Program Coordinator- Director OM MHFA Final-f

Coordonnateur de programme – Premiers soins en santé mentale et Changer les mentalités

Lieu de travail : Ottawa (Ontario)

Date limite de réception des candidatures : 15 juin 2016 (Il se peut que des entrevues aient lieu avant la date limite de réception des candidatures.)

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (la Commission) est un organisme sans but lucratif mis sur pied pour faire connaître les enjeux de la santé mentale à l ’échelle nationale et pour travailler à

améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes vivant avec des problèmes de santé mentale et des maladies mentales.

Pendant son premier mandat de dix ans, la mission de la Commission a consisté à élaborer une stratégie nationale en matière de santé mentale pour le Canada; à mettre en œuvre un programme décennal de lutte contre la stigmatisation et la discrimination; à créer un centre d’échange des connaissances à l’intention des milieux de la santé mentale; et à s’attaquer à la question de l’itinérance dans le contexte des problèmes de santé mentale. La Commission travaille actuellement avec le gouvernement fédéral pour définir son second mandat de dix ans, qui se prolongera jusqu’en 2027.

La Commission a récemment amorcé un processus de planification stratégique qui orientera ses travaux au cours des prochaines années. Un aspect en consistera à créer un plan d’action en matière de santé mentale inspiré de la Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada. D’autres priorités seront la poursuite des efforts de lutte à la stigmatisation et à la discrimination ainsi que la santé mentale en milieu de travail. La prévention du suicide sera aussi vraisemblablement un axe important.

Le siège social de la Commission est situé à Ottawa (Ontario).

APERÇU DU POSTE

Le coordonnateur de programme apporte un soutien administratif de niveau supérieur au directeur et aux gestionnaires de Changer les mentalités et de Premiers soins en santé mentale (PSSM), et peut aussi appuyer d’autres membres des équipes de ces deux initiatives.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

 Tenir un calendrier complexe et en constante évolution de réunions, de téléconférences, d’allocutions, de rendez-vous et de déplacements pour le directeur de Changer les mentalités et de PSSM.

 Déterminer proactivement les priorités et organiser la marche du travail.

 Évaluer rapidement les possibilités de déplacement pour coordonner les préparatifs de voyage, y compris les réservations de billets d’avion et de train et de chambres d’hôtel pour le directeur de Changer les mentalités et de PSSM et pour les participants aux

réunions au besoin.

 Préparer les demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil, réserver les salles de réunion et organiser les services d’accueil au besoin.

 Gérer les marchés et d’autres documents.

 Préparer et organiser la documentation et les documents pour les réunions.

 Rédiger la correspondance et les ordres du jour et procès-verbaux des réunions pour le directeur.

 Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer. Examiner et gérer le courrier et les documents d’arrivée pour le directeur de Changer les mentalités et de PSSM.

 Établir et tenir à jour des systèmes de classement, de rappel et de suivi.

 Nouer et gérer des relations avec les intervenants principaux concernant les demandes d’intervention, d’information et de réunion.

 Compiler et distribuer l’information à la haute direction, au personnel et aux organisations extérieures.

 Appuyer la coordination de conférences et de réunions nationales et locales au besoin, y compris les invitations, les programmes et les ordres du jour, les conférenciers, les exposés, les salles de réunion et les réservations à l’hôtel. Préparer les documents pour les réunions, les notes d’allocution, les exposés et les documents à distribuer.

 Assurer la liaison avec les adjoints exécutifs et administratifs et d’autres membres du personnel de la Commission afin de garantir la coordination et la communication intégrales.

 Offrir au besoin un soutien administratif général aux gestionnaires de Changer les mentalités et de PSSM.

 Accomplir d’autres projets et tâches au besoin.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

 Travail méticuleux combiné à des habiletés supérieures en gestion de temps et en organisation pour gérer et livrer l’information avec efficacité et en temps opportun.

 Connaissance approfondie du progiciel MS Office (Word, Excel, PowerPoint et calendrier Outlook) et de la base de données de gestion des relations avec la clientèle (Salesforce).

 Aptitude exceptionnelle à la communication de vive voix et par écrit.

 Capacité de travailler en autonomie et sans supervision, tout en étant capable de suivre des instructions

 Flexibilité des heures de travail pour respecter les échéances des livrables dans un environnement au rythme rapide et caractérisé par des priorités changeantes et conflictuelles et des demandes comportent des délais serrés.

 Capacité de faire preuve d’initiative au besoin et de répondre correctement aux demandes d’information.

 Tact et aptitude à la négociation pour gérer des problèmes et conflits potentiels.

 Capacité d’assurer la stricte confidentialité.

 Capacité de traiter des questions et de l’information délicates avec discrétion.

QUALITÉS ESSENTIELLES

 Diplôme ou certificat en administration de bureau ou combinaison équivalente de formation et d’expérience en matière technique et en secrétariat.

 Au moins cinq années d’expérience de soutien administratif de niveau supérieur dans un environnement au rythme rapide et exigeant.

 Expérience essentielle de l’utilisation d’outils de réservation de voyage en ligne.

 Une expérience de l’utilisation d’outils électroniques de gestion de dépenses constitue un atout,

ainsi que la connaissance des enjeux et défis liés à la santé mentale.

 Des compétences linguistiques en français constituent un atout.

COMPÉTENCES

 Valeurs et éthique

 Respect de la diversité

 Apprentissage continu

 Gestion des résultats

 Travail d’équipe et collaboration

 Communication orale et écrite

 Santé, sécurité et bien-être (physiques et psychologiques).

Pour obtenir des détails, consulter le cadre des compétences organisationnelles et de base de la Commission pour les employés.

EXIGENCES PHYSIQUES

 Périodes de durée moyenne passées en réunion ou dans des contextes semblables.

 Le travail à l’ordinateur nécessite une concentration visuelle qui doit être maintenue pendant des périodes prolongées (cinq heures ou plus).

 Longues périodes passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc. pendant cinq heures ou plus).

 Exigence moyenne d’accomplir plusieurs tâches de front et de porter efficacement attention à de nombreuses tâches et responsabilités.

 Niveau élevé de concentration nécessaire.

 Très grande attention aux détails.

 Faible exigence de voyager pendant de longues périodes (jusqu’à 5 % du temps et parfois plus) et de prolonger la journée de travail au-delà de 7,5 heures.

 Grandes exigences en matière d’analyse et d’interprétation.

 Le titulaire doit être à l’aise dans un environnement de travail ouvert.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

 Exigences de travail constamment liées à des délais d’exécution.

 Exposition de faible à modérée au stress découlant des interactions complexes, des relations avec les intervenants et des exigences de production de résultats.

 Exigence moyenne de se concentrer durant de longues périodes af in de maximiser la mobilisation des intervenants, de procéder à des analyses stratégiques de situation, d’interpréter des données et de réduire les erreurs au minimum.

 Capacité d’organiser efficacement son travail et de prioriser ses tâches.

 Niveau modéré à élevé d’intelligence émotionnelle nécessaire afin d’établir et d’entretenir de bonnes relations de travail, de communiquer clairement, d’influencer et d’inspirer les autres, de bien travailler en équipe et de gérer les conflits.

 Capacité de s’adapter à d’éventuels changements rapides dans les priorités.

 Adaptabilité au changement (organisationnel et environnemental).

 Des buts et des objectifs de rendement sont fixés annuellement et passés en revue régulièrement.

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de la diversité et du bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle est heureuse d’encourager et de recevoir des candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres de minorités visibles et les personnes ayant un vécu expérientiel des problèmes de santé mentale ou des maladies mentales.

La Commission encourage les personnes handicapées à postuler. Des mesures d’adaptation peuvent être prises sur demande pour les candidats qui participent à chaque étape du processus d’embauche.

Les candidats qui souhaitent obtenir des documents en formats accessibles et des aides à la communication peuvent en faire la demande aux Ressources humaines en envoyant un courriel à : rh@commissionsantementale.ca.

Les personnes intéressées sont invitées à présenter leur candidature sur notre site Web à : www.mentalhealthcommission.ca/Francais/careers-opportunities

*Pour les demandes en français seulement*

Pour soumettre votre candidature, veuillez faire parvenir votre lettre d’accompagnement et votre curriculum vitæ (en format MS Word ou

PDF Adobe seulement) à : rh@commissionsantementale.ca au plus tard le 15 juin 2016

Indiquez en objet votre nom ainsi que le titre du poste.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.