Saisie des plans de travail dans PIRES

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Saisie des plans de travail dans PIRES

Procédure:

Étape 1. Formulation et validation des résultats d’activité d’un bureau de pays Étape 2. Définition des biens/services et des activités connexes

Étape 3. Estimation des dépenses à planifier pour obtenir les résultats d’activité Étape 3.1. Estimation des ressources disponibles

Étape 3.2. Estimation des dépenses de personnel à planifier Étape 3.3. Estimation des dépenses hors personnel à planifier Étape 4. Examen de la faisabilité financière des résultats d’activité

Étape 5. Assurance qualité (examen par les pairs des projets de plans de travail) Étape 6. Approbation finale des plans de travail du bureau de pays

ÉTAPE 1. FORMULATION ET VALIDATION DES RÉSULTATS D’ACTIVITÉ D’UN BUREAU DE PAYS

Pour créer un résultat d’activité dans PIRES, accédez au niveau du résultat de l’Organisation souhaité et choisissez l’onglet « Unit Results » (Résultats d’activité). Vous pouvez créer jusqu’à trois résultats d’activité simultanément; il vous suffit de placer le curseur sur le champ UR Title (Titre du résultat d’activité) et de saisir un bref intitulé décrivant la contribution de votre bureau au résultat de l’Organisation. Cliquez ensuite sur le bouton « Save » (Enregistrer) de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran. Après actualisation de l’affichage, vous pourrez saisir trois nouveaux résultats d’activité.

Pour supprimer un résultat d’activité, cochez la case Del (Suppr.) correspondante dans la colonne de gauche du tableau. Une boîte de dialogue apparaît afin de vous inviter à confirmer la suppression. Notez qu’après cette confirmation, les éléments supprimés ne pourront pas être récupérés.

Une fois que vous avez créé tous les résultats d’activité nécessaires, cliquez sur l’icône d’actualisation qui se trouve au-dessus de l’arborescence de navigation, à gauche de l’écran. Revenez au niveau du résultat de l’Organisation sous lequel vous venez de créer les résultats d’activité, afin d’accéder aux liens associés à ces derniers. Au niveau de chacun des résultats d’activité, choisissez l’onglet « Formulation » afin de poursuivre la formulation. Pour renseigner les champs, placez le curseur à l’intérieur et commencez la saisie. Une fois l’opération terminée, cliquez sur le bouton « Save » en haut de l’écran pour enregistrer les informations.

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UR Title (Titre du résultat d’activité): correspond à l’intitulé saisi au niveau du résultat de l’Organisation.

Pour le modifier, il vous suffit de cliquer dans le champ et de saisir du texte.

Responsible Unit (Unité responsable): désigne le bureau qui conduira la réalisation du résultat d’activité et souhaite en assumer la responsabilité. Par défaut, l’unité responsable du résultat d’activité est le bureau de pays. Cette valeur n’est pas modifiable, car vous ne pouvez formuler que les résultats d’activité dont votre bureau sera responsable.

Responsible Officer (Administrateur responsable): désigne le membre du personnel appartenant à l’unité responsable et qui sera directement responsable de l’obtention du résultat d’activité. Pour sélectionner la personne en question, placez le curseur dans le champ « Post Number » (N° de poste) et commencez à saisir le nom de la personne, son prénom ou l’intitulé ou le numéro de son poste. Une liste déroulante s’affiche pour vous permettre de sélectionner l’administrateur. Le champ « Officer Name » (Nom de l’administrateur) est ensuite renseigné automatiquement par PIRES.

CPF Outcome or Priority supported by the UR (Effet direct ou priorité du cadre de programmation par pays auquel/à laquelle contribue le résultat d’activité): saisissez ou modifiez l’énoncé de l’effet direct ou de la priorité inscrit(e) dans le cadre de programmation par pays ou dans le cadre national sur les priorités à moyen terme, auquel ou à laquelle le résultat d’activité contribue. Si aucun de ces deux cadres n’a été signé avec le gouvernement, ne renseignez pas ce champ.

UNDAF result supported by the UR (Résultat du PNUAD auquel contribue le résultat d’activité): saisissez ou modifiez l’effet direct ou le produit du PNUAD auquel le résultat d’activité contribuera. En l’absence de PNUAD dans le pays, faites référence au Document de stratégie pour la réduction de la pauvreté (DSRP) ou à un document similaire indiquant les priorités nationales de développement.

Scope/Description (Champ d’application/Description): saisissez ou modifiez une description plus élaborée de ce que la contribution au résultat de l’Organisation suppose.

Indicator Text (Indicateur): définissez ou modifiez un indicateur en saisissant la description de la variable qui sera utilisée pour mesurer la performance et le niveau de réalisation du résultat recherché. Pour créer plusieurs indicateurs, cliquez sur le bouton « Save » qui se trouve en haut de l’écran; après actualisation de l’affichage, une nouvelle ligne vide apparaît pour vous permettre de définir un autre indicateur. Pour supprimer un indicateur, cochez la case Del correspondante dans la colonne de gauche du tableau. Une boîte de dialogue apparaît afin de vous inviter à confirmer la suppression. Notez qu’après cette confirmation, les éléments supprimés ne pourront pas être récupérés.

Means of verification (Moyens de vérification): désignez la source d’information utilisée pour collecter les données et mesurer la valeur de l’indicateur à un moment donné.

Two-year target (Objectif cible à deux ans): saisissez ou modifiez la valeur que devrait afficher l’indicateur à la fin de la période de mise en œuvre.

Baseline (Référence): saisissez ou modifiez la valeur de l’indicateur au début de la période de mise en œuvre.

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ÉTAPE 2. DÉFINITION DES BIENS/SERVICES ET DES ACTIVITÉS CONNEXES

Pour définir de nouveaux biens/services et de nouvelles activités dans PIRES, accédez au niveau du résultat d’activité souhaité, choisissez l’onglet « Formulation », puis faites défiler l’affichage jusqu’au bas de l’écran.

Vous pouvez créer deux biens/services simultanément en complétant les champs comme indiqué ci-dessous.

Cliquez ensuite sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran, afin d’enregistrer les biens/services dans la base de données. Après actualisation de l’affichage, vous pourrez indiquer deux activités au maximum pour ces biens/services (pour en créer plus, enregistrez de nouveau et attendez que l’écran s’actualise), puis définir deux nouveaux biens/services.

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Pour supprimer un bien/service ou une activité, cochez la case Del correspondante dans la colonne de gauche du tableau. Une boîte de dialogue apparaît afin de vous inviter à confirmer la suppression. Notez qu’après cette confirmation, les éléments supprimés ne pourront pas être récupérés.

Title (Titre): pour saisir ou modifier un intitulé, placez le curseur dans le champ et commencez à saisir un bref descriptif du produit ou de l’activité.

Responsible Unit (Unité responsable): pour indiquer l’unité qui sera responsable de la fourniture du bien/service ou de l’activité, placez le curseur dans le champ, commencez à saisir le sigle ou l’intitulé complet de l’unité, puis sélectionnez une option dans la liste déroulante.

Responsible Officer (Administrateur responsable): pour indiquer le membre du personnel appartenant à l’unité responsable et qui sera directement responsable de la fourniture du bien/service, placez le curseur dans le champ « Post Number », puis commencez à saisir le nom ou le prénom de la personne, l’intitulé ou le numéro de son poste, ou encore le nom ou le signe du bureau. Une liste déroulante s’affiche pour vous permettre de sélectionner la personne. Le champ « Responsible Officer Name » (Nom de l’administrateur responsable) est ensuite renseigné automatiquement par PIRES.

Fund (Fonds): pour préciser si le bien/service ou l’activité sera financé(e) par le Fonds général ou par un fonds d’affectation spéciale, placez le curseur dans ce champ et sélectionnez « TF » (fonds d’affectation spéciale), « OT » (fonds Autres ressources) ou « GF » (Fonds général), selon qu’il convient. Notez que les ressources générées par le remboursement de dépenses (recettes) font partie du Fonds général et les fonds des projets du PCT, du fonds Autres ressources (OT).

Les biens/services qui aboutissent à un même résultat d’activité peuvent être financés par des sources différentes. De façon similaire, le financement d’activités donnant lieu aux mêmes biens/services peut provenir de sources diverses. Il est donc possible de définir des résultats d’activité et des biens/services faisant appel à un financement mixte, à condition qu’à un niveau inférieur on ait une relation de un pour un.

Notez que le fait de définir des activités ne signifie pas qu’il faille définir les coûts à ce niveau. Il est possible de définir les activités, et d’estimer néanmoins les coûts au niveau des biens/services, si la ventilation détaillée des dépenses par activité n’est pas exigée par le planificateur, sous réserve que chaque bien/service soit financé par une seule source.

Start Date (Date de début): pour indiquer la date à laquelle il est prévu que débute la réalisation du bien/service ou l’exécution de l’activité, cliquez dans le champ et sélectionnez le mois dans la liste déroulante.

End Date (Date de fin): pour indiquer la date à laquelle il est prévu que se termine la réalisation du bien/service ou l’exécution de l’activité, cliquez dans le champ et sélectionnez le mois dans la liste déroulante.

Project (Projet): pour indiquer le projet dans le cadre duquel le bien/service est réalisé, cliquez dans la cellule et sélectionnez un code de projet dans la liste déroulante. Notez que chaque bien/service ou activité ne peut être associé(e) qu’à un seul projet. La liste des projets comprend ceux dont votre bureau gère le budget, à condition qu’une estimation valide de leur niveau d’exécution ait été consignée dans PIRES et que leur contribution aux résultats de l’Organisation ait été définie dans le Système d’information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS). PIRES extrait cette liste de FPMIS; si vous ne parvenez pas à trouver un projet, vérifiez que les données ont été saisies correctement dans FPMIS. Notez que toute modification apportée aux données de projet dans FPMIS sera répercutée dans PIRES le jour ouvré suivant.

Gender Focus (Questions de parité): pour indiquer si le bien/service prête une attention particulière aux différents rôles et responsabilités des hommes et des femmes de tous âges et prévoit d’éventuelles répercussions néfastes sur les uns et les autres, cliquez dans le champ et sélectionnez « Yes » ou « No ».

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Milestone (Jalon): pour préciser si l’exécution d’une activité, ou, dans le cas où aucune activité n’a été définie, la fourniture d’un bien/service, marque une avancée importante, placez le curseur dans le champ et sélectionnez « Yes » ou « No » dans la liste déroulante.

Core Function (Fonction essentielle): pour indiquer l’avantage comparatif le plus important pour la fourniture d’un bien/service, cliquez dans le champ et sélectionnez une fonction essentielle dans la liste déroulante. Cette information n’est pas pertinente au niveau du détail des activités.

UNDAF result supported (Résultat du PNUAD associé): pour indiquer le résultat du PNUAD auquel contribue le bien/service qui est réalisé dans le cadre d’un projet, cliquez dans la cellule et commencez la saisie.

Collaborating Country(ies) (Pays collaborateur[s]): cliquez sur ce lien hypertexte pour indiquer le ou les pays dont les priorités de développement dans les domaines de l’agriculture et de l’alimentation sont directement soutenues par la réalisation d’une activité, ou, si aucune activité n’a été définie, du bien/service. Une fenêtre contextuelle apparaît afin de vous permettre d’ajouter des pays. Pour ce faire, commencez à taper, puis sélectionnez le pays dans la liste déroulante. Cliquez sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran, et fermez la fenêtre contextuelle après actualisation de l’écran de PIRES et affichage du ou des pays sélectionnés. Notez que ce champ n’a d’utilité que si le bureau de pays opère dans plusieurs pays (par exemple, en cas d’accréditation multiple du Représentant de la FAO). Si tel n’est pas le cas, il est considéré que les travaux effectués bénéficieront au pays hôte du bureau.

Implementing Country(ies) (Pays de mise en œuvre): cliquez sur ce lien hypertexte pour indiquer le ou les pays où l’activité est mise en œuvre, mais qui n’en tirent pas nécessairement d’avantages directs. Si aucune activité n’a été élaborée, vous pouvez désigner le pays au niveau des biens/services. Une fenêtre contextuelle apparaît afin de vous permettre d’ajouter des pays. Pour ce faire, commencez à taper, puis sélectionnez le pays dans la liste déroulante. Cliquez sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran, et fermez la fenêtre contextuelle après actualisation de l’écran de PIRES et affichage du ou des pays sélectionnés. Notez que ce champ n’a d’utilité que si le bureau de pays opère dans plusieurs pays (par exemple, en cas d’accréditation multiple du Représentant de la FAO). Si tel n’est pas le cas, il est considéré que les travaux effectués bénéficieront au pays hôte du bureau.

ÉTAPE 3. ESTIMATION DES DÉPENSES À PLANIFIER POUR OBTENIR LES RÉSULTATS D’ACTIVITÉ

Il est important d’exécuter cette étape après les deux précédentes, car il est impossible de prévoir les dépenses si les résultats n’ont pas été formulés dans le système.

Étape 3.1. Estimation des ressources disponibles

Pour connaître l’estimation des ressources qui seront disponibles pour votre bureau sur l’exercice biennal, accédez au niveau du bureau et choisissez l’onglet « Summary » (Résumé). La première colonne du tableau affiché (sous le titre « Resource Availability Estimate » [Estimation des ressources disponibles]) indique les ressources, regroupées par résultat et fonds, que votre bureau peut escompter. Les ressources au titre du Fonds général sont ventilées de manière plus détaillée de sorte de faire apparaître séparément les ouvertures de crédits nettes et les recettes. Vous trouverez aussi deux colonnes touchant aux gains d’efficience et aux économies ponctuelles. Ces gains et économies sont réalisés à l’échelle régionale et ne doivent pas être pris en compte par les différents bureaux de pays.

Compréhension de la répartition des ouvertures nettes de crédits. Pour afficher les éléments sur lesquels repose le calcul de la dotation dont bénéficie votre bureau, accédez au niveau du bureau, choisissez l’onglet « Summary » (Résumé), puis cliquez sur les chiffres affichés sous forme de liens hypertexte dans la

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colonne « GF/OT Work Plan Base » (Plan de travail imputable sur GF/OT). Une fenêtre contextuelle apparaît avec le détail du calcul.

Estimation des recettes. Pour consigner des estimations de recettes dans PIRES, accédez au niveau du résultat de l’Organisation souhaité, choisissez l’onglet « Income » (Recettes), puis renseignez les champs nécessaires en saisissant des informations dans la cellule ou en sélectionnant une option dans la liste déroulante. Si votre bureau a besoin d’informations détaillées, vous pouvez utiliser cet écran pour indiquer les recettes très précisément (section, résultat d’activité, compte). Sinon, vous pouvez saisir l’ensemble des recettes sur une seule ligne. Notez que les fonds du Fonds général sont fongibles, ce qui signifie qu’ils peuvent être réaffectés au sein d’un même résultat de l’Organisation ou d’une même division, ou d’un compte à un autre, si bien que les informations sont susceptibles d’être affinées pendant la mise en œuvre, lorsque les fonds sont effectivement crédités.

Notez que le « montant » que vous estimez sera ajouté au plan de travail imputable sur GF/OT de manière à élargir votre pouvoir de dépense au titre du Fonds général, comme le fait apparaître la colonne « GF/OT Work Plan Target » (Valeur cible du plan de travail imputable sur GF/OT). Ce montant doit donc être saisi sous la forme d’un nombre positif.

Pour enregistrer les estimations dans la base de données, cliquez sur le bouton « Save » qui se trouve en haut de l’écran. Si vous avez apporté une modification que vous souhaitez annuler, il vous suffit de quitter cet écran sans enregistrer.

Estimation du niveau d’exécution du projet. Pour afficher la dernière évaluation en date des ressources de projet qui seront vraisemblablement dépensées ou engagées pendant l’exercice biennal, accédez au niveau du résultat de l’Organisation et choisissez l’onglet « Projects/prospects » (Projets/Perspectives).

L’écran présente les données qui ont été saisies dans FPMIS par les responsables des projets. Il recouvre l’ensemble des projets et perspectives (relevant du Fonds général, du PNUD, du PCT et du Programme spécial pour la sécurité alimentaire [PSSA]), qui remplissent les conditions suivantes: i) votre bureau est responsable du budget correspondant; ii) il existe une estimation valide du niveau d’exécution du projet dans FPMIS; et iii) le projet est considéré comme contribuant au résultat de l’Organisation sélectionné. Le niveau d’exécution est déterminé au moyen de la répartition en pourcentage entre les résultats de l’Organisation, si vous l’avez saisie dans FPMIS, ou représente une distribution à parts égales entre tous les résultats de l’Organisation auquel le projet a été rattaché. Si vous avez l’impression qu’il manque un projet ou que certaines informations sont incorrectes, corrigez-les dans FPMIS. Les données révisées seront répercutées dans PIRES le jour ouvré suivant.

Étape 3.2. Estimation des dépenses de personnel à planifier

Commencez par évaluer l’éventail des compétences et le temps de travail dont votre bureau a besoin et par calculer les dépenses associées. Pour ce faire, accédez au niveau du bureau souhaité et choisissez l’onglet

« Staff Cost » (Dépenses de personnel). Le tableau qui apparaît fournit la liste de l’ensemble des membres du personnel, qu’ils soient payés par le Fonds général ou au moyen de contributions volontaires. Les données qu’il contient proviennent du Système de gestion des ressources humaines (SGRH)¹. Indiquez la durée d’occupation de chacun des postes pendant l’exercice biennal en modifiant les dates de début et de fin qui leur sont associées (si le nombre de mois de travail est « 0 », vous NE POURREZ PAS affecter le membre du personnel à un résultat, quel qu’il soit). Pour modifier le nom, le titre, la classe, l’unité de rattachement ou le lieu

1Remarque: le tableau est fourni aux fins de planification uniquement. Les informations qu’il contient ne constituent pas un engagement de la part du bureau ou de l’Organisation. Ces informations ne tiennent pas compte du résultat des examens de la dotation en personnel réalisés par les bureaux régionaux et la Division de la gestion des ressources humaines (CSH), examens qui se poursuivront selon la procédure normale. Les données sur les postes occupés sont communiquées à titre indicatif et peuvent comporter des inexactitudes. Il est donc recommandé d’inclure dans la planification les postes nouveaux ou supprimés sauf s’il est clairement indiqué que ces événements se réaliseront.

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d’affectation des membres du personnel ou encore indiquer si ceux-ci travaillent à temps plein ou à temps partiel, saisissez une valeur dans le champ approprié ou sélectionnez une valeur dans la liste déroulante correspondante. PIRES fournira le coût associé dans la colonne intitulée « Amount » (Montant) tout à fait à droite. Le fonds à partir duquel les dépenses de personnel seront couvertes et le projet sur lequel elles seront imputées (s’il s’agit de postes financés par des fonds d’affectation spéciale) peuvent aussi être modifiés, mais il vous est demandé de ne pas changer ces éléments sauf si les données du SGRH sont erronées. Si vous constatez une erreur, après avoir saisi un ajustement manuel dans PIRES, veuillez contacter le personnel de contrepartie travaillant dans les bureaux régionaux afin de faire corriger l’erreur.

Il est également possible de planifier la création et la suppression de postes. Pour créer un poste, renseignez les champs nécessaires sur la première ligne vide. Lorsque vous cliquez sur « Save », l’enregistrement est inséré dans la base de données et une nouvelle ligne apparaît afin de vous permettre de créer un autre poste. Notez que vous pouvez planifier les nouveaux recrutements au niveau de détail le plus adapté aux besoins de votre bureau. Vous pouvez identifier les futures recrues soit individuellement, en saisissant leur nom, si vous le connaissez, ou en décrivant brièvement leur rôle dans le champ « Title » (Titre) (par exemple, « Expert principal en pêches »), soit par groupes (« 10 vétérinaires pour ABC », « Jeunes cadres pour l’exercice biennal », etc.).

Pour supprimer un poste, cochez la case Del correspondante, puis cliquez sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran. Une boîte de dialogue apparaît afin de vous inviter à confirmer la suppression. Après cette confirmation, les éléments supprimés ne pourront pas être récupérés.

Une fois les besoins généraux en personnel planifiés, associez les membres du personnel aux résultats d’activité. Pour ce faire, accédez successivement au niveau du bureau, puis au niveau du résultat de l’Organisation, et choisissez l’onglet « HR Cost Distribution » (Répartition des dépenses de ressources humaines) à chacun de ces niveaux.

Le tableau figurant sur ces écrans dresse la liste de toutes les ressources humaines affichées sur les pages

« Staff Cost » (Dépenses de personnel) et « Non-Staff Human Resources » (Ressources humaines hors personnel) (voir ci-dessous). Les premières colonnes contiennent le temps de travail et les dépenses correspondantes associés au bureau et au résultat. Ces informations sont affichées à partir des données saisies au niveau immédiatement supérieur. Vous devez donc remonter à ce niveau pour apporter les modifications éventuellement nécessaires. Ainsi, si vous vous trouvez au niveau du résultat d’activité, revenez sur l’onglet

« HR Cost distribution » qui se trouve au niveau du résultat de l’Organisation. Si vous vous trouvez déjà au niveau des divisions, accédez à l’onglet « Staff Cost ». Les autres colonnes permettent d’attribuer aux résultats sous-jacents un pourcentage du temps de travail global qui a été affecté au résultat principal pour chaque membre du personnel ou consultant. Notez que si le temps de travail global est égal à « 0 », l’attribution de mois de travail aux résultats sous-jacents n’aura aucun effet.

Étape 3.3. Estimation des dépenses hors personnel à planifier

Estimation des dépenses de formation professionnelle. Les sommes affectées à la formation professionnelle du personnel des bureaux de pays sont déterminées à l’échelon régional et ne sont pas fongibles (elles ne peuvent pas être affectées à une autre destination). Pour planifier ces dépenses, accédez au niveau des unités et choisissez l’onglet « Staff Development » (Formation professionnelle). L’écran fournit un outil permettant d’indiquer la section du bureau qui supportera ce type de dépenses, le compte concerné et l’objectif stratégique à la réalisation duquel ces dépenses contribuent principalement (c’est-à-dire un ou deux objectifs auxquels l’un des résultats d’activité de votre bureau contribue). Pour ajouter un nouveau poste de dépense, il vous suffit de cliquer sur la première ligne vide, de renseigner les champs obligatoires, puis de cliquer sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran. Vous pourrez saisir une nouvelle dépense après actualisation de l’affichage. Pour supprimer un poste de dépense, cochez la case Del correspondante, puis cliquez sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran. Une boîte de dialogue apparaît afin de vous inviter à confirmer la suppression. Après cette confirmation, les éléments supprimés ne pourront pas être récupérés.

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Le niveau de détail et de précision à respecter pour renseigner le compte et la section est celui requis par le planificateur. Au sein d’un même bureau et entre les comptes, toutes les dépenses sont fongibles (leur affectation peut changer), si bien que ces informations sont susceptibles d’être affinées durant la mise en œuvre, lorsque les dépenses sont réellement effectuées.

Estimation des ressources humaines hors personnel (NSHR). Pour estimer les besoins en ressources humaines hors personnel ainsi que les dépenses associées, accédez au niveau du bureau souhaité et choisissez l’onglet

« Non-staff human resources » (Ressources humaines hors personnel). De façon similaire à l’onglet « Staff Cost » (Dépenses de personnel), cet écran fournit un outil permettant de planifier le temps de travail et les dépenses des ressources hors personnel nécessaires pour obtenir les résultats d’activité. Comme pour le calculateur des dépenses de personnel, les données de ce tableau proviennent du SGRH. Pour les modifier, placez le curseur dans les champs appropriés et saisissez d’autres données ou sélectionnez une option dans la liste déroulante². Toutefois, puisqu’il n’existe pas de coûts standard associés aux ressources humaines hors personnel, le total des dépenses doit être saisi manuellement dans la colonne « Total », sur la base des conditions contractuelles.

Pour ajouter un nouvel enregistrement, renseignez les champs nécessaires sur la première ligne vide. Lorsque vous cliquez sur « Save », l’enregistrement est inséré dans la base de données et une nouvelle ligne apparaît afin de vous permettre d’en créer un autre. Notez que vous pouvez planifier les nouveaux recrutements au niveau de détail le mieux adapté aux besoins de votre bureau. Vous pouvez identifier les futures recrues soit individuellement, en saisissant leur nom, si vous le connaissez, ou en décrivant brièvement leur rôle dans le champ « Title » (Titre) (par exemple, « Expert principal en pêches »), soit par groupes (« 10 vétérinaires pour ABC », « Consultants pour l’exercice biennal », etc.). Pour supprimer un enregistrement, cochez la case Del correspondante, puis cliquez sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran. Une boîte de dialogue apparaît afin de vous inviter à confirmer la suppression. Après cette confirmation, les éléments supprimés ne pourront pas être récupérés.

La procédure à suivre pour associer des ressources humaines hors personnel à des résultats de l’Organisation et à des résultats d’activité est identique à celle utilisée pour les membres du personnel (voir étape 3.2).

Estimer les autres dépenses hors personnel. Pour saisir des dépenses hors personnel dans PIRES, accédez au niveau du résultat d’activité souhaité et choisissez l’onglet « Non-Staff » (Hors personnel). Vous pouvez enregistrer les dépenses estimées par compte et les associer aux biens/services ou aux activités dont s’occupe votre bureau, tels qu’ils sont définis sur la page « Formulation » des résultats d’activité. Le niveau de détail et de précision à respecter dans la saisie des dépenses hors personnel est celui nécessaire à la planification réalisée par le bureau. Le compte par défaut est GOE, mais il est possible de le changer. De la même façon, vous pouvez soit saisir les dépenses globalement, soit les décomposer sur plusieurs lignes. En d’autres termes, s’il n’est pas possible de déterminer les dépenses à planifier pour chaque activité, bien ou service, vous pouvez calculer une estimation globale pour le résultat d’activité et l’associer à l’un des biens ou services. Sachant que, dans le cadre d’un résultat d’activité, toutes les ressources du Fonds général, exception faite des fonds destinés à couvrir les frais de représentation, sont entièrement fongibles et peuvent donc être librement réaffectées ou reventilées, les charges peuvent être imputées de manière plus détaillée à mesure que les dépenses sont effectuées pendant la mise en œuvre.

Pour ajouter une ligne, placez le curseur dans le champ et commencez la saisie ou sélectionnez une option dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran, afin d’enregistrer les dépenses dans la base de données. Pour supprimer une ligne, cochez la case associée, puis cliquez sur le bouton « Save » de la barre d’outils qui se trouve en haut de l’écran. Une boîte de

2Remarque:cet outil est fourni aux fins de planification uniquement. La mise en œuvre des modifications apportées en l’utilisant nécessitera que des demandes et des approbations soient effectuées par les voies habituelles, sous la responsabilité de la Division de la gestion des ressources humaines (CSH) et du bureau régional concerné. Notez que même si les ressources humaines hors personnel titulaires d’un contrat conclu avec votre unité figurent déjà dans le tableau, vous devrez actualiser PIRES manuellement pour que les contrats approuvés après le début du processus de planification du travail soient pris en compte.

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dialogue apparaît afin de vous inviter à confirmer la suppression. Après cette confirmation, les éléments supprimés ne pourront pas être récupérés.

ÉTAPE 4. EXAMEN DE LA FAISABILITÉ FINANCIÈRE DES RÉSULTATS D’ACTIVITÉ

Pour comparer le coût estimé de l’obtention des résultats (découlant des étapes 3.2 et 3.3) aux ressources disponibles (estimées à l’étape 3.1), accédez au niveau du bureau souhaité et choisissez l’onglet « Summary » (Résumé). Le tableau figurant sur cet écran fournit un panorama complet des ressources, regroupées par résultat de l’Organisation et ventilées par types de fonds. Notez que les fonds du PCT sont inclus dans les fonds de projet (« Project Funds ») et non dans les colonnes associées au Fonds général (GF) ou au fonds Autres ressources (OT).

Le plan de travail peut être réalisé si:

a) la valeur cible du plan de travail du bureau imputable sur le Fonds général ou le fonds Autres ressources (« GF/OT Work Plan Target ») a été entièrement planifiée en termes de dépenses en référence aux résultats importants de l’Organisation – notez que les dépenses de sécurité sont déjà planifiées pour vous; et

b) le plan de dépenses des projets est conforme à l’estimation de leur niveau d’exécution, telle qu’elle figure dans la colonne « Projects Total » (Total des projets).

Si le plan de travail n’est pas réalisable, révisez les estimations de dépenses ou la formulation des résultats de sorte que les engagements de votre bureau soient réalistes.

ÉTAPE 5. ASSURANCE QUALITÉ (EXAMEN PAR LES PAIRS DES PROJETS DE PLANS DE TRAVAIL)

Utilisez les rapports PIRES pour extraire le plan de travail à présenter aux pairs pour examen. Lorsque le processus d’assurance qualité est terminé, révisez le plan de travail selon que de besoin en reprenant les étapes 1 à 4.

ÉTAPE 6. APPROBATION FINALE DES PLANS DE TRAVAIL DU BUREAU DE PAYS

Générez le plan de travail en vous servant des rapports PIRES et présentez-le au Représentant de la FAO pour approbation initiale et au Sous-Directeur général/Représentant régional pour approbation finale.