Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif(ve) et pédagogique bilingue anglais – F/H Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Référence à prendre en compte dans le référentiel des Emplois-Types – REFERENS III : Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative / Code emploi-type : J4C42 Correspondance statutaire : Techncien.ne / Diplôme règlementaire exigé : baccalauréat
Présentation de l’Université
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 laboratoires, certains associés au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Contexte de travail
Deux sites d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – campus de Villetaneuse (50%), et Université de technologie de Compiègne (UTC), essentiellement sur son site parisien (50%).
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique USPN : Responsable administratif et financier de l’UFR SEG Rattachement fonctionnel UTC : Coordinatrice administrative Erasmus Mundus Master EPOG+
Missions principales et description du poste
I. Missions principales
Le/la gestionnaire administratif(ve) et pédagogique assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants des Masters EPOG2 (coordonné par l’USPN) et EPOG+ (coordonné par l’UTC) depuis le dépôt de leurs dossiers de candidature, leur inscription administrative jusqu’à la délivrance de leur diplôme. Il/elle assiste également les coordinateurs administratifs des Masters EPOG.
L’agent.e est le principal interlocuteur administratif des étudiants des Masters EPOG2 et EPOG+, pour la plupart non francophones. La communication avec les étudiants et les partenaires se fera en anglais.
La personne recrutée répartira son travail entre l’USPN et l’UTC. Cette répartition – équilibrée – peut être modulée en fonction des besoins des masters concernés, sur la base d’un accord entre les responsables des masters EPOG+ et EPOG 2.
II. Description du poste
Missions Activités
Gestion pédagogique - Assurer l’accueil physique et téléphonique de la formation
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et autres documents aux différents intéressés (enseignants et étudiants)
- Gérer emplois du temps et réservation de salles (dont utilisation d’Hyperplanning)
- Organiser les cours de FLE en coopération avec les services des langues - Organiser les examens et soutenances
- Saisir et contrôler des assiduités
- Saisir les notes, préparer des procès-verbaux et jurys de spécialité, éditer des relevés de notes et attestations provisoires (dont utilisation d’Apogée) - Préparer et suivre des conventions de stage
- Modifier ou créer la structure des enseignements, paramétrer les règles de modalités des cours sur le logiciel Apogée (USPN) et l’intranet (UTC) en fonction des modalités du contrôle des connaissances
- Prendre en charge l'accompagnement des étudiants pour les diverses procédures à effectuer au sein d’USPN, de l’UTC et des universités partenaires (notamment Université de Paris et Sorbonne Université) et dans d’autres institutions administratives en France (accompagnement dans les procédures administratives tel le titre de séjour, ouverture de compte bancaire, etc…) - Gérer et mettre à jour les sites Internet (EPOG2 et EPOG+)
- Préparer les suppléments aux diplômes
- Coordonner le processus de signature des « joint degrees » pour EPOG+
- Vérifier, trier, classer des dossiers d’étudiants
Gestion administrative
- Gérer les dossiers des vacataires et le paiement des heures d’enseignements - Gérer les commandes et le suivi financier des dépenses liées à l’activité
pédagogiques des Masters
- Aider à la sélection des candidatures d’étudiants et à l’organisation des réunions de sélection, notamment la plus importante en mars
- Participer à l’organisation de la Master’s conference (juin/juillet)
- Aider à la communication autour du projet (site web, réseaux sociaux, plaquettes, etc.)
- Sensibiliser et informer sur le programme au sein d’USPN et UTC - Préparer les activités d’intégration de la rentrée de septembre Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, Hyperplanning, intranets.
Les logiciels courants de la bureautique (Word, Excel, …) et les plateformes spécifiques aux Masters EPOG2 et EPOG+
(plateforme de candidature eMundus, Mobility tool, etc).
Compétences / Connaissances
Connaissances
- Connaissance de l’anglais écrit et oral (minimum B2) - Connaissances des règles de scolarité
- Connaissance générale de la gestion administrative
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
Compétences opérationnelles
- Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires - Maîtriser les techniques de rédaction administratives
- Synthétiser
- Savoir gérer les aléas
- Evaluer et hiérarchiser les besoins - Travailler en équipe
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Compétences comportementales
- Sens de l’organisation - Capacité d’adaptation - Capacité à gérer le stress - Rigueur / Fiabilité - Sens de la confidentialité - Sens relationnel et écoute
Liaisons fonctionnelles
Liens avec d’autres postes ou services Nature du lien Tous les services de l’Université
Enseignants responsables du Master EPOG Administratif Fonctionnel
Modalités de recrutement Poste à pourvoir immédiatement.
Poste ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) à recrutement@univ-paris13.fr avant le 10 janvier 2022.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Contacts
Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière – Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse Téléphone : 01.49.40.36.96 / Mail : recrutement@univ-paris13.fr
Nom – Prénom : ROLLAND LANDY Catherine
Fonction : Administrative coordinator Erasmus Mundus Master EPOG+
Adresse administrative : Université de technologie de Compiègne - 62 Boulevard de Sébastopol - 75003 Paris
Téléphone : +33 (0) 3 44 23 44 73 / +33 (0) 7 85 19 79 14 – Mail : catherine.rolland-landy@utc.fr
