Nous allons télétransmettre un acte, pour ce faire, nous cliquons dans le menu sur Déposer un Acte
Vous arrivez sur la grille suivante …
Vous devez remplir obligatoirement toutes les zones marquées d’une « * »
Date de la décision :
C’est la date de signature de l’arrêté ou la date du conseil municipal, si c’est une délibération. En fait la date réglementaire de prise de l’acte. Elle se saisi au format français avec éventuellement l’aide du calendrier.
La liste des actes (ci-après)
Déposer un document Déposer successivement plusieurs documents
Numéro Interne : (Maximum 15 caractères)
C’est un numéro unique qui caractérise l’acte. VOUS NE DEVEZ PAS AVOIR DEUX ACTES QUI PORTENT LE MEME NUMERO TOUTES ANNEES ET TOUT TYPE D’ACTE CONFONDUS.
15 caractères uniquement lettres ou chiffres sans caractères spéciaux uniquement « _ » (le tiret bas qui est en dessous du chiffre 8 sur le clavier). Il n’y a pas de différence entre majuscules ou minuscules
Pensez toutefois que le nommage complet de l’acte par le Ministère de l’Intérieur ajoutera automatiquement la date de dépôt et votre numéro SIREN.
Identifiant d’un autre acte :
Permet de choisir dans la liste le numéro d’un acte déjà transmis auquel se réfère ce nouveau dépôt. Par exemple, le dépôt d’une convention signée fait référence à une délibération déjà transmise préalablement, autorisant le Maire à signer la convention.
Attention, ce n’est pas seulement le numéro interne, mais l’identifiant complet d’un autre acte (017-SIREN-DATE-NUMERO_INTERNE-DE)
Nature de l’acte :
Choisir dans le menu déroulant si c’est une délibération, un arrêté réglementaire ou un arrêté individuel (lié à la carrière des personnels),…
Code Matière de l’acte :
Choisir dans le menu déroulant selon la codification demandée par la Préfecture de Charente Maritime. Toutefois une erreur, n’entraînera pas de rejet. Ce choix est important, car il conditionne le bureau qui en sera destinataire dans les sous-préfecture ou à la Préfecture.
Pour les plus grandes collectivités, le service à l’origine de la délibération peut avoir préparé le travail de la personne chargée de la transmission en indiquant numériquement ce code matière (plus simple en abrégé), vous pouvez alors le saisir directement.
Objet de l’acte :
En quelques mots, précisez quel est l’objet de l’acte que vous transmettez : objet de la délibération, titre de l’arrêté (Vous pouvez faire un copier/coller de ce qu’il y a dans votre document).
Document de l’acte :
C’est le document que vous soumettez au contrôle de légalité
Il doit au préalable avoir été transformé au format « pdf » (voir notice à part)
Cliquez sur parcourir et pointez le nom du document dans votre dossier spécial pour la télétransmission. Vous devez « typer » votre dépôt (voir ci-après).
Vous disposez en cliquant sur le bouton « ? » à gauche de chaque zone
d’une explication rappelant la signification de la zone
Annexes de l’acte (FACULTATIVES)
Ce sont les pièces annexées à l’acte transmis.
Ces zones sont facultatives et ne sont servies que si vous devez transmettre des pièces annexes à l’actes (par exemple la convention citée dans la délibération ou le contrat ou …) CES PIECES DOIVENT AUSSI ETRE EN PDF (les transformer à l’avance – les scanner
éventuellement)
Pour saisir une annexe, cliquez sur la ligne bleue « Ajouter une annexe » et vous obtenez une case pour joindre le document représentant cette annexe. Vous devez « typer » votre dépôt (voir ci-après).
Répétez la manœuvre autant de fois que vous avez de pièces à insérez.
Vous pouvez avec le symbole de poubelle à droite de chaque ligne d’annexe insérée supprimer les pièces de l’envoi.
Typage des pièces
Que cela soit pour le document principal ou pour les annexes, il faut maintenant préciser un type de PJ à choisir dans la liste définie par la Préfecture. Ce type est fonction de la nature de l’acte et de la nomenclature.
Il est donc IMPERATIF de commencer par saisir ces deux informations avant de télécharger le document principal et ses annexes.
Exemple : Contrat et conventions
Exemple : Délibération / Urbanisme – Document d’urbanisme - SCOT
Exemple : Délibérations / Fonction publique – Personnel Titulaire et stagiaire FPT
Et le cas standard =
Notion de groupe :
Si cette notion est activée pour votre collectivité, vous avez une ligne en plus en dessous des annexes :Groupe auquel affecter le dépôt
Les utilisateurs sont alors affectés par groupe (GRH, Finances, secrétariat). L’utilisateur du service (groupe) visualise seulement les éléments de ce service (arrêté ressources humaines visible uniquement de la GRH par exemple).
On définit éventuellement dans la collectivité un « super-utilisateur » qui verra tous les actes (par exemple le DGS).
Affichage dans le registre des délibérations :
Il est possible d’obtenir le code d’une page internet que vous pourriez inclure sur le site internet de votre collectivité et qui vous permettrait automatiquement de publier les délibérations et arrêtés transmis au contrôle de légalité.
Par contre certains documents ne sont pas à publier (arrêté individuel,…), il vous appartient avant le dépôt de cocher nom (C’est « oui » qui est coché de base).
Multi-Canal :
La fonctionnalité multi-canal permet à la collectivité de dédoubler son envoi. Cela peut être utile lorsqu’en plus de l’acte elle doit transmettre un certain nombre de pièces qui, pour des raisons matérielles, ne peuvent être transmis par voie dématérialisée. Par cette fonctionnalité, les collectivités indiquent que leur envoi n’est pas complet et qu’un complément de transmission arrivera sous format papier.
Les pièces concernées pourraient être des plans par exemple difficilement numérisables.
Une fois le formulaire correctement rempli, cliquez sur « Envoyer » dans le bas ATTENTION CE CLIC EST DEFINITIF
Vous êtes alors informés du dépôt du document…
Votre acte est en cours de transmission, Vous pouvez aller sur « liste des actes » pour le voir (après quelques instants) :
et si vous cliquez sur l’acte en question dans la liste, vous verrez les informations suivantes :
Il a été reçu par Stela, qui l’a envoyé au serveur du Ministère de l’Intérieur, et nous sommes en attente de l’accusé de réception.
Ensuite au bout d’un temps variable….
Vous avez l’indication comme quoi l’acte a été reçu par la préfecture (ou la sous-préfecture) dont vous dépendez. C’est cette notification qu’il est important de conserver= Elle restera dans STELA et vous recevrez un courriel de confirmation.
Tampon du visa sur l’original papier signé de l’élu :
NOTE IMPORTANTE :
La signature de l’acte par l’élu reste une signature manuscrite sur l’original « papier ».
Cet original doit préexister à tout dépôt au contrôle de légalité.
L’original à conserver est donc bien le document papier, comme vous le faites actuellement.
Vous devez donc apposer sur l’original papier préalablement signé par votre élu la trace de cette télétransmission =
La présentation est libre, cela peut ressembler à ça :
Sachant que la structure du numéro est connue, vous pouvez saisir ce numéro à l’avance au moment où vous rédigez votre délibération avant de l’imprimer pour la mettre à la signature de l’élu.
Il reste seulement la date de l’accusé de réception à remplir manuellement sur l’original.
TELETRANSMIS
AU CONTROLE DE LEGALITE
Sous le N° 017 – 241700699 -- 20200703 -- 0710a -- DE Accusé de Réception Préfecture Reçu le : ………...
Certifié exécutoire
compte tenu de l’affichage en Mairie le 11/08/2020 et de la transmission au Contrôle de Legalité sous le N°
017-211300144-20200812-DEL2020_124-DE Accusé de réception reçu le :
Tampon du visa disponible sur le .pdf :
Un tampon est désormais visible sur votre acte au format pdf que vous pouvez re-télécharger, prouvant l'existence de la réception de l'AR préfecture.
Il est possible de régler la position de ce cadre (à gauchen à droite,…). Pour ce faire, contacter les personnels SOLURIS d’assistance en précisant dans votre demande d’assistance « réglage du tampon »
Vous pouvez cependant récupérez votre document original en cliquant sur le lien disponible dans le pavé « Détail de l’acte ».
Mise à disposition des actes avec l’Accusé de réception :
Pour mettre à disposition des autres utilisateurs dans la collectivité qui ne disposent pas d’une clef d’authentification leur permettant d’aller se télétransmettre sur Stela, vous pouvez choisir de créer des comptes pour ces utilisateurs : Nous contacter pour cette création (il peut y avoir autant d’utilisateurs que vous voulez)
en vous connectant a STELA, et en cliquant sur « Se connecter » votre identifiant et votre mot de passe vous seront demandés. Cette connexion sans certificat ne permet pas le dépôt d’un acte mais permet la visualisation des actes télétransmis.
Vous qui disposez d’une clef de signature électronique, pour retrouver ces éléments, vous vous reconnecterez à la Plateforme Stela et utiliserez le moteur de recherche : Cf Page 20.