdf étant en annexe).
- Le numéro interne est librement composé par vos soins, toutefois il ne doit pas dépasser 15 caractères, il ne doit pas y avoir d’espace ou de points, de virgules, seul le ( _ ) « tiret bas » est autorisé. Le numéro doit être unique = Vous ne pouvez pas déposer un nouvel acte avec un numéro déjà utilisé.
- La plate-forme renommera les fichiers transmis pour l’envoi au Ministère de l’Intérieur sous cette forme : 017-250601879-20120911-1234567-DE-1-1_1.pdf. Cependant nous conseillons de prendre l’habitude de nommer les fichiers en évitant les espaces et surtout les caractères spéciaux et accentués. Prévoir un chemin d’accès de moins de 254 caractères.
ALERTES :
Il faut en particulier de temps en temps consulter les alertes, qui indiquerait par exemple une période d’indisponibilité du serveur du Ministère de l’Intérieur :
Sur la FAQ de Soluris (https://faq.soluris.fr/), vous pouvez télécharger le présent document (à jour de la version).
III. Télétransmission d’un acte :
Nous allons télétransmettre un acte, pour ce faire, nous cliquons dans le menu sur Déposer un Acte
Vous arrivez sur la grille suivante …
Vous devez remplir obligatoirement toutes les zones marquées d’une « * »
Date de la décision :
C’est la date de signature de l’arrêté ou la date du conseil municipal, si c’est une délibération. En fait la date réglementaire de prise de l’acte. Elle se saisi au format français avec éventuellement l’aide du calendrier.
La liste des actes (ci-après)
Déposer un document Déposer successivement plusieurs documents
Numéro Interne : (Maximum 15 caractères)
C’est un numéro unique qui caractérise l’acte. VOUS NE DEVEZ PAS AVOIR DEUX ACTES QUI PORTENT LE MEME NUMERO TOUTES ANNEES ET TOUT TYPE D’ACTE CONFONDUS.
15 caractères uniquement lettres ou chiffres sans caractères spéciaux uniquement « _ » (le tiret bas qui est en dessous du chiffre 8 sur le clavier). Il n’y a pas de différence entre majuscules ou minuscules
Pensez toutefois que le nommage complet de l’acte par le Ministère de l’Intérieur ajoutera automatiquement la date de dépôt et votre numéro SIREN.
Identifiant d’un autre acte :
Permet de choisir dans la liste le numéro d’un acte déjà transmis auquel se réfère ce nouveau dépôt. Par exemple, le dépôt d’une convention signée fait référence à une délibération déjà transmise préalablement, autorisant le Maire à signer la convention.
Attention, ce n’est pas seulement le numéro interne, mais l’identifiant complet d’un autre acte (017-SIREN-DATE-NUMERO_INTERNE-DE)
Nature de l’acte :
Choisir dans le menu déroulant si c’est une délibération, un arrêté réglementaire ou un arrêté individuel (lié à la carrière des personnels),…
Code Matière de l’acte :
Choisir dans le menu déroulant selon la codification demandée par la Préfecture de Charente Maritime. Toutefois une erreur, n’entraînera pas de rejet. Ce choix est important, car il conditionne le bureau qui en sera destinataire dans les sous-préfecture ou à la Préfecture.
Pour les plus grandes collectivités, le service à l’origine de la délibération peut avoir préparé le travail de la personne chargée de la transmission en indiquant numériquement ce code matière (plus simple en abrégé), vous pouvez alors le saisir directement.
Objet de l’acte :
En quelques mots, précisez quel est l’objet de l’acte que vous transmettez : objet de la délibération, titre de l’arrêté (Vous pouvez faire un copier/coller de ce qu’il y a dans votre document).
Document de l’acte :
C’est le document que vous soumettez au contrôle de légalité
Il doit au préalable avoir été transformé au format « pdf » (voir notice à part)
Cliquez sur parcourir et pointez le nom du document dans votre dossier spécial pour la télétransmission. Vous devez « typer » votre dépôt (voir ci-après).
Vous disposez en cliquant sur le bouton « ? » à gauche de chaque zone
d’une explication rappelant la signification de la zone
Annexes de l’acte (FACULTATIVES)
Ce sont les pièces annexées à l’acte transmis.
Ces zones sont facultatives et ne sont servies que si vous devez transmettre des pièces annexes à l’actes (par exemple la convention citée dans la délibération ou le contrat ou …) CES PIECES DOIVENT AUSSI ETRE EN PDF (les transformer à l’avance – les scanner
éventuellement)
Pour saisir une annexe, cliquez sur la ligne bleue « Ajouter une annexe » et vous obtenez une case pour joindre le document représentant cette annexe. Vous devez « typer » votre dépôt (voir ci-après).
Répétez la manœuvre autant de fois que vous avez de pièces à insérez.
Vous pouvez avec le symbole de poubelle à droite de chaque ligne d’annexe insérée supprimer les pièces de l’envoi.
Typage des pièces
Que cela soit pour le document principal ou pour les annexes, il faut maintenant préciser un type de PJ à choisir dans la liste définie par la Préfecture. Ce type est fonction de la nature de l’acte et de la nomenclature.
Il est donc IMPERATIF de commencer par saisir ces deux informations avant de télécharger le document principal et ses annexes.
Exemple : Contrat et conventions
Exemple : Délibération / Urbanisme – Document d’urbanisme - SCOT
Exemple : Délibérations / Fonction publique – Personnel Titulaire et stagiaire FPT
Et le cas standard =
Notion de groupe :
Si cette notion est activée pour votre collectivité, vous avez une ligne en plus en dessous des annexes :Groupe auquel affecter le dépôt
Les utilisateurs sont alors affectés par groupe (GRH, Finances, secrétariat). L’utilisateur du service (groupe) visualise seulement les éléments de ce service (arrêté ressources humaines visible uniquement de la GRH par exemple).
On définit éventuellement dans la collectivité un « super-utilisateur » qui verra tous les actes (par exemple le DGS).
Affichage dans le registre des délibérations :
Il est possible d’obtenir le code d’une page internet que vous pourriez inclure sur le site internet de votre collectivité et qui vous permettrait automatiquement de publier les délibérations et arrêtés transmis au contrôle de légalité.
Par contre certains documents ne sont pas à publier (arrêté individuel,…), il vous appartient avant le dépôt de cocher nom (C’est « oui » qui est coché de base).
Multi-Canal :
La fonctionnalité multi-canal permet à la collectivité de dédoubler son envoi. Cela peut être utile lorsqu’en plus de l’acte elle doit transmettre un certain nombre de pièces qui, pour des raisons matérielles, ne peuvent être transmis par voie dématérialisée. Par cette fonctionnalité, les collectivités indiquent que leur envoi n’est pas complet et qu’un complément de transmission arrivera sous format papier.
Les pièces concernées pourraient être des plans par exemple difficilement numérisables.
Une fois le formulaire correctement rempli, cliquez sur « Envoyer » dans le bas ATTENTION CE CLIC EST DEFINITIF
Vous êtes alors informés du dépôt du document…
Votre acte est en cours de transmission, Vous pouvez aller sur « liste des actes » pour le voir (après quelques instants) :
et si vous cliquez sur l’acte en question dans la liste, vous verrez les informations suivantes :
Il a été reçu par Stela, qui l’a envoyé au serveur du Ministère de l’Intérieur, et nous sommes en attente de l’accusé de réception.
Ensuite au bout d’un temps variable….
Vous avez l’indication comme quoi l’acte a été reçu par la préfecture (ou la sous- préfecture) dont vous dépendez. C’est cette notification qu’il est important de conserver= Elle restera dans STELA et vous recevrez un courriel de confirmation.
Tampon du visa sur l’original papier signé de l’élu :
NOTE IMPORTANTE :
La signature de l’acte par l’élu reste une signature manuscrite sur l’original « papier ».
Cet original doit préexister à tout dépôt au contrôle de légalité.
L’original à conserver est donc bien le document papier, comme vous le faites actuellement.
Vous devez donc apposer sur l’original papier préalablement signé par votre élu la trace de cette télétransmission =
La présentation est libre, cela peut ressembler à ça :
Sachant que la structure du numéro est connue, vous pouvez saisir ce numéro à l’avance au moment où vous rédigez votre délibération avant de l’imprimer pour la mettre à la signature de l’élu.
Il reste seulement la date de l’accusé de réception à remplir manuellement sur l’original.
TELETRANSMIS
AU CONTROLE DE LEGALITE
Sous le N° 017 – 241700699 -- 20200703 -- 0710a -- DE Accusé de Réception Préfecture Reçu le : ………...
Certifié exécutoire
compte tenu de l’affichage en Mairie le 11/08/2020 et de la transmission au Contrôle de Legalité sous le N°
017-211300144-20200812-DEL2020_124-DE Accusé de réception reçu le :
Tampon du visa disponible sur le .pdf :
Un tampon est désormais visible sur votre acte au format pdf que vous pouvez re- télécharger, prouvant l'existence de la réception de l'AR préfecture.
Il est possible de régler la position de ce cadre (à gauchen à droite,…). Pour ce faire, contacter les personnels SOLURIS d’assistance en précisant dans votre demande d’assistance « réglage du tampon »
Vous pouvez cependant récupérez votre document original en cliquant sur le lien disponible dans le pavé « Détail de l’acte ».
Mise à disposition des actes avec l’Accusé de réception :
Pour mettre à disposition des autres utilisateurs dans la collectivité qui ne disposent pas d’une clef d’authentification leur permettant d’aller se télétransmettre sur Stela, vous pouvez choisir de créer des comptes pour ces utilisateurs : Nous contacter pour cette création (il peut y avoir autant d’utilisateurs que vous voulez)
en vous connectant a STELA, et en cliquant sur « Se connecter » votre identifiant et votre mot de passe vous seront demandés. Cette connexion sans certificat ne permet pas le dépôt d’un acte mais permet la visualisation des actes télétransmis.
Vous qui disposez d’une clef de signature électronique, pour retrouver ces éléments, vous vous reconnecterez à la Plateforme Stela et utiliserez le moteur de recherche : Cf Page 20.
IV. Notifications par E-Mail :
Vous pouvez choisir d’être notifié par courriel de certains évènements : Arrivée des accusés de réception, indication d’anomalie,…
Vous disposez dans le menu utilisateur, d’un choix NOTIFICATIONS
Vous avez alors à cocher ou à décocher les événements pour lesquels vous souhaitez etre prévenu par courriel automatiquement par la plateforme :
Choisissez de cocher les cases que vous souhaitez : Nous vous conseillons de suivre le modèle ci-dessus qui reprend les éléments utiles pour les cas les plus courant.
PS = S’il y a plusieurs clefs dans votre collectivité, vous pouvez cocher les choix correspndant à « par un membre du groupe ». Nous contacter pour plus de précisions.
V. Annulation d’un acte :
En cas d’erreur matérielle de transmission, il est possible d’annuler l’acte TANT QUE IL N’A PAS ENCORE FAIT L’OBJET D’INSTRUCTION PAR LES SERVICES DE LA PREFECTURE Pour ce faire, il faut vous connecter à stela et dans la liste des actes soumis au contrôle de légalité, vous affichez le détail de l’Acte.
Vous pouvez déclencher l’annulation en cliquant sur le bouton correspondant en haut à droite.
On vous demande alors confirmation :
Confirmez en cliquant sur OUI
Vous obtenez alors confirmation que le processus est déclenché :
Et si vous revenez sur la fiche de l’acte, vous voyez qu’il fait bien l’objet d’une demande d’annulation car les informations à l’écran on été modifiées.
Notez au passage que le tableau en haut à droite conserve l’historique des évènements qui ont affecté la vie de cet acte. Vous pouvez cliquer sur chaque ligne pour retrouver les informations correspondantes à chaque étape.
Après quelques instants, vous obtenez la preuve que l’annulation a bien été prise en compte par la Préfecture
Si un acte a été annulé, pensez à lui donner un numéro différent lors de la transmission du document corrigé.
IL NE PEUT PAS Y AVOIR DEUX TRANSMISSIONS AVEC LE MEME NUMERO, même si l’une d’elle a été annulée.
Par exemple DEL2020_54b ou DEL2020_54bis ou DEL2020_54v2
VI. Utilisation de la liste des actes pour une recherche
Vous avez dans la liste des actes, les actes déjà transmis, triés au départ par ordre de date de transmission, les plus récents en premier.
Vous pouvez =
1°) Paramétrer le nombre d’actes que vous voulez voir par écran
2°) Trier sur l’une ou l’autre des colonnes en cliquant sur l’entête de chaque colonne.
3°) Afficher directement une page de votre historique ou les feuilleter une à une.
4°) Tapez dans la zone recherche un morceau de l’objet, du numéro, de la date et dynamiquement le résultat s’affiche au fur et à mesure de votre frappe dans le bas de la fenêtre :
VII. Recherche d’un acte :
Quand vous aurez un nombre important de document transmis, l’utilisation du moteur de recherche sera sûrement utile afin de retrouver un acte en particulier…
Si vous souhaitez combiner des critères, il vous suffit de cliquez sur « rechercher un acte » en haut à gauche :
Vous pouvez alors préciser les éléments correspondant aux documents que vous cherchez en ensuite cliquez sur « recherche ». Vous obtenez la liste et vous cliquez sur le titre en gras afin d’obtenir les détails relatifs au document.
VIII. Profil utilisateur :
Vous avez également accès à votre profil utilisateur pour le compléter ou le modifier :
Vous avez votre identité et la liste des actes que vous avez déposés sur la plateforme :
IX. Réception d’une demande de la Préfecture :
Réception d’un courrier simple
Le statut est « courrier simple ».
Votre préfecture ou sous-préfecture peut vous transmettre un courrier simple constitué des éléments suivants : identifiant unique de l’acte, la date de l’envoi ainsi que le fichier .pdf du courrier qui dans la version actuelle n’a pas obligation d’être signé.
Pour répondre à un courrier simple, il convient de suivre la procédure de réponse en attachant votre courrier réponse (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis de le déposer sur la plate-forme.
La réponse au courrier simple est dorénavant disponible sur la plate-forme et consultable à tout moment.
A savoir : cet échange de courriers n’a aucune incidence sur les délais de recours
Réception de demande de pièces complémentaires Le statut est « demande de pièces complémentaires ».
Votre préfecture ou sous-préfecture peut vous transmettre une demande de pièces
complémentaires constituée des éléments suivants : identifiant unique de l’acte, la date de l’envoi ainsi que le fichier .pdf de la demande qui dans la version actuelle n’a pas
obligation d’être signé.
Pour répondre à cette demande, il convient de suivre la procédure de réponse. Pour cela, sélectionnez le choix « réponse », attachez votre courrier réponse (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis déposez le sur la plate-forme.
Pour refuser cette demande, sélectionnez le choix « refus explicite », attachez votre courrier de refus explicite (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis déposez le sur la plate-forme.
La réponse, qu’il s’agisse d’un refus ou de l’envoi de pièces complémentaires, est dorénavant disponible sur la plate-forme et consultable à tout moment.
A savoir : un accusé de réception est renvoyé par le Ministère de l’Intérieur de façon automatisée, sans intervention humaine, dès réception du message concerné
Réception de lettre d’observations Le statut est « lettre d’observations ».
Votre préfecture ou sous-préfecture peut vous transmettre une lettre d’observations constituée des éléments suivants : identifiant unique de l’acte, la date de l’envoi ainsi que le fichier .pdf de la demande qui dans la version actuelle n’a pas obligation d’être signé.
Pour répondre à cette lettre, il convient de suivre la procédure de réponse. Pour cela, sélectionnez le choix « réponse », attachez votre courrier réponse (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis déposez le sur la plate-forme.
Pour refuser cette lettre, sélectionnez le choix « refus explicite », attachez votre courrier de refus explicite (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis déposez le sur la plate-forme.
La réponse, qu’il s’agisse d’un refus ou de l’envoi d’une lettre d’observations, est dorénavant disponible sur la plate-forme et consultable à tout moment.
A savoir : un accusé de réception est renvoyé par le Ministère de l’Intérieur de façon automatisée, sans intervention humaine, dès réception du message concerné
Réception de déféré TA Le statut est « déféré TA »
Votre préfecture ou sous-préfecture peut vous transmettre un message pour un déféré au Tribunal Administratif constitué des éléments suivants : identifiant unique de l’acte, la date du dépôt du déféré au TA avec la nature de l’illégalité, du motif de déféré ainsi que les documents en .pdf qui dans la version actuelle n’ont pas obligation d’être signés.
Il n’y a pas de réponse dématérialisée possible à un tel document car les échanges avec le ministère ne le prévoit pas.
